○稲城・府中墓苑組合文書管理規程

平成24年5月1日

訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の収受及び配布(第8条・第9条)

第3章 文書の処理(第10条―第19条)

第4章 文書の施行(第20条―第22条)

第5章 通信回線の利用に係る文書処理の特例(第23条・第24条)

第6章 文書の整理及び保存(第25条―第38条)

第7章 文書の廃棄(第39条・第40条)

第8章 補則(第41条・第42条)

付則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、稲城・府中墓苑組合(以下「組合」という。)の文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。

(2) 収受文書 組合に送達された文書について、事務局長が、一定の手続きに従って収受したものをいう。

(3) 起案文書 組合の意思を決定し、これを具体化するために、収受文書の内容により、又は組合の職員の発意により、事案の処理についての原案を記載した文書をいう。

(4) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(5) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。

(6) 文書の保管 文書を事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。

(7) 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(8) 置換え キャビネット又は書類庫、書棚等に収納している文書を保存箱に入れて書庫等事務室以外の場所に移すことをいう。

(文書取扱いの基本)

第3条 文書は、正確、敏速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように処理及び管理しなければならない。

2 文書は、その特性である伝達性、客観性、保存性及び確実性が確保される方法によって作成しなければならない。

(文書取扱責任者の設置)

第4条 事務局長の下に文書取扱責任者を置く。

2 文書取扱責任者は、事務局長が指定する。

(文書取扱責任者の職務)

第5条 文書取扱責任者は、事務局長の命令を受け、次の事務に従事する。

(1) 文書の収受に関すること。

(2) 文書の発送に関すること。

(3) 文書の処理の促進に関すること。

(4) 文書の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(文書管理の帳票及び簿冊)

第6条 文書の管理に要する帳票及び簿冊は、次のとおりとする。

(1) 文書収受件名簿 第1号様式

(2) 文書発送件名簿 第2号様式

(3) 特殊文書収受件名簿 第3号様式

(4) 重要物件処理簿 第4号様式

(5) 文書郵送簿 第5号様式

(6) 条例番号簿 第6号様式

(7) 規則番号簿 第7号様式

(8) 訓令番号簿 第8号様式

(9) 告示番号簿 第9号様式

(10) 公告番号簿 第10号様式

(11) 議案等一覧表 第11号様式

(12) その他必要な原簿

(文書の記号及び番号)

第7条 文書の整理記号(以下「記号」という。)は、当該年度の属する会計年度を示す数字の次に次の定める記号を付し、その番号は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わる。

稲府墓収(発)第 号

2 番号は、事案の完結するまで同一番号を用いなければならない。

3 収受番号は、一連番号とする。

4 第1項及び前項の規定にかかわらず、収発文書の発信人、名あて人等と関連文書の往復等を行う必要があるときは、当該関連文書には当初の収発文書の記号及びその番号の枝番号を付することが出来る。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第8条 組合に到達した文書は、事務局長が受領し、収受するものとする。

2 職員が直接に受領した文書又は出張先等において受領した文書は、速やかに事務局長に回付しなければならない。

3 事務局長は、次の各号に掲げる文書等は、それぞれ当該各号に定める手続により処理しなければならない。

(1) 親展文書、書留、電報及び秘密文書は、開封せず、封筒に文書収受印を押印し、特殊文書収受件名簿に所要事項を記入の上直接名あて人に配布する。

(2) 前項の規定により直接名あて人に配布された文書で、その内容が一般文書として取り扱うべき性質のものであるときは、事務局長に返付し、第1項の手続きをとらなければならない。

(3) 文書に現金、金券、有価証券等(以下「重要物件」という。)が添付されているときは、その旨を特殊文書収受件名簿に記入し、重要物件にあっては、更に重要物件処理簿に記入の上、会計管理者に送付し、その受領印を受けなければならない。

(4) 送料の未納若しくは不足の文書で官公署等の発送に係るもの及び事務局長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(勤務時間外に到達した文書の収受)

第9条 勤務時間外に到達した文書は、事務局長が指定する職員が受領し、事務局長に引き継がなければならない。

第3章 文書の処理

(文書の処理方針)

第10条 文書は、事務局長が中心となり、事務担当者において速やかに処理しなければならない。

2 施行期日の予定されるものは、決裁を受けるのに必要な余裕をもって起案し、必要な合議、審査などの機会を失わないように努めなければならない。

(処理方針の指示)

第11条 事務局長は、文書を閲覧し、当該文書について自ら処理するもののほか、その処理方針を示して事務担当者に交付しなければならない。

(起案)

