○飯島町文書規程

平成14年5月31日

訓令第7号

飯島町文書規程(昭和50年訓令第6号)の全部を改正する。

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、本庁及び出先機関における文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。)の取扱いに関し必要な事項を定めることを目的とする。

(平成17訓令5・一部改正)

(定義)

第1条の2 この規程において、「ネットワーク文書」とは、総合行政ネットワークの文書交換システムにより、電子署名が付与され交換される文書をいう。

(平成17訓令5・追加)

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、事務が能率的に処理されるように、的確迅速に取り扱い、適切に管理しなければならない。

(文書の主管課長)

第3条 文書事務は、総務課長が管理する。

2 総務課長は、各課等の文書事務全般について指導総括するものとする。

(課等の長の職責)

第4条 課等の長は、文書事務が適正円滑に処理されるよう指導総括するものとする。

(文書主任及び文書担当者)

第5条 課等の長は、文書事務を適正かつ円滑に処理するため、所管の課局内に文書主任及び文書担当者を定めておかなければならない。

2 課等の長が必要と認めた場合は、課の付属機関に文書主任及び文書担当者を置くことができる。

3 文書主任及び文書担当者は、課等の長が課員の中から指名する職員をもって充てる。

4 文書主任は、課等の長の命により次の各号に掲げる事務を管理し、文書担当者は、文書主任を補佐する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の整理及び保存に関すること。

(3) 文書の公開に関すること。

(4) 第7条第1項第6号及び第7号に規定する名簿の記録及び管理に関すること。

(5) 文書事務の処理の促進及び改善に関すること。

(6) 文書の廃棄に関すること。

(7) 文書目録の管理に関すること。

(8) 個人情報の安全管理に関すること。

(9) その他文書の取扱いに関すること。

(電子文書取扱主任及び電子文書担当者)

第5条の2 前条の規定にかかわらず、ネットワーク文書の受信及び送信に係る事務に従事する電子文書取扱主任及び電子文書取扱担当者を総務課に置く。

2 電子文書取扱主任及び電子文書担当者は総務課長が指名する。

(平成17訓令5・追加)

(文書の種類)

第6条 公文の種類は、次のとおりとする。

(1) 令達文

(2) 公示文

(3) 一般文

2 令達文の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定によるもの

(2) 規則 法第15条の規定によるもの

(3) 達 特定の個人又は団体に指示命令するもの

(4) 訓令 所属の機関又は職員に指示命令するもの

(5) 指令 特定の個人又は団体からの申請、願い出等に対して処分の意思を表示するもの

(6) 辞令 所属の職員に係る処分の意思を表示するもの

3 公示文の種別は次のとおりとする。

(1) 告示 町内の全部又は一部に公表するもので重要なもの

(2) 公告 町内の全部又は一部に公表するもの

4 一般文は、おおむね次のとおりとする。

(1) 通知 一定の事実を相手方に伝えるもの

(2) 依頼 行政機関、町民等に対して一定の意思を了解してもらい相手方の行為を促すもの

(3) 照会 一定の事実、意見等について問い合わせるもの

(4) 回答 協議又は依頼に対して、同意、承諾の意思又は事実若しくは意見を答えるもの

(5) 申請 特定の者又は行政機関が他の行政機関に対して、許可、認可等一定の行政行為を求めるもの

(6) 報告 行政機関又は委任者に一定の事実、経過等を報告するもの

(7) 伺い 事務処理にあたって、決裁権者の意思決定を受けるため、事務担当者が作成するもの

(8) 願い 行政機関に対して軽易な行為を請求するもの

(9) 届け 行政機関に対して一定の事項を届け出るもの

(10) 進達 個人、団体等から受理した文書その他の物件を行政機関へ送り届けるもの

(11) 副申 進達文書に行政機関に対する意見を添えて具申するもの

(12) 通達 法令の解釈、運用方法、職務執行上の細目的事項等を指示し、その他一定の行為を命令するもの

(13) 協議 法令、契約等の規定に基づき、一定の事項を打ち合わせるもの

(14) 諮問 審議会等の機関に対して、法令上定められた事項について、意見を求めるもの

(15) 答申 諮問を受けた機関が、その諮問事項について意見を述べるために発するもの

(16) 建議 行政機関、審議会等が他の行政機関に対して意見、要望を申し出て相手方の措置を促すもの

(17) 勧告 指揮命令の関係にない機関等に対して、意見、判断等を申し出て、相手方の措置を促すもの

(18) 証明 一定の事実を証明するもの

(19) 契約 申込みと承諾の意思表示の合致を表示し、これを証するために取り交わすもの

(20) 復命 上司から命じられた用務の結果その他を報告するもの

(21) 辞令 任免、給与、身分について命令するもの

5 一般文書は、次の各号により区分して取り扱うものとする。

(1) 庁内文書 各課等、各課の付属機関相互において収発する文書

(2) 対外文書 前号以外の文書

(文書事務の記録)

