○伊平屋村立学校処務規程

平成5年11月1日

教委訓令第3号

(趣旨)

第1条 この規程は、伊平屋村立学校管理規則(平成5年教育委員会規則第8号)第41条及び伊平屋村立幼稚園管理規則(平成5年教育委員会規則第9号)第32条の規定に基づき、学校の公印の取扱い、文書処理その他の事務処理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(文書記述の原則)

第3条 文書を作成するときは、黒インクを用い、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)その他により、平易、簡明かつ正確に表現するように努めなければならない。

2 文書は、左横書を原則とする。

(文書取扱責任者)

第4条 学校における文書事務を円滑に処理するため、文書取扱責任者を置く。

2 文書取扱責任者は、所属職員の中から校長が命ずる。(幼稚園の場合は、教諭の中から園長が命ずる。)

(文書取扱責任者の職務)

第5条 文書取扱責任者は、校長の命を受け(幼稚園の場合においては園長。以下同じ。)次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書配布に関すること。

(2) 文書審査に関すること。

(3) 文書事務処理の促進に関すること。

(4) 文書事務指導及び改善に関すること。

(5) 文書の整理及び保管に関すること。

(6) 前各号に掲げるもの以外の文書事務の処理に関すること。

(必要な簿冊)

第6条 学校における文書の取扱いに関し、次の帳票及び簿冊を備えなければならない。

(1) 文書収発簿(様式第1号)

(2) 親展文書配布兼書留文書配布簿(様式第2号)

(3) 起案用紙(甲)(様式第3号)

(4) 起案用紙(乙)(様式第4号)

(5) 郵便発送簿兼切手はがき出納簿(様式第5号)

(6) 文書簿冊台帳兼文書廃棄台帳(様式第6号)

(7) 金券等受付簿(様式第7号)

(文書処理年度)

第7条 文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年の3月31日までとする。

(文書の収受等)

第8条 学校に到着した文書を収受したときは、速やかに次の各号により処理するものとする。

(1) 収受した文書は、文書の余白に受付印(様式第8号)を押し、番号及び収受年月日を記入して、文書収発簿に記載し、校長、文書取扱責任者の閲覧を受けた後、文書取扱責任者の指示により処理する。ただし、請求書、領収証、定期刊行物その他文書取扱責任者が記載不用と認めた文書は、文書収発簿への記載を省略することができる。

(2) 親展文書及び親展電報は開封せず封筒表面に受付印を押し、親展文書配布簿に記載してあて名の者に配布すること。

(3) 書留郵便物は、直ちに、書留文書配布簿に記載して配布すること。

(4) 私文書はあて名の者に配布すること。

(5) 現金、金券及び有価証券は、金券等受付簿(様式第7号)に登録し、あて名の者に配付して受領印を徴すること。

(文書の処理)

第9条 文書取扱責任者は、文書の配布に際して、関係職員に、その処理方針及び処理期限を示して、速やかに処理させなければならない。

(起案)

第10条 事案の処理は、すべて起案用紙を用いなければならない。ただし、別に定めがあるもののほか、一定の用紙又は簿冊で処理できるものは、これによって処理し、軽易なるものについては、文書の余白に必要な事項を記入して処理することができる。

(起案文書の作成要領)

第11条 起案文書は、次の各号に掲げるところにより作成しなければならない。

(1) 件名、起案者職氏名、起案年月日、案文その他必要事項を記入すること。

(2) 公用文の書き方、文体、用字、用語、書式その他公用文の作成に関しては、伊平屋村左横書きの公用文作成の要領(1972年依命通達)その他定めるところによる。

(3) 急を要する起案文書は、「急」と朱書すること。

(4) 秘密を要するものは「秘」と朱書し、封筒に入れるなど他見に触れないよう処理すること。

(5) 重要文書の語句を訂正し、削除し、又は挿入するときは、それぞれの部分に押印して責任を明らかにしなければならない。

(決裁)

第12条 起案文書は、関係職員、文書取扱責任者、校長の順に回議しなければならない。ただし、校長において必要と認めたときは、この限りでない。

(文書審査)

第13条 起案文書は、文書取扱責任者の審査を受けなければならない。

2 審査は、次の各号に重点をおいて行うものとする。

(1) 用語について

(2) 用字について

(3) 文体について

(4) 保存種別について

(後閲)

第14条 回議を受けた文書を、校長不在のため代決したときにおいて必要と認めたものは、代決者が、校長の決裁欄に「後閲」と明記するものとする。この場合において起案者は、校長在校の際、その文書を閲覧に供さなければならない。

(秘密又は緊急事案の特例)

第15条 秘密又は緊急を要する文書は、校長の指示を受けて処理する。

(未処理文書の調査)

第16条 文書取扱責任者は、収受した文書で関係職員が適切に処理したかを点検し、未処理の場合は速やかに処理について指示しなければならない。

(文書の施行)

第17条 決裁を受けた文書は、速やかに施行しなければならない。

2 文書の施行名義は、学校長とする。

(浄書)

