2　文書は、その特性である伝達性、客観性、保存性及び確実性が確保される方法によって作成しなければならない。

3　文書は、常に整理し、その所在及び処理の状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

4　文書の管理は、別に定めがあるものを除き、原則として文書管理システムにより行う。

5　別に定めがあるものを除き、起案し、又は収受する文書は、文書管理システムに文書の件名、受付年月日等の所要事項を入力し、登録しなければならない。

2　文書取扱責任者は、課の係長相当職の者(稲城市組織規則第6条第1項に規定する係長及び同条第2項に規定する担当係長をいう。以下同じ。)をもって充てる。ただし、主幹(稲城市組織規則第5条第3項に規定する主幹をいう。)を置く課にあっては当該主幹をもって充てる。

3　文書取扱者は、各係員のうちから主管課長が指名する。

4　主管課長は、文書取扱責任者及び文書取扱者を指名したときは、速やかに総務部情報管理課長(以下「情報管理課長」という。)に通知するものとする。

2　文書取扱者は、文書取扱責任者を補佐し、前項第2号から第6号までに掲げる事務に従事する。

2　前項に定める文書の記号は、特別な理由がある場合には、主管課長は別の記号を定めることができる。

3　文書の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。

4　特に枝番号を付することにより管理する必要があるときは、主管課長は、文書番号に枝番を用いることができる。

2　前項の処理を行った紙文書は、別に定めるものを除き、文書管理システムに文書の件名、受付年月日等の所要事項を入力し、登録しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、主管課長は、申請書、届出書等で課において直接収受し、直ちに処理を要すると認められるもの等については、別の収受方法を行うことができるものとする。

2　主管課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電子文書を収受することができる。

3　主管課では、到達した電子文書を収受した場合、当該文書を主管課長に引き継ぐものとする。ただし、主管課長が必要でないと認める場合は、この限りでない。

4　収受した電子文書は、別に定めるものを除き、文書管理システムに文書の件名、受付年月日等の所要事項を入力し、登録しなければならない。

2　事案の処理は、すべて課長が中心となり、課の事務担当者において速やかに処理しなければならない。

3　施行期日の予定されるものは、決裁を受けるのに必要な余裕をもって立案し、必要な合議、審査などの機会を失わないように努めなければならない。

2　主幹又は係長相当職の者は、前項の規定する指示があった文書について自ら処理するもののほか、課長の指示の範囲内の細目的な処理方法を指示し、当該文書の事務担当者に回付しなければならない。

2　起案は、稲城市事務決裁規程(昭和48年稲城市訓令第1号)第2条第3号に規定する紙決裁を行う場合は、起案用紙(第12号様式)を用いて行うものとする。

3　起案文書には、内容のよくわかる件名を付し、起案の理由、経過及び根拠となる関係法令等並びに経費の伴うものは、その予算関係を付記し、関係文書及び参考資料を添えて行わなければならない。ただし、軽易及び定例的な事案に係る起案の場合は、この限りでない。

4　定例的に取り扱う事案に係る起案は、一定の帳票を用いて行うことができる。

5　収受文書に基づいて起案するときは、当該収受文書を添付して行わなければならない。ただし、要領の記載等で添付を省略できるものは、この限りでない。

6　同一事案で決裁等を重ねるものは、その完結に至るまでの関係文書を添付しなければならない。ただし、要領の記載等で添付を省略できるものは、この限りでない。

2　一般往復文書、対内文書その他の文書の発信者は、その事案の軽重により、部長名を用いる。ただし、特に軽易な事案に係る一般往復文書、対内文書その他の文書の発信者は課長名を用いることができる。

3　前項に規定する場合において、対内文書の発信者は、職名のみを用い、氏名は省略することができる。

2　前項の検討を終了したときは、決裁関与者は、速やかに事案を承認しなければならない。

3　回付中の起案文書を廃止し、又はその内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)があったときは、起案者又は主管課長は、その旨を既に決裁関与を終了した決裁関与者に通知しなければならない。この場合において、内容変更があったときは、当該決裁文書を再度回付しなければならない。

