○戸籍届を持参した来庁者に対する本人確認等事務処理要領

平成15年10月1日

要領第1号

(目的)

第1条 この要領は、戸籍届出のため来庁した者(以下「来庁者」という。)に本人確認をし、また、届書に記載されている届出人(以下「届出人」という。)へ届書を受理した旨の通知(以下「事務連絡」という。)を行うことにより、第三者による虚偽の戸籍届出を抑止し、町民の個人情報を保護するとともに、戸籍の記録の正確性を期することを目的とする。

(対象となる届の範囲)

第2条 当面、創設的届出のうち氏の変更を伴い、かつ、親族関係の変動(発生又は消滅)を伴う婚姻届、協議離婚届、養子縁組届及び協議離縁届の四届出とする。

(本人確認の範囲)

第3条 来庁者全ての確認とする。

(来庁者の本人確認方法)

第4条 来庁者について、来庁者の顔写真が貼り付けられている官公署の発行した身分を証する書面(以下「身分証明書」という。)の提示を求め、本人確認を行うこととする。

なお、身分証明書の範囲は、旅券、免許証、許可証、身分証明書その他これらに類するものであり、浮出しプレス、割印等による契印があるもの又は改ざん防止のための特殊加工がしてあるものとする。

(来庁者の本人確認ができた場合の処理)

第5条 全ての届出人が確認できた場合は、次の処理を行う。

(1) 確認票(様式1)及び戸籍法その他政省令、通達等に定める審査を行った上受理した後、届書欄外に(確)のゴム印を押す。なお、届出人の本人確認ができたので、当該届出人に対する事務連絡は、省略することとする。

2 一部の届出人が確認できた場合は、次の処理を行う。

(1) 確認票(様式1)及び戸籍法その他政省令、通達等に定める審査を行った上受理するときは、来庁者に対し「本人確認のできない届出人本人あて届出があったことのお知らせをします。」等、事務連絡をする旨伝えることとする。

(2) 本人確認のできた届出人には(確)のゴム印を、できない届出人には(送)のゴム印を届書欄外に押す。

(3) (送)となっている届出人に対し事務連絡の手続きを行う。

3 使者の場合は、次の処理を行う。

(1) 確認票(様式1)及び戸籍法その他の政省令、通達等に定める審査を行った上受理するときは、来庁者に対し「届出人本人あて届出があったことのお知らせをする旨届出人に伝えてください。」等、事務連絡をする旨伝えることとする。

(2) 届書欄外に(送)のゴム印を押す。

(3) 全ての届出人に対し事務連絡の手続きを行う。

(来庁者の本人確認ができない場合の処理(郵送も含む。))

第6条 持参していない者、提示を拒否した者及び来庁していない者の場合は次の処理を行う。

(1) 確認票(様式1)及び戸籍法その他政省令、通達等に定める審査を行った上受理するときは、来庁者に対し「届出人本人あて届出があったことのお知らせをします。」等、事務連絡をする旨伝えることとする。

(2) 届書欄外に(送)のゴム印を押す。

(3) (送)となっている届出人に対し事務連絡の手続きを行う。

2 郵送の場合は、次の処理を行う。

(1) 戸籍法その他政省令、通達等に定める審査を行い、受理決定する。

(2) 届書欄外に(送)のゴム印を押す。

(3) (送)となっている届出人に対し事務連絡の手続きを行う。

(休日又は執務時間外において戸籍届出があった場合の処理)

第7条 休日又は執務時間外において戸籍届出があった場合は、届書を受領することとなるが、職員が不在のため本人確認は行わず、住民課への事務引継後の事務処理は、第6条第2項により行うこととする。

(事務連絡の処理方法及び記録について)

第8条 事務連絡の処理方法及び記録については、次の処理を行う。

(1) 事務連絡の方法については、受理後、(送)がある届書を全ての届出人がわかるようコピーし、(送)の印のある届出人に対し速やかに様式2により事務連絡の手続きを行う。

(2) 返送された事務連絡については、再送付はせず、返送年月日を記載し、ファイルする。

(3) 届書のコピー及び返送された事務連絡の保存期間は1年とする。

なお、保存期間の起算日については返送された日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

(4) 宛名及び送付先については、戸籍届出により氏の変更のある者の宛名については従前の氏とし、同日付けで住所異動届があった場合の送付先は前住所地とする。

この要領は、平成15年10月1日から施行する。

(平成24年7月4日告示第33号)

この告示は、平成24年7月9日から施行する。

(平成26年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(平成29年3月29日訓令第3号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

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戸籍届を持参した来庁者に対する本人確認等事務処理要領

平成15年10月1日 要領第1号

(平成29年4月1日施行)