第7条 文書の処理経過を明らかにするために、次の帳簿を備えて記録しなければならない。

(1) 条例件名簿(様式第1号)

(2) 規則件名簿(様式第2号)

(3) 告示・公告・専決処分件名簿(様式第3号)

(4) 達件名簿(様式第4号)

(5) 訓令件名簿(様式第5号)

(6) 指令件名簿(様式第6号)

(7) 往復文書件名簿(様式第7号)

(8) 特殊郵便物等受付簿(様式第8号)

(9) 特殊郵便物等発信簿(様式第9号)

(10) 辞令原簿(様式第10号)

2 前項第1号から第5号及び第8号から第10号に掲げるものにあっては総務課に、第6号及び第7号に掲げるものについては、各課等に備える。

(平成19訓令10・平成24訓令4・一部改正)

(文書分類表)

第8条 課等の長は、別表第1に定める大分類、中分類の基準に従い、文書分類表を定めておかなければならない。ただし、保存区分が1年未満の文書に係る分類表については、この限りでない。

2 課等の長は、事務事業の性質、文書の内容等により小分類を定めるものとし、必要と認める場合は、細分類を定めることができるものとする。

3 課等の長は、毎年度文書分類表の見直しを行い、必要と認めるときは次の各号によりその改定を行うものとする。

(1) 大分類、中分類の基準を制定又は改定する場合は、分類基準を適用する前年度1月末日までに総務課長に合議をしなければならない。

(2) 小分類、細分類の基準の制定又は改定は、総務課長に通知をしなければならない。

(文書目録の作成)

第9条 課等の長は、毎年度4月末日までに次の文書目録を作成するものとする。

(1) 当該年度文書目録(様式第11号)

(2) 保存文書目録(様式第12号)

2 前項に規定する目録は、総務課及び各課等に備え置くものとする。

(用紙等)

第10条 文書の用紙の規格は、日本工業規格A列4番とする。ただし、特定の用紙規格が求められるもの、課等の長が特に必要と認めたものは、この限りでない。

2 文書は、保存に耐え、容易に変更を加えることのできない用紙、筆記用具等を用いて作成しなければならない。

3 文書は左横書きとする。ただし、課等の長が特に必要と認めたものは、この限りでない。

第2章 到達文書

(到達文書の処理)

第11条 到達した文書(電子メール等を含む。以下同じ。)は、原則として総務課において次の各号により処理する。

(1) 文書は、第3号ただし書第5号及び第6号に規定するもの並びに封被に入札書又は見積書の表記があるものその他開封を不適当と認めるものを除き、開封し、収受印(様式第13号。以下同じ。)及び回覧印(様式第14号)を押すものとする。

(2) 前号の場合において、不服に関する申立書その他収受年月日が権利の得喪に関係する文書及び封筒を失うことにより発信者名が不明となる文書には、その封筒を添えなければならない。

(3) 電子メールは、印刷し、第1号に規定する処理をするものとする。ただし、総務課長は、事務連絡、事務手続等の照会、参考図書等軽易な文書は、印刷をしないで処理又は主管課等に転送することができる。

(4) 町長あての文書で重要又は異例なものは、直ちに町長及び会計管理者の閲覧に供するものとする。

(5) 特殊郵便物等(親展、書留又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便の役務のうち書留郵便に準ずるものとして町長が定めるもの、内容証明、配達証明、電報及びこれに準じる特殊な郵便物)は封をしたまま、封筒表紙余白に収受印を押し、特殊郵便物等受付簿に登載のうえ直ちに主管課等又は名あてに収受の確認処理を行う。この場合において重要なものについては前号の規定を準用する。

