○一宮町教育委員会文書管理規程

平成11年4月1日

教委規程第1号

(趣旨)

第1条 この訓令は、文書の収受、処理、保存その他文書の取扱いに関し、法令その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(2) 課 組織規則に定める課をいう。

(3) 課長 組織規則に定める課の長をいう。

(4) 公印保管責任者 一宮町教育委員会公印規則(昭和29年教育委員会規則第3号)第3条に定める者をいう。

(5) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(6) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。

(7) 文書の保管 事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。

(8) 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は、文書によることを原則とする。

2 文書は丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が適正かつ迅速に行われるよう処理し、管理しなければならない。

第4条 削除

(文書主任及び文書担当者の設置等)

第5条 課に文書主任及び文書担当者を置く。

2 文書主任は、課長補佐及び課長補佐相当職にある者にある者又は課長が指名した者をもって充てる。

3 文書担当者は、課長が指名する。

4 課長は、文書主任及び文書担当者を指名し、又は異動等により新たに指名したときは、速やかに教育長に通知しなければならない。

(文書主任及び文書担当者の職務)

第5条の2 文書主任は、上司の命を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) 文書処理の促進に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の改善指導に関すること。

(4) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。

2 文書担当者は、文書主任の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の収受、発送及び送達に関すること。

(2) 文書の整理及び保管に関すること。

(3) 未完結文書の追求に関すること。

(4) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。

(5) 文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。

(6) 文書整理簿の記載及び整理に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の整理、保管及び保存に関すること。

(簿冊)

第6条 課長は、文書の取扱いに関する事務を整理するため、別に定めるもののほか、次に掲げる簿冊を作成保管し、所要事項を記入し、常に整理しておかなければならない。

(1) 文書整理簿(別記第1号様式)

(2) 特殊文書整理簿(別記第2号様式)

(3) 規則、訓令通達原簿(別記第3号様式)

(4) 告示原簿(別記第4号様式)

(5) 文書分類表(別記第5号様式)

(6) 編冊目録(別記第6号様式)

(7) 保存文書閲覧(借覧)簿(別記第7号様式)

(文書の種類)

第7条 文書の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 令達文書

 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定により制定するもの

 公示

(ア) 告示 教育委員会教育長が法令の根拠に基づき住民の権利義務に関係のある事項を公示するもの

(イ) 公告 教育委員会教育長が不特定多数に周知させるため公示するもの

 訓令 事務局、町立学校又はその長に対して指揮命令するもの

 訓 事務局、町立学校又はその長に対して個別的に指揮命令するもの

 達 事務局職員又は特定の個人若しくは団体等に対して一方的個別的に機関の意思を示達するもの

(2) 往復文書 通達、通知、依頼、照会、回答、報告、協議、申請、進達、副申、諮問、答申、建議、出願、届出その他これらに類するもの

(3) その他の文書 辞令、証明書、契約書、賞状、表彰状、感謝状その他前各号に該当しないもの

2 前項第1号の令達文書のうち、規則、告示、公告及び訓令は一宮町役場前掲示場に掲示して行わなければならない。

(受領及び配布)

第8条 文書担当者は、文書を受領した場合は直ちに開封し、当該文書の余白に決裁用(別記第7号様式の2)の用紙を付し、文書受付印を押し、文書整理簿に記載しなければならない。

2 親展、秘密又はこれに類する表示のある文書は開封しないで該当者に配布するものとする。

3 軽易な文書は第1項の規定にかかわらず、文書整理簿の記載を省略することができる。

4 電報による文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達の特殊郵便物は、特殊文書整理簿に記載しなければならない。

5 文書は受付後、直ちに関係者に回覧する。

6 事務局に到達した文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(起案)

第9条 職員は、起案による処理を必要とする事案があるときは、法令等の規定に定めがある場合を除き、直ちに起案用紙(別記第8号様式)によりその処分案を起案し、当該起案用紙に自ら署名しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、軽易な事案にあっては文書の余白に朱書又は付せんで、定例的な事案であって処分の理由を記載する必要のないものにあっては帳票で起案することができる。

