○稲城市文書管理規程

平成16年3月23日

訓令第2号

稲城市文書管理規程(昭和52年稲城市訓令第2号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の収受及び配布(第8条―第14条)

第3章 文書の処理(第15条―第25条)

第4章 文書の施行(第26条―第31条)

第5章 文書の整理及び保存(第32条―第50条)

第6章 文書の廃棄(第51条・第52条)

第7章 補則(第53条・第54条)

付則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 紙文書及び電子文書をいう。

(2) 紙文書 職員が職務上作成し、又は取得した書面、図画等であって、一定の事項が記録されたものをいう。

(3) 電子文書 職員が職務上作成し、又は取得した電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、一定の事項が記録されたものをいう。

(4) 文書管理システム 電子計算機を利用して、文書の収受、起案、決裁、施行、完結、保存、廃棄等の処理及び文書に係る情報の総合的な管理を行うシステムをいう。

(5) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(7) 課長 稲城市組織規則第5条第1項及び第2項に規定する課長及び担当課長並びに稲城市消防本部の組織等に関する規則第7条第2項に規定する者をいう。

(8) 起案 事案の処理についての原案を作成することをいう。

(9) 完結 文書上の事務処理が完結したことをいう。

(10) 未完結 文書上の事務処理が完結していないことをいう。

(11) 保管 文書を主管課(当該文書に係る事務を担当する課をいう。以下同じ。)の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。

(12) 保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくこと、又は電子文書を文書管理システムに記録しておくことをいう。

(13) 移換え ファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)の上2段に収納している当該会計年度の文書をキャビネットの下2段又は事務室内の書類庫、書棚等に移すことをいう。

(14) 置換え キャビネットの下2段又は書類庫、書棚等に収納している文書を保存箱に入れて書庫等事務室以外の場所に移すことをいう。

(15) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(文書の取扱いの基本)

第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

2 文書は、その特性である伝達性、客観性、保存性及び確実性が確保される方法によって作成しなければならない。

3 文書は、常に整理し、その所在及び処理の状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

4 文書の管理は、別に定めがあるものを除き、原則として文書管理システムにより行う。

5 別に定めがあるものを除き、起案し、又は収受する文書は、文書管理システムに文書の件名、受付年月日等の所要事項を入力し、登録しなければならない。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置)

第4条 主管課長の文書事務の処理を補佐するため、課に文書取扱責任者を置く。

2 文書取扱責任者は、課の係長相当職の者(稲城市組織規則第6条第1項に規定する係長及び同条第2項に規定する担当係長をいう。以下同じ。)をもって充てる。ただし、主幹(稲城市組織規則第5条第3項に規定する主幹をいう。)を置く課にあっては当該主幹をもって充てる。

3 文書取扱者は、各係員のうちから主管課長が指名する。

4 主管課長は、文書取扱責任者及び文書取扱者を指名したときは、速やかに総務部情報管理課長(以下「情報管理課長」という。)に通知するものとする。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)

第5条 文書取扱責任者は、主管課長の命を受け、当該主管課における次の事務に従事する。

(1) 文書の形式審査に関すること。

(2) 文書の収受及び発送に関すること。

(3) 総合行政ネットワーク文書の送信及び受信並びに電子署名に関すること。

(4) 文書の処理の促進及び進行管理に関すること。

(5) 文書の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要な事項

2 文書取扱者は、文書取扱責任者を補佐し、前項第2号から第6号までに掲げる事務に従事する。

(文書管理の帳票及び簿冊)

第6条 情報管理課に備える文書の管理に要する帳票及び簿冊は、次のとおりとする。

(1) 特殊文書収受簿(第2号様式)

(2) 文書経由簿(第3号様式)

(3) 条例番号簿(第4号様式)

(4) 規則番号簿(第5号様式)

(5) 訓令番号簿(第6号様式)

(6) 告示番号簿(第7号様式)

(7) 公告番号簿(第8号様式)

(8) 議案等一覧表(第9号様式)

(9) その他必要な簿冊

(文書の記号及び番号)

