○石川県文書管理規程

平成14年4月1日

訓令第7号

庁中一般

出先機関

石川県文書管理規程を次のように定める。

石川県文書管理規程

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 受領及び配布(第11条―第13条)

第3章 文書の処理(第14条―第28条)

第4章 浄書及び施行(第29条―第37条)

第5章 整理及び保存(第38条―第61条)

第6章 補則(第62条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、知事が保有する文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、当該文書の適正な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(2) 出先機関 組織規則第2条第3項各号に掲げる機関をいう。

(4) 主管課 分課のうち、部(局及び危機管理監室を含む。以下この号において同じ。)の企画調整室の庶務に関すること(総務事務管理室の分掌事務に係るものを除く。)を分掌する課(企画調整室を置かない部にあっては、部内の事務の連絡に関することを分掌する課)及び出納室出納担当をいう。

(5) 主管課長 前号の主管課の長をいう。

(6) 主務課 処務規程第6条第2号に規定する主務課をいう。

(7) 主務課長 処務規程第6条第3号に規定する主務課長をいう。

(8) 文書 本庁及び出先機関(以下「本庁等」という。)の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これに類するもの及び歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているものを除く。

(9) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(10) 電子情報 電磁的記録のうち、電子計算機による処理が可能な状態で記録されているもの(電子文書を除く。)をいう。

(11) 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて記録されているものをいう。

(12) 完結文書 事案の処理が完結した文書をいう。

(13) 未完結文書 完結文書以外の文書をいう。

(14) 共通文書分類表 共通的な事務である給与、厚生、財政等の文書管理のための庶務的事務を主体に分類区分したものをいう。

(15) 固有文書分類表 主務課及び出先機関(以下「所属」という。)の直接の目的となっている事務について分類区分したものをいう。

(16) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、供覧、決裁、保存その他の文書管理等に関する事務の処理を行うシステムであって、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が管理するものをいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 すべての事務の処理は、文書によることを原則とする。

2 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑適正に行われるように処理されなければならない。

(文書の種類)

第4条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 例規文書

条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文書

告示 知事が原則として行政行為の結果又は事実を管内一般に知らせるもの

公告 知事が単に一定の事実を一般に知らせるもの

(3) 令達文書

訓令 庁中又は出先機関に対して指揮命令するもの

内訓 訓令で秘密に属するもの

指令 知事が伺い、願い等に対して命令するもの

達 知事が団体又は個人に対し、特定事項を指示命令するもの

(4) 諮問文書

諮問 一定機関に対し、法令等に定められた事項に関して意見を求めるもの

(5) 一般文書

往復文書(照会、回答、通知、通達、依命通達、報告、送付、申請、進達、副申、願い、届け、勧告、建議、答申等)

部内文書(伺い、復命書、事務引継書、上申・内申、辞令、事故の手続書、願い、届け等)

その他の一般文書(あいさつ文、書簡、争訟関係文書、契約書、請願書、陳情書、意見書、議案、議事録、証明書、賞状、表彰状、感謝状、申込書等)

(文書例式)

第5条 文書の例式は、別に定める。

(文書の記号及び番号)

第6条 文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付けなければならない。

(1) 条例、規則、告示、訓令及び内訓の記号は、それぞれ「石川県条例」、「石川県規則」、「石川県告示」、「石川県訓令」及び「内訓」とし、番号は、その区分ごとに法令番号簿(別記様式第1号)によること。

(2) 指令、達及び諮問の記号は、それぞれ「石川県指令」、「石川県達」及び「諮問」の文字を別表第1に定める記号の前に冠したものとし、番号は、文書管理システムによること。

(3) 秘密文書の記号は、別表第1に定める記号の次に「秘」の文字を付けたものとし、番号は、秘密文書番号簿(別記様式第2号)によること。

(4) 一般文書の記号は、別表第1に定める記号によるものとし、番号は、文書管理システムによること。ただし、軽易な文書は、番号を省略し、号外とすることができる。

2 前項の文書の番号は、会計年度(以下「年度」という。)ごとに起番するものとする。ただし、同項第1号の文書は、暦年ごとに起番するものとする。

3 同一事案の文書は、同一の番号を用いるものとする。

(文書管理組織等)

第7条 総務部長は、本庁等における文書の管理に関する事務を総括する。

2 総務課長は、本庁等における文書事務に関し必要な調査を行い、文書事務の処理に関する指導及び改善に努めなければならない。

3 主務課長及び出先機関の長(以下「所属長」という。)は、文書取扱主任を指揮し、所属の文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

(文書の分類及び管理等)

第7条の2 所属長は、前条第3項の文書事務の適正な管理及び運営のため、文書を次に掲げる区分に分類し、その重要性に配慮した管理に努めなければならない。

(1) 石川県情報公開条例(平成12年石川県条例第46号)第7条に規定する非公開情報が記録されている文書(第9条第3項及び第4項において「重要な文書」という。)

(2) 前号以外の文書

(文書取扱主任及び文書整理担当者)

第8条 所属に文書取扱主任及び文書整理担当者を置く。

2 文書取扱主任は、次に掲げる者をもって充てる。

(1) 本庁 庶務を担当する課長補佐

(2) 出先機関 庶務を担当する課長(課を置かない出先機関にあっては、庶務を担当する職員。以下同じ。)