(6) 金券(現金及び小切手、為替等の有価証券を含む。)又は送金通知書は、総務課長が開封して金券配布簿(様式第15号)に種別、金額等を記載し、特殊郵便物等受付簿に登載のうえ直ちに主管課等に配布する。

(7) 郵便料金の不足又は未払の文書があるときは、発信者が官公署であるとき又は公務と認められるもので、総務課長が適当であると認めるときに限り、その未払又は不足の料金を支払って収受することができる。

2 配布を受けた文書は、主管課等において文書主任が収受番号を記入し、文書件名簿に登載するものとする。ただし、請求書、届書、参考図書等で軽易なもの及び第36条第4項に規定するものは、文書件名簿に登載しないことができる。

(平成19訓令2・平成19訓令10・一部改正)

(文書収受等の特例)

第12条 定例的で一時に多数を収受する文書及び軽易な文書は、前条の規定にかかわらず主管課等で収受することができる。

2 前項の場合において、課等の長は、前条第1項第1号第3号及び第13条第5項の規定に準じて収受するものとする。

(平成30訓令6・一部改正)

(ネットワーク文書の受信)

第12条の2 ネットワーク文書を受信した場合は、電子文書取扱主任が次の各号に掲げるところにより処理する。

(1) 受信したネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信したネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ通知すること。

(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を、速やかに出力すること。

(平成17訓令5・追加)

第12条の3 総務課長は、前条第3号の規定により出力した文書にLGWAN文書収受印(様式第25号)を押印し、次条の規定により当該文書に係る事務主管課等に配付するものとする。

2 前項の規定より配付を受けた、担当課の文書主任は、当該文書を第14条から第19条までの規定の例により、処理するものとする。

(平成17訓令5・追加)

(文書の配布)

第13条 文書の配布は、文書配布棚又は電子メールシステムにより各課等へ配布する。

2 2以上の課等に関連する文書は、関係の深い課に配布する。その関係が不明の場合は、文書の前段に記載された事柄の主管課等に配布する。この場合、必要によって他の関係課に文書の写しを配布し、収受文書にその旨を記載する。ただし、電子メールについては、関係する課等に同時に配布する。

3 課等で直接収受した文書は、第12条に規定するものを除き、封筒を添えて、総務課に回付しなければならない。

4 文書の定例配布時刻は、文書配布棚によるものは、午前11時30分とし、電子メールによる送信は、午前9時30分、午後1時30分及び午後4時30分とする。

5 第11条第1項第6号に規定する金券等は、主管課等の長を経て会計管理者に回付するものとする。

(平成16訓令6・平成19訓令2・一部改正)

(文書の転送及び返送)

第14条 配布を受けた文書の中に所管に属さない文書があるときは、次の各号により、文書の転送又は返送を行うものとする。

(1) 主管課が明確な文書(特殊文書を除く。)は、直ちに当該課等に転送する。

(2) 主管課が不明確な文書及び特殊文書は、直ちに総務課に返送する。

(町長及び副町長専決事項の閲覧)

第15条 課等の長は、配布を受けた文書のうち、飯島町事務処理規則(昭和54年飯島町規則第6号。以下「事務処理規則」という。)別表第1及び別表第3に定める事項に係る文書については、直ちに町長及び副町長の閲覧に供さなければならない。

(平成19訓令2・一部改正)

(課等の長の指示)

第16条 課等の長は、配布を受けた文書を自ら処理するもののほか、処理の指示を与える場合は、係長を通じて口頭又は符せん用紙(様式第16号)により次の事項を指示するものとする。

(1) 担当係

(2) 回答の要、不要

(3) 処理期限

(4) 処理要領の大要

(5) 合議の課等名

(6) 参考資料、根拠法令等

2 課等の長は、常時文書の処理状況を把握し、適宜の措置を講じなければならない。

(配布文書の処理)

第17条 配布を受けた特殊郵便物等で秘密扱いを要しないものは、主管課等において直ちに第11条第1項の処理をしなければならない。

2 配布を受けた特殊郵便物等で秘密扱いを要するものは、自ら処理するもののほか、その処理方針等を指示し、前条第1項の規定に準じて処理するものとする。

(平成19訓令10・一部改正)

(事務担当者の処理)

第18条 事務担当者は、配布を受けた文書を、速やかに処理しなければならない。

2 配布を受けた文書で、直ちに処理着手しないものは、欄外に処理方法等を付記し一応課内に回覧しなければならない。

(未処理文書の整理及び保管)

