○一宮町文書管理規程

平成12年4月1日

訓令第1号

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 課 一宮町役場処務規程第5条及び行政機関(議会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会)の事務局をいう。

(2) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(3) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。

(4) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。

(5) 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(6) 移換え キャビネット又は書庫、書棚等に収納してある文書を保存箱に入れて書庫等事務室以外の場所に移すことをいう。

(7) 持出し 主管課の職員が、文書を持ち出すことをいう。

(8) 貸出し 主管課の職員以外の者に文書を貸し出すことをいう。

(文書取扱の基本)

第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(文書主任及び文書取扱者の設置等)

第4条 課の長(行政機関にあっては局長とする。以下「課長」という。)の文書事務の処理を補佐するため、文書主任及び文書取扱者を置く。ただし、課長が文書主任を置く必要がないと認める課については、この限りでない。

2 前項ただし書きによる場合は、課長(総務課長を除く。)は総務課長の承認を得なければならない。

3 文書主任は、管理職相当職にある者又は課長が指名した者をもって充てる。

4 文書取扱者は、課長が指名する。

5 課長は、文書主任及び文書取扱者を指名し、又は異動等により新たに指名したときは、速やかに、総務課長に通知しなければならない。

(文書主任及び文書取扱者の職務)

第5条 文書主任は、上司の命を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の処理の促進に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

2 文書取扱者は、文書主任の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 資料並びに図書の整理、保管及び利用に関すること。

(3) 未完結文書の追求に関すること。

(4) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。

(5) 完結文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。

(6) 文書整理簿(第1号様式)の記載及び整理に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の整理、保管及び保存に関すること。

(文書主任者会議)

第6条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書主任者会議又は文書主任者及び文書取扱者の合同会議を招集することができる。

(文書管理の簿冊等)

第7条 文書の管理に要する簿冊等は、次の各号に掲げるところによる。

(1) 総務課に備える簿冊等

 特殊文書・小荷物等配布簿 (第2号様式)

 条例原簿 (第3号様式―1)

 規則原簿 (第3号様式―2)

 訓令原簿 (第3号様式―3)

 告示原簿 (第3号様式―4)

 公告原簿(第3号様式―5)

 その他原簿 (第3号様式―6)

(2) 課に備える簿冊等

 文書整理簿

(文書の記号及び番号)

第8条 収受し、又は発送する文書には、当該会計年度の数字並びに主管課の頭文字1字の文字からなる記号を付さなければならない。ただし、各課間の往復文書については、「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は、必要としない。

2 文書の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年3月31日に終わる。

3 前2項の規定にかかわらず、収受文書の発信人等に関連文書の往復等を行う必要があるとき、又は収受文書に基づいて発するときは、当該関連文書には当初の収受文書の記号及びその番号の次に、「の2、の3」等の枝番号を付さなければならない。

第2章 文書の収受及び配付

(庁舎に到達した文書)

第9条 庁舎に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、総務課で受領するものとし、次の各号に掲げるところにより処理する。

(1) 町長、副町長又は町あての文書を開封すること。ただし、親展(秘)文書、現金若しくは有価証券類封入の明示のある文書(以下「特殊文書」という。)その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品は、この限りでない。

(2) 受領した文書を原則として、当日中に主管課長(文書主任者)に配付すること。

(普通文書の収受)

第10条 特殊文書その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品以外の文書(以下「普通文書」という。)の配付を受けた課の文書取扱者は、当該文書の余白に決裁用(第4号様式)の用紙を付し、課受付印を押し、文書整理簿に、次の各号に掲げる事項を記入しなければならない。ただし、軽易又は受付簿に登録する必要がないと認められる文書については、省略することができる。

(1) 収発年月日

(2) 記号及び番号

(3) 件名

(4) 差出人又は宛て先

(5) 処理経過

(6) 完結

(7) 文書分類コード(大・中)

2 前項の規定により作成した文書整理簿については、主管課において保管し、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。

3 2課以上の関連する文書は、総務課長がその主管課を決定して、当該課に配付するものとする。この場合において、配付を受けた課長は、その写しを他の関係課長に送付するとともに、その旨を決裁用付せんの余白に記入しなければならない。

(特殊文書の収受)

