○石川県文書例式

平成14年4月1日

訓令第8号

石川県文書例式(昭和35年石川県訓令第3号)の全部を改正する。

石川県文書例式

(目的)

第1条 この訓令は、石川県文書管理規程(平成14年石川県訓令第7号)第5条の規定により、文書の例式に関し必要な事項を定めるものとする。

(文書の種類)

第2条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 例規文書

条例

規則

(2) 公示文書

告示

公告

(3) 令達文書

訓令

内訓

指令

(4) 諮問文書

諮問

(5) 一般文書

 往復文書(照会、回答、通知、通達、依命通達、報告、送付、申請、進達、副申、願い、届け、勧告、建議、答申等)

 部内文書(伺い、復命書、事務引継書、上申・内申、辞令、事故の手続書、願い、届け等)

 その他の一般文書(あいさつ文、書簡、争訟関係文書、契約書、請願書、陳情書、意見書、議案、議事録、証明書、賞状、表彰状、感謝状、申込書等)

(例規文書の書式)

第3条 例規文書の書式は、次のとおりとする。

(1) 条例

 新設する場合

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 全部を改正する場合

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 一部を改正する場合

(ア) 一つの条例の一部を改正する場合

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(イ) 二つの条例の一部を一つの条例で改正する場合

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(注) 改正する条例が三つ以上の場合の題名は、「画像」とする。

(ウ) 附則で他の条例を改正する場合

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 廃止する場合

(ア) 一つの条例を廃止する場合

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(イ) 二つの条例を一つの条例で廃止する場合

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(注) 廃止する条例が三つ以上の場合の題名は、「画像」とする。

(ウ) 附則で他の条例を廃止する場合

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 説明事項

(ア) 本則をおおむね30条以上で構成する場合は、原則として章、節等に区分し、目次を付ける。

(イ) 条には、原則として見出しを付ける。

(ウ) 条を二つ以上の項で構成する場合は、第2項以下の項に「2」、「3」、「4」等と算用数字で項番号を付ける。

(エ) 本則を項のみで構成する場合で、項が一つのときは項番号を付けず、項が二つ以上のときは第1項から順次「1」、「2」、「3」等と算用数字で項番号を付ける。

(オ) 条又は項の中で特定の事項を列挙する場合は、号を用いる。

号には、「一」、「二」、「三」等と漢数字で号番号を付ける。

(カ) 附則は、原則として項のみで構成し、項番号の付け方は、(エ)の例による。

(キ) 別表又は別記様式を設ける場合は、附則の次に別表別記様式の順に配置する。

(2) 規則

条例の例による。

(公示文書の書式)

第4条 公示文書の書式は、次のとおりとする。

(1) 告示

 要綱等の制定又は改廃について公表する場合

(ア) 制定する場合

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(イ) 一部を改正する場合

a 一つの要綱等を改正する場合

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b 二つの要綱等を改正する場合

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(注) 改正する要綱等が三つ以上の場合は、「何何要綱等の一部を次のように改正する。」とする。

(ウ) 廃止する場合

a 一つの要綱等を廃止する場合

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b 二つ以上の要綱等を廃止する場合

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(エ) 説明事項

a 規程形式をとらない告示の改正の場合で施行の日を公表の日以外にするときは、制定文等の中に「…………改正し、何年何月何日から施行する」等とその旨を記載する。

b 規程形式をとらない告示の改正の場合で経過措置等について定めるときは、制定文等の次に、なお書き等によりその旨を記載する。

 行政行為の結果等を公表する場合

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(2) 公告

 一定の事実等を公表する場合

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 試験の実施について公表する場合

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(令達文書の書式)

第5条 令達文書の書式は、次のとおりとする。

(1) 訓令

前条(1)アの例による。ただし、訓令番号の次に、次のように令達先を記載しなければならない。

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令達先の記載方法は、次の方法によるものとする。

 本庁全般に対する場合は、「庁中一般」とする。

 本庁の特定部課に対する場合は、「何何部」又は「何何部何何課」とし「石川県」は冠しない。

 出先機関全般に対する場合は、「出先機関」とする。

 同種の出先機関全般に対する場合は、「県事務所」、「土木事務所」等とし、県名等は冠しない。

 出先機関のうち特定の機関に対する場合は、当該出先機関の正式名称とする。

 令達先が二つ以上あるときは、並列する。

(2) 内訓

訓令の例による。ただし、令達番号に「石川県」を冠せず、「内訓第 号」とする。

(3) 指令

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令達先は、市町村の場合にあっては名称のみを、人格のない社団の場合にあっては主たる事務所の所在地及び名称並びに代表者の氏名を、その他の法人の場合にあっては主たる事務所の所在地及び名称を記載する。

(4) 許可

行政財産使用許可に係る書式は、別表第1によるものとする。

(5) 

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 令達先は、市町村の場合にあっては名称のみを、人格のない社団の場合にあっては主たる事務所の所在地及び名称並びに代表者の氏名を、その他の法人の場合にあっては主たる事務所の所在地及び名称を記載する。

 行政不服審査法(平成26年法律第68号)その他の法令により不服申立てをすることができる処分をするときは、不服申立てをすることができる旨、不服申立てをすることができる期間及び不服申立てをすべき行政庁を教示する。

(諮問文書の書式)

第6条 諮問文書の書式は、おおむね次のとおりとする。

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(一般文書の書式)