3 文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書を収受すること。

(2) 文書の案を審査すること。

(3) 文書の処理を促進すること。

(4) 文書を施行すること。

(5) 文書の整理、保管及び引継ぎをすること。

(6) 電子署名に関すること。

(7) 文書管理システムに関すること。

(8) その他文書事務の改善について指導すること。

4 文書整理担当者は、所属長が所属の職員のうちから指定する。

5 文書整理担当者は、文書取扱主任の指示に基づき、次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 固有文書分類表の整備に関すること。

(2) 文書索引の整備に関すること。

(3) 保存文書台帳及び手元保管文書台帳の整備に関すること。

(4) その他文書の整理に関すること。

(文書の整理及び取扱い)

第9条 文書は、常にその所在及びその処理の経過を明らかにし、滅失、損傷、紛失、盗難その他の事故を予防しなければならない。

2 文書は、所属長の許可を得ないで、関係者以外に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。

3 所属長は、重要な文書のうち、必要があると認めるものについては、その保管場所の施錠その他の措置を講ずるものとする。

4 文書は、庁外へ持ち出してはならない。ただし、次に該当する場合は、この限りでない。

(1) 重要な文書について、恒常的に文書を持ち出して業務を行うことが前提とされる業務において、あらかじめ個人情報等非公開文書持出許可簿(別記様式第2号の2)により所属長の許可を得ている場合

(2) 重要な文書について、個人情報等非公開文書持出伺い簿(別記様式第2号の3)により所属長の許可を得た場合

(3) 第7条の2第2号に掲げる区分に該当する文書を公務のために持ち出す場合

(簿冊)

第10条 本庁における文書の取扱いに関して必要な簿冊は、次のとおりとする。

(1) 総務課長が管理するもの

法令番号簿(別記様式第1号)

特殊取扱郵便物受付簿(別記様式第3号)

電報受付簿(別記様式第3号)

使送文書受付簿(別記様式第3号)

小荷物受付簿(別記様式第3号)

(2) 主務課長が管理するもの

秘密文書番号簿(別記様式第2号)

親展文書受付簿(別記様式第3号)

保存文書台帳(別記様式第8号)

手元保管文書台帳(別記様式第9号)

2 出先機関における文書の取扱いに関して必要な簿冊は、次のとおりとし、庶務を担当する課長が管理する。ただし、秘密文書番号簿は、管理職員等の範囲を定める規則(昭和41年石川県人事委員会規則第8号)第2条に規定する管理職員等が管理する。

秘密文書番号簿(別記様式第2号)

親展文書受付簿(別記様式第3号)

特殊取扱郵便物受付簿(別記様式第3号)

電報受付簿(別記様式第3号)

使送文書受付簿(別記様式第3号)

小荷物受付簿(別記様式第3号)

文書送達簿(別記様式第5号)

保存文書台帳(別記様式第8号)

手元保管文書台帳(別記様式第9号)

第2章 受領及び配布

(本庁における文書の受領及び配布)

第11条 本庁に到達した文書は、総務課長が受領するものとする。ただし、直接主務課に到達した文書については、主務課長が受領するものとする。

2 総務課長は、前項の規定により文書を受領したときは、直ちに、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書は、配布先が特定できるもの及び親展のものは開封せずに、その他のものは開封の上、配布先を確認し、主務課(知事又は副知事あての文書にあっては秘書課、部長、部次長等あての文書にあっては主管課(総務部にあっては財政課)。以下この条において同じ。)に配布すること。

(2) 特殊取扱郵便による文書は特殊取扱郵便物受付簿に、電報は電報受付簿に、使送による文書で受領印を押して受け取ったものは使送文書受付簿に、運送便による小荷物は小荷物受付簿にそれぞれ登記して主務課に配布すること。

(3) 審査請求書その他受理の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係のある文書は、封筒の余白に到達時間を記入し、主務課に配布すること。

(4) 2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深いと認められる課に配布すること。

3 文書取扱主任は、配布を受けた文書及び直接受領した文書のうち所管に属しないものがあるときは、直ちに、配布を受けた文書については総務課長に返付し、直接受領した文書については所管する主務課に配布しなければならない。

4 総務課長は、郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、公務に関すると認められるものに限り、必要な料金を納付して、これを受領することができる。

5 勤務時間外に到達した文書は、守衛又は警備員が受領するものとする。

(出先機関における文書の受領及び配布)

第12条 出先機関に到達した文書は、庶務を担当する課長が受領するものとする。

2 庶務を担当する課長は、前項の規定により文書を受領したときは、直ちに、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書は、配布先が特定できるものは開封せずに、その他のものは開封の上、配布先を確認し、当該事務を担当する課(課を置かない出先機関にあっては、事務担当者。以下同じ。)に配布すること。

(2) 親展文書は、親展文書受付簿に登記し、開封せずにあて名人に交付すること。

(3) 特殊取扱郵便による文書は特殊取扱郵便物受付簿に、電報は電報受付簿に、使送による文書で受領印を押して受け取ったものは使送文書受付簿に、運送便による小荷物は小荷物受付簿にそれぞれ登記して当該事務を担当する課に配布すること。

(4) 審査請求書その他受理の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係のある文書は、封筒の余白に到達時間を記入し、当該事務を担当する課に配布すること。

(5) 2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深いと認められる課に配布すること。

3 当該事務を担当する課長は、配布を受けた文書のうち所管に属しないものがあるときは、直ちに、当該文書を庶務を担当する課長に返付しなければならない。

4 庶務を担当する課長は、郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、公務に関すると認められるものに限り、郵便切手により必要な料金を納付して、これを受領することができる。