第11条 次の各号に掲げる特殊文書を収受したときは、総務課で封筒に町受付印を押し、特殊文書整理簿に差出人その他を記録のうえ主管課に配付し、受領印を徴さなければならない。この場合において、第3号に掲げる文書については、到着日時を封筒に明記し、総務課の文書取扱者が押印のうえ、処理する。

(1) 町長又は副町長あての親展(秘)文書

(2) 書留扱い(現金書留を含む。)、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書

(3) 訴訟、不服申立てその他到着の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書

2 普通文書を開封した際に現金その他金券が同封されていた場合においては、特殊文書として収受手続きを行わなければならない。

3 図書及び印刷物(新聞を除く。)を受領したときは、基本的に当日中に主管課へ配付しなければならない。

4 電報を受領したときは、その収受時刻を記載し、直ちに主管課に配付しなければならない。

(主管課における文書の取扱い)

第12条 主管課長は、当該課に直接到達した文書又は職員が会議等で直接受領した文書の収受手続きをしなければならない。

2 主管課長は、総務課から配付された文書が誤って配付されたときは、総務課に対し、当該文書を返付しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第13条 庁舎に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外の到達文書の収受)

第14条 勤務時間外に到達した文書の収受については、一宮町当直規程(昭和46年規程第1号)の定めるところにより処理しなければならない。ただし、文書は受領の日時を封筒に記載するものとする。

第3章 文書の処理

(処理方針)

第15条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、文書主任者又は文書取扱者において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過をあきらかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第16条 課に配付された文書は、原則としてその日のうちに起案担当者へ回付し、起案担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

2 回答、報告を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、課長の承認を得なければならない。

(課長の指示)

第17条 課長は、文書を収受したときは、担当係長に処理方針を指示し、次の各号に掲げる事項を処理させなければならない。

(1) 決裁区分

(2) 公開、非公開の区分

(3) 供覧の要、不要

(4) 回答の要、不要

(5) 処理期日

(6) 合議先又は供覧先

(7) 参考資料の要、不要

(8) 前各号に掲げるもののほか、処理に必要な事項

2 担当係長は、前項に規定する指示があった文書を自ら処理するもののほか、課長の指示の範囲内の細目的な処理方法について指示をし、当該文書を起案担当者に回付しなければならない。

(供覧文書の処理)

第18条 供覧を要する文書は、当該文書の決裁用紙の余白に供覧する旨表示し、供覧押印欄を設け、回付するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、主管課長は、上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、直ちに処理出来るものを除き、あらかじめ、当該文書を決裁権者の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

(起案)

第19条 すべての事案の処理は、文書による。ただし、町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。

2 起案は、起案用紙(別紙第1様式)を用い、表現等については、簡潔に行わなければならない。

3 軽易な事案、定例的に取り扱う事案に係る起案は、起案用紙を用いず、決裁用付せんを用い行うことができる。この場合においては、伺い文を当該担当者欄に朱書しなければならない。

4 起案文書には、所属、起案担当者、特殊取扱、保存年限、決裁に必要な合議、審査その他の事案決裁に関与する者の職名、起案年月日、件名、伺い文、公開・非公開の区分、あて先、発信者名等の必要事項を、それぞれの欄に記載しなければならない。

5 起案用紙の記入要領は、別記第1に定めるところによる。

6 文書は、すべて未決、既決に区分して整理し、未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき、完結文書は、定められた順序に従って整理するものとする。

(起案文書の回議順序)

第20条 起案文書は、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 必要な関係職員に回議し、当該事案に係る事務を主管する係長(係長以上の者が起案担当者となった場合は、その者の直属上司)から順次直属上司の決裁を受けなければならない。

(2) 事案の処理及び施行が他の課に関係があると認められる文書は、主管課長の決裁又は閲覧を受けてから回議しなければならない。

2 前項各号に規定する回議の順序は、別記第2に定めるところによる。

(議案の処理方法)

第21条 町議会に提出する議案は、主管課で起案し、定例会の前月の20日までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に総務課長を経て町長の承認を受けなければならない。

2 前項の規定により議案に係る決裁済の起案文書(以下「決裁済み文書」という。)は、総務課長に回付しなければならない。

3 総務課長は、前項の規定により回付を受けたときは、速やかに、提案の手続をしなければならない。

(事務報告書の処理方法)

第22条 課長は、毎年度3月31日までに、担当課の未処理事務の状況を文書をもって総務課長に報告しなければならない。

(関係文書の添付等)