(特殊取扱いの表示)

第10条 前条の規定により起案した文書(以下「起案文書」という。)であって、次の各号に掲げるものは、起案文書にその旨を表示しなければならない。

(2) 第23条ただし書の規定により公印の押印を省略しようとするもの

(3) 第24条の規定により公印を事前に押印し、又は刷り込んだ文書により施行するもの

(4) 特殊取扱郵便として発送するもの

2 急施を要する起案文書については赤色の付せんを、重要な事案に関する文書については青色の付せんを起案用紙の所定欄に他の文書と容易に見分けられるようにちょう付するものとする。

(保存期間及び保存区分の表示)

第11条 起案文書には、第26条の規定による保存期間の種別を記載するとともに、第29条各号に掲げる文書にあっては、「常用」と記載しなければならない。

(起案の要領)

第12条 起案は、次の各号に掲げるところにより行うものとする。

(1) 用字用語は、原則として常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。

(2) 文書は、平易な口語体で簡明かつ正確に書き、必要に応じて箇条書きとすること。

(3) 書式は、次に掲げるものを除き、すべて左横書きとすること。

 規則、告示、公告及び訓令

 法令等により縦書きと定められているもの

 表彰文、祝辞、弔辞その他これらに類するもの

 からまでに掲げるもののほか、特に縦書きを適当と認めるもの

(4) 文書は、ペン書き、タイプ印字その他記載が永続する方法を用いること。

(5) 起案用紙には、起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。

(6) 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第13条 施行する文書には、公告、辞令、表彰状その他必要と認める文書を除き、次の各号に掲げるところにより、記号及び番号を付さなければならない。

(1) 令達文書の記号は、一宮町教育委員会又は一宮町教育委員会教育長と表示したあとに令達種目を付して表示するものとする。

(2) 文書の記号は、課の頭文字1字の文字からなる記号を付さなければならない。

(3) 文書の番号は、当該文書の記号ごとに会計年度により表示するものとする。ただし、規則、告示及び訓令にあっては、暦年により表示するものとする。

2 文書の番号は、教育委員会の会議の議決を要する事案についてはその議決を経た後、その他の事案については決裁権者の決裁が終わった後、起案文書の所定欄に記入するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、収受文書の発信人等に関連文書の往復等を行う必要があるとき、又は収受文書に基づいて発するときは、当該関連文書には当初の収受文書の記号及びその番号の次に、「の2、の3」等の枝番号を付さなければならない。

(文書の発信者名等)

第14条 施行する文書の発信者名は、すべてその権限を有する者の名を用いなければならない。ただし、文書の性質若しくは内容により特に必要がある場合は、課長名を用いることができる。

2 前項における発信者名は、教育委員会名を用いる場合を除き、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。

(供覧)

第15条 収受した文書であって起案による処理を必要としないものは、当該文書の余白又は付せんに「供覧」と朱書し、供覧しなければならない。

2 収受した文書であって起案による処理を必要とするもののうち、起案の前に供覧する必要のあるもの又はその内容により早急に処理することができないものは、当該文書の余白又は付せんに「一応供覧」と朱書し、あらかじめ供覧しなければならない。

(回議)

第16条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

2 起案文書の内容を修正したときは、修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

第17条 削除

(再回)

第18条 回議の過程で起案の内容に重大な修正があったとき、又は廃案になったときは、必要と認められる範囲内において、既に回議した者にその旨を通知し、又は再び回議しなければならない。

(回議及び合議に当たっての注意事項)

第19条 回議を受けた者は、その回議が速やかに完了するよう努めなければならない。

2 代決するときは起案文書の決裁欄に「代」と朱書して押印し、不在等により後閲を要するときは起案文書の決裁欄に「後閲」と朱書しなければならない。

3 起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要若しくは異例のものは、課長が持ち回りにより回議しなければならない。この場合において、秘密を要する起案文書にあっては、その内容が他に漏れないように回議しなければならない。