5 勤務時間外に到達した文書は、当直員(処務規程第83条第1項の規定により当直に服する者をいう。)が受領するものとする。

(電話等による収受)

第13条 電話又は口頭により受けた重要な事項は、その要領を記録するものとする。この場合においては、次条第1項の規定を準用する。

第3章 文書の処理

(収受の手続)

第14条 文書取扱主任は、本庁にあっては総務課長から配布を受けた文書及び主務課に直接到達した文書について、出先機関にあっては庶務を担当する課長から配布を受けた文書及び当該事務を担当する課に直接到達した文書について、軽易なものを除き、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、本庁における親展文書は、親展文書受付簿に登記し、開封せずにあて名人に交付するものとする。

2 前項の場合において、電子文書を除く文書には、当該文書の余白に収受印(別記様式第10号)を押すものとする。

3 本庁にあっては主務課長は、出先機関にあっては当該事務を担当する課長は、前項の手続を経た後、自ら処理するもののほか、処理要領を示し、速やかに処理案を起こさせるものとする。

4 重要又は異例に属する文書は、文書管理システム又は供覧処理票(別記様式第11号)を用いて、直ちに上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

5 処理の手続を必要としない文書は、文書管理システム又は供覧処理票を用いて閲覧に供するものとする。

6 前2項の供覧処理票は、文書管理システムを利用して作成することができるものとする。

(ファクシミリによる収受)

第15条 前条の規定は、本庁等におけるファクシミリで受領した文書の収受について準用する。

第16条 削除

(収受文書の処理)

第17条 文書管理システムに登録した収受文書を処理したときは、文書管理システムに処理経過を記録しなければならない。

(秘密文書の登記)

第18条 文書取扱主任は、秘密の取扱いを要する文書を秘密文書番号簿に登記し、処理経過を記載しなければならない。

(起案)

第19条 文書の起案は、文書管理システム又は起案用紙(別記様式第12号)を用い、左横書きすることを原則とする。

2 前項の起案用紙は、文書管理システムを利用して作成することができるものとする。

3 起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

(1) 文体は、口語体を用いること。

(2) 文章は、平易簡潔に、正確に、及び明瞭に記載すること。

(3) 漢字の使用、送り仮名及び仮名遣いは、公用文における漢字使用等(平成22年石川県訓令第22号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)によること。

(4) 起案用紙を用いて起案した場合において、重要な字句を訂正し、又は添削したときは、これに決裁者の認印を受けること。

4 起案の要旨を説明するため必要のあるものは、起案文書に関係法文及び参考となる事項又は資料を付記し、又は添付し、事案の経過を分かりやすいようにしなければならない。

5 起案者は、起案文書に必要事項を記載し、記名押印(文書管理システムにより起案する場合にあっては、記名押印に相当する記録)しなければならない。

6 起案文書は、軽易なものを除き、文書管理システムに登録しなければならない。

(決裁区分の表示)

第20条 起案者は、処務規程別表第1から別表第3までに規定する専決事項の定めるところにより、決裁区分を明確にしなければならない。

(文書管理システム又は起案用紙を使用しない起案)

第21条 定例又は軽易な事案は、処理簿を用いて決裁を受けることができる。ただし、電話その他便宜の方法によって処理した場合は、その処理状況を明らかにして文書の施行を省略することができる。

2 法令等に定める帳票を使用して発する届出書その他の文書の起案は、当該帳票を用いることができる。

3 同一文例により継続的に起案することができる事案については、文案を印刷して処理することができる。

4 第1項及び前項の規定による処理に用いる処理簿及び文案は、あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。

(取扱区分の表示)

第22条 起案者は、次の各号に掲げる取扱いを必要とする事案については、当該各号に定める表示を処理の欄に記載しなければならない。

(1) 例規に属するもの 例規

(2) 県公報に登載するもの 公報登載

(3) 官報報告をしなければならないもの 官報報告

(4) 特殊郵便の取扱いをするもの 内容証明 配達証明 書留 現金書留 速達 小包 その他

(5) 電報によるもの 普通電報 至急電報 親展電報 その他

(6) 秘密若しくは親展のもの又は重要なもの 秘 親展 重要

(7) 託送又は持参により施行するもの 託送 持参

(8) ファクシミリによるもの ファクシミリ送信

(9) 電子メールによるもの 電子メール送信

(決裁等)

第23条 起案文書又は閲覧に供する文書は、本庁にあっては関係係員、関係係長、課長補佐、課長、部次長、部長及び副知事その他関係職員を経て知事の決裁又は供覧を、出先機関にあっては関係係員、関係係長、課長及び部長又は次長その他関係職員を経て出先機関の長(以下「所長」という。)の決裁又は供覧を受けなければならない。

2 知事及び副知事の決裁又は供覧を受けなければならない文書は、秘書課長及び知事室長を経由しなければならない。

(重要文書の持ち回り)

第24条 起案文書又は閲覧に供する文書で特に重要なもの、秘密を要するもの及び急施を要するものは、本庁にあっては主務課長又は事務担当者が、出先機関にあっては当該事務を担当する課長又は事務担当者が持ち回り、決裁又は供覧を受けなければならない。

(合議)

第25条 他の部課に関係のある事案は、同一部内にあっては主務課長の、他の部にわたるものにあっては主務部長の決裁を経て、当該関係部課に合議しなければならない。

2 合議を受けた部課長において異議があるときは、主務部長又は主務課長と協議し、なおその意見が一致しないときは、上司の指揮を受けなければならない。

(起案文書の変更又は廃案)