第7条 収受し、又は発送する文書には、市、部及び主管課の頭文字1字の文字からなる記号及び番号を文書管理システムから取得し、記載しなければならない。ただし、公印を押印する文書以外の文書には、記号及び番号の記載を省略することができるものとする。

2 前項に定める文書の記号は、特別な理由がある場合には、主管課長は別の記号を定めることができる。

3 文書の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。

4 特に枝番号を付することにより管理する必要があるときは、主管課長は、文書番号に枝番を用いることができる。

第2章 文書の収受及び配布

(本庁に到達した紙文書の取扱い)

第8条 市役所(以下「本庁」という。)に到達した紙文書(主管課に直接到達した文書を除く。)は、情報管理課で受領し、次の各号に掲げるところにより速やかに処理しなければならない。

(1) 到達した文書は、課ごとに分類し、情報管理課文書交換棚をもって、主管課に配付する。

(2) 書留(現金書留を含む。)扱い、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書並びに特別送達文書は、封筒に市収受印を押し、特殊文書収受簿に所要事項を記載して、主管課の事務担当者の押印又は署名を徴した上で、主管課に配付する。

(3) 到達した文書のうち開封しなければ主管課がわからない文書は、これを開封し、主管課に配付する。ただし、開封した際に、現金その他金券(有価証券を含む。)が同封されていた場合においては、前号の手続を行うものとする。

(4) 2部又は2課以上に関連する文書は、情報管理課でその主管課を決定し、当該課に配付する。この場合において、配付を受けた課長は、その写しを他の関係課に送付するとともにその旨を文書の余白に記入しておかなければならない。

(主管課に到達した紙文書の収受)

第9条 主管課に到達した紙文書(窓口等で市民等から直接受領した文書、職員が会議等で受領した文書及び情報管理課から配付された文書を含む。)は、次に掲げるところにより、速やかに処理しなければならない。

(1) 主管課では、到達した文書を開封し、当該課の事務の主管に属する文書であることを確認したのち、当該文書の余白に主管課収受印(第11号様式)を押し、主管課長に引き継ぐものとする。

(2) 前号の開封した文書のうち、謄抄本又は諸証明交付申請等に係る金券が添付されているものは、文書の余白に主管課収受印を押し、主管課長の確認印を受けるものとする。

(3) 文書取扱者は、情報管理課から配付された文書のうち、当該課の事務の主管でないと認められたものがあるときは、直ちに情報管理課に返送するものとする。

(4) 個人あて及び職名あての親展文書その他開封を不適当と認めるものは、封をしたまま、主管課収受印を押し、名あて人に配布するものとする。

2 前項の処理を行った紙文書は、別に定めるものを除き、文書管理システムに文書の件名、受付年月日等の所要事項を入力し、登録しなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、主管課長は、申請書、届出書等で課において直接収受し、直ちに処理を要すると認められるもの等については、別の収受方法を行うことができるものとする。

(本庁以外の課等に到達した紙文書の取扱い)

第10条 本庁以外の課等に到達した紙文書は、前条の例により処理するものとする。

(執務時間外に到達した文書の取扱い)

第11条 執務時間外に到達した文書は、専任当直員が受領し、稲城市専任当直員服務規程(昭和58年稲城市訓令第4号)の定めるところにより処理し、総務部総務契約課長に引き継がなければならない。

(情報管理課からの文書の受領の方法)

第12条 文書取扱者は、定時に、情報管理課文書交換棚又は所定の場所において文書を受領するものとする。

(電子文書の収受の取扱い)

第13条 電子文書の収受については、通信回線に接続した情報処理システム(以下「情報処理システム」という。)を利用して行うことができる。

2 主管課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電子文書を収受することができる。

3 主管課では、到達した電子文書を収受した場合、当該文書を主管課長に引き継ぐものとする。ただし、主管課長が必要でないと認める場合は、この限りでない。

4 収受した電子文書は、別に定めるものを除き、文書管理システムに文書の件名、受付年月日等の所要事項を入力し、登録しなければならない。

(ファクシミリの利用による収受の取扱い)

第14条 ファクシミリにより収受した文書は、第8条及び第9条の例により、収受の処理を行うものとする。

第3章 文書の処理

(文書の処理方針)