(文書整理簿への記載)

第20条 起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案用紙の決裁月日欄に決裁月日を記載し、施行する文書にあっては、次の各号に掲げるものを除き、直ちに文書整理簿により番号を付し、当該文書整理簿に処理過程等必要な事項を記載しなければならない。

(1) 規則、告示、公告及び訓令に係るもの

(2) 任免等の事例、表彰状その他文書の記号及び番号を付さない文書としたもの

(文書の浄書)

第21条 決裁が終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)は、起案者が浄書するものとする。

2 浄書した文書は、直ちに決裁文書と照合するものとする。この場合において、照合した者は起案用紙の照合欄に押印しなければならない。

(施行日)

第22条 文書の施行日は、文書の発送の日とする。

2 前項の施行日を決定する場合においては、発送若しくは送達までに要する日数又は受信者に到達させなければならない日を考慮しなければならない。

3 前項の規定により施行日を決定したときは、起案者は、起案文書に施行日を記載するものとする。

(公印の押印)

第23条 照合を終了した浄書済文書は、決裁文書に添えて公印の保管責任者(以下「保管責任者」という。)に提示し、その確認を受けた後、公印及び決裁文書との間に契印を押印しなければならない。ただし、町の機関相互又は印刷若しくは複写した同文の通知、依頼、照会等の往復文書その他その必要がないと認めるものについては、公印及び契印の押印を省略することができる。

2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。

(公印の事前押印等)

第24条 定期的又は定型的な文書に公印を事前に押印し、若しくは刷り込もうとするときは、あらかじめ保管責任者の承認を受けなければならない。

2 課長は、公印を事前に押印し、又は刷り込んだ文書の管理を厳重に取り扱うものとする。

(文書整理の原則)

第25条 職員は、常に担任事務に係る文書を整理し、その所在を明らかにしておくとともに、その処理の促進に努めなければならない。

(文書の保存期間)

第26条 施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったもの(以下「完結文書」という。)の保存期間は、別表第1に定める基準に従い、永年、10年、5年、3年、及び1年の種別によるものとする。

2 文書担当者は、前項の規定により難いと認めるときは、課長の承認を得て、文書の保存期間の種別を新たに設けることができる。

3 前2項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

(完結文書の整理及び保管)

第27条 完結文書は、文書分類表に従い、当該完結文書の生じた会計年度が終了するまでに整理編冊しておかなければならない。

2 第13条第1項第2号の規定により、会計年度をもって番号を付された文書にあっては会計年度ごとに、その他の文書にあっては暦年ごとに編冊するものとする。

3 前項の規定にかかわらず、同一の会計年度又は暦年に属する完結文書の量が少量で編冊し難いとき又は完結文書に係る事務が数年次にわたるときは、2以上の会計年度又は暦年にわたり編冊することができる。

4 4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、第2項の規定にかかわらず、前会計年度に編冊するものとする。

5 完結文書は、小分類ごとにフォルダー(別記第9号様式)に編冊し、中分類ごとにフォルダーボックスに保管するものとする。

6 フォルダーボックスには、別記第10号様式による表示をするものとする。

7 前項に規定する表示における区分コードは別表第2によるものとする。

8 完結文書の保管期間は、会計年度で整理するものにあっては当該文書が完結した日の属する年度の翌年度、暦年で整理するものにあっては当該文書が完結した日の属する年の翌年1年間とする。

(編冊目録)

第28条 前条の規定により編冊した簿冊には、教育長が別に定めるものを除き、編冊目録を付しておかなければならない。

(常用文書)

