2　文書は丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が適正かつ迅速に行われるよう処理し、管理しなければならない。

2　文書主任は、課長補佐及び課長補佐相当職にある者にある者又は課長が指名した者をもって充てる。

3　文書担当者は、課長が指名する。

4　課長は、文書主任及び文書担当者を指名し、又は異動等により新たに指名したときは、速やかに教育長に通知しなければならない。

2　文書担当者は、文書主任の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

2　前項第1号の令達文書のうち、規則、告示、公告及び訓令は一宮町役場前掲示場に掲示して行わなければならない。

2　親展、秘密又はこれに類する表示のある文書は開封しないで該当者に配布するものとする。

3　軽易な文書は第1項の規定にかかわらず、文書整理簿の記載を省略することができる。

4　電報による文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達の特殊郵便物は、特殊文書整理簿に記載しなければならない。

5　文書は受付後、直ちに関係者に回覧する。

6　事務局に到達した文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な事案にあっては文書の余白に朱書又は付せんで、定例的な事案であって処分の理由を記載する必要のないものにあっては帳票で起案することができる。

2　急施を要する起案文書については赤色の付せんを、重要な事案に関する文書については青色の付せんを起案用紙の所定欄に他の文書と容易に見分けられるようにちょう付するものとする。

2　文書の番号は、教育委員会の会議の議決を要する事案についてはその議決を経た後、その他の事案については決裁権者の決裁が終わった後、起案文書の所定欄に記入するものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、収受文書の発信人等に関連文書の往復等を行う必要があるとき、又は収受文書に基づいて発するときは、当該関連文書には当初の収受文書の記号及びその番号の次に、「の2、の3」等の枝番号を付さなければならない。

2　前項における発信者名は、教育委員会名を用いる場合を除き、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。

2　収受した文書であって起案による処理を必要とするもののうち、起案の前に供覧する必要のあるもの又はその内容により早急に処理することができないものは、当該文書の余白又は付せんに「一応供覧」と朱書し、あらかじめ供覧しなければならない。

2　起案文書の内容を修正したときは、修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

2　代決するときは起案文書の決裁欄に「代」と朱書して押印し、不在等により後閲を要するときは起案文書の決裁欄に「後閲」と朱書しなければならない。

3　起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要若しくは異例のものは、課長が持ち回りにより回議しなければならない。この場合において、秘密を要する起案文書にあっては、その内容が他に漏れないように回議しなければならない。

2　浄書した文書は、直ちに決裁文書と照合するものとする。この場合において、照合した者は起案用紙の照合欄に押印しなければならない。

2　前項の施行日を決定する場合においては、発送若しくは送達までに要する日数又は受信者に到達させなければならない日を考慮しなければならない。

3　前項の規定により施行日を決定したときは、起案者は、起案文書に施行日を記載するものとする。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。

2　課長は、公印を事前に押印し、又は刷り込んだ文書の管理を厳重に取り扱うものとする。

2　文書担当者は、前項の規定により難いと認めるときは、課長の承認を得て、文書の保存期間の種別を新たに設けることができる。

3　前2項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

2　第13条第1項第2号の規定により、会計年度をもって番号を付された文書にあっては会計年度ごとに、その他の文書にあっては暦年ごとに編冊するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、同一の会計年度又は暦年に属する完結文書の量が少量で編冊し難いとき又は完結文書に係る事務が数年次にわたるときは、2以上の会計年度又は暦年にわたり編冊することができる。

4　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、第2項の規定にかかわらず、前会計年度に編冊するものとする。

5　完結文書は、小分類ごとにフォルダー(別記第9号様式)に編冊し、中分類ごとにフォルダーボックスに保管するものとする。

6　フォルダーボックスには、別記第10号様式による表示をするものとする。

7　前項に規定する表示における区分コードは別表第2によるものとする。

8　完結文書の保管期間は、会計年度で整理するものにあっては当該文書が完結した日の属する年度の翌年度、暦年で整理するものにあっては当該文書が完結した日の属する年の翌年1年間とする。

2　課長は、永年保存文書について、当該文書年限の起算日から10年ごとに、改めて保存の可否を決定する。

3　課長は、保存する必要がないと決定した文書については、廃棄の手続きをすることができるものとする。

4　前項の規定により文書を廃棄したときは編冊目録に廃棄年月日を記載するものとする。

2　前項の規定により文書を廃棄したときは編冊目録に廃棄年月日を記載するものとする。

この規程は、平成11年4月1日から施行する。

この規程は、平成12年1月12日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、平成21年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この規程は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の規定により教育長がなお従前の例により在職する場合においては、この訓令による改正後の一宮町教育委員会文書管理規程第7条の規定は適用せず、改正前の一宮町教育委員会文書管理規程第7条の規定は、なおその効力を有する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年9月7日から施行する。