○伊平屋村教育委員会事務局処務規程

平成5年11月1日

教委訓令第1号

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、他の法令に特別の定めがあるもののほか、教育委員会事務局(以下「事務局」という。)の事務の処理及び職員の服務に関し、必要な事項を定めることを目的とする。

(職員の事務分担)

第2条 教育長は、事務局の事務が能率的に処理できるよう、所属職員の事務分担を定めなければならない。

2 職員は、分担外の事務であっても、その緩急に応じ相互に協力しなければならない。

第2章 教育長の職務代行並びに代決

(教育長の職務代行者)

第3条 教育長が欠けたときは、上席の職員が、その職務を代行する。

(事務の代決)

第4条 教育長が不在のときは、前条に規定する上席の職員がその事務を代決する。

(代決の範囲及び後閲)

第5条 重要又は異例に属する事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについてはこの限りでない。

2 代行者は、教育長の帰庁後、速やかに代決した事務をその閲覧に供さなければならない。

第3章 事務の処理

(到着文書の処理)

第6条 事務局に到着した文書は、速やかに次の各号により処理しなければならない。

(1) 封かん又は包装されているものは直ちに開封し、文書収受簿(様式第1号)に登録するとともに、その文書の余白に受付印(様式第2号)を押し、上司を経て教育長の閲覧を受けた後、主務者に配布して受領印を徴すること。ただし、軽易な文書は、文書収受簿に登録する手続及び教育長の閲覧を省略することができる。

(2) 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず、その封皮に受付印を押し、文書収受簿に登録したうえ、直接そのあて名の者に配布して受領印を徴すること。この場合において、配布を受けた者が前号の規定による処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続を経なければならない。

(3) 現金、金券及び有価証券等は、金券等受付簿(様式第3号)に登録し、あて名の者に配布して受領印を徴すること。

(文書の収受番号)

第7条 文書の収受番号は、文書収受簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(事件の処理)

第8条 事件の処理については、起案用紙(様式第4号)を用いて起案し、教育長の決裁を受けなければならない。ただし、軽易な照会等に対する回答等については、当該文書の余白に朱書で起案することができる。

2 次の各号の一に該当する文書は、前項の規定にかかわらず、当該各号に定めるところにより処理するものとする。

(1) 法令その他の規定により様式を定められているものについては、規定の様式により記載すること。

(2) 職員の任免等については、辞令簿(様式第5号)に記載すること。

(3) 証明書等の交付を要するものについては、諸証明書交付簿(様式第6号)に記載すること。

(文書の発送手続)

第9条 発送を要する文書は、浄書のうえ公印及び契印を押し、文書収受簿又は文書発送簿(様式第7号)に必要事項を記載し、発送の手続をとるものとする。ただし、軽易な文書については、文書発送簿に記載することを省略できる。

2 発送文書中、印刷したものについては、公印及び契印を押すことを省略できるものとする。

(文書の発送番号)

第10条 文書の発送番号は、文書発送簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(完結文書の処理及び未完結文書の保管)

第11条 完結文書は、主務者において内容別に分類し、完結文書整理表(様式第8号)に記載のうえ、表紙及び背表紙を付してとじ、簿冊としなければならない。

2 未完結文書は、主務者において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(文書の公開禁止)

第12条 文書は、外部のものに公開してはならない。ただし、教育長の許可を受けたときは、この限りでない。

(議案等の整理)

第13条 委員会に提出する議案等は、議案等整理簿(様式第9号)に記載して整理するものとする。

(規則及び規程の整理)

第14条 規則及び規程は、規則等台帳(様式第10号)に記載して整理しなければならない。

(公用文)

第15条 公文書は、別表第1に定める公用文例により記載しなければならない。

(令達の種類)

第16条 令達の種類は、次のとおりとする。

(1) 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第14条の規定により制定するもの

(2) 告示 管内の全部又は一部に告知するもの

(3) 訓令 所属の教育機関等に対する命令で将来の例規となるもの

(4) 指令 申請、願等に対し指示又は命令するもの

2 令達は、令達番号簿(様式第11号)に記載し、整理しなければならない。

第4章 帳簿の保存

(帳簿の種類)