第23条 起案文書には、起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで完結文書を添付しなければならない。

2 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。

(合議)

第24条 2課以上に関連する文書は、関係の深い課で処理案を起案し、関係課の合意を求めなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後回覧するものとする。

2 合議文書を受けたときは、同意、不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。

3 前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

4 合議先の認印は、原則として係長以上とする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。

5 町行政の運営又は重要な事業に関する決裁文書は、総務課長及び企画課長に合議しなければならない。

(起案文書の持回り)

第25条 特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で持回り決裁を受けようとするときは、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。

(文書の審査)

第26条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、副町長の決裁を受ける前に総務課長、総務課長補佐、総務課主査、総務課係長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令及び要綱その他例規の制定及び改廃に関するもの

(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの

(3) 前各号に掲げるもののほか、町長が特に必要と認めるもの

2 起案文書のうち町長名をもって外部へ発する文書は、決裁前に文書主任者の形式審査を受けなければならない。

3 前項の形式審査は、起案文書の内容について適正な文書の決定がなされるよう次の各号に掲げる基準により、実施するものとする。

(1) 関係課等合議先の適否について

(2) 文体、用字、用語等について

(3) 様式等書類の形式について

4 第1項及び第2項の規定による審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正のうえ回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の要があるものは、起案者に、その旨を指示して返付しなければならない。

(未完結文書の追求)

第27条 文書主任者又は文書取扱者は、主管課長の指示を受け、常に未完結文書を追求し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の処理経過の調査等)

第28条 総務課長は、必要があると認めるときは、文書処理の経過を調査し、又は主管課長から報告を受け、それに基づき主管課長に指示を与えることができる。

(要望書、陳情等の処理方法)

第29条 主管課長は、配付を受けた要望書、陳情等が、同時に町議会に提出された事案である場合は、町議会において採択され、その通知により意見、条件等を勘案して処理方法、対策等を起案しなければならない。

(決裁年月日)

第30条 決裁済の文書にあっては各課において、それぞれ文書取扱者が速やかに決裁年月日を記入しなければならない。

(決裁済文書の処理)

第31条 決裁済文書は各主管課で保管及び管理するものとする。ただし、第26条第1項に規定する議案に係る決裁済み文書又は規則、訓令、要綱に係る決裁済み文書は、総務課で保管及び保存しなければならない。

第4章 文書の照合及び発送

(照合)

第32条 決裁済み文書で浄書を要するものは、原則として決裁担当課において取り扱うものとする。ただし、緊急を要する文書又は担当課で浄書することができないものについては、外注その他の方法によることができる。

2 浄書文書は浄書後直ちに決裁文書と照合(校合)し、照合(校合)した者は決裁済文書の当該欄に押印しなければならない。

(文書の発信者名)

第33条 庁外へ発送する文書は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。

2 庁内文書は、事案の軽重により、課長名を用いるものとする。ただし、職名のみ用い、氏名等は省略することができる。

(公印)

第34条 照会(校合)を終了した浄書文書は、一宮町公印規程(昭和58年一宮町規程第3号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済文書と割印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書については、決裁済文書及び発送文書に「公印省略」又は「略割印」の記載をし、公印を省略することができる。

(庁外文書の発送)

第35条 起案担当者は、庁外へ発送する文書のうち発議文書については、決裁済文書を文書取扱者へ回付し、文書整理簿により、発送番号の記入を受けなければならない。

2 庁外へ発送する文書は、原則として総務課において発送するものとする。ただし、主管課において直接持参する必要のある文書及び総務課長が主管課において取り扱うことが適当であると認めた文書は、主管課において発送することができる。

3 郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。この場合において、文書取扱者は総務課の備付けの「料金後納郵送差出票」に必要な事項を記入しなければならない。

(庁内文書の発送)

第36条 庁内文書は、その発送に当たって特に機密を要するもの又は重要な文書を除くほか、未使用の封筒を使用してはならない。

(施行年月日)

第37条 起案担当者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として、決裁済文書の所定欄に記入しなければならない。

(文書の発送時間)

第38条 文書等の発送は一宮町の休日に関する条例(平成元年一宮町条例第24号)第1条第1項各号に掲げる日を除く日に行い、その発送時間は、特に緊急を要する場合を除き、次の各号に掲げるところによる。