第18条 文書には、次の各号に定めるところにより行われなければならない。

(1) 新しい番号を設ける必要のある文書は、文書収発簿に番号、発送年月日及び件名を記入した後、浄書する。

(2) 浄書は、起案用紙に従って行う。

(3) 文書を浄書したときは、浄書者及び校合者が所定欄に押印すること。

(記号及び番号)

第19条 文書には、次の各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。

(1) 文書の記号は、別表第1に定める学校名の略号を用い、その番号は、文書収発簿の番号を用いる。

(2) 文書の番号は、学年度ごとの収発一連継続番号とする。

(3) 同事案に属する文書は、同事案完結するまで同一番号を用いなければならない。ただし、学年度内に完結しない事案については、翌年度におけるそれぞれの事案の関する最初の文書の施行又は収受の際、翌学年度の文書収発簿に移記するものとする。

(公印及び契印)

第20条 施行する文書は、文書取扱責任者の審査を受けた後、決裁になった起案文書(以下「原議書」という。)を添えて、伊平屋村教育委員会公印規則(平成5年教育委員会規則第7号)の定めるところにより、公印を押し、契印(様式第9号)で原議書と割印しなければならない。ただし、軽易なものについては、公印及び契印を省略することができる。

2 契約書その他でとじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に公印で割印しなければならない。

3 卒業証書その他学校教育上重要な証明書には、その台帳と合わせて、契印で割印しなければならない。

(文書発送)

第21条 文書を発送する際には、次の各号の規定に従わなければならない。

(1) 封筒にあて先の住所及び氏名を明記して、発信欄に必要事項を記入すること。

(2) 親展文書は、封筒に「親展」の印を押し、他見に触れないようにすること。

(3) 金券、小包等は、発送に適すること。

2 発送文書の日付けは、発送の日を記入し、文書収発簿の所定欄に必要事項を朱書して、押印したうえで発送するものとする。

3 郵送するものにあっては、郵便発送簿兼切手はがき出納簿に登載すること。

(文書の完結)

第22条 文書が完結したときは、原議書に完結年月日を記入したうえ、文書収発簿にその完結年月日及び種別を記入しなければならない。

2 完結年月日は、完結文書が発送文書である場合は、発送年月日、収受文書である場合は、決裁年月日とする。ただし、その性格上完結年月日が不要と思われるものについては、記入しないものとする。

(完結文書の編集製本)

第23条 完結文書は、次の各号に定めるところにより、文書取扱者の指示に従い編集し、製本しなければならない。

(1) 学年度ごとに編集することを原則とする。ただし、暦年でする必要のあるものについては、この限りでない。

(2) 完結文書は、別表第2に定める種別ごとに区分し、完結年月日の古いものを最上位にして月日順に編集すること。

(3) 事案が2年以上にわたる文書は、最も新しい文書の日付けに属する年度に編集すること。

(4) 事案が数種に関係のあるものは、最も関係の深い種類に編集すること。

(5) 表紙には、年度、種別、簿冊名を記載し、背表紙(様式第10号)により記載すること。

(6) 索引目次を付けること。

(7) 簿冊の厚さは約6センチメートルを標準とし、これを超える場合分冊すること。

(8) 紙数の関係で2年以上を1冊編集することができる。この場合年度の区分を明らかにするため区分紙を入れること。

(保存年限)

第24条 文書の保存年限は、次のとおりとし、その詳細は別表第2に定めるところによる。

第1種 永年

第2種 10年

第3種 5年

第4種 3年

第5種 1年

常時

2 保有年限の起算日は、完結の翌年の4月1日からとする。ただし、暦年に関するものは、完結の翌年1月1日からとする。

(保管)

第25条 編集された文書は、関係職員において完結の3月31日まで、暦年ごとに編集するものについては、完結の翌年12月31日まで保管しなければならない。ただし、指導要録等校長が特に必要と認めたものについては、この限りでない。

2 前項の保管期限は、保存年限に算入する。

(未処理文書の保管)

第26条 未処理文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(保管上の注意)

第27条 保存文書は、いつでも閲覧に供し得られるように整理しておくとともに、重要なものは非常災害に際して、いつでも持ち出しできるように、「非常持出」と朱書し保存するものとする。

2 文書の紛失、虫害、湿気、火災、盗難等の予防については、注意しなければならない。

(廃棄)

第28条 文書取扱責任者は、保存文書が保存年限を満了したときは、校長の決裁を受けて廃棄処分する。

2 保存年限を満了した文書で、校長が特に必要だと判断したものの廃棄については、前項の限りでない。

(委任)

第29条 この規程に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が定める。

附 則

この訓令は、公布の日から施行する。

別表第1(第19条関係)

文書の記号

学校名

記号

伊平屋村立伊平屋小学校

伊小第 号

伊平屋村立伊平屋中学校

伊中第 号

伊平屋村立野甫小・中学校

野甫小中第 号

伊平屋村立伊平屋幼稚園

伊幼第 号

別表第2(第23条、第24条関係)

