○稲城市戸籍事務電子情報処理組織データ保護管理規程

平成16年9月30日

訓令第3号

(趣旨)

第1条 この規程は、戸籍事務を処理する電子情報処理組織の適切な管理及びデータの保護に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 電子情報処理組織 戸籍事務を取り扱う電子計算機装置及び端末装置をいう。

(2) 戸籍データ 磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等をもって調製された戸籍又は除かれた戸籍に関する記録をいう。

(3) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。

(4) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。

(5) ドキュメント 電子情報処理組織の設計書、プログラムの説明書、操作手引書その他電子情報処理組織の運用に関する記録及び文書をいう。

(処理事務の範囲)

第3条 電子情報処理組織を使用して処理することができる事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令(以下「法令等」という。)の定めるところにより処理する戸籍データの調製、受付帳の調製、記録事項証明書の発行及び戸籍に関する統計等並びに戸籍の附票システム、人口動態統計システム、戸籍副本データ管理システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。

(保護管理者)

第4条 電子情報処理組織のプログラム、戸籍データ、記録媒体、ドキュメント等の適切な保護及び管理を行うため、保護管理者を置く。

2 保護管理者は、市民部市民課長をもって充てる。

(戸籍データ等の管理)

第5条 保護管理者は、次の各号に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。

(1) 戸籍データの取扱い状況及び電子情報処理組織について適正な管理に努めること。

(2) 戸籍データ及び電子情報処理組織のプログラムの異状の有無について、定期的又は随時に点検を行うこと。

2 戸籍データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(記録媒体及び出力帳票の保管等)

第6条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の適正な保管を行うため、次の各号に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。

(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠ができる耐火性書庫に保管すること。

(2) 記録媒体及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等適正に管理すること。

(3) 記録媒体及び出力帳票を廃棄する場合は、焼却、裁断等復元できない方法により行い、外部に戸籍データが流出することがないように確実に処分すること。

(ドキュメントの管理等)

第7条 保護管理者は、ドキュメントの適正な保管を行うため、次の各号に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。

(1) ドキュメントの保管場所を指定するとともに、内容を常に最新の状態で維持すること。

(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないように確実に処分すること。

2 ドキュメントの複写、持出し、廃棄等を行おうとする場合は、保護管理者の承認を得なければならない。

(委託先との戸籍データの授受)

第8条 保護管理者は、電子情報処理組織に係る事務処理を外部に委託する場合において、当該委託先と戸籍データの授受をするときは、これに立会う等戸籍データ保護に必要な措置を講じなければならない。

(端末装置管理者の指定等)

第9条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。

2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、端末装置を操作する者(以下「戸籍担当職員」という。)を指定するとともに、戸籍担当職員が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。

4 戸籍担当職員は、端末装置管理者の指示に従い、戸籍データ、記録媒体等の保全及び保護に常に留意しなければならない。

5 端末装置管理者は、端末装置を設置する場合には、操作画面及び処理内容が第三者から内容を読み取ることができない位置及び角度に配置しなければならない。

(パスワードの管理)

第10条 保護管理者は、戸籍担当職員を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該戸籍担当職員ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、定期又は随時にパスワードの更新を行い、その設定、更新等の内容を厳重に管理しなければならない。

(パスワードの秘匿)

第11条 戸籍担当職員は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないよう適切な措置を取らなければならない。

2 戸籍担当職員は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させ、又は漏らしてはならない。

(守秘義務)

第12条 電子情報処理組織を取り扱う職員は、その事務処理上知り得た秘密を漏らしてはならない。

(研修等の実施)

第13条 保護管理者及び端末装置管理者は、戸籍担当職員に対して、戸籍データの重要性及び秘密保持についての研修を実施するとともに、電子情報処理組織の操作方法及び安全対策の推進を図るため必要な教育を行うものとする。

(委任)

第14条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。

付 則

この規程は、平成17年1月24日から施行する。

付 則(平成26年訓令第6号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

稲城市戸籍事務電子情報処理組織データ保護管理規程

平成16年9月30日 訓令第3号

(平成26年4月1日施行)