第26条 起案文書で決裁の趣旨が最初の立案と異なったとき、又は廃案となったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。

(条例等の案の合議)

第27条 条例、規則、訓令、告示及び公告の案は、総務課長に合議しなければならない。ただし、告示及び公告のうち、総務課長が定型的又は軽易なものであると認めて別に指定するものについては、この限りでない。

2 総務課長は、条例、規則、訓令及び告示の制定及び改廃について必要があると認めるときは、主務課長に対して適当な処置を講ずるよう要請することができる。

(未処理文書の調査)

第28条 所属長は、毎月末日現在において、文書管理システムに登録した文書について調査し、特別の理由がなく未処理である文書について、処理の促進を図る措置を講じなければならない。

第4章 浄書及び施行

(浄書)

第29条 文書は、本庁にあっては主務課で、出先機関にあっては当該事務を担当する課で浄書するものとする。

2 発する文書には、本文末尾の余白に主務課又は当該事務を担当する課及び係の名称を記載しなければならない。

3 県の機関に発する共通文書には、本文末尾の余白に共通文書分類表の分類記号を記載しなければならない。

(浄書文書の校合)

第30条 浄書した文書は、本庁にあっては主務課で、出先機関にあっては当該事務を担当する課で原議書と校合しなければならない。

(公印及び電子署名の使用)

第31条 電子文書を除く発送文書は、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

2 この訓令に定めるもののほか、公印の使用については、石川県公印規程(昭和39年石川県訓令第20号。以下「公印規程」という。)の定めるところによる。

3 電子文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

4 公印規程第3条の規定は、電子署名の取扱いについて準用する。この場合において、公印規程第3条中「公印」とあるのは「かぎ情報等」とする。

5 所属長は、かぎ情報等(電子署名を行うために必要な情報及び当該情報の格納媒体をいう。以下同じ。)の新調、更新又は廃止をしようとするときは、かぎ情報等発行・更新・廃止申請書(別記様式第13号)により総務課長の承認を受けなければならない。

6 かぎ情報等の管守者は、かぎ情報等に盗難、紛失その他の事故があったときは、かぎ情報等事故報告書(別記様式第14号)により、速やかに、総務課長に報告しなければならない。

7 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

(文書の審査)

第32条 総務課長、主管課長、主務課長及び所長は、公印又は電子署名使用の時に提示された発送文書中に違法、違式又は訂正すべき字句を認めるときは、所要の補正又は訂正をさせなければならない。

(本庁における文書の発送及び送付)

第33条 本庁における文書(ファクシミリによるもの及び電子文書を除く。以下この条及び次条において同じ。)の発送は、総務課長が行うものとする。ただし、電報、電子郵便及び運送便によるものは、主務課長が行うものとする。

2 文書を発送しようとするときは、次に定めるところにより、総務課長が定める時間までに総務課に送付しなければならない。

(1) 発送文書は、封筒に入れ、又は帯封若しくは包装をし、必要により親展、書留、速達、小包その他の表示をすること。

(2) 官公庁等あての発送文書で総務課での合封発送を利用できるものは、これによること。この場合においては、特に必要があるものを除き、封筒に入れないこと。

3 総務課における文書の発送は、原則として料金後納扱いとする。ただし、総務課長が必要と認めた場合は、料金計器別納扱いにより発送できるものとする。

4 文書の発送は、即日行うものとする。ただし、急を要しない発送文書で総務課長が定める官公庁等あてのものは、発送日を定め、合封して発送することができる。

5 勤務時間外に文書を発送する場合は、主務課長が行うものとする。

6 文書の発送に当たっては、送付先を誤らないよう注意しなければならない。

(出先機関における文書の発送及び送付)

第34条 出先機関における文書の発送は、庶務を担当する課長が行うものとする。ただし、電報、電子郵便及び運送便によるものは、当該事務を担当する課長が行うことができる。

2 文書を発送しようとするときは、封筒に入れ、又は帯封若しくは包装をし、必要により、親展、書留、速達、小包その他の表示をし、庶務を担当する課長が別に定める時間までに庶務を担当する課に送付しなければならない。

3 発送文書は、庶務を担当する課長において取りまとめ、発送の手続を執らなければならない。ただし、使送によるものにあっては、文書送達簿に必要事項を記載しなければならない。

4 文書の発送は、即日行うものとする。

5 その他出先機関における文書の発送に関して必要な事項は、所長が別に定める。

6 文書の発送に当たっては、送付先を誤らないよう注意しなければならない。

(ファクシミリによる文書及び電子文書の送信)

第35条 本庁等におけるファクシミリによる文書及び電子文書の送信は、所属において行うものとし、送信に当たっては、誤送信とならないよう注意しなければならない。

(処理経過の記載)

第36条 文書管理システムに登録し、又は秘密文書番号簿に登記した文書を発送したときは、処理経過を文書管理システムに登録し、又は秘密文書番号簿に記載しなければならない。

(公報に登載する文書)

第37条 県公報への文書の登載は、総務課長が行う。この場合において、当該文書が条例、規則、訓令又は告示であるときは、法令番号簿に登記するものとする。

第5章 整理及び保存

(共通文書分類表)

第38条 総務課長は、毎年度当初に共通文書分類表(別記様式第15号)を作成し、文書管理システムに登録しなければならない。

2 総務課長は、年度の途中に前項の規定により作成した共通文書分類表を変更する必要が生じたときは、直ちに当該共通文書分類表を修正しなければならない。

3 総務課長は、前2項の規定により共通文書分類表を作成し、又は修正したときは、所属長に通知しなければならない。

(固有文書分類表)