(1) 郵送文書 午後3時

(2) 区長を通じ行う住民への事務連絡(区長回覧)は、第1、第3月曜日の正午

2 前項の規定により発送する文書等は定刻30分前までに総務課へ提出しなければならない。

第5章 文書の整理及び保存

(文書の整理)

第39条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

(保管単位)

第40条 文書の保管は、主管課において行うものとする。

(文書分類表)

第41条 文書取扱者は、毎年3月末日までに当該保管単位においてファイリングした文書等について、文書分類表・文書保存年限表(以下「文書分類表」という。)を作成し、その写しを主管課長を経て総務課長に提出しなければならない。

2 前項の規定により作成する文書分類表は、保管単位に保管し、文書取扱者において当該年度の記載事項の変動を記録するものとする。

3 文書取扱者は、翌年3月末日までに、前項に規定する文書分類表の記載事項の変更を総務課長に届け出なければならない。

4 文書取扱者は、法令等により定められた簿冊その他の文書でファイリングすることができないものについても文書分類表に明記し、前3項の規定に準じて総務課長に提出しなければならない。

(保管用具)

第42条 文書の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。

(事務担当者の文書の整理及び引継ぎ)

第43条 事務担当者は、未完結文書を懸案フォルダーに入れて書棚の一定の位置に収納しておかなければならない。

2 事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を自己の手元においてはならない。

3 文書取扱者は、常に完結文書の回収その他の管理に努めなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第44条 文書取扱者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、文書分類表に定める分類項目別に、個別フォルダーに入れてボックスに収納しておくものとする。

2 前項の規定にかかわらず、ボックスに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等に保管する。

(移換え)

第45条 文書の移換えは、年度文書にあっては毎年4月に行うものとし、暦年文書にあっては毎年1月に行うものとする。

2 前項に規定する移換えの期日については、総務課長が定める。

3 常時使用する文書は、移換えを行わないことが出来る。

4 前項に規定する常時使用する文書は、個別フォルダーの所定の箇所に「常用」の表示をする。

(移換えの方法)

第46条 文書取扱者は、保管を必要とする文書のうち第48条に定める保存年限ごとに文書を個別フォルダーごと保存年限別に区分して移換える。

2 前項の規定により移換えた文書は、保存年限別に保存箱に収納し、保存リストをはりつけ、年度又は年及び保存年限を記載する。

(移換え文書の引継ぎ)

第47条 主管課長は、前2条の規定により移換えられた文書について、引継ぎを行う場合は、当該文書分類表及び保存・廃棄リストを添えて引継がなければならない。

(文書の保存年限)

第48条 文書の保存年限は、別紙保存年限を基本とした文書分類表による。

(文書の保存年限の種別)

第49条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

(保存年限の設定)

第50条 文書保存年限の決定又はその内容の変更は、主管課長が総務課長の承認を得て行う。

2 主管課長は、文書保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

3 文書取扱者は、前2項の規定により決定した文書の保存年限を文書保存年限表に記載しなければならない。

(保存年限の計算)

第51条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。

(完結文書の保存方法)

第52条 保存を必要とする完結文書は、主管課長の指示を受けて、文書主任者又は文書取扱者が次の各号に掲げるところに従い保存しなければならない。

(1) 年度文書は年度ごとに、暦年文書は暦年ごとに保存年限別に仕分けし、かつ、分類項目別に区分して整理すること。

(2) 保存箱に収納すること。

(3) 年度又は年を越えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として区分すること。

(4) 相互に密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、かつ、分類項目を異にするものについては主たる文書の分類項目により整理すること。

2 保存箱に収納した文書については、その保存箱に保存リストを記載しなければならない。

(文書の保存場所)

第53条 保存文書は、文書庫又は総務課長が別に定める場所に保存するものとする。ただし、一宮荘及び保育所等の公の施設にあっては、当該施設の書庫に保存する。

(文書庫の管理)

第54条 前条に規定する文書庫は、総務課長が管理する。

(文書の持出し)

第55条 文書の持出しをしようとする職員は、持出しカードを当該文書が入っていたボックスに入れておかなければならない。

(文書の貸出し等)