第29条 課長は、次の各号に掲げる文書については、引き続き必要な期間保管することができる。

(1) 規則等の解釈及び運用方針に関する文書

(2) 住居届、通勤届、扶養親族届及び履歴書

(3) 編冊目録及び文書整理簿

(4) 備品台帳、車両台帳及び財産台帳

(5) 前各号に掲げる文書に類するものの他、常時使用する文書として必要な期間保管することが適当な文書

(保存期間の起算)

第30条 保存期間の起算日は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年で整理する文書の保存期間の起算日は、当該文書が完結した日の属する年の翌年の1月1日とする。

2 課長は、永年保存文書について、当該文書年限の起算日から10年ごとに、改めて保存の可否を決定する。

3 課長は、保存する必要がないと決定した文書については、廃棄の手続きをすることができるものとする。

4 前項の規定により文書を廃棄したときは編冊目録に廃棄年月日を記載するものとする。

(保存文書の閲覧及び借覧)

第31条 保存文書を閲覧し、又は借覧しようとするときは、保存文書閲覧(借覧)簿に必要な事項を記入し、課長の承認を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第32条 課長は、保存文書の保存期間が経過したときは、当該保存文書を廃棄するものとする。

2 前項の規定により文書を廃棄したときは編冊目録に廃棄年月日を記載するものとする。

(廃棄の方法)

第33条 前条の規定による文書の廃棄は、焼却、裁断、溶解等の方法により行うものとする。

(特別処理の承認)

第34条 課長は、災害その他特別な理由によりこの訓令によることが不適当であると認めるときは、教育長の承認を得て特別な処理をすることができる。

(補則)

第35条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、教育長が定める。

附 則

この規程は、平成11年4月1日から施行する。

附 則(平成12年1月12日教委規程第1号)

この規程は、平成12年1月12日から施行する。

附 則(平成12年4月1日教委訓令第2号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成14年3月12日教委規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年3月29日教委訓令第1号)

(施行期日)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年1月20日教委訓令第2号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日教委訓令第4号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成21年8月11日教委訓令第5号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成21年4月1日から適用する。

附 則(平成27年3月25日教委訓令第1号)

(施行期日)

1 この規程は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現に地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の規定により教育長がなお従前の例により在職する場合においては、この訓令による改正後の一宮町教育委員会文書管理規程第7条の規定は適用せず、改正前の一宮町教育委員会文書管理規程第7条の規定は、なおその効力を有する。

附 則(平成29年3月27日教委訓令第2号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(令和2年9月7日教委訓令第2号)

この訓令は、令和2年9月7日から施行する。

別表第1(第26条第1項)

種目

永年

10年

5年

3年

1年

規則等

規則、訓令、告示その他将来の例証となるべき文書の制定及び改廃に関する文書

 

 

 

 

規則、訓令、告示その他将来の例証となる文書の解釈及び運用方針に関する文書で重要なもの

規則、訓令、告示その他将来の例証となる文書の解釈及び運用方針に関する文書

 

 

 

教育委員会会議

教育委員会会議に関する文書で重要なもの

教育委員会会議に関する文書

 

 

 

議会

町議会の議案等に関する文書で重要なもの

 

町議会の議案等に関する文書

 

町議会の議案等に関する文書で軽易なもの

教育行政の基本方針等

教育行政の総合的な計画に関する文書で特に重要なもの

教育行政の総合的な計画に関する文書で重要なもの

教育行政の総合的な計画に関する文書

教育行政の総合的な計画に関する文書で比較的軽易なもの

教育行政の総合的な計画に関する文書で軽易なもの

教育行政の沿革に関する文書で特に重要なもの

教育行政の沿革に関する文書で重要なもの

教育行政の沿革に関する文書

教育行政の沿革に関する文書で比較的軽易なもの

教育行政の沿革に関する文書で軽易なもの

財務、公有財産

 

 

 

歳入歳出予算及び決算に関する文書

歳入歳出予算及び決算に関する文書で軽易なもの

 

 