第15条 すべての事案の処理は、文書によることを原則とする。

2 事案の処理は、すべて課長が中心となり、課の事務担当者において速やかに処理しなければならない。

3 施行期日の予定されるものは、決裁を受けるのに必要な余裕をもって立案し、必要な合議、審査などの機会を失わないように努めなければならない。

(処理方針の指示)

第16条 課長は、文書を引き継いだときは、これを閲覧し、当該文書について自ら処理するもののほか、当該文書に係る事務を担当する主幹又は係長相当職の者に、その処理方針を指示し、処理させなければならない。

2 主幹又は係長相当職の者は、前項の規定する指示があった文書について自ら処理するもののほか、課長の指示の範囲内の細目的な処理方法を指示し、当該文書の事務担当者に回付しなければならない。

(起案)

第17条 起案は、稲城市公文例規程(昭和57年稲城市訓令第1号)の定めるところにより、その文体、表現等については、平易明確に行わなければならない。

2 起案は、稲城市事務決裁規程(昭和48年稲城市訓令第1号)第2条第3号に規定する紙決裁を行う場合は、起案用紙(第12号様式)を用いて行うものとする。

3 起案文書には、内容のよくわかる件名を付し、起案の理由、経過及び根拠となる関係法令等並びに経費の伴うものは、その予算関係を付記し、関係文書及び参考資料を添えて行わなければならない。ただし、軽易及び定例的な事案に係る起案の場合は、この限りでない。

4 定例的に取り扱う事案に係る起案は、一定の帳票を用いて行うことができる。

5 収受文書に基づいて起案するときは、当該収受文書を添付して行わなければならない。ただし、要領の記載等で添付を省略できるものは、この限りでない。

6 同一事案で決裁等を重ねるものは、その完結に至るまでの関係文書を添付しなければならない。ただし、要領の記載等で添付を省略できるものは、この限りでない。

(文書の発信者名)

第18条 決定させた事案を施行する場合において、市外に発信する文書の発信者は市長名を用いなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要な場合には、副市長又は市名を用いることができる。

2 一般往復文書、対内文書その他の文書の発信者は、その事案の軽重により、部長名を用いる。ただし、特に軽易な事案に係る一般往復文書、対内文書その他の文書の発信者は課長名を用いることができる。

3 前項に規定する場合において、対内文書の発信者は、職名のみを用い、氏名は省略することができる。

(起案文書の回付)

第19条 事案決裁のための起案文書の回付は、稲城市事務決裁規程(昭和48年稲城市訓令第1号)第3条に定める決裁の順序により行うものとする。

(起案文書の回付に係る事案の検討等)

第20条 事案に対する関与を行うための起案文書の回付を受けたときは、当該事案の決裁に関与する者(以下「決裁関与者」という。)は、直ちに当該文書の回付に係る事案を検討し、当該事案に係る決裁案について異議があるときは、その旨を速やかに起案者又は主管課長に連絡しなければならない。

2 前項の検討を終了したときは、決裁関与者は、速やかに事案を承認しなければならない。

3 回付中の起案文書を廃止し、又はその内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)があったときは、起案者又は主管課長は、その旨を既に決裁関与を終了した決裁関与者に通知しなければならない。この場合において、内容変更があったときは、当該決裁文書を再度回付しなければならない。

(合議等)

第21条 事案の処理、施行が他の部課に関係する文書は、当該関係部課に合議をしなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣旨のものは、決裁後当該関係部課に回付するものとする。

2 合議を受けた関係部課長は、速やかに同意、不同意を決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、主管課長と協議しなければならない。

3 前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わなかったときは、主管課長は、双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

4 合議をした起案文書でその後変更され、又は否決されたものは、その旨を合議済の関係部課長に文書又は口頭により報告しなければならない。

5 供覧を受けた関係部課は、遅滞なく閲覧し、主管課長に回付するものとする。

(機密文書又は緊急事案等の取扱い)

第22条 機密又は緊急を要する事案その他重要な文書で決裁を必要とするものは、当該文書の内容を説明することのできる職員が持ち回りで決裁を受けなければならない。

2 処理後においてもなお機密を要する文書は、封筒に入れて保管する等細心の注意をもって取り扱わなければならない。

(未完結文書の整理)