第56条 文書の貸出しを受け、又は文書を閲覧しようとする職員は、文書主任者又は文書取扱者に申し出て、その承認を受けなければならない。

2 文書主任者又は文書取扱者は、前項の規定により文書を貸し出し、又は閲覧させるときは、貸出・閲覧カードに所要事項を記載させ、当該カードを当該文書が入っていたボックスに入れておかなければならない。

(文書の廃棄の決定)

第57条 主管課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに、廃棄しなければならない。

2 主管課長は、永年保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、総務課長と協議して廃棄することができる。ただし、1年保存の文書については、総務課長との協議を要しない。

第58条 総務課長は、永年保存文書について、当該文書年限の起算日から10年ごとに、改めて保存の可否を決定する。

2 総務課長は、前項の規定により保存の可否を決定しようとする場合は、あらかじめ、主管課長に協議しなければならない。

3 総務課長は、前項の規定により保存する必要がないと決定した文書については、廃棄の手続をすることができるものとする。

(廃棄の基準)

第59条 2課以上の所管に係る文書は、関係課で協議のうえ、最も関係の深い課において文書の原本を保管又は保存するものとし、それ以外の課は、当該資料等について、速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第60条 廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに焼却、裁断等の処置をとらなければならない。

2 前項の焼却等の利便を図るため、総務課長は、毎年、まとめて廃棄する日を設定する。

3 廃棄を決定した文書で、事務執行上の参考とするため必要なものは、資料として保管することができる。

第61条 前条の規定により、文書を廃棄したときは、廃棄リストにその旨を記載して、総務課長に通知しなければならない。ただし、1年保存の文書については、この限りでない。

(非常持出)

第62条 重要書類は、持ち出しやすい書籍に納め、見やすい場所にこれを置き「非常持出」の表示を朱書し、あらかじめ重要性に応じた順位を定めておかなければならない。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

(一宮町文書整理保存規程の廃止)

2 一宮町文書整理保存規程(昭和61年規程第3号)は、廃止する。

附 則(平成14年2月14日規程第3号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年3月29日訓令第2号)

(施行期日)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成23年9月28日訓令第8号)

この訓令は、平成23年10月1日から施行する。

附 則(平成29年4月14日訓令第8号)

この訓令は、公示の日から施行し平成29年4月1日から適用する。

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別記第1(第19条関係)

起案処理の一般的・原則的方式である起案用紙処理による起案文書の作成について、次のとおりであるが、文書処理の経過を明らかにする部分と、起案者が起案文書を記載する部分とから成っている。

1 文書処理の経過を明らかにする部分

この部分は、起案文書の決裁、施行、文書公開、整理及び保存上の必要性に基づいて諸々の記入欄が設けられている。

(1) 急施又は重要文書付せん

急施を要する起案文書は赤色の付せんを、重要な起案文書は青色の付せんをこの欄にちょう付する。これは急施を要する起案文書及び重要な事案に関する起案文書は他の起案文書と区別して処理すべきことを明示するためのものである。

(2) 所属欄

起案者の所属名を記入する。

(3) 特殊取扱欄

起案文書のうち特殊な取扱いを要するものについてその旨を表示する欄で、該当するものを○で囲む。

ア 「告示」告示を必要とするもの

イ 「公印省略」公印の押印を省略しようとするもの

ウ 「事前押印」公印の事前押印を必要とするもの

エ 「書留・速達」書留及び速達郵便として発送するもの

オ 「内容証明」配達証明郵便又は内容証明郵便として発送するもの

カ 「その他」上記以外の特殊取扱いを必要とするものを記入する。

例 広報に搭載するものは「広報搭載」はがきにより発送するものは「はがき」と表示する。

(4) 公開・非公開の区分欄

① 行政文書公開条例に基づく公開に係る表示をする。

ア 公開、非公開、部分非の該当項目に○印を付し、表示する。

なお、部分非とした場合は、非公開とする部分が記録されているその部分が特定できるようにする。

イ 全部非、部分非、とした場合であって、保存期間内に公開できるもの(時限非)は該当項目に○印を付し、その年月を記載する。

ウ 非公開とした場合は、行政文書公開条例第7条各号に掲げる該当号をすべて記載する。

② 表示方法の特例

ア 町の機関相互の文書であって、収受した機関において供覧により完結するものは、公開に係る表示を省略することができる。

イ 定型的に反復して処理する文書で、公開するかどうかを統一的に判断できる場合は、当初の起案時に限り公開に係る表示を行うものとし、以後当該年度中に処理するものは、これを省略することができる。