第39条 所属長は、毎年度当初に固有文書分類表(別記様式第16号)を作成し、文書管理システムに登録しなければならない。

2 所属長は、年度の途中に前項の規定により作成した固有文書分類表を変更する必要が生じたときは、直ちに当該固有文書分類表を修正しなければならない。

(完結文書と未完結文書の区分)

第40条 文書は、完結文書と未完結文書を明確に区分して整理しなければならない。

(未完結文書の整理)

第41条 未完結文書(電子文書を除く。)は、フォルダー等に収納し、所属長が指定する場所に整理しなければならない。

(完結文書の整理区分)

第42条 完結文書は、共通文書分類表及び固有文書分類表により分類整理しなければならない。

(完結文書の年度区分)

第43条 完結文書は、その完結した日の属する年度ごと(年度ごとに区分することが適当でないものは暦年ごと)に整理しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、必要があると認めるときは、数年度分(年度ごとに区分することが適当でないものは数年分)の文書をまとめて整理することができる。

(完結文書の整理方法)

第44条 完結文書(電磁的記録を除く。以下この条第46条及び第48条において同じ。)は、完結後、速やかに指定ファイル(別記様式第17号)にとじ込み、整理しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、指定ファイルにとじ込むことが不適当な完結文書については、適切な用具を使用して整理することができる。この場合においては、当該用具には、背表紙ラベル(別記様式第18号)をはり付けなければならない。

3 前2項の規定により指定ファイル又は用具(以下「指定ファイル等」という。)を作成したときは、文書管理システムに登録しなければならない。

(電磁的記録の整理及び保管)

第45条 電磁的記録(電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、所属において年度別に整理し、電磁的記録の性質に応じて最も効率的な記録媒体に保管しなければならない。この場合において、電磁的記録のうち電子情報の保管は、当該電子情報を管理するシステムにより行うものとする。

2 電磁的記録の保管に当たっては、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう適切に保管しなければならない。

3 電磁的記録は、その効率的な利用に資するため必要なときに直ちに取り出せるようにしておかなければならない。

4 電磁的記録の件名等の登録は、文書管理システム又は電磁的記録管理簿(別記様式第19号)により行うものとする。ただし、保存期間が1年未満の電磁的記録については、登録を省略できるものとする。

5 電磁的記録のうち、映像又は音声等が記録された電磁的記録及び光磁気ディスクなどの可搬記憶媒体については、所属長が指定した保存場所に整理して保管するものとする。

第45条の2 電子文書は、文書管理システムにより整理し、及び保管しなければならない。

(文書索引)

第46条 指定ファイル等(保存期間が1年以上の完結文書をとじ込むものに限る。)には、文書索引(別記様式第20号)を添付しなければならない。ただし、他に文書の検索を行うことができるものがある場合は、この限りでない。

2 前項本文の文書索引は、文書管理システムにより作成することができるものとする。

3 第44条の規定により完結文書を整理するときは、その都度前項の文書索引に必要な事項を記載しなければならない。

(文書の保存期間)

第47条 完結文書の保存期間の区分は、次のとおりとする。ただし、法令等により別に保存期間が定められているものについては、その期間によるものとする。

(1) 永年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 3年保存

(5) 1年保存

(6) 1年未満保存

2 保存期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、1年未満保存の文書の保存期間は、職務上作成し、又は取得した日から事務遂行上必要な期間の満了する日までとする。

3 1年未満保存の文書については、所属長が事務遂行上特に必要と認める場合は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度末まで延長して保存することができる。

4 文書の保存期間は、共通文書については総務課長(1年未満保存の共通文書については、所属長)が定め、固有文書については別表第2に定める文書保存期間基準に基づき指定ファイル等ごとに所属長が定める。

(完結文書の保管)

第48条 完結文書で保存を必要とするものは、事案の完結した日からその日の属する年度の翌年度の末日までの期間(以下「保管期間」という。)、所属長が指定する場所に収納し、保管しなければならない。

2 前項の規定により完結文書を収納するときは、完結文書の整理が終了していない指定ファイル等と完結文書の整理が終了した指定ファイル等を区分して保管するものとする。

(保存文書台帳等の作成)

第49条 所属長は、毎年度2月末日までに、前年度に完結文書の整理が終了した指定ファイル等について、文書管理システムにより、保存文書台帳及び手元保管文書台帳を作成しなければならない。

2 前項の規定により作成した保存文書台帳及び手元保管文書台帳を修正する必要が生じたときは、その都度修正しなければならない。

(本庁における保存文書の引継ぎ)

第50条 主務課長は、文書管理システムに必要な事項を登録した上、保管期間が経過した文書を、毎年度、総務課長が別に定める日までに引き継がなければならない。ただし、電磁的記録並びに保存期間が1年の文書及び1年未満の文書については、この限りでない。

2 前項本文の規定にかかわらず、保管期間が経過した文書のうち特に執務上必要があるものについては、必要な期間、主務課において保管することができる。この場合において、主務課において保管する必要がなくなったときは、主務課長は、速やかに、文書管理システムに必要な事項を登録し、総務課長に引き継がなければならない。

3 総務課長は、引継ぎを受けた文書を適当な区分により整理し、所定の保存期間、書庫に保存しなければならない。

(出先機関における保存文書の置換え)