第23条 主管課における閲覧途中の収受文書又は起案文書については、常にその処理状況がわかるように整理しておかなければならない。ただし、決裁箱に入れて保管するときは、この限りでない。

2 文書取扱責任者及び文書取扱者は、常に未処理文書を調査し、その処理の促進に努めなければならない。

(議案の作成等)

第24条 議案の作成等については、稲城市公文例規程に定めるところにより作成するものとする。

(文書の審査)

第25条 文書の適正かつ統一を図るため、次の各号の起案文書は、主管課長閲覧後、直ちに情報管理課長の審査として合議を受けなければならない。

(1) 市議会に提出する議案

(2) 条例、規則及び訓令の制定改廃に関するもの

(3) 告示、公告その他の公示に関するもの

2 情報管理課長は、前項の審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正して回付し、著しく書き改める必要があると認められるものについては、その旨を付記して主管課長に返付するものとする。

第4章 文書の施行

第26条 削除

(公印及び電子署名)

第27条 次項に規定する文書を除き、文書には、稲城市公印規則(昭和46年稲城市規則第11号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については、公印を省略することができる。

2 総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

3 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、総務部情報管理課長が別に定める。

(施行)

第27条の2 施行を要する文書は、次の各号に掲げる施行区分を文書管理システムに記録し、施行する。ただし、文書管理システムにより起案をしなかった場合は、第30条の規定により、処理を行うものとする。

(1) 紙施行 使送、郵送、ファクシミリ等により、紙文書を送付する。

(2) 庁内施行 文書管理システム内において他の課へ電子文書を発信する。

(3) メール施行 電子メールを利用して電子文書を発信する。

(4) 掲示板施行 庁内のグループウェアの掲示板に電子文書を発信する。

(5) LGWAN施行 総合行政ネットワークの電子文書交換システムを利用して電子文書を発信する。

(6) その他 前各号に定めるもののほか、処理上必要と認められる場合に使用する。

(発送)

第28条 文書の発送は、使送、郵送、交換便等により行うものとする。

2 文書を発送する場合には、事務担当者は、当該発送文書を封筒に入れて密封し、文書取扱者に引き継ぐものとする。

3 文書取扱者は、課の発送文書を取りまとめ、郵送文書と都庁交換便に区分したうえ、情報管理課長の指定する時間までに情報管理課に提出しなければならない。

4 郵送文書の発送は、原則として料金後納郵便差出票に記載する方法によって行うものとする。ただし、緊急の場合その他特別な事情がある場合には、切手を使用することができる。

(決裁年月日の記入)

第29条 決裁権者及び決裁関与者は、決裁終了後、起案用紙の決裁及び審議欄に、年月日を記入しなければならない。ただし、稲城市事務決裁規程(昭和48年稲城市訓令第1号)第2条第2号に規定する電子決裁を行った場合は、この限りでない。

(事案の完結処理)

第30条 事務担当者は、起案文書に係る事案について、決裁が終了したとき(施行を要しない事案に限る。)、若しくは施行が完了したとき、又は供覧文書に係る閲覧が終了したときは、文書管理システムに完結処理の記録をしなければならない。ただし、文書管理システムにより起案をしなかった場合は、起案文書に係る文書を発送した日又は当該事案を処理した日を施行日として、決裁済み起案用紙にその年月日を記入しなければならない。

(ファクシミリ等の利用による発送)

第31条 次の各号のいずれかに該当する文書については、ファクシミリ又は電子メールを利用した送信を行うことができる。

(1) 公印を省略することができるもの

(2) 秘密の取扱いを要しないもの

(3) 送信することを主管課長が承認したもの

第5章 文書の整理及び保存

(文書の整理)

第32条 完結処理の記録を行った文書は、電子文書にあっては文書管理システムにより保存し、紙文書にあってはファイリング・システムにより整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。ただし、主管課長がファイリング・システムによることが不適当と認めるときは、他の方法によることができる。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要な文書は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

(保管単位)

第33条 文書の保管は、主管課において行う。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、主管課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(例規文書の保管等)

