(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、入間東部地区事務組合(以下「組合」という。)における文書の取扱いについて基本的な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速丁寧に取り扱うとともに、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。

(課長の責務)

第4条　課長は、常に所属職員に文書の作成及び取扱いの基本を習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように事務処理の促進に努めるとともに、情報の公開及び個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。

(文書公開審査員)

第5条　各課に文書公開審査員を置く。

(文書取扱主任)

第6条　課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱主任を置く。

(到着文書の処理)

第7条　組合に到着した文書(主務課に直接到達した文書及び第9条第1項の規定により受信した電子文書を除く。)は、総務課が受領するものとし、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(主務課における収受)

第8条　総務課から配布された文書及び直接主務課に到達又は持参された文書は、前条の規定に準じて処理しなければならない。

(電子文書の受信等)

第9条　電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。

(収受文書の処理)

第10条　文書取扱主任は、文書を収受したときは、直ちに主務係に配布するものとする。この場合において、文書取扱主任は、特に必要があると認められるときは、あらかじめ課長に提示し、必要な指示を受けなければならない。

(起案)

第11条　起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて行わなければならない。ただし、定例のもので、一定の簿冊で処理できるものは当該簿冊に必要事項を記載することにより、軽易な事案については当該文書の余白に処理案を朱書することにより、それぞれ起案に代えることができる。

(起案の要領)

第12条　起案に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。

(決裁区分の表示)

第13条　決裁文書には、次の各号に掲げる種類に応じ、当該各号に定める決裁区分を表示しなければならない。

(起案文書の回議)

第14条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議し、決裁を受けなければならない。

(合議)

第15条　起案文書は、起案の内容が他の課の事務に関係がある場合には、当該起案文書に関係のある他の課長(以下「合議者」という。)に合議しなければならない。この場合において、合議者が不在のときは、合議欄に「後閲」と表示し、当該合議者の登庁後に、直ちに後閲を受けるものとする。

(文書の審査)

第16条　起案文書については、主務課長の回議を受ける前に文書取扱主任の審査を受けなければならない。

(回議及び合議に当たっての注意事項)

第17条　起案文書の内容について、回議又は合議の段階で修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

(議案等の処理方法)

第18条　組合議会に提出する議案等は、主務課において起案し、管理者の決裁を受けるものとする。

(条例等の処理及び整理)

第19条　条例、規則その他規程類の制定及び改廃に関する文書は、主務課において原案の決裁を受けた後に、総務課において公布等の決裁その他の施行手続を行うものとする。

(文書の浄書)

第20条　文書の浄書は、主務課において行うものとする。

(文書の照合)

第21条　浄書した文書は、決裁文書と照合し、その内容と相違ないことを確認した後に、当該照合した者が決裁文書の所定欄に押印しなければならない。

(発送文書に係る文書記号等)

第22条　文書の発送に当たっては、文書収受発送簿に所定の事項を記入した後に、別表第1に定める文書記号及び文書番号を当該発送文書に付さなければならない。ただし、軽易な文書又は各課間の通知若しくは往復の文書については、原則として、「事務連絡」と表示し、文書記号及び文書番号は、付さないものとする。

(公印の押印)

第23条　起案者は、入間東部地区事務組合公印規程(平成30年訓令第9号)の定めるところにより、発送する文書を当該決裁文書に添えて公印の保管者に提示し、その承認を得た上、所定の箇所に公印を押印しなければならない。

(文書の発送)

第24条　文書(次条の規定により電気通信回線を利用して発送する文書を除く。以下この条において同じ。)の発送は、主務課において1日1回行うものとする。ただし、特に急を要する文書又は重要な文書等でその必要があると認める文書は、その都度発送することができる。

(電気通信回線を利用した文書の発送)

第25条　第23条第2項の規定により公印の押印を省略する文書の発送は、電気通信回線を利用して行うことができる。

(発送文書の取扱い)

第26条　文書を発送する課は、次に掲げる要領により、発送の手続をとらなければならない。

(文書の整理の原則)

第27条　文書取扱主任及び主務係長は、互いに協力し、決裁、供覧、発送、施行等所要の手続を終えた文書を未了のものと区分して、必要なときに速やかに取り出せるよう整理し、及び保管しておかなければならない。

(文書の整理及び保管)

第28条　文書は、完結文書、未完結文書を問わず、主務課において整理し、保存手続をとるまでの間、これを保管しなければならない。

(文書の保存年限)

第29条　文書は、その保存に関しては次の各号に掲げるとおり区分し、その保存年限は当該各号の定めるところによる。

(保存文書の管理)

第30条　保存文書は、主務課長が管理するものとする。

(保存文書の閲覧)

第31条　保存文書を閲覧しようとする者は、主務課長の承認を得て、閲覧しなければならない。

(保存文書の貸出し)

第32条　保存文書の貸出しを受けようとする者は、主務課長の承認を得なければならない。

(庁外持ち出しの制限)

第33条　文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ主務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(部外者に対する閲覧等)

第34条　文書は、公示したもののほか、主務課長の承認を得なければ、これを開示し、又は謄写させることができない。

(保存文書の廃棄)

第35条　主務課長は、保存文書が保存年限を経過したとき、又は保存年限中であっても保存の必要がないと認めたときは、文書廃棄処分目録(様式第6号)を作成し、廃棄処分するものとする。

(文書の用紙規格)

第36条　文書の用紙規格は、原則としてA4判とする。

(マイクロフィルムによる文書の取扱い)

第37条　マイクロフィルム文書の作成、保存、活用その他の取扱いについては、別に定めるところによる。

(その他)

第38条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。