第51条 所長は、保管期間が経過した文書を適当な区分により整理し、出先機関の書庫(書庫を有しない出先機関にあっては、所長があらかじめ指定した場所)に置き換えて保存しなければならない。ただし、電磁的記録並びに保存期間が1年の文書及び1年未満の文書については、この限りでない。

2 前項本文の規定にかかわらず、保管期間が経過した文書のうち特に執務上必要があるものについては、必要な期間、事務室内において保管することができる。この場合、事務室内において保管する必要がなくなったときは、所長は、速やかに、文書管理システムに必要な事項を登録するとともに、書庫に置き換えなければならない。

(担当事務の変動に伴う文書等の引継ぎ)

第52条 所属長は、その担当する事務が他の所属長の担当する事務となったときは、文書管理システムに必要な事項を登録し、当該事務に係る文書を新たに当該事務を担当することとなった所属長に引き継ぐとともに、その旨を総務課長に通知しなければならない。

(マイクロフィルムによる保存)

第53条 総務課長は、完結文書のマイクロフィルムへの撮影に係る事務を総括する。

2 前項の規定により行う完結文書の撮影及び完結文書を撮影したマイクロフィルムの取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

(保存文書の借覧及び庁外持出し)

第54条 保存文書(第50条第3項又は第51条第1項の規定により保存している文書をいう。以下同じ。)を職員に借覧させるときは、総務課長及び所長は、文書管理システムに必要な事項を記録するなど、当該文書の借覧状況が明らかになるようにしておくものとする。

2 文書の借覧期間は、7日以内とする。ただし、総務課長又は所長の承認を受けたときは、この限りでない。

3 総務課長及び所長は、借覧期間中であっても必要があると認めたときは、いつでも、その借覧させた文書の返還を求めることができる。

4 借覧者は、借覧文書の抜取り、取替え若しくは内容の変更をし、又はこれを他人に貸与してはならない。

5 保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長又は所長の承認を受けたときは、この限りでない。

(書庫の管理)

第55条 書庫は、総務課長又は所長が管理する。

2 書庫内は、常に清潔を保ち、湿気の進入を防ぎ、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

3 保存文書は、毎年1回以上整理を行い、虫害その他による汚損を予防しなければならない。

(本庁における保存文書の廃棄)

第56条 総務課長は、保存文書が所定の保存期間を経過したときは、その文書を廃棄するものとする。ただし、あらかじめ主務課長から申出のあった文書については、保存期間経過後、更に保存期間を定めて、これを保存することができる。

2 総務課長は、保存期間中の文書であっても、制度改正等により保存期間を短縮する必要があると認めたときは、主務課長と協議の上、その文書の保存期間を短縮し、又はその文書を廃棄することができる。

(本庁における保管文書等の廃棄)

第57条 主務課において保管していた文書で所定の保存期間を経過したもの及び用済み後保存を必要としない文書は、主務課長が廃棄するものとする。ただし、主務課において保管していた文書のうち保存期間が永年であるものについては、総務課長に引き継ぎ、総務課長において廃棄するものとする。

(出先機関における保存文書等の廃棄)

第58条 所長は、保存文書及び保存文書以外の文書が所定の保存期間を経過したとき(用済み後保存を必要としない文書にあっては、用済みのとき)は、その文書を廃棄するものとする。ただし、保存期間を延長する必要がある文書については、保存期間経過後、更に保存期間を定めて、これを保存することができる。

2 所長は、保存期間中の文書であっても、制度改正等により保存期間を短縮する必要があると認めたときは、その文書の保存期間を短縮し、又はその文書を廃棄することができる。

第59条 削除

(保存期間の特例)

第60条 所属長は、次の各号に掲げる文書については、第47条に規定する保存期間の経過後においても、当該各号の区分に応じてそれぞれに定める期間が経過する日までの間保存期間を延長しなければならない。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存しなければならない。

(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間。ただし、住民監査請求に係るものにあっては、当該住民監査請求に係る地方自治法第242条の2第2項各号に掲げる期間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 石川県情報公開条例の規定に基づき公開請求があったもの 同条例第11条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

(5) 石川県個人情報保護条例(平成15年石川県条例第2号)の規定に基づき開示請求があったもの 同条例第18条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

(6) 石川県個人情報保護条例の規定に基づき訂正請求があったもの 同条例第28条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

(7) 石川県個人情報保護条例の規定に基づき利用停止請求があったもの 同条例第35条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

(廃棄文書の取扱い)

第61条 本庁において総務課長が廃棄する文書は、総務課長から管財課長へ引き継ぐものとする。

2 第56条から第58条までの規定により廃棄すべき文書は、他に利用されるおそれのない方法で処分しなければならない。

第6章 補則

第62条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱い等に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成14年4月8日訓令第9号)

この訓令は、平成14年4月9日から施行する。

附 則(平成14年12月20日訓令第16号抄)

1 この訓令は、平成15年1月1日から施行する。

附 則(平成15年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成15年6月30日訓令第8号)

この訓令は、平成15年7月1日から施行する。

附 則(平成16年3月31日訓令第14号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成16年9月30日訓令第17号)

この訓令は、平成16年10月1日から施行する。

附 則(平成17年3月31日訓令第9号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日前に完結した文書の整理及び保存については、改正後の第5章の規定にかかわらず、なお当分の間、従前の例によることができる。

3 文書管理システムの利用が困難な所属における文書の管理については、この訓令による改正前の石川県文書管理規程(以下「旧規程」という。)の規定は、なおその効力を有する。