第19条 事務担当者は、配布を受けた文書のうち、処理が完了していない文書を整理して、所定の場所に保管して常にその所在を明らかにしておかなければならない。

第3章 起案文書

(起案の原則)

第20条 文書の起案に当たっては、文章は平易簡明に、文字はかい書で正確に書かなければならない。

2 文書の起案は、総務課長が別に定める文書事務の手引きに基づき行わなければならない。

3 定例的な事案の起案は、課等の長が定める例文により行わなければならない。

(文書の起案)

第21条 文書の起案は、第25条及び第26条の規定による場合を除き、起案用紙(様式第17号)及び継続紙(様式第18号)を用いて行わなければならない。ただし、定例的な文書又は内容の軽易な文書は、上部余白に伺事項欄(様式第19号)を設けて処理することができる。

2 起案文書には、到達文書を添付し、軽易な内容のものを除き、処理案、理由、経過及び参考事項等を簡潔に記載し、必要があるときは、関係書類を添えなければならない。

(重要事案の起案)

第22条 重要又は異例な事案の起案は、課等の長の指示を受けて起案するよう努めなければならない。

(取扱区分の明記)

第23条 起案文書は、その内容又は取扱区分によって、「至急」「秘密」「重要」「親展」「書留」「速達」「内容証明」「配達証明」等と明記しなければならない。

(符せん等による処理)

第24条 内容が軽易又は定例的な事案は、符せん用紙又は帳簿等により処理することができる。

2 不備のある文書を整備させようとするとき、又は本書を存置しないで送付しようとするときは、符せん用紙を用いるものとする。

(所定の用紙による処理)

第25条 法令その他により、様式等について定めるものについては、それにより処理するものとする。

2 前項により処理する場合は、上部余白に伺事項欄を設けて、決裁を受けなければならない。

(口頭電話受理の報告)

第26条 口頭、電話による通知、照会等で重要なものは、口頭電話受理報告書(様式第20号)により町長に報告しなければならない。

(秘密又は緊急事案の処理)

第27条 秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続きによらず、町長の指示を受けて適宜処理することができる。この場合においては、事後その処理について決裁を経ておかなければならない。

(文書の審査)

第28条 課等の長は、次の各号に掲げる目安により文書の審査を行うものとする。

(1) 形式的審査

 公文例、用字の使用例に抵触しないか。

 決裁区分、合議先に誤りはないか。

 発信者又はあて先の適否

 その他事務手続、法律・条例等の形式要件に適合しているか。

(2) 法律的審査

 許認可、承認等の法定用件を満たしているか。

 期限、条件、時効の問題はどうか。

 議会の議決を必要としないか。

 施行の時期は適正か。

 経過措置は適法か。

(3) 行政的審査

 公共の福祉、公益に反しないか。

 従前の例、慣例に反しないか。

 世論の動向はどうか。

 裁量の余地はないか(他の方策はないか。前例にならないか。)

(4) 財政的審査

 財源、予算上の見込みは的確か。

 予算科目は適正か。

 契約時期はいつか。

 将来に負債を残さないか。

 特殊の支出手続きの必要はないか(資金前途、概算払、前金払等)

(重要起案文書等の回議)

第29条 起案文書で重要なもの及び秘密を要するものは、課等の長又は課等の長が指名した職員が持参して回議及び決裁を受けなければならない。

(合議)

第30条 事案が他の課の所管にわたるとき、又は他の課の所管に重大な関係のあるときは、合議をしなければならない。

2 合議は、起案用紙又は、文書の上部余白に合議欄を設けて行うものとする。

(回議及び合議の処理)

第31条 回議及び合議を受けた起案文書は、即日処理に努めなければならない。

(起案文書の訂正等)

第32条 回議及び合議中の起案文書を訂正し、又は添削したときはその経過を明らかにしておかなければならない。

(修正等)

第33条 回議及び合議をした起案文書の趣旨について、重要な修正がなされて決裁されたとき、又は廃案になったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。

(条例、規則その他の規程案の合議)

