○稲城市議会事務局処務規程

昭和54年8月1日

議会訓令第1号

(目的)

第1条 稲城市議会事務局設置条例(昭和40年稲城市条例第159号)第6条の規定に基づき、稲城市議会事務局(以下「事務局」という。)の機構、事務分掌その他必要な事項を定めることを目的とする。

(組織)

第2条 事務局に次の係を置く。

(1) 庶務調査係

(2) 議事係

(職の設置及び職員の職責)

第3条 事務局に事務局長(以下「局長」という。)を置く。局長は、議長の命を受けて議会の庶務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

2 事務局に事務局次長(以下「次長」という。)を置く。次長は、上司の命を受けて議会の庶務を掌理し、所属職員を指揮監督するほか、局長を補佐し、局長に事故があるときは、その職務を代理する。

3 前条に規定する係に係長を置く。係長は、上司の命を受けて係の事務を処理し、所属職員を指揮監督する。

4 前3項に規定する以外の職員は、上司の命を受けて議会の庶務に従事する。

(統括課長の職の指定等)

第4条 議長は、極めて困難な事務を処理する次長の職を統括課長の職として指定することができる。

2 議長は、高度の知識又は経験を必要とする事務に従事する係員の職を副係長の職として指定することができる。

3 議長は、必要があると認めるときは、特に高度の知識又は経験を必要とする事務に従事する副係長の職を次席の職と称することができる。

(職名)

第5条 職員の職名は、職層名及び職務名による。

2 職層名は、参事、副参事、主査及び主事とする。

3 参事は局長の職、副参事は統括課長の職又は次長の職、主査は係長の職、次席の職又は副係長の職にある職員の職層名とする。

4 主事は、前項に定める職員を除く職員の職層名とする。

5 職務名は、一般事務とする。

(法令職名)

第6条 法令に定めるところにより特別な職名を必要とする職にある職員については、この規程に定めるもののほか当該職名を使用することができる。

(事務分掌)

第7条 各係の事務分掌は、次のとおりとする。

庶務調査係

(1) 公印の管守に関すること。

(2) 議員の身分及び資格得失に関すること。

(3) 議会の儀式、交際及び接待に関すること。

(4) 議会に関する条例、規則の制定、改廃に関すること。

(5) 文書の収受、発送、編さん及び保管に関すること。

(6) 祝辞、弔辞、あいさつ文等の原案を作成すること。

(7) 議会予算の立案及び経理に関すること。

(8) 議員の議員報酬及び費用弁償その他諸給与に関すること。

(9) 職員の人事、服務、給与に関すること。

(10) 備品及び消耗品の管理、受払に関すること。

(11) 議長会及びその他の会議に関すること。

(12) 議場その他議会各室の管理、取締りに関すること。

(13) 議員の研修、厚生に関すること。

(14) 議会報の編さん及び発行に関すること。

(15) 議会図書に関すること。

(16) 議会に関する各種統計に関すること。

(17) 各種法規の調査、研究に関すること。

(18) 各種行政に関する調査、世論、情報の収集、整理に関すること。

(19) その他庶務に関すること。

議事係

(1) 本会議に関すること。

(2) 常任委員会及び特別委員会に関すること。

(3) 議員協議会及び公聴会に関すること。

(4) 会議通知に関すること。

(5) 質問及び発言通告に関すること。

(6) 議員の出欠に関すること。

(7) 請願書及び陳情書の受理並びにその処理に関すること。

(8) 議員及び市長提出議案の処理に関すること。

(9) 決議案、発議案及び意見書の作成に関すること。

(10) 会議の議決事項の処理及び諸般の報告に関すること。

(11) 議会の傍聴人に関すること。

(12) 各種会議録の調整、編さんに関すること。

(13) その他議事に関すること。

(決裁)

第8条 事務は、すべて議長の決裁を受けなければならない。ただし、至急に処理しなければならない事務に限り、局長が代決することができる。

2 局長は、代決又は代理をした事務については、軽易な事項を除き後閲に供しなければならない。

(局長及び次長の専決事案)

第9条 前条の規定にかかわらず、局長及び次長が専決できる事案は、次のとおりとする。ただし、異例に属する事案及び必要と認める事案については、議長の指揮を受けなければならない。

局長

(1) 次長の出張命令、研修命令に関すること。

(2) 次長の休暇、欠勤その他諸願届の処理に関すること。

(3) 議決議案、会議録の抄謄本の証明発行及び閲覧等に関すること。ただし、特に必要があるときは、議長の決裁を得るものとする。

次長

(1) 所属職員の事務分掌に関すること。

(2) 所属職員の出張、休暇、欠勤その他諸願届の処理に関すること。

(3) 所属職員の時間外勤務命令に関すること。

(4) 公印の管守に関すること。

(5) 定例的な照会、回答、通知及び軽易な事務の処理に関すること。

2 市長の権限に属する事務の一部補助執行に係る局長及び次長の専決事案は、稲城市事務決裁規程(昭和48年稲城市訓令第1号)を準用する。この場合において、「部長」とあるのは「局長」と、「課長」とあるのは「次長」とそれぞれ読み替える。

