2　文書は、正しく、易しく、わかり易くすることを基本方針として作成しなければならない。

3　電子文書は電子文書のまま、紙文書は電子文書化して処理するものとする。

4　文書管理システムを利用することにより、文書のライフサイクル管理及び庁内行政情報の目録管理を統一的に行うものとする。

2　文書主任は、主幹、副主幹又は主査の職にある者の中から課長が指名するものとする。

2　前項の規定により収受した電子文書は、主務課において直ちにこれを開封するものとする。この場合において、当該課で処理することが不適当であると認められるときは、最も適当であると認められる課に当該電子文書を転送しなければならない。

3　相手方が電子文書の作成が可能な場合、電子文書での送付を依頼し、電子通信回線を利用した収受を促進する。

2　前項の規定による供覧は、電子供覧を原則とする。ただし、電子供覧が困難なものについては、この限りでない。

2　文書番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年3月31日に終わるものとする。

2　グループのリーダーは、起案文書の審査に当たつては、前二条に定める事項のほか、法令及び条例、規則等との適合性について検討し、必要な指示を与え、又は当該文書を修正するものとする。

2　回議の際は、添付資料が電子添付、紙添付又は現物添付のいずれの方法である場合においても文書管理システムで起案したものは電子決裁を原則とする。

2　合議を受けた者は、合議事項に異議がある場合には、主務部長又は主務課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときには、意見を付しておかなければならない。

2　入間市事務専決規程(昭和42年規程第1号)の規定により専決するときは、専決権者は、電子決裁システムにより決裁するものとする。ただし、起案文書が紙である場合は、決裁箇所に認印を押し、職名を○で囲むものとする。

3　組織規則第7条の規定により代決するときは、代決する者は、電子決裁システムにより決裁するものとする。ただし、起案文書が紙である場合は、決裁箇所に「代」と記入して認印を押すものとする。

4　起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、その修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

5　起案文書の内容が特に急を要するもの、又は重要若しくは異例に属するものは、「至急」、「重要」等と表示するものとする。

6　起案文書の内容が秘密を要するものは、「秘」と表示するものとする。この場合において、添付資料は電子添付せず、添付書類送付票を貼り付けた封筒又は書類袋等に入れ、課長その他の責任者が持ち回りすることとし、その内容が他に漏れないようにしなければならない。

7　電子決裁の回送を受けた際、添付書類送付票が貼り付けされた紙資料や現物が添付資料の場合にあつては、当該添付資料の到着を待つて決裁を行うものとする。

8　起案文書の内容について、回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案になつたときは、主務課長は合議済みの関係部課長にその旨を通知しなければならない。

9　電子決裁の際の決裁ルート上の者は、他の決裁者を必要に応じ追加できるものとする。ただし、市長又は副市長への供覧は、主務部長がルートを追加するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、規則等の軽易な改廃に係る起案文書については、総務課において審査し、処理することができる。

2　前項の記号は、それぞれ「入間市条例」、「入間市規則」、「入間市訓令」、「入間市告示」等とする。

3　第1項の番号は、種類ごとに毎年1月1日に第1号から一連番号により付け始め、12月31日に終わるものとする。

2　郵送は、料金後納郵便扱いにより発送する。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は郵便はがきを使用することができる。

3　主務課は、書留、速達その他の特殊な取扱いによるものは、その旨を明記し、総務課に送付するものとする。

2　電気通信回線を利用する文書の発送は、総合行政ネットワークを利用する場合又は電気通信回線を利用することについて相手先との合意がある場合に限る。

3　電気通信回線を利用して文書を発送する場合(ファクシミリにより発送する場合を除く。)には、当該文書に電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。以下同じ。)を付し、又はこれに類する措置を講ずるものとする。ただし、第26条ただし書の規定により公印が省略される文書にあつては、この限りでない。

4　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、総務部長が別に定める。

5　第26条ただし書の規定により公印が省略される文書の庁外への発送においては、可能な限り電子で発送するものとする。

6　庁内に発送する文書は、全て電子で発送し、紙文書での配布は行わない。

7　文書管理システムのシステム内連携で庁内施行された文書による照会等への回答は、システム内連携により行うものとする。

2　主務課長は、別表第2の定める基準により、文書の保存年限を定めるものとする。

3　主務課長は、文書の保存年限を定めたとき又は変更したときは、総務課長に報告しなければならない。

2　利用した保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、総務課長の承認を受けなければならない。

3　利用した保存文書は、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。

2　前項の規定により博物館長に管理を委任した文書を利用する職員は、博物館長が別に定める手続によらなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、保存年限を経過した保存文書であつても保存の必要があると認められるものは、主務課長が総務課長と協議の上、保存の必要があると認められる期間に限り文書管理システムにより保存年限を延長することができる。

3　保存年限を経過しない保存文書であつても保存の必要がないと認められるものは、主務課長が総務課長と協議の上、廃棄を決定することができる。

4　紙文書を廃棄するときは、総務課長は、他に利用されることのないよう溶解等適切な処理を行うものとする。

5　電子文書を廃棄するときは、確実にデータを消去するものとする。

6　記録媒体を廃棄するときは、破壊等適切な方法により、他の者が再生できないよう確実に処理するものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、入間市文書取扱規程(昭和42年規程第3号。以下「旧規程」という。)により作成された帳簿及び帳票については、当分の間使用することができる。

3　この訓令の施行の際現に庶務課の書庫で保存している文書に係る旧規程第17条及び第18条の規定による保存期間は、この訓令第30条に規定する保存年限に通算するものとする。

この訓令は、平成元年4月1日から施行する。

この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年7月1日から施行する。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年1月4日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。