出納その他の財務会計に関する文書で重要なもの

出納その他の財務会計に関する文書

出納その他の財務会計に関する文書で軽易なもの

教育財産の取得、処分等に関する文書

教育財産の管理に関する文書で重要なもの

教育財産の管理に関する文書

教育財産の管理に関する文書で軽易なもの

教育財産の管理に関する文書で特に軽易なもの

行政行為、行政事務一般

許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの

許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超え10年以下のもの

許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書で法律関係が3年を超え5年以下のもの

許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書で法律関係が1年を超え3年以下のもの

許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書で法律関係が1年を超えないもの

叙勲及び褒章に関する文書並びに表彰等に関する文書で重要なもの

表彰等に関する文書

叙勲、褒章、表彰等の内申に関する文書で重要なもの

叙勲、褒章、表彰等の内申に関する文書

 

訴訟及び行政不服審査に関する文書で重要なもの

訴訟及び行政不服審査に関する文書

訴訟及び行政不服審査に関する文書で軽易なもの

 

 

 

 

教育行政事務の計画、調査、研究、統計及び報告に関する文書

教育行政事務の計画、調査、研究、統計及び報告に関する文書で比較的軽易なもの

教育行政事務の計画、調査、研究、統計及び報告に関する文書で軽易なもの

諮問、答申等に関する文書で重要なもの

諮問、答申等に関する文書

諮問、答申等に関する文書で軽易なもの

 

 

 

 

 

監査、検査及び事務指導に関する文書

監査、検査及び事務指導に関する文書で軽易なもの

人事、福利厚生等

職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書

 

 

 

人事一般に関する文書で軽易なもの

附属機関の委員の任免に関する文書

 

 

 

 

職員の給与、諸手当及び公務災害補償等の認定に関する文書

 

職員の給与、諸手当等に関する文書

 

給与一般に関する文書で軽易なもの

 

 

 

非常勤職員及び臨時職員の雇用に関する文書

 

 

 

 

事務分掌表、服務整理簿及び休暇等人事記録表

服務一般に関する文書で軽易なもの

 

 

 

職員の研修に関する文書

職員の研修に関する文書で軽易なもの

台帳等

台帳、帳簿、名簿等で特に重要なもの

台帳、帳簿、名簿等で重要なもの

 

台帳、帳簿、名簿等

台帳、帳簿、名簿等で軽易なもの

 

 

 

文書の収発記録に関する文書

文書の収発記録に関する文書で軽易なもの

 

 

 

復命書

復命書で軽易なもの

 

 

 

各種試験の答案、願書で重要なもの

各種試験の願書

 

 

 

諸会議に関する文書

諸会議に関する文書で軽易なもの

 

 

請願及び陳情に関する文書

 

 

前各号に掲げる項目以外のもの

前各号に掲げる文書に類するものその他長期保存する必要があると認められる文書

前各号に掲げる文書に類するものその他10年間保存する必要があると認められる文書

前各号に掲げる文書に類するものその他5年間保存する必要があると認められる文書

前各号に掲げる文書に類するものその他3年間保存する必要があると認められる文書

前各号に掲げる文書に類するものその他1年間保存する必要があると認められる文書

別表第2(第27条第7項)

課コード

課名

26

教育課

公民館

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一宮町教育委員会文書管理規程

平成11年4月1日 教育委員会規程第1号

(令和2年9月7日施行)

体系情報
第7編 育/第1章 教育委員会
沿革情報
平成11年4月1日 教育委員会規程第1号
平成12年1月12日 教育委員会規程第1号
平成12年4月1日 教育委員会訓令第2号
平成14年3月12日 教育委員会規程第1号
平成19年3月29日 教育委員会訓令第1号
平成21年1月20日 教育委員会訓令第2号
平成21年3月31日 教育委員会訓令第4号
平成21年8月11日 教育委員会訓令第5号
平成27年3月25日 教育委員会訓令第1号
平成29年3月27日 教育委員会訓令第2号
令和2年9月7日 教育委員会訓令第2号