(文書等の取扱)

第10条 到着の文書は、すべて庶務係において、次の各号によって処理しなければならない。

(1) 親展文書は、封筒に収受印を押印し、文書収発カードに登載して、議長及び副議長あてのものは局長に、その他のものはあて名人に配布する。

(2) 前号のもの及び開封を不適当と認めるものを除くほかは、これを開封し、書面の余白に収受印を押印し、文書収発カードにその件名を登載して次長の査閲を経るものとする。

(3) 2係以上に関係のある文書は、最も関係の多いと認められる係に配布のうえ、関係各係に回覧する。

(4) 現金又は金券添付の文書は、その書面の余白に金額又は金券の種類及び券面額を記入して文書収発カードに登載し、特に受払を明らかにしておかなければならない。

(文書の処理)

第11条 文書の配布を受けたときは、遅滞なく処理案をつけ、回議又は回覧に供しなければならない。また、直ちに処理しがたい文書については、処理期限を定めてあらかじめ次長の承認を受けなければならない。

(起案)

第12条 文書の起案は、別に定める回議用紙により立案しなければならない。

(異例な文書)

第13条 事務の処理は、その文書内容を考慮し、異例に属するもの又は重要と認めるものは、まず意見を申しのべて上司の指揮を受けなければならない。

(合議)

第14条 市長その他市の執行機関に関係のある事件は、局長の後覧後に関係者に合議又は供覧に供しなければならない。

2 前項の事件につき関係者が協議してその議が調わないときは、軽易又は専決事項に属する事務であっても議長の指揮を受けなければならない。

(文書の保存年限及び取扱い等に関する事項)

第15条 文書の保存年限は、次のとおりとし、分類は別表による。

1年保存

3年保存

5年保存

10年保存

長期保存

2 文書の取扱いに関してこの規程に定めるもののほかは、稲城市文書管理規程(平成16年稲城市訓令第2号)を準用する。

3 完結した文書で保存を要するものは、市長に引き継ぐものとする。

(職員の服務)

第16条 職員の勤務時間、休日、忌引その他勤務に関する事項は、特に定めるもののほかは、市長の事務部局の例による。

(規則の準用)

第17条 この規程に定めるもののほかは、市の諸規則を準用する。

(委任)

第18条 この規程に定めのない事項については、局長が議長の承認を得て別に定める。

付 則

この規程は、昭和54年8月1日から施行する。

付 則(昭和63年議会訓令第1号)

この訓令は、昭和63年2月1日から施行する。

付 則(平成6年議会訓令第1号)

1 この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行の際現に在職する職員は、第5条に規定する職名を有するものとする。

付 則(平成6年議会訓令第2号)

この訓令は、平成6年8月1日から施行する。

付 則(平成6年議会訓令第4号)

この訓令は、平成6年12月1日から施行する。

付 則(平成8年議会訓令第1号)

この訓令は、平成8年8月1日から施行する。

付 則(平成16年議会訓令第1号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

付 則(平成20年議会訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行する。

付 則(平成28年議会訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成28年4月1日から適用する。

別表(第13条関係)

保存年限

文書名

1年

文書収発綴

図書閲覧簿

その他1年保存の必要があると認められるもの

3年

支出伝票綴

支出負担行為整理簿

予算・決算及び監査関係書類

議長会関係書類

調査・研修関係書類

本会議・委員会関係書類

議決証明簿

傍聴人受付簿

その他3年保存の必要があると認められるもの

5年

公印使用簿

現金出納簿

議員源泉徴収簿

議員出張命令簿

議員被服台帳

議員互助会関係書類

議会選挙投票用紙

議会会議日誌

公聴会関係書類

議員提出議案関係書類

その他5年保存の必要があると認められるもの

10年

議員共済会会員得喪関係書類

委員協議会資料綴

請願・陳情書綴

請願・陳情処理簿

議案整理簿

その他10年保存の必要があると認められるもの

長期

公印台帳

議員履歴台帳

歴代議員名簿

規則・規程原議綴

規則・規程公布件名簿

議会例規綴

辞令交付書綴

辞令簿

備品台帳

議会だより綴

議員共済会会員台帳

議員共済会年金給付台帳

議会図書台帳

先例・申し合わせ事項綴

議会審議事件件名簿

会議結果文書綴

会議録

委員会会議録

その他長期保存の必要があると認められるもの

稲城市議会事務局処務規程

昭和54年8月1日 議会訓令第1号

(平成28年11月1日施行)

体系情報
第2編
沿革情報
昭和54年8月1日 議会訓令第1号
昭和63年1月13日 議会訓令第1号
平成6年4月1日 議会訓令第1号
平成6年8月1日 議会訓令第2号
平成6年12月1日 議会訓令第4号
平成8年8月1日 議会訓令第1号
平成16年3月29日 議会訓令第1号
平成20年9月8日 議会訓令第2号
平成28年11月1日 議会訓令第1号