○入間市戸籍情報システムに係る保護管理要綱
平成18年8月23日
告示第163号
(趣旨)
第1条 この要綱は、戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第68条の2の規定に基づき、磁気ディスク(これに準じる方法により一定の事項を確実に記録できる物を含む。以下同じ。)をもって調製された戸籍及び除かれた戸籍の滅失及びき損並びにこれらに記録されている事項の漏えいを防止するために必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム 電子計算機により戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等(以下「戸籍等」という。)を磁気ディスクに記録し、戸籍等に関する事務を処理するシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱うデータをいう。
(3) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムにより事務を処理するに当たっては、戸籍等に関する事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、市民生活部市民課長の職にある者をもって充てる。
(平28告示241・一部改正)
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適切に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 戸籍情報システムに事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(端末管理責任者)
第6条 端末装置の適正な管理を図るため、端末装置の管理責任者(以下「端末管理責任者」という。)を置く。
2 端末管理責任者は、戸籍等に関する事務を担当するグループのリーダーをもって充てる。
3 端末管理責任者は、次に掲げる事項を定期的に、保護管理者に報告しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運営に関すること。
(端末操作者)
第7条 保護管理者は、端末を操作させるため、端末装置の操作者(以下「端末操作者」という。)を指定する。
2 端末操作者は、戸籍等に関する事務を行う場合に限り、端末装置を操作することができる。
(パスワード管理)
第8条 保護管理者は、端末操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該端末操作者ごとに、パスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新等について厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者、端末管理責任者及び端末操作者は、パスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(戸籍データの保護)
第9条 保護管理者は、戸籍データの漏えい等の防止のため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 端末操作者以外の者が戸籍データの内容を検索し、又は変更を加えることができないようにすること。
(2) 第三者から戸籍データの内容が読み取られない位置に端末装置を配置すること。
(3) 出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
2 保護管理者及び端末操作者は、戸籍データを、電子計算機による処理を行う他の業務と連動し、又は他の業務に使用してはならない。
3 保護管理者及び端末操作者は、法令に定めがある場合を除き、戸籍データを外部に提供してはならない。
(磁気ディスクの管理)
第10条 保護管理者は、戸籍データを記録した磁気ディスクの適正な管理を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 定期又は随時に、磁気ディスクの異常の有無を点検すること。
(2) 磁気ディスクは、施錠ができ、かつ、持ち運びできない保管用具に保管すること。
(3) 磁気ディスクの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(4) 磁気ディスクを廃棄するときは、記録内容を消去したうえで焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)の適正な管理を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管しておく必要がある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管すること。
(2) 保管しておく必要がある出力帳票の名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を廃棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第12条 保護管理者は、ドキュメントの適正な管理を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) ドキュメントの保管場所を指定し、その内容を常に最新の状態に維持すること。
(2) ドキュメントの外部への持ち出し及び複写は、保護管理者が必要と認める場合以外は許可しないこと。
(3) ドキュメントを廃棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(戸籍データの重要性等についての研修)
第13条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び個人情報の保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、端末操作者に対して必要な指導及び研修を行うものとする。
(雑則)
第14条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この告示は、平成19年3月10日から施行する。
附則(平成28年告示第241号)
この告示は、平成29年4月1日から施行する。