第34条 次に掲げる条例、規則その他の規程案等は、総務課長に合議しなければならない。

(1) 条例、規則その他の規程の制定及び改廃に関する事項

(2) 法令、例規の重要な解釈及び運用等に関する事項

2 総務課長は、前項に規定する事項について、飯島町法規審査委員会規程(昭和37年飯島町規程第1号)に基づいて、これを法規審査委員会の審査に付すものとする。

(決裁)

第35条 起案文書の決裁は、事務処理規則の定めるところによる。

2 決裁を受けた文書は、その決裁を受けた者が、決裁年月日を記入しなければならない。

第4章 施行文書

(文書番号)

第36条 令達文書及び施行文書には、主管課等において、それぞれの文書件名簿の番号により文書番号を付さなければならない。この場合において文書番号は、収受番号と一連の番号を用いるものとする。

2 前項の規定による番号は、事案が完結するまで同一のものとする。

3 往復文書等で軽易のものの番号は、号外で処理することができる。

4 往復文書のうち、同一事務に係るもので、一連番号を設ける必要があるものは、台帳等による番号とすることができる。

5 指令及び往復文書の番号には、起番の年次及び別表第2に掲げる符号を付すものとする。

(文書の日付)

第37条 文書の日付は、当該文書を施行する日とする。

(浄書)

第38条 浄書を必要とする文書は、主管課等においてするものとする。

(押印)

第39条 施行文書には、第40条の4の規定により電子署名を付与するネットワーク文書を除き、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書には、公印を省略することができる。

2 施行の確認を必要とする文書(ネットワーク文書及び電子メールを除く。)には、契印を押すものとする。

(平成17訓令5・一部改正)

(発送等)

第40条 施行文書で発送等(郵便、メール便による発送をいう。)を要するものは、午後3時までに総務課長に送付しなければならない。ただし、電報は主管課等で発信するものとする。

2 前項により発送する文書のうち特殊郵便物については、主管課等において特殊郵便物発信簿に登載のうえ、直ちに総務課長に送付し確認処理を経なければならない。

(平成17訓令5・一部改正)

(電子メールの利用)

第40条の2 前条の規定に関わらず、文書の施行、収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

2 前項の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第39条の規定により公印の押印を省略することができる文書とする。

3 前項の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

4 課等の文書主任は、受信したもののうち公文書と特定したものを速やかに紙に出力し、収受の規定の例により処理するものとする。

(平成17訓令5・追加)

(ネットワーク文書の送信)

第40条の3 ネットワーク文書の送信は、電子文書取扱主任が取り扱うものとする。

2 ネットワーク文書及び前条の規定により電子メールを利用する文書は、送信により文書が施行されたものとする。

(平成17訓令5・追加)

(電子署名)

第40条の4 発信するネットワーク文書には、電子署名を付与するものとする。

2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて、電子文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認し、電子署名を付与するものとする。

4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

(平成17訓令5・追加)

第5章 保存文書

(保存区分)

第41条 文書等の保存区分は、法令に別段の定めがあるものを除くほか、保存期間により次のとおりとする。

(1) 永年保存 10年を超えて保存するもの

(2) 10年保存 10年間保存するもの

(3) 5年保存 5年間保存するもの

(4) 2年保存 2年間保存するもの

(5) その他 2年未満の期間において保存するもの

2 前項の保存期間は、別表第3に定める基準によるものとする。

3 第1項第1号及び第5号に規定する文書の保存期間は、文書の重要度、利用度等を勘案し、課等の長が定めるものとする。

4 次の各号に掲げる文書については、保存期間が終了した場合であっても各々の事案が完結するまでの間保存するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの

(2) 係属している不服申し立て等に係るもの

(3) 公開請求があったもの

5 保存期間の起算は、文書完結の翌年又は翌年度からとする。

(編冊基準)

第42条 文書の編冊は、次の各号によらなければならない。ただし、保存期間が1年未満の文書は編冊しないで保管することができる。この場合、当該文書は、文書ファイル、保管ケース等に整理しておかなければならない。

(1) 令達文書は(指令を除く)、暦年により区分すること。

(2) 指令及び往復文書は、会計年度によって区分すること。

(3) 複数年度にわたって処理した文書は、その事案が完結した日の属する年度の分として区分すること。

(4) 1冊の厚さは約8センチメートルを基準とし、これを超えるものは、適宜分冊すること。

(5) 図面、写真の類で一般の文書に編冊することが困難なものは、適宜紙袋に入れ、又は結束して本書との関係を明らかにしておくこと。

(6) 永年保存及び10年保存のものには目次(様式第21号)をつけること。

(7) 背表紙(様式第22号)をつけること。

2 文書量により、2年以上にわたる文書を一冊に合冊することができる。この場合は区分紙により年度の別を明らかにするものとする。

(保存)

