○日田市個人情報の取扱いに関する管理規程
令和6年3月29日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制等(第3条―第7条)
第3章 個人情報の取扱い(第8条―第15条)
第4章 情報システムにおける安全の確保等(第16条―第29条)
第5章 情報システム室等の安全管理(第30条・第31条)
第6章 個人情報の提供及び業務の委託等(第32条・第33条)
第7章 安全管理上の問題への対応(第34条―第36条)
第8章 監査及び点検の実施(第37条―第39条)
第9章 補則(第40条・第41条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、本市の保有する個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第2条第1項に規定する個人情報をいう。以下同じ。)について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、本市の行政の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
(1) 部等 日田市部設置条例(平成9年条例第2号)に規定する部並びに日田市教育庁設置規則(昭和27年教委規則第6号)に規定する日田市教育庁及び日田市水道事業及び下水道事業の設置等に関する条例(昭和43年条例第4号)に規定する上下水道局をいう。
(2) 課等 日田市行政組織規則(平成20年規則第8号)第2条第1項及び第2項並びに日田市教育庁組織規則(平成22年教委規則第15号)第1条に規定する課及び室、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局、農業委員会事務局並びに五馬財産区をいう。
(3) 情報セキュリティ管理者 情報セキュリティ基本方針(平成19年訓令第8号)第2条第15号に規定する情報セキュリティ管理者をいう。
第2章 管理体制等
(最高総括個人情報保護管理者等)
第3条 最高総括個人情報保護管理者(以下「最高総括管理者」という。)は、副市長をもって充てる。
2 個人情報を取り扱う部等に総括個人情報保護管理者(以下「総括管理者」という。)を1人置くこととし、部等の長をもって充てる。
3 個人情報を取り扱う課等に個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)を1人置くこととし、当該課等の長をもって充てる。
4 個人情報を取り扱う課等に当該課等の保護管理者が指定する職員(以下「保護担当者」という。)を1人又は複数置く。
5 監査責任者は、総務課長をもって充てる。
(最高総括管理者等の任務)
第4条 最高総括管理者は、本市の保有する個人情報の管理に関する事務を総括する。
2 総括管理者は、最高総括管理者を補佐し、部等における個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
3 保護管理者は、課等における個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。個人情報を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、情報セキュリティ管理者と連携して、その任に当たる。
4 保護担当者は、保護管理者を補佐し、課等における個人情報の管理に関する事務を担当する。
5 監査責任者は、個人情報の管理の状況について監査する任に当たる。
(個人情報の適切な管理のための会議)
第5条 最高総括管理者は、本市の保有する個人情報の管理に係る重要事項の決定のためその他必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を設け、定期に又は随時に開催する。
(教育研修)
第6条 最高総括管理者は、個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 情報セキュリティ管理者は、個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修(民間事業者等が行う情報セキュリティ研修を含む。)に参加する機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
3 保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有する個人情報の適切な管理のために、最高総括管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(職員の責務)
第7条 職員は、法の趣旨に則り、関連する条例及び規程等の定め並びに最高総括管理者、総括管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報を取り扱わなければならない。
第3章 個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第8条 保護管理者は、個人情報の秘匿性その他の内容に応じて、当該個人情報にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人情報にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第9条 保護管理者は、職員が業務上の目的で個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 個人情報の複製
(2) 個人情報の送信
(3) 個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第10条 職員は、個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等その他の必要な措置を行うものとする。
(媒体の管理)
第11条 職員は、保護管理者の指示に従い、個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管や保管場所への施錠等の措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第12条 職員は、個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務及び事業において取り扱う個人情報の秘匿性その他その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用その他の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第13条 職員は、個人情報又は個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示又は情報システム管理者の許可に従い、当該個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄若しくは返却を行うものとする。
2 前項の場合において、個人情報の消去又は個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託するとき(2以上の段階にわたり委託をするときを含む。)は、必要に応じて職員が消去若しくは廃棄に立ち会い、又は消去若しくは廃棄を証明する書類(写真等を付したものに限る。)を受け取る等の方法により、委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(個人情報の取扱状況の記録)
第14条 保護管理者は、個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、台帳等を整備し、当該個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第15条 個人情報が外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合における当該クラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所存する外国をいう。)において取り扱われる場合には、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握したうえで、個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第4章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス記録)
第17条 保護管理者は、個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、当該個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第18条 保護管理者は、情報セキュリティ管理者の指示に従い、個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とすることその他の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第19条 保護管理者は、個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、情報セキュリティ管理者の指示に従い、ファイアウォールの設定による経路制御その他の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第20条 保護管理者は、不正プログラムによる個人情報の情報漏えい等の防止のため、情報セキュリティ管理者の指示に従い、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消及び把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける個人情報の処理)
第21条 職員は、個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を必要最小限にとし、処理終了後は、不要となった個人情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者は、当該個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、随時、消去の実施状況を確認するものとする。
(暗号化)