第17条 事務局で備えなければならない台帳、簿冊等(以下「帳簿」という。)は、おおむね別表第2のとおりとする。

(帳簿の保存)

第18条 帳簿は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保存を要するものは、書庫(書棚)の前面に「非常持出」と朱書して保存するものとする。

(帳簿の保存年限)

第19条 帳簿の保存年限は、別表第2のとおりとする。

2 保存年限は、当該帳簿の属する年度の終了した日の翌日から起算する。

(保存帳簿の持出し及び公開の制限)

第20条 保存帳簿は、庁外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、教育長の許可を受けたときは、この限りでない。

(保存帳簿の廃棄)

第21条 保存期間が満了し、又は保存の必要がなくなった帳簿は、教育長の決裁を受けて廃棄するものとする。

第5章 職員の服務

(庁中日誌)

第22条 事務局の行事等は、庁中日誌(様式第12号)に毎日記載し、教育長の閲覧に供さなければならない。

(出勤簿の押印等)

第23条 職員は、出勤したときは、自ら出勤簿(様式第13号)に押印しなければならない。

2 出勤簿は、毎日整理するものとする。

(履歴書の提出等)

第24条 事務局勤務を命ぜられた職員は、着任後5日以内に履歴書(様式第14号)を教育長に提出しなければならない。

2 前項の規定により提出された履歴書は、必要に応じ加除整理するものとする。

3 職員は、既に提出した履歴書の記載事項に追加又は訂正を要する事由が生じたときは、その旨を速やかに教育長に届け出なければならない。

(離席)

第25条 職員は、勤務時間中一時所定の勤務場所を離れるときは、上司又は隣席の職員に行先を明らかにしておくか、掲示板に表示しなければならない。

(出張の復命)

第26条 出張を命ぜられた職員は、帰庁後速やかに教育長にその状況を復命しなければならない。

(営利企業等従事許可の手続)

第27条 職員は、営利企業等に従事しようとするときは、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第38条第1項の規定により、営利企業等従事許可願(様式第15号)を教育長に提出し、その許可を受けなければならない。

(非常事態の処置)

第28条 職員は、庁舎又はその付近に火災その他の非常事態が発生したときは、直ちに登庁し、臨機応変の処置をとらなければならない。

(事務引継)

第29条 職員は、退職するときは、退職の日に休職又は勤務を命ぜられたときは、その日から5日以内に、担当事務について事務引継書(様式第16号)を作成し、後任者又は教育長の指定する職員に引継ぎ、教育長に届け出るものとする。

第30条 削除

第31条 第23条から第29条までの規定は、教育長についてもこれを準用する。

第6章 雑則

(その他)

第32条 この規程に定めるもののほか、事務の処理、帳簿の保存及び職員の服務に関し必要な事項は、教育長が定める。

第33条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについては、事務部局の規程を準用する。

附 則

この訓令は、公布の日から施行する。

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別表第2(第17条、第19条関係) 帳簿の種類及び保存年限

帳簿の種類

保存年数

教育委員会関係

 

会議録

永年

議案等整理簿

永年

会議傍聴人受付簿

5年

公印台帳

永年

事務局運営関係

 

規則等台帳

永年

庁中日誌

5年

文書収受簿

5年

文書発送簿

5年

金券等受付簿

5年

諸証明書交付簿

3年

令達番号簿

10年

職員関係

 

辞令簿

永年

履歴書

永年

出勤簿

5年

年次休暇整理簿

3年

時間外勤務・休日勤務・夜間勤務命令簿

5年

宿日直勤務命令簿

5年

旅行命令簿

5年

学校関係

 

学齢簿

20年

就学時健康診断票

 

職員健康診断票

5年

財産関係

 

財産原簿

永年

財務関係

 

予算書

5年

予算差引簿

5年

物品購入簿

5年

備品台帳

常時

国庫補助金申請書

10年

その他

 

地方自治並びに教育関係法令集

常時

例規綴

永年

第11条第1項に規定する簿冊

5年

軽易な文書の簿冊

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伊平屋村教育委員会事務局処務規程

平成5年11月1日 教育委員会訓令第1号

(平成5年11月1日施行)

体系情報
第7編 育/第1章 教育委員会
沿革情報
平成5年11月1日 教育委員会訓令第1号