第43条 完結文書は、主管課等において書庫に納めて保存し、紛失、き損等のないようにしなければならない。

2 完結文書は、保存区分及び完結年又は完結年度によって整理して配列しておかなければならない。

3 第11条第1項第3号ただし書に規定する電子メールは、MO等(パーソナルコンピューターの記憶媒体であるMO、DAT及びハードディスクをいう。)に保存することができる。ただし、第41条の規定により2年を超えて保存を要するものは、印刷し保存しなければならない。

(書庫の管理)

第44条 書庫は総務課長が管理し、その利用については総務課長の指示に従わなければならない。

(引継ぎ)

第45条 5年保存以上の完結文書は、文書引継書(様式第23号)に引継ぎの対象となる文書に係る引継文書目録(様式第24号)を添付し総務課長に引継がなければならない。ただし、事務処理上必要な文書その他特別な理由があるものについては、この限りでない。

2 引継ぎに当たっては、課等の文書主任又は担当者と総務課引継文書担当者は書架等の確認を行うものとする。

3 課等の長は、前項の規定による文書の引継ぎが完了したときに保存文書目録を改定し、速やかに総務課長に提出するものとする。

(廃棄等)

第46条 保存期間が過ぎた文書は、次の各号により文書の不用決定を行うものとする。

(1) 課等で保存する文書にあっては、課等の文書主任は、毎年度7月末までに、保存文書目録と照合し保存期間を過ぎた文書を調査し、不用決定の対象となる保存文書目録を添付し課等の長の決裁を受け、総務課長に送付するものとする。

(2) 総務課長は、前条に規定する引継文書の不用決定にあっては、あらかじめ主管課等に協議するものとする。

(3) 課等の長は、不用文書の決定又は決定の協議にあたって、保存区分の更正をする必要があると認めた文書については、文書の必要度により保存延長年数を設定し、保存文書目録及び背表紙の更正をするものとする。

(4) 文書主任は、前号の規定により保存文書目録の更正をした場合は、総務課へその内容を送付する。

2 保存期間を経過しない文書で、保存の必要がないと認められるものについては、課等の長が不用決定を行うものとする。この場合においては、あらかじめ文書等の名称、理由及び廃棄の期日を記載した文書により、総務課長の承認を得るものとする。

3 前各項の規定により不用の決定をした文書は、次の各号により廃棄するものとする。

(1) 総務課長は、毎年度9月末までの間において廃棄の日程を設定し、各課等に通知するものとする。

(2) 文書の廃棄は、前号に規定する日程により各課等一斉に行うものとする。

(3) 個人情報を含む文書その他内容を知られること等により支障が生じると認められる文書は、焼却、裁断、溶解及び消去等適切な方法により行うものとする。

4 課等の長は、前各項の規定にかかわらず、保存区分が1年未満の文書等について保存期間が経過したときは、速やかにこれを廃棄するものとする。

5 総務課長及び各課等の長は、廃棄が完了したときに、保存文書目録の改定を行うものとする。

6 第3項及び第4項の規定にかかわらず、歴史的資料として保存することが必要と認められる文書は、教育委員会教育次長に引き渡すものとする。

(平成16訓令6・平成17訓令5・平成30訓令6・一部改正)

第6章 雑則

(文書処理)

第47条 窓口において処理する文書は、第2章から第4章までの規定にかかわらず、あらかじめその事案及び処理方法等の承認を受け処理することができる。

(文書の持出し等)

第48条 職員が公務のため文書を庁外へ持ち出す必要があるとき、又、出先機関の長から貸出しの申し出があったときは、課等の長の承認を受けなければならない。

(庁内文書)

第49条 庁内における通知、連絡、照会等で、文書によって行う必要のあるものは、電子メールシステムを活用するものとする。

(個人情報文書の回覧)

第50条 個人情報を含む書類の課員等の回覧は、必要最小限の範囲とする。

(補則)

第51条 この訓令に定めるもののほか、文書の処理に関して必要な事項は、総務課長が定める。

附 則

この規程は、平成14年7月1日より施行する。

附 則(平成16年訓令第6号)