第34条 例規文書の原議文書は、情報管理課で公布又は公表の手続をとった後、情報管理課で保管及び保存するものとする。

2 告示、公告その他の公示に関する起案文書は、主管課長の依頼を受け、情報管理課で公告の手続をとった後、情報管理課で保管及び保存するものとする。

(ファイル基準表)

第35条 文書の分類は、共通文書を除き、主管課において最も利用に適当な方法により行う。

2 主管課は、毎会計年度末に前項の規定による文書の分類に基づき、文書管理システムにより、ファイル基準表を作成し、簿冊目録として出力できるようにしなければならない。

(常用簿冊)

第36条 常用簿冊とは、次に掲げる簿冊をいう。

(1) 単年度で完結しない事案を整理した簿冊

(2) 継続的に加除又は訂正を行うような台帳等で、年度(年)を越えて常時利用する簿冊

2 主管課長は、前項により常用簿冊を指定する場合には、文書管理システムにその旨を記録して行うものとする。

3 常用簿冊は、当該事案が完了したときは、速やかに情報管理課に引き継ぐものとする。

(保管用具)

第37条 紙文書の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用することができる。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫類、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。

(事務担当者の文書の整理及び引継ぎ)

第38条 事務担当者は、未完結文書のうち、電子文書については課内において共有できるように措置し、紙文書についてはフォルダーに入れてキャビネットの一定の位置に収納しておかなければならない。

2 事務担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を、自己の手元に置いてはならない。

3 文書取扱者は、常に完結文書の回収に努めなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第39条 事務担当者は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、ファイル基準表に定める分類項目別に整理し、フォルダーに入れてキャビネットに収納しておくものとする。

2 前項の規定により文書を保管するときは、4段キャビネットにあっては、当該会計年度の完結文書は上2段に、前年度分は下2段に収納し、その他のキャビネットにあっては、これに準ずるものとする。

(移換え及び置換え)

第40条 保管文書の移換えは、毎年3月末に行うものとする。ただし、事務に支障がない場合においては、これを変更することができる。

2 保管文書の置換えは、毎年4月に行うものとし、その期日については、情報管理課長が定める。

3 常用文書は、移換え又は置換えを行わないことができる。

第41条 削除

(文書の保存年限の種別)

第42条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

長期保存

10年保存

5年保存

3年保存

1年保存

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

(保存年限の設定)

第43条 文書の保存年限は、ファイル基準表により、主管課長が定めなければならない。

2 主管課長は、文書の保存年限を定め、又はその内容を変更しようとするときは、別表に定める基準を参考にし、かつ、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度及び資料価値等を考慮するものとする。

(保存年限の計算)

第44条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。

(完結文書の保存方法)

第45条 保存を必要とする完結文書は、文書取扱者が次に掲げるところに従い保存しなければならない。

(1) 年度による文書は年度ごとに、暦年による文書は暦年ごとに保存年限別に仕分けし、かつ、分類項目別に区分して整理すること。

(2) 保存箱に収納すること。

(3) 保存箱には、登録番号、主管部課名、内容、保存年限、保存満了日その他必要な事項を記載すること。

(4) 年度又は年を越えて処理した文書は、その事実が完結した年度又は年の文書として区分すること。

(保存文書の引継ぎ)

第46条 主管課長は、置換えの際、文書取扱者が前条の規定に基づき整理した保存箱に情報管理課長が定める帳票を添えて、情報管理課長に引き継がなければならない。

第47条 削除

第48条 削除

第49条 削除

(保存文書のマイクロフィルム化)

第50条 次に掲げる文書は、マイクロフィルム(以下「マイクロフィルム文書」という。)により保存することができる。

(1) 長期保存の文書

(2) 図面、台帳、証拠書類等

(3) 前2号に掲げるもののほか情報管理課長が必要と認めたもの

2 マイクロフィルム文書を作成するときは、当該マイクロフィルム文書に原本と同等の証拠能力を保有させるため、認証、証明その他の必要な措置を講じなければならない。

3 マイクロフィルム文書が作成された場合、情報管理課長は、特に保存が必要と認めるものを除くほか、原文書を廃棄する。

第6章 文書の廃棄

(廃棄の手続)