4 旧規程の規定に基づいて作成した用紙は、なお当分の間、所要の調整をして使用することができる。

附 則(平成17年6月1日訓令第12号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成18年3月31日訓令第8号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年4月10日訓令第9号)

この訓令は、平成18年4月11日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第17号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。ただし、別表第1の改正規定(「

白山ろく民俗資料館

白民

」を「

白山ろく民俗資料館

白民

石川四高記念文化交流館

石四文

」に改める部分に限る。)は、同月26日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第8号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日訓令第10号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年12月17日訓令第23号)

この訓令は、公用文における漢字使用等(平成22年石川県訓令第22号)の施行の日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第3号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令第7号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正後の第27条第1項ただし書の規定は、この訓令の施行の日以後に公布される告示及び公告(以下「告示等」という。)について適用し、同日前に公布される告示等については、なお従前の例による。

(石川県公示文例登録規程の廃止)

3 石川県公示文例登録規程(昭和45年石川県訓令第12号)は、廃止する。

(石川県公示文例登録規程の廃止に伴う経過措置)

4 この訓令の施行の際現に前項の規定による廃止前の石川県公示文例登録規程第4条の規定によりその文案が登録されている告示等は、改正後の石川県文書管理規程第27条第1項ただし書の規定により総務課長が指定した告示等とみなす。

附 則(平成26年3月31日訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年4月7日訓令第5号)

この訓令は、平成26年4月8日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第1号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

別表第1(第6条関係)

文書番号の記号

課名又は出先機関名

記号

総務部 秘書課

総務課

人事課

行政経営課

財政課

管財課

税務課

市町支援課

市町

危機管理監室 危機対策課

消防保安課

企画振興部 企画調整室

企調

企画課

地域振興課

地振

空港企画課

新幹線・交通対策監室

新交

県民文化スポーツ部 企画調整室

県調

県民交流課

文化振興課

スポーツ振興課

男女共同参画課

男女

健康福祉部 企画調整室

健調

厚生政策課

長寿社会課

障害保健福祉課

障福

医療対策課

地域医療推進室

地医

健康推進課

薬事衛生課

少子化対策監室

少対

生活環境部 企画調整室

生調

環境政策課

環政

温暖化・里山対策室

温対

廃棄物対策課

廃対

自然環境課

自環

生活安全課

生安

商工労働部 企画調整室

商調

産業政策課

産政

産業立地課

産立

経営支援課

労働企画課

観光戦略推進部 企画調整室

観調

観光企画課

観企

誘客戦略課

戦略

国際観光課

国観

国際交流課

国交

農林水産部 企画調整室

農調

農業政策課

農政

里山振興室

生産流通課

生流

農業基盤課

農基

農業安全課

農安

森林管理課

森管

水産課

競馬事業局 競馬総務課

競総

競馬業務課

競業

土木部 企画調整室

土調

監理課

道路建設課

道建

道路整備課

道整

河川課

港湾課

砂防課

都市計画課

公園緑地課

公緑

建築住宅課

営繕課

水道企業課

水送

出納室

中能登総合事務所

中能

奥能登総合事務所

奥能

小松県税事務所

小税

金沢県税事務所

金税

自治研修センター

自研

東京事務所

東京

能登空港管理事務所

能空管

美術館

歴史博物館

歴博

白山ろく民俗資料館

白民

石川四高記念文化交流館

石四文

能楽堂

女性センター

女セ

女性相談支援センター

女相

いしかわ子ども交流センター

い子交

南加賀保健福祉センター

南加セ

石川中央保健福祉センター

石中セ

能登中部保健福祉センター

能中セ

能登北部保健福祉センター

能北セ

中央児童相談所

中児相

七尾児童相談所

七児相

南加賀保健所

南加保

石川中央保健所

石中保

能登中部保健所

能中保

能登北部保健所

能北保

身体障害者更生相談所

身相

知的障害者更生相談所

知相

児童生活指導センター

児指

保育専門学園

保専

保健環境センター

保環

中央病院

中病

高松病院

高病

総合看護専門学校

総看

リハビリテーションセンター

リハ

こころの健康センター

こ健

南部小動物管理指導センター

南小

消防学校

消学

消費生活支援センター

消支

計量検定所

計検

大阪事務所

大事

工業試験場

工試

九谷焼技術研修所

九谷研

九谷焼技術者自立支援工房

九谷自

白山自然保護センター

白自

小松産業技術専門校

小産技

金沢産業技術専門校

金産技

七尾産業技術専門校

七産技

能登産業技術専門校

能産技

障害者職業能力開発校

障能

南部家畜保健衛生所

南畜

北部家畜保健衛生所

北畜

南加賀農林総合事務所

南加農

石川農林総合事務所

石川農

県央農林総合事務所

県央農

中能登農林総合事務所

中能農

奥能登農林総合事務所

奥能農

農林総合研究センター

農研

水産総合センター

水総

南加賀土木総合事務所

南加土

石川土木総合事務所

石川土

県央土木総合事務所

県央土

中能登土木総合事務所

中能土

奥能登土木総合事務所

奥能土

大聖寺川ダム統合管理事務所

聖ダム

赤瀬ダム管理事務所

赤ダム

大日川ダム管理事務所

大ダム

犀川ダム管理事務所

犀ダム

内川ダム管理事務所

内ダム

安原・高橋川工事事務所

安高

金沢港湾事務所

金港

七尾港湾事務所

七港

金沢城・兼六園管理事務所

金兼

別表第2(第47条関係)