第12条 すべての事案の処理は、文書によるものとし、起案は、起案用紙(第12号様式)を用い、平易明確に行わなければならない。

2 軽易な事案に係る起案で、文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。

3 定例的に取り扱う事案に係る起案は、事務局長の承認を得て、起案用紙を用いず、一定の帳票又は簿冊を用いて行うことができる。

4 起案文書には、起案の理由、経費の伴うものは、その予算科目及び引用法令の抜粋等を付記し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係書類を添付しなければならない。

(文書の発信者名)

第13条 組合外に発送する文書は、管理者名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、事務局長名又は組合名を用いることができる。

2 一般往復文書、対内文書等は、事案の軽重により、事務局長名を用いるものとする。

3 対内文書には、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

(起案文書の回付)

第14条 事案決裁のための起案文書の回付は、すべて流れ方式によるものとする。ただし、特に緊急又は機密を要する起案文書、その他重要な起案文書は、内容を説明することができる職員が持ち回りすることができる。

(供覧)

第15条 起案を要しない文書で供覧を要するものは、当該文書の余白に供覧の表示をし、回付するものとする。

(機密又は緊急事案の処理)

第16条 機密又は緊急を要する起案文書は、事務局長の指揮を受けて通常の手続によらず、便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続を取らなければならない。

(未完結文書の追求)

第17条 文書取扱責任者は、事務局長の指示を受け、未完結文書を追求し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(議案の作成等)

第18条 議案の作成等については、事務局長が別に定めるところにより処理するものとする。

(既決箱等)

第19条 文書を処理するため、決裁権者は、既決箱及び未決箱を備えなければならない。

第4章 文書の施行

(公印)

第20条 照合を終了した文書は、稲城・府中墓苑組合公印規則(平成24年稲城・府中墓苑組合規則第16号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については、起案文書及び発送文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。

(発送)

第21条 事務担当者は、文書を発送するときは、あて先、発信者名、文書記号、文書番号、文書の内容等を再確認しなければならない。

2 事務担当者は、前項の確認の後、当該発送文書を封筒に入れて密封し、文書取扱責任者に引き継ぐものとする。この場合において、機密を要する文書を発送する場合は、その旨を封筒に表示しなければならない。

(施行の記録)

第22条 事務担当者は、当該起案文書が一連の手続を経て完結したときは、遅延なく完結した日を施行日として、起案用紙にその年月日を記入しなければならない。

第5章 通信回線の利用に係る文書処理の特例

(ファクシミリの利用による発送)

第23条 第20条ただし書の規定により公印の押印を省略する文書のうち、次に掲げる事項のいずれにも該当する文書に関する発送は、第21条第2項の規定にかかわらず、ファクシミリを使用した送信により行うことができる。

(1) 保存年限が1年のもの

(2) 秘密の取扱を要しないもの

2 前項の場合において、文書の送信の相手方がこの訓令の適用される機関でないときは、ファクシミリにより送信することについての同意を得た場合(あらかじめ対象とする文書の範囲を定め、文書により同意を得た場合又は個々の文書ごとにその都度同意を得た場合をいう。)に限るものとする。

(ファクシミリから出力された文書の取扱い)

第24条 前条第1項の規定により文書を発送した場合、当該送信の相手方において、ファクシミリから出力された印刷物は、浄書文書として発送され到達した文書とみなす。

第6章 文書の整理及び保存

(文書の整理)

第25条 文書は、常にファイリング・システムにより整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。ただし、事務局長がファイリング・システムによることが不適当と認めるときは、あらかじめ事務局長の承認を得て他の方法によることができる。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

(保管単位)

第26条 文書の保管は、事務室において行う。ただし、文書の発生量、事務室の状況等により、事務局長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(ファイル基準表)

第27条 文書の分類は、ファイル基準表により行う。

2 ファイル基準表の作成又はその内容の変更は、事務局長が行う。

(保管用具)

第28条 文書の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用することができる。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫類、書棚等それぞれ適当な用具を使用することができる。

(事務担当者の文書の整理及び引継ぎ)

第29条 事務担当者は、未完結文書をフォルダーに入れてキャビネットの一定の位置に収納しておかなければならない。

2 事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を直ちに文書取扱責任者に引き継ぎ、自己の手元に置いてはならない。

3 文書取扱責任者は、前項の規定により引継ぎを受けた文書については、処理の完否を確かめなければならない。

4 文書取扱責任者は、常に完結文書の回収に努めなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第30条 文書取扱責任者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、フォルダーに入れてキャビネットに収納しておくものとする。

(置換え)

