(趣旨)

第1条　この訓令は、一関市消防本部及び消防署(以下「消防本部等」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑適正かつ効率的に行われるよう処理しなければならない。

(文書記述の原則)

第4条　文書を作成するときは、文字を明確に書き、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により平易簡明な口語体にしなければならない。

(秘密保持の原則)

第5条　秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、外部の者又は当事者以外の目のふれる箇所に放置してはならない。

(文書取扱主任)

第6条　課等に文書取扱主任を置く。

(文書整理担当者)

第7条　各課等の係に文書整理担当者を置く。

(文書事務の調査及び指導)

第8条　文書担当課長は、各課等の文書事務を調査し、必要な指導を行うことができる。

(収受及び配布)

第9条　消防本部等に到達した文書及び物品(各課等に直接到達したものを除く。)は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により、文書担当課において収受し、及び配布しなければならない。

(集配)

第10条　消防本部及び各消防署相互間の文書の集配は、それぞれ消防本部の文書担当課及び各消防署の庶務係を経由して行うものとする。

(受信した総合行政ネットワーク文書の処理)

第11条　総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次に掲げるところにより、消防本部総務課(以下「総務課」という。)又は消防本部総務課長(以下「総務課長」という。)が指定する課等において処理しなければならない。

(時間外に到達した文書処理)

第12条　勤務時間外に消防本部等に到達した文書及び物品で、文書担当課長が引継ぎを受けたものは、第9条の規定により処理しなければならない。

(郵便料金の未払又は不足の文書の処理)

第13条　郵便料金の未払又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未払又は不足の料金を支払って収受することができる。

(各課等で直接収受した文書の処理)

第14条　各課等で直接受けた文書で必要と認めるものは、直ちに文書担当課に回付し、第9条の規定による収受の手続をしなければならない。

(返付)

第15条　文書取扱主任は、文書担当課から配布を受けた文書が当該課等の主管に属さないものであると認めるときは、課長等の指示に従い、配布先についての意見を付して文書担当課に返付しなければならない。

(口頭又は電話の処理)

第16条　口頭又は電話で受けた重要な事項は、その要旨を電話(口頭)受付票(様式第7号)に記載して処理しなければならない。

(配布を受けた文書の取扱い)

第17条　各課等の文書取扱主任は、配布を受けた文書で重要又は緊急を要する文書は、課長等の閲覧を経てから、それ以外の文書は、直ちに担当係長に回付しなければならない。

第18条　削除

(起案)

第19条　起案は、次条に規定する場合を除き、回議用紙(様式第8号。ただし、第23条第1項第1号から第3号までに掲げるものの起案については様式第9号)を用い、簡明な標題を付けた後、必要のあるものは、文案の前に起案の理由を記載して、文案の後に準拠法令の条文、参考書類、予算関係等を摘記し、又は添付しなければならない。

(回議用紙によらない起案)

第20条　前条第1項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、回議用紙を用いないで起案することができる。

(決裁)

第21条　回議案は、一関市消防本部代決専決規程(平成18年一関市消防本部訓令第22号)により決裁を受けなければならない。

(回議案の合議)

第22条　回議案で他課等に関係のあるものは、関係課長等に合議しなければならない。ただし、あらかじめ関係課長等と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求めて調整ができた場合は、この限りでない。

(総務課長への合議)

第23条　回議案で次に掲げるものについては、総務課長に合議しなければならない。

(合議先の表示)

第24条　回議案の合議先が2以上の課等又は部等にわたる場合は、関係課長等の表示は、合議を経る順序に記載しなければならない。

(決裁後の処理)

第25条　決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)には、決裁完了後、直ちに決裁の年月日を記録し、明らかにしておかなければならない。この場合において、電子決裁の場合は、電磁的に表示し、記録しておくものとする。

(浄書)

第26条　文書の浄書は、各課等において行うものとする。

(発送文書の回付等)

第27条　発送を要する文書は、主管課等において原議と照合の上公印を押し、封筒に入れて封筒にあて先を記載し、郵便物差出票(様式第12号)を添えて別に定める発送締切り時刻までに、文書担当課に回付しなければならない。

(発送)

第28条　文書は決裁後、速やかに発送しなければならない。ただし、期日を特に定められている文書については、この限りでない。

(公文書の種類)

第29条　公文書は、令達文書及び一般文書とし、令達文書以外を一般文書とする。

(令達文書の種類)

第30条　令達文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第31条　文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、法令に記号及び番号について特に規定されているもの、許可書、辞令、表彰状、書簡等並びに慣例により記号及び番号を必要としないものは、この限りでない。

(文書の差出名)

第32条　文書は、消防本部にあっては消防長名、消防署にあっては消防署長名を用いなければならない。ただし、軽易な照復、通知及び消防本部等相互間の文書については、消防本部名、消防次長名、防災安全対策監名、課長等名又は課等名を用いることができる。

(公印の使用)

第33条　文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書又は所属機関に対するものは、この限りでない。

(文書の日付)

第34条　文書の日付は、発送の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

(文書分類基準表の作成)

第35条　各課長等は、文書の適正な整理及び保管を行うため、毎年度末日までに、係ごとに、翌年度に発生する文書の分類項目を設定し、文書分類基準表(様式第16号)を作成しなければならない。

(文書整理及び保管)

第36条　完結文書は、前条の規定による文書分類基準表の区分に従い、整理保管しなければならない。

(索引目次の作成)

第37条　保存年限が3年以上の文書にあっては、簿冊ごとに索引目次(様式第17号)を作成し、当該文書の完結の都度、直ちに所要事項を記載しなければならない。

(文書の編集)

第38条　文書の編集は、次により処理しなければならない。

(完結文書の引継ぎ)

第39条　主管課長等は、第36条第2項の規定による保管期間を経過した文書で主管課等において保管する必要がなくなったもののうち、引き続き保存を要するものを、文書担当課長に引き継がなければならない。

(文書の保存)

第40条　文書担当課長は、前条の規定により引継ぎを受けた完結文書を文書保存庫に保存しなければならない。

(保存年限)

第41条　文書の保存年限は、法令等に特別の定めがあるもののほか、別表第2に掲げる完結文書の標準保存年限に基づき、当該文書の主管課長等が定める。

(保存文書の管理)

第42条　文書担当課長は、次の事項に留意して保存文書を管理しなければならない。

(職員の保存文書の閲覧等)

第43条　職員は、保存文書を閲覧しようとするときは、文書担当課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第44条　主管課長等は、保管又は保存を必要としない文書を廃棄するものとする。

(電磁的記録の保存等)

第45条　電磁的記録のうち公文書に該当するものの保存等については、この訓令に定めるもののほか、別に定める。

(補則)

第46条　この訓令に定めるもののほか、公文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。