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成17年訓令第5号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成18年訓令第1号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第2号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成19年訓令第10号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成22年告示第32号)

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令第7号)

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年訓令第4号)

この規程は、公布の日から施行する。ただし、別表第1及び別表第3の改正規定は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年訓令第13号)

この規程は、平成24年7月9日から施行する。

附 則(平成25年訓令第2号)

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第1号)

この規程は平成27年4月1日より、施行する。

附 則(平成30年訓令第6号)

この規程は平成30年4月1日より、施行する。

附 則(令和元年告示第53号)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行し、元号を改める政令の施行の日から適用する。

(経過措置)

2 この規程の適用の際、現に存するこの規程の規定により元号表現を削ることとなる飯島町規程の規定に基づく様式による用紙で現に残存するものは、元号表現を訂正し、当分の間、使用することができる。

別表第1(第8条関係)

(平成18訓令1・全改、平成22告示32・平成23訓令7・平成24訓令4・平成24訓令13・平成30訓令6・一部改正)

飯島町文書基本分類表

大分類

中分類

01 議会

02 総務

03 企画

04 財務

05 税務

06 住民

07 福祉

01

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

社会福祉

02

本会議

文書

企画調整

財政

町民税

戸籍

 

03

委員会

情報公開

 

予算

資産税

住民記録

在宅障がい者福祉

04

協議会

消防防災

事務管理

決算

諸税

印鑑

基金

05

議員

交通通信

 

会計

収納

国民年金

児童福祉

06

 

選挙

 

契約

 

国民健康保険

母子福祉

07


法制

財産

財産


後期高齢者医療

認可保育園

08

 

人事


補助

 

生活環境

僻地保育園

09

 

給与

 

 

 

児童手当

保育園整備

10


福利厚生

登記



外国人住民

災害救助

11

 

広報広聴

 

 

 

人口動態

応援救助

12

 

統計

 

 

 

人権擁護・保護司

障がい者福祉

13

 

 

 

 

 

犯歴事務

身体障がい者更正援護

14

 

 

 

 

 

福祉医療

身体障がい者デイサービス

15

 

 

 

 

 

 

高齢者福祉総務

16

 

 

 

 

 

 

在宅高齢者福祉事業

17

 

 

 

 

 

 

老人保護措置

18

 

 

 

 

 

 

介護保険事業

19

 

 

 

 

 

 

居宅支援事業

20

 

 

 

 

 

 

地域包括支援センター運営事業

21

 

 

 

 

 

 

社会福祉施設管理・運営

22

 

 

 

 

 

 

社会福祉協議会

大分類

中分類

08 保健予防

09 産業

10 建設

11 上下水道

12 教育文化

13 監査

14 地域創造

01

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

庶務

02

予防事業

農業

道路橋梁

業務

学校教育



03


農業委員会

河川

上水道

給食


地域

04

母子保健事業

林業

交通安全

公共下水道

社会体育



05

保健施設

土地改良

都市計画

農業集落排水

生涯学習


観光

06

健康づくり運動事業

商工業

住宅


文化



07

診療所

労政

国土調査




定住促進

08

健康増進事業







09







営業部

10


開発






別表第2(第36条関係)

(平成16訓令6・平成18訓令1・平成25訓令2・平成27訓令1・平成30訓令6・一部改正)

指令及び往復文書に付す符号

指令の場合

飯島町指令(年度)(主管課符号)第  号

往復文書の場合

(年度)(主管課符号)第  号

主管課等符号

課等名

符号

総務課

企画政策課

企政

住民税務課

住税

健康福祉課

健福

産業振興課

産振

建設水道課

建水

地域創造課

地創

議会事務局

会計課

別表第3(第41条関係)

(平成16訓令6・平成19訓令2・平成24訓令4・一部改正)

飯島町文書等保存期間基準

期間

No

区分

基準項目

永年保存

1

法制

条例

条例、規則、訓令、告示、その他の例規原議文書

2

法制

通達等

国、県等からの重要な令達、通知

3

法制

訴訟

訴訟、異議申立てに関する重要な書類

4

議会

 

町議会の議員名簿、会議録、議決書及びこれに関する重要なもの

5

行政区

 

廃置分合、改称及び境界等に関するもの

6

町史

 