第31条 保管文書の置換えは、毎年4月に行う。

2 常時利用する保管文書は、置換えを行わない。

(文書の保存年限の種別)

第32条 文書保存年限の種別は次の5種とする。

1年保存

3年保存

5年保存

10年保存

長期保存

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

3 事務局長は、文書の保存年限が前2項の規定によりがたいと認めるときは、文書の保存年限の種別を新設することができる。

(保存年限の設定)

第33条 文書の保存年限は、文書保存年限表により、事務局長が定める。

2 文書保存年限表の作成又はその内容の変更は、事務局長が、別表に定める基準を参考にし、かつ、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して行う。

(保存年限の計算)

第34条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度(以下「年度」という。)の翌年度初めから起算する。

(完結文書の保存方法)

第35条 保存を必要とする完結文書は、文書取扱責任者が次に掲げるところに従い保存しなければならない。

(1) 年度による文書は年度ごとに、暦年による文書は暦年ごとに保存年限別に仕分けし、かつ、分類項目別に区分して整理すること。

(2) 保存箱に収納すること。

(3) 文書量の都合により、2年度又は2年以上にわたる分を同一の保存箱に収納するときは、区分紙を入れ、年度又は年の区分を明らかにしておくこと。

(4) 保存箱には、登録番号、内容、保存年限、保存満了日その他必要な事項を記載すること。

(5) 年度又は年を越えて処理した文書は、その事実が完結した年度又は年の文書として区分すること。

(6) 相互に極めて密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては長期のものにより、分類項目を異にするものについては主たる文書の分類項目により整理する。

(編集及び製本)

第36条 必要があると認める文書は、別に定めるところにより、編集及び製本をすることができる。

(保存文書のマイクロフィルム化)

第37条 次に掲げる文書は、マイクロフィルム(以下「マイクロフィルム文書」という。)により保存することができる。

(1) 長期保存文書

(2) 図面、台帳、証拠書類等

(3) 前2号に掲げるもののほか事務局長が必要と認めたもの。

2 マイクロフィルム文書を作成するときは、当該マイクロフィルム文書に原本と同等の証拠能力を保有させるため、認証、証明その他の必要な措置を講じなければならない。

3 マイクロフィルム文書を作成された場合、事務局長は、特に保存が必要と認めるものを除くほか、原文書を廃棄する。

第38条 マイクロフィルム文書について必要な事項は、別に定める。

第7章 文書の廃棄

(廃棄の手続)

第39条 事務局長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

2 事務局長は、長期保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限が経過する前においても、廃棄することができる。

(廃棄文書の処理)

第40条 廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするものについては、焼却、裁断等の処置をとらなければならない。

第8章 補則

(機関の引継ぎ文書)

第41条 議会及び監査委員から引継ぎを受けた文書については、この規程を適用するものとする。

(委任)

第42条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、事務局長が別に定める。

付 則

この訓令は、公布の日から施行する。

付 則(平成26年訓令第1号)

この訓令は、平成26年9月1日から施行する。

別表(第33条関係)

保存年限設定基準

区分

設定基準

長期保存

1 組合の基本事項に関する書類

2 行政事務の重要施策に関する書類

3 組合史の資料となる書類

4 条例、規則、訓令、告示及び公告に関する書類

5 組合議会の議案、会議録、議決書等に関する書類

6 職員の任免、賞罰等に関する書類

7 予算、決算等の重要な財務に関する書類

8 組合及び関係法人又は私人の権利義務に直接関係する書類

9 その他永年保存を必要とする書類

10年保存

1 金銭の支払に関する証拠書類

2 行政執行上必要な統計資料に関する書類

3 工事に関する資料で重要な書類

4 物品及び備品の出納保管に関する資料で重要な書類

5 陳情、請願等に関する書類の原本及び原議

6 その他10年保存を必要とする書類

5年保存

1 主な行政事務の施策に関する書類

2 金銭出納等に関する書類

3 予算の執行に関する書類

4 諮問、答申等に関する書類

5 各種保険に関する書類

6 その他5年保存を必要とする書類

3年保存

1 定例的な業務報告に関する書類

2 各種行政施策の施行に関する書類

3 調査を終わった諸報告書類

4 職員の勤務に関する命令書等の書類

5 会計経理に関する一般書類

6 東京都公報等

7 その他3年保存を必要とする書類

1年保存

1 職員の勤務に関する願届書類

2 一時の処理に属する往復文書又は報告書の類

3 前各項に属しない書類

稲城・府中墓苑組合文書管理規程

平成24年5月1日 訓令第2号

(平成26年9月1日施行)

体系情報
第3編
沿革情報
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