第51条 主管課長は、文書(第46条の規定により情報管理課長に引き継がれた文書を除く。)が保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

2 情報管理課長は、引き継がれた文書が保存年限を経過したときは、主管課長と協議のうえ、速やかに廃棄しなければならない。

3 情報管理課長は、長期保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存年限の経過前においても、主管課長と協議のうえ、廃棄することができる。

4 情報管理課長は、前2項の規定により文書を廃棄するときは、その旨主管課長に通知しなければならない。

(廃棄の方法)

第52条 廃棄をする文書類で、個人情報が含まれているなど秘密の保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、焼却、溶解、裁断又はデータの消去等により廃棄するなど当該文書類の内容に応じた方法により廃棄するものとする。

第7章 補則

(機関の引継ぎ文書)

第53条 議会並びに教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会及び固定資産評価審査委員会から引継ぎを受けた文書については、第5章及び第6章の規定を適用するものとする。

(委任)

第54条 この規程に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、市長が別に定める。

付 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行日前に職務上作成し、又は収受した文書類についての処理の手続、保管、保存、廃棄等の行為は、この規程の相当規定により行ったものとみなす。

(稲城市公文例規程の一部改正)

3 稲城市公文例規程(昭和57年稲城市訓令第1号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

付 則(平成18年訓令第2号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

付 則(平成19年訓令第8号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役が在職する場合においては、この訓令による改正前の稲城市文書管理規程第18条第1項に規定する収入役に関する部分は、なおその効力を有する。

付 則(平成22年訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の稲城市文書管理規程の規定による様式で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

(稲城市職員の兼業許可等に関する事務取扱規程の一部改正)

3 稲城市職員の兼業許可等に関する事務取扱規程(平成7年稲城市訓令第3号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

付 則(平成23年訓令第4号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

付 則(平成26年訓令第5号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

付 則(平成26年訓令第15号)

この訓令は、公布の日から施行する。

別表(第43条関係)

保存年限設定基準

区分

設定基準

長期保存

1 市の基本事項に関する書類

2 行政事務の重要施策に関する書類

3 市史の資料となる書類

4 条例、規則、訓令、告示及び公告に関する書類

5 市議会の議案、会議録、議決書等に関する書類

6 職員の任免、賞罰等に関する書類

7 予算、決算等の重要な財務に関する書類

8 市及び関係法人又は私人の権利義務に直接関係する書類

9 その他永年保存を必要とする書類

10年保存

1 金銭の支払に関する証拠書類

2 行政執行上必要な統計資料に関する書類

3 工事に関する資料で重要な書類

4 物品及び備品の出納保管に関する資料で重要な書類

5 陳情、請願等に関する書類の原本及び原議

6 その他10年保存を必要とする書類

5年保存

1 主な行政事務の施策に関する書類

2 金銭出納等に関する書類

3 予算の執行に関する書類

4 諮問、答申等に関する種類

5 各種保険に関する書類

6 その他5年保存を必要とする書類

3年保存

1 定例的な業務報告に関する書類

2 各種行政施策の施行に関する書類

3 調査を終わった諸報告書類

4 職員の勤務に関する命令書等の書類

5 会計経理に関する一般書類

6 東京都公報等

7 その他3年保存を必要とする書類

1年保存

1 職員の勤務に関する願届書類

2 一時の処理に属する往復文書又は報告書の類

3 前各項に属しない書類

第1号様式 削除

第2号様式(第6条関係)

 略

第3号様式(第6条関係)

 略

第4号様式(第6条関係)

 略

第5号様式(第6条関係)

 略

第6号様式(第6条関係)

 略

第7号様式(第6条関係)

 略

第8号様式(第6条関係)

 略

第9号様式(第6条関係)

 略

第10号様式 削除

第11号様式(第9条関係)

 略

第12号様式(第17条関係)

 略

稲城市文書管理規程

平成16年3月23日 訓令第2号

(平成26年7月7日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成16年3月23日 訓令第2号
平成18年3月15日 訓令第2号
平成19年3月16日 訓令第8号
平成22年3月31日 訓令第4号
平成23年3月31日 訓令第4号
平成26年3月19日 訓令第5号
平成26年7月7日 訓令第15号