町史及び町史の資料となる重要な書類

7

人事

服務

職員の任免、進退、賞罰、身分等の人事に関する重要なもの

8

機関

 

重要な団体、施設等の設置廃止に関するもの

9

財務

財産

町有財産の取得、処分、管理に関する重要なもの

10

財務

歳入出

歳入歳出予算及び決算に関するもの

11

財務

公債

公債及び借入金に関する重要なもの

12

財務

契約

契約に関する重要なもの

13

統計

 

統計に関する重要なもの

14

事務

 

町長の事務の引継ぎに関するもの

15

許認可

 

認可、許可に関するもの

16

儀式

 

儀式表彰に関する文書で特に重要なもの

17

計画

 

町の基本的な計画に関する重要な文書

18

工事

 

工事関係書類で特に重要な書類(設計書等)

19

監査

 

監査報告

20

その他

 

審議会等の重要な諮問書、答申書

21

形態

台帳等

原簿、台帳等で重要なもの

10年保存

1

法制

通達等

国、県等からの令達、通知で永年保存の必要がないもの

2

法制

訴訟

訴訟、異議申立てに関するもので永年保存の必要がないもの

3

財務

歳入出

金銭出納に関する重要な書類(会計管理者所管のもの)

4

 

町税その他公租公課に関する重要なもの

5

統計

 

統計に関する重要なもの

6

事務

 

事務改善に関する文書

7

住民

 

陳情書、要望書に関する重要なもの

8

その他

 

審議会等の諮問書、答申書

9

形態

台帳他

原簿及び台帳で永年保存の必要がないもの

5年保存

1

財務

歳入出

金銭出納に関するもの(会計管理者所管以外)

2

財務

補助金

補助金に関するもの

3

 

町税その他各種公課に関するもの

4

統計

 

行政執行上必要な調査、統計、報告に関するもの

5

施策

 

主な行政事務の施策に関する文書(施策の方針、計画に関するもの)

6

工事

 

工事に関する書類(会計検査を終えた時点で保存を要しないもの)

7

事務

 

職員の事務引継書、復命書で重要なもの

8

住民

 

陳情・請願に関するもの

9

形態

 

官報

2年保存

1

人事

服務

職員の勤務の実態を証するもの(当直日誌、出勤確認簿、出張命令、時間外勤務命令簿)

2

人事

給与等

給与に関するもの

3

財務

歳入出

物品会計に関するもの

4

財務

歳入出

予算(編成、執行)に関する文書(財政所管以外)

5

施策

 

一般行政事務の施策に関するもの(施策の実施に関するもの)

6

形態

往復

照会、回答その他往復文書に関するもの

その他

1

文書

 

文書の収受、発送に関する文書

2

形態

帳簿

文書整理簿、庁用自動車使用簿運転日誌等統一様式により処理する軽易な帳票等

3

形態

届出

一時限りで権利義務関係が終了する事件に関する申請書、届出書

4

 

 

一時限りの軽易な文書

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(平成24訓令4・全改)

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(平成19訓令10・令和元告示53・一部改正)

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(平成19訓令10・令和元告示53・一部改正)

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(平成18訓令1・一部改正)

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(平成18訓令1・一部改正)

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(令和元告示53・一部改正)

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(平成16訓令6・全改、平成18訓令1・平成19訓令2・一部改正)

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(平成18訓令1・全改、平成19訓令2・令和元告示53・一部改正)

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(平成18訓令1・全改、平成19訓令2・令和元告示53・一部改正)

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(平成18訓令1・全改、平成19訓令2・令和元告示53・一部改正)

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飯島町文書規程

平成14年5月31日 訓令第7号

(令和元年5月22日施行)

体系情報
第3編 行政一般/第1章 組織・処務
沿革情報
平成14年5月31日 訓令第7号
平成16年3月29日 訓令第6号
平成17年3月28日 訓令第5号
平成18年3月20日 訓令第1号
平成19年3月22日 訓令第2号
平成19年10月1日 訓令第10号
平成22年3月5日 告示第32号
平成23年4月1日 訓令第7号
平成24年3月7日 訓令第4号
平成24年6月18日 訓令第13号
平成25年3月15日 訓令第2号
平成27年3月9日 訓令第1号
平成30年3月29日 訓令第6号
令和元年5月22日 告示第53号