2　合議を受けた関係部課長は、速やかに同意、不同意を決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、主管課長と協議しなければならない。

3　前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わなかったときは、主管課長は、双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

4　合議をした起案文書でその後変更され、又は否決されたものは、その旨を合議済の関係部課長に文書又は口頭により報告しなければならない。

5　供覧を受けた関係部課は、遅滞なく閲覧し、主管課長に回付するものとする。

2　処理後においてもなお機密を要する文書は、封筒に入れて保管する等細心の注意をもって取り扱わなければならない。

2　文書取扱責任者及び文書取扱者は、常に未処理文書を調査し、その処理の促進に努めなければならない。

2　情報管理課長は、前項の審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正して回付し、著しく書き改める必要があると認められるものについては、その旨を付記して主管課長に返付するものとする。

2　総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

3　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、総務部情報管理課長が別に定める。

2　文書を発送する場合には、事務担当者は、当該発送文書を封筒に入れて密封し、文書取扱者に引き継ぐものとする。

3　文書取扱者は、課の発送文書を取りまとめ、郵送文書と都庁交換便に区分したうえ、情報管理課長の指定する時間までに情報管理課に提出しなければならない。

4　郵送文書の発送は、原則として料金後納郵便差出票に記載する方法によって行うものとする。ただし、緊急の場合その他特別な事情がある場合には、切手を使用することができる。

2　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要な文書は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

2　告示、公告その他の公示に関する起案文書は、主管課長の依頼を受け、情報管理課で公告の手続をとった後、情報管理課で保管及び保存するものとする。

2　主管課は、毎会計年度末に前項の規定による文書の分類に基づき、文書管理システムにより、ファイル基準表を作成し、簿冊目録として出力できるようにしなければならない。

2　主管課長は、前項により常用簿冊を指定する場合には、文書管理システムにその旨を記録して行うものとする。

3　常用簿冊は、当該事案が完了したときは、速やかに情報管理課に引き継ぐものとする。

2　事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を、自己の手元に置いてはならない。

3　文書取扱者は、常に完結文書の回収に努めなければならない。

2　前項の規定により文書を保管するときは、4段キャビネットにあっては、当該会計年度の完結文書は上2段に、前年度分は下2段に収納し、その他のキャビネットにあっては、これに準ずるものとする。

2　保管文書の置換えは、毎年4月に行うものとし、その期日については、情報管理課長が定める。

3　常用文書は、移換え又は置換えを行わないことができる。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

2　主管課長は、文書の保存年限を定め、又はその内容を変更しようとするときは、別表に定める基準を参考にし、かつ、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度及び資料価値等を考慮するものとする。

2　マイクロフィルム文書を作成するときは、当該マイクロフィルム文書に原本と同等の証拠能力を保有させるため、認証、証明その他の必要な措置を講じなければならない。

3　マイクロフィルム文書が作成された場合、情報管理課長は、特に保存が必要と認めるものを除くほか、原文書を廃棄する。

2　情報管理課長は、引き継がれた文書が保存年限を経過したときは、主管課長と協議のうえ、速やかに廃棄しなければならない。

3　情報管理課長は、長期保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、主管課長と協議のうえ、廃棄することができる。

4　情報管理課長は、前2項の規定により文書を廃棄するときは、その旨主管課長に通知しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行日前に職務上作成し、又は収受した文書類についての処理の手続、保管、保存、廃棄等の行為は、この規程の相当規定により行ったものとみなす。

(稲城市公文例規程の一部改正)

3　稲城市公文例規程(昭和57年稲城市訓令第1号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役が在職する場合においては、この訓令による改正前の稲城市文書管理規程第18条第1項に規定する収入役に関する部分は、なおその効力を有する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の稲城市文書管理規程の規定による様式で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

(稲城市職員の兼業許可等に関する事務取扱規程の一部改正)

3　稲城市職員の兼業許可等に関する事務取扱規程(平成7年稲城市訓令第3号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。