伊平屋村立学校文書種目

大分類

文書分類番号

文書種目(中分類)

文書細目(小分類)

保存年限

保存種目

総務

第1号

法令及び例規に関する書類

学校に関係ある例規綴

永年

1種

公報綴

5年

3種

学校関係法令集

 

常時

第2号

学校沿革に関する書類

学校沿革誌

永年

1種

学校日誌

10年

2種

学校要覧綴

5年

3種

第3号

組織運営に関する書類

組織運営関係書類

3年

4種

勤務時間割振規程(日課表)

5年

3種

学級編制表

5年

3種

職員会議資料綴

3年

4種

教育課程編成書

5年

3種

教育計画書

5年

3種

行事予定表綴

1年

5種

校内研修に関する書類綴

3年

4種

第4号

調査統計に関する書類

調査統計綴

3年

4種

第5号

文書取扱いに関する書類

文書簿冊台帳

10年

2種

文書廃棄台帳

10年

2種

文書収発簿

5年

3種

雑公文書綴

1年

5種

財務

第1号

施設に関する書類

施設関係書類

5年

3種

施設台帳

永年

1種

施設許可申請書

3年

4種

施設使用日誌

3年

4種

第2号

物品に関する書類

備品関係書類

5年

3種

備品出納簿

10年

2種

各種整備台帳

10年

2種

各教科備品台帳

 

常時

不用品廃棄決定通知書綴

5年

3種

図書関係書類

5年

3種

図書台帳

10年

2種

図書廃棄決定通知書

5年

3種

公印台帳

永年

1種

第3号

教育予算に関する書類

教育予算関係書類

5年

3種

教育予算執行簿

5年

3種

消耗品出納簿

5年

3種

切手ハガキ出納簿

5年

3種

賃金請求書類

5年

3種

第4号

諸会計に関する書類

研究委託費に関する書類

5年

3種

学校徴収金に関する書類

5年

3種

寄附金に関する書類

5年

3種

児童・生徒

第1号

学籍に関する書類

指導要録

20年

1種

指導要録抄本

3年

4種

除籍簿

20年

1種

卒業台帳

永年

1種

出席簿

5年

3種

学籍関係報告書

3年

4種

特殊学級関係書類綴

5年

3種

全児童生徒名簿

3年

4種

入学、卒業児童生徒名簿

3年

4種

第2号

諸証明に関する書類

諸証明書発行簿

5年

3種

第3号

転入・転出に関する書類

転入に関する書類

5年

3種

転出に関する書類

5年

3種

第4号

就学援助に関する書類

就学援助関係書類綴

5年

3種

世帯票

5年

3種

第5号

教科書に関する書類

教科用図書関係書類

5年

3種

教科書目録及び手引書

 

常時

準教科書・教材関係書類

5年

3種

職員

第1号

人事に関する書類

人事関係書類

永年

1種

履歴書

永年

1種

人事異動通知書

10年

2種

教職員名簿

10年

2種

具申請

10年

2種

第2号

服務・休暇に関する書類

出席簿

5年

3種

研修承認願・研修承認整理簿

3年

4種

職専免承認申請簿

3年

4種

休暇処理簿

3年

4種

指定簿

3年

4種

欠勤簿

5年

3種

職員住所録

3年

4種

事務引継書

3年

4種

職員諸許可願

3年

4種

第3号

給与に関する書類

給与文書綴

5年

3種

給料表及び税額表

5年

3種

昇給昇格関係書類

5年

3種

給与支給関係書類

5年

3種

職員別給与簿

5年

3種

住民税関係書類

5年

3種

扶養・保険料控除申告書

5年

3種

諸手当認定通知書

5年

3種

扶養届

5年

3種

通勤届

5年

3種

住居届

5年

3種

時間外勤務手当関係

5年

3種

児童手当関係

5年

3種

教員特殊業務実績簿

5年

3種

第4号

旅費に関する書類

旅費文書綴

5年

3種

旅行命令簿・予算差引簿

5年

3種

出張復命書・旅費請求書

5年

3種

第5号

福利厚生に関する書類

公立共済組合文書綴

 

常時

給付金等決定通知書

3年

4種

第6号

公務災害に関する書類

公務・通勤災害関係書類

10年

2種

保健・給食

第1号

保健に関する書類

健康診断表

5年

3種

職員健康診断表

5年

3種

校医・歯科医・薬剤師執務記録簿

5年

3種

保健日誌

5年

3種

日本体育・学校健康センター

 

 

諸検査関係

3年

4種

健康統計綴

3年

4種

健康観察綴

3年

4種

第2号

給食に関する書類

学校給食受領台帳

5年

3種

学校給食納品書綴

3年

4種

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伊平屋村立学校処務規程

平成5年11月1日 教育委員会訓令第3号

(平成5年11月1日施行)

体系情報
第7編 育/第2章 学校教育
沿革情報
平成5年11月1日 教育委員会訓令第3号