ウ 出勤簿、服務整理簿及び台帳等については、公開に係る表示を省略することができる。

(5) 起案年月日欄

文書を起案した年月日を起案担当者が入れる。(起案に着手した日ではなく、起案文書が決裁を受けられる状態になった日を記入する。)

(6) 決裁年月日欄

決裁権者の決裁した日を記入する。

(7) 文書審査欄

外部へ発送する文書については、回議前に課の文書主任者が確認印を押す。この場合において、当該文書主任者が、決裁に関与するときも、また同様とする。なお、法令等の規定により様式が定められているもの及び例文として登録されているものについては、文書審査を省略することができる。

第26条第1項の文書については、当該事務担当課長(総務課長)が認印する。

(8) 公印使用確認欄

印の押印に当たって、その使用が誤りでないことを確かめた者を明示するための欄で、公印保管者又は保管者の指示した者が認印する。

(9) 保存年限欄

文書管理規程第4条に定める基準に従い、起案者自らが保存期間を決定し記入する。

(10) 記号番号欄

発送する文書の記号及び番号を記入する。

(11) 施行年月日欄

文書を発送した日又は事案を処理した日を施行担当者が記入する。

(12) 文書主任欄

担当課の文書主任が押印をする。

(13) 照合欄

起案者が、浄書した文書と決裁文書との照合を完了したとき、押印する。

(14) 起案者職氏名欄

起案者の職名及び氏名を記入する。

(15) あて欄

文書のあて先を記入する。

同一案文のあて名が2以上の場合は、そのあて名を連記するが、その欄に記入しきれない場合は「別記」と記入し、案文の後に「別記あて」と表示し、あて名を連記してもよい。

庁内文書で課長名のものは、職名のみで氏名を省略する。

起案文書は、内部での意思決定に使用するものであるから様などは、ここに記入しない。

(16) 発欄

発信者名を記入する。

発信者が、町長名、副町長名、課長名又は町名である場合は、該当する職、氏名を記入する。

庁内文書で、課長名のものは、職名のみで氏名は省略する。

2 起案文書を記載する部分

起案者が起案文書を記載する部分は、次のような構成をとる。

(1) 件名

決裁権者が意思の判断を誤らないように文書の内容が一見して分かるように簡潔に要領よく表現するものとし、その末尾に申請、許可、照会、回答、通知等起案文書の性質を括弧書きで入れる。

(2) 先方文書の発信日付 記号番号

先方文書に対して応答する起案については先方文書の発信日付及び記号番号を記入する。

(3) 伺い文

伺い文は、起案文書の処分案の内容について、目的・理由・根拠法令・処理の方針・処理の経過等を説明し、上司のこれに対する意思を伺う文である。内容が複雑な場合は、これを要約して説明すべきである。

なお、定例的又は軽易な事案の伺い文は省略してもよい。

(4) 処分案文

処分案文は、起案文書の本体を構成する部分であり、事案についての起案者の処分案を明らかにするものである。起案文書の中核を構成する部分であるだけに留意して書き、処分案文の冒頭に(案)と表示する。処分案文が複数ある場合には、(案の1)、(案の2)というように表示する。

(5) 参考資料

処分案文の次に参考資料を添付しておく。これは決裁権者の決裁の資料となるばかりでなく、後日その事案について問題が生じた場合の事後対策樹立の有力な資料ともなり得る。

3 決裁

(1) 職を兼務する場合は、それぞれの欄に押印する。

(2) 上司の決裁を要しない場合は、必ずその欄に斜線を引く。

(3) 決裁バインダーは、次の表の左欄に掲げる決裁区分に応じ、当該右欄に定めるものを使用する。

決裁区分

バインダーの種類

町長

緑色(第26条第1項に規定する文書にあっては、黄色)のビニールバインダー

副町長

青色のビニールバインダー

課長

板目のバインダー

別記第2(第20条関係)

起案文書の回議順序

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一宮町文書管理規程

平成12年4月1日 訓令第1号

(平成29年4月14日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成12年4月1日 訓令第1号
平成14年2月14日 規程第3号
平成19年3月29日 訓令第2号
平成21年3月31日 訓令第4号
平成23年9月28日 訓令第8号
平成29年4月14日 訓令第8号