第22条 保護管理者は、個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する個人情報について、当該個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第23条 保護管理者は、個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、当該個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器又は媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)その他の必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第24条 保護管理者は、情報セキュリティ管理者の指示に従い、個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、当該個人情報の処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第25条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、課等の状況に応じ、端末の固定、執務室の施錠その他必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、情報セキュリティ管理者が必要があると認める場合を除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第26条 職員は、端末の使用に当たっては、個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて、情報システムからログオフを行うことの徹底その他の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第27条 職員は、情報システムで取り扱う個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報の内容の確認及び既存の個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第28条 保護管理者は、個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第29条 保護管理者は、個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製及び廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
第5章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第30条 保護管理者は、個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室及びその他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い若しくは監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査その他の必要な措置を講ずるものとする。個人情報を記録する媒体を保管するための施設等(以下「保管施設等」という。)を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様とする。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限その他の情報システム室等の安全を管理するための措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設等の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能等を設定するとともに、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びその読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第31条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置その他の必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙及び防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止その他の必要な措置を講ずるものとする。
第6章 個人情報の提供及び業務の委託等
(個人情報の提供)
第32条 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に個人情報を提供する場合又は同項第4号の規定に基づき、専ら統計の作成又は学術研究の目的のために個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、原則として、次に掲げる事項について提供先との間で書面を取り交わすものとする。
(1) 個人情報の利用目的に関する事項
(2) 個人情報を利用する根拠法令に関する事項
(3) 利用する個人情報の記録範囲、記録項目及び利用形態に関する事項
(4) その他必要と認める事項
2 前項の場合において、保護管理者は、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第33条 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
2 前項の規定による委託に関する契約書には、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者、管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務に関する事項
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下この号及び第5項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 契約終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令又は契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
3 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託をする場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人情報の秘匿性その他の内容やその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認を行うものとする。
6 個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合は、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
7 個人情報を提供し、又は個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、個人情報の漏えい等による被害発生のリスクを低減するため、提供先の利用目的、委託する業務の内容、個人情報の秘匿性その他の内容を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部の削除又は別の記号等への置き換えその他の必要な措置を講ずるものとする。
第7章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第34条 個人情報の漏えい等の事案の発生若しくは兆候を把握した場合又は職員がこの規程等に違反している事実若しくは兆候を把握した場合等、安全管理の上で問題となる事案の発生若しくは発生のおそれを認識した職員は、直ちに当該個人情報を管理する保護管理者にその旨を報告するものとする。
2 保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末等のネットワークからの遮断など、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行い、又は職員に行わせるものとする。
3 保護管理者は、第1項の規定による報告を受けた場合には、事案の発生した経緯及び被害状況等を調査し、その調査結果を総括管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を最高総括管理者に速やかに報告するものとする。
5 保護管理者は、第1項の規定による報告を受けた場合には、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している課等に当該措置を共有するものとする。
(法に基づく報告及び通知)
第35条 個人情報の漏えい等が生じた場合であって、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要するときは、前条で定める事項と並行して、速やかに所定の手続きを行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。
(公表等)
第36条 前条に規定する報告及び通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人情報の本人への対応その他必要な措置を講ずるものとする。
2 前項に規定する公表を行った場合については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会に情報提供を行うものとする。
3 前項に規定する場合のほか、個人情報保護に係る内部規程に対する違反があったとき、委託先において個人情報の適切な管理に関する契約条項等に対する違反があったときその他の市民の不安を招きかねない事案が発生したときは、必要に応じて、当該事案の内容、経緯及び被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会に情報提供を行うものとする。
第8章 監査及び点検の実施
(点検)
第38条 保護管理者は、所属における個人情報の記録媒体、処理経路及び保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、その結果を総括管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第39条 最高総括管理者、総括管理者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第9章 補則
(セキュリティポリシーとの関係)
第40条 日田市情報セキュリティポリシー(日田市情報セキュリティ基本方針第6条第1項に規定する日田市情報セキュリティポリシー(平成16年3月日田市総務部情報課策定)をいう。以下「セキュリティポリシー」という。)の規定により、情報システムの管理に関する事項について、この規程と別段の定めが設けられている場合にあっては、この訓令に定めるもののほか、セキュリティポリシーの定めるところによる。
(委任)
第41条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、最高総括管理者が別に定める。
附則
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。