文書保存期間基準

保存期間

文書の種類

永年

1 条例、規則及び訓令の制定又は改廃に関する文書

2 県の通達、達及び指令に関する特に重要な文書

3 国の行政機関の通達等に関する特に重要な文書

4 法律、条例、規則、訓令等の解釈及び運用方針に関する特に重要な文書

5 県議会に関する特に重要な文書

6 県政の総合基本計画及び重点施策に関する文書

7 事務事業の計画及び運営に関する特に重要な文書

8 許可、認可、特許その他行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの

9 諮問、答申、建議等に関する特に重要な文書

10 知事及び副知事の事務引継書

11 叙位、叙勲及び褒章に関する文書

12 表彰に関する特に重要な文書

13 県有財産の取得及び処分に関する文書

14 県政の沿革に関する文書

15 市町村の配置分合、境界変更等に関する文書

16 争訟に関する文書

17 行政不服審査に関する文書

18 行政代執行に関する文書

19 行政委員会の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書

20 官報及び県公報(総務課所管のもの)

21 予算及び決算に関する特に重要な文書(財政課及び出納室所管のもの)

22 統計調査に関する特に重要な文書

23 職員の任免、賞罰等に関する文書及び履歴書(人事課所管のもの)

24 職員の服務に関する文書(人事課所管のもの)

25 職員の恩給及び長期給付に関する文書(人事課所管のもの)

26 公務災害補償に関する文書

27 契約その他権利義務に関する特に重要な文書

28 県の組織の設置及び改廃に関する文書

29 皇室に関する文書(秘書課所管のもの)

30 職員の給与に関する重要な文書(人事課所管のもの)

31 台帳、帳簿等で特に重要なもの

32 歴史資料として価値を有すると認められる文書

33 その他永年保存の必要があると認められる文書

10年

1 県の通達、達及び指令に関する重要な文書

2 国の行政機関の通達等に関する重要な文書

3 法律、条例、規則、訓令等の解釈、運用方針に関する重要な文書

4 県議会に関する重要な文書

5 事務事業の計画及び運営に関する重要な文書

6 許可、認可、特許その他行政処分に関する文書で法律関係が5年を超えるもの

7 諮問、答申、建議等に関する重要な文書

8 表彰に関する重要な文書

9 県有財産の維持管理に関する文書

10 予算及び決算に関する重要な文書(財政課及び出納室所管のもの)

11 統計調査に関する重要な文書

12 職員の福利厚生に関する文書(人事課所管のもの)

13 契約その他権利義務に関する重要な文書

14 職員の給与に関する文書(人事課所管のもの)

15 台帳、帳簿等で重要なもの

16 その他10年保存の必要があると認められる文書

5年

1 県の通達、達及び指令に関する文書

2 国の行政機関の通達等に関する文書

3 法律、条例、規則、訓令等の解釈及び運用方針に関する文書

4 県議会に関する文書

5 事務事業の計画及び運営に関する文書

6 許可、認可、特許その他行政処分に関する文書

7 諮問、答申、建議等に関する文書

8 表彰に関する文書

9 予算及び決算に関する文書(財政課及び出納室所管のもの)

10 予算、決算及び出納に関する文書

11 統計調査に関する文書

12 貸付金、補助金、交付金等に関する文書

13 行政上の助言、勧告及び指導に関する文書

14 職員の任免、賞罰等に関する文書

15 契約その他権利義務に関する文書

16 監査及び検査に関する文書

17 工事の執行に関する文書

18 工事の検査に関する文書

19 部長の事務引継書

20 職員の給与及び旅費に関する文書

21 台帳、帳簿等

22 その他5年保存の必要があると認められる文書

3年

1 告示及び公告に関する文書

2 事務事業の計画及び運営に関する軽易な文書

3 職員の服務に関する文書

4 請願及び陳情に関する文書

5 課長の事務引継書

6 その他3年保存の必要があると認められる文書

1年

1 県議会に関する軽易な文書

2 職員の服務に関する軽易な文書

3 職員の福利厚生に関する文書

4 各種試験の願書及び答案

5 会議及び講習に関する文書

6 一般往復文書

7 統計の基礎となった調査書

8 業務を記録した日誌等

9 台帳等へ転記済みの各種伝票等

10 その他1年保存の必要があると認められる文書

1年未満

1 随時発生し、短期に廃棄する文書

2 その他1年以上の保存を要しないと認められる文書

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別記様式第4号 削除

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別記様式第6号及び別記様式第7号 削除

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石川県文書管理規程

平成14年4月1日 訓令第7号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第1編 規/第4章 行政通則/第2節 処務・文書
沿革情報
平成14年4月1日 訓令第7号
平成14年4月8日 訓令第9号
平成14年12月20日 訓令第16号
平成15年3月31日 訓令第5号
平成15年6月30日 訓令第8号
平成16年3月31日 訓令第14号
平成16年9月30日 訓令第17号
平成17年3月31日 訓令第9号
平成17年6月1日 訓令第12号
平成18年3月31日 訓令第8号
平成18年4月10日 訓令第9号
平成19年3月30日 訓令第17号
平成20年3月31日 訓令第5号
平成21年3月31日 訓令第8号
平成22年3月31日 訓令第10号
平成22年12月17日 訓令第23号
平成23年3月31日 訓令第2号
平成24年3月30日 訓令第3号
平成25年3月29日 訓令第7号
平成26年3月31日 訓令第1号
平成26年4月7日 訓令第5号
平成28年3月31日 訓令第3号
平成29年3月31日 訓令第1号
平成30年3月30日 訓令第2号