第7条 一般文書の書式は、おおむね次のとおりとする。

(1) 往復文書

 照会

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 回答

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 通知

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 通達

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 依命通達

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 報告

 送付

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 申請

 進達

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 副申

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 願い及び届け

 勧告

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 建議

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 答申

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 説明事項

(ア) 照会は、行政機関相互の間や住民に対して問い合わせるための文書であり、照会する事項を明確に記載する。

(イ) 回答は、照会に対する回答を表示する文書であり、要求された回答事項のみを明確に記載する。

(ウ) 通知は、特定の相手方に対して、一定の事実や処分又は意思を知らせる場合に発する文書であり、通知に含めて依頼をする場合もあるが、このときには、標題の次の(通知)(依頼)とする。

(エ) 通達は、指揮監督権に基づいて、上級行政機関から下級行政機関に、又は上司からその所属職員に対して、職務執行上の細則、法令の解釈、行政運用の方針等を指示し、その他一定の行為を命ずる場合に発する文書である。

(オ) 依命通達は、行政庁の長が発する通達を、その補助機関が長の命を受けて自己の名で発する文書をいい、長の決裁を受けることが要件である。文の末尾に「命により通達します。」という表現はなるべく避け、標題の次に(依命通達)を加えるようにする。

(カ) 報告は、法令、契約等による義務を前提として、対等若しくは上級行政機関又は委任者に対して、一定の事実等を通報する場合に発する文書であり、法令等に様式を規定している場合が多いので、その書式は、省略する。

(キ) 送付は、書類、物品等を送る場合に発する文書である。

(ク) 申請は、下級行政機関から上級行政機関に、又は住民から行政庁に対して許可、認可等の行政行為を求める場合に発する文書であり、法令等に様式を定めているものが多いので、その書式は、省略する。

(ケ) 進達は、上級行政機関に提出すべき申請書その他の文書で、下級行政機関を経由すべきものについて、下級行政機関がその受付書類を上級行政機関に送達する場合に発する文書である。

(コ) 副申は、申請書等を進達する場合に、経由行政庁が自己の意見を参考として添付する必要がある場合などに上級行政機関に発する文書である。

(サ) 願いは、申請と同義に用いられることもあるが、多くは、入学、入所、受験等のためにその学校や行政機関に対して願い出る場合に提出する文書である。届けは、ある行為について事前又は事後に一定の事項を届け出るべきことを命ぜられている場合に発する文書である。ともに法令等で様式を規定している場合が多いので、その書式は、省略する。

(シ) 勧告は、行政機関がその権限により、特定の事項について住民等に対して、ある措置を勧め、また、促す文書である。

(ス) 建議は、諮問機関がその所属する行政機関やその他の関係機関に対して、将来の行為に関しての意見や希望を申し出る場合に発する文書であり、諮問の有無にかかわらず、自発的に意見等を申し出る点で答申と異なる。

(セ) 答申は、諮問を受けた機関がその諮問事項に対して意見を述べる際に用いる文書であって、回答の書式に準ずる。

(ソ) 文書のあて名の敬称で、法令等で様式を規定している場合は、その様式で定める敬称を用いる。また、文書の内容、形式などから他の敬称を用いる方が適当な場合は、「殿」、「御中」等を用いる。

(タ) 不特定多数の者に同じ内容の文書を出す場合は、「各位」を用いることができる。

(2) 部内文書

 伺い

伺いは、事案の処理に当たって、決裁権者の意思決定を受けるために作成する文書であり、原則として起案用紙を用いて作成するので、その書式は、省略する。伺いは、決裁権者が一読して理解できるように、決定を求める事項、理由、経過等を簡潔に記載するものとする。

 復命書

復命書は、上司から出張や特定事項の調査等を命ぜられた場合に、その内容、結果等を命令者に報告するために作成する文書であり、簡明に期間から復命事項を述べるものとする。

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 事務引継書

事務引継書は、職員が退職、休職又は転任となった場合に、その取扱事務を後任者又は所属長の指名した者に引き継ぐために作成する文書である。

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 上申・内申

上申・内申は、下級の職員が上級の職員に、又は下級行政機関が上級行政機関に対して、意見、事実等を述べる際に作成する文書である。上申・内申は、様式が定められている場合は定められた様式により作成し、様式が定められていない場合は往復文書の形式により作成するので、その書式は、省略する。

 辞令

辞令は、職員等の任免に際して、その身分、給与、異動等に関する事項を表示した文書で、本人に交付するものをいう。

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 事故の手続書

事故の手続書は、職員が職務上又は職務以外の問題について何らかの事故を起こした場合に、その事故に関して事故の状況を報告するときなどに作成する文書である。事故の種類、程度、責任の度合等に応じて書き方が異なるので、その書式は、省略する。

 願い・届け

願い・届けは、職員の服務上の一定事項について上司の承認が必要な場合又は届出が定められている場合に作成する文書である。規程等で様式が定められている場合が多いので、その書式は、省略する。

(3) その他の一般文書

 あいさつ文

あいさつ文は、式典等に際して主催者、来賓、受賞者等が、その式典の意義、感想、お祝いの言葉等を述べる場合に作成する文書である。式辞、祝辞、告辞、訓辞、答辞、弔辞等があり、その種類に応じて書き表わし方が異なるので、その書式は、省略する。

 書簡

書簡は、案内状、礼状、あいさつ状、依頼状等、公務員がその資格において儀礼的に発する文書である。原則として一般の書簡の書き方に従って作成するので、その書式は、省略する。

 争訟関係文書

争訟関係文書は、県又は知事その他の行政庁が当事者又は参加人となる争訟において、争訟遂行上作成する文書である。調停申告書、調停案、審査請求書、裁決書、弁明書等があり、それぞれ法令等の定めるところにより作成するので、その書式は、省略する。

 契約書

契約書は、一定の法律効果の発生を目的とする2以上の当事者の相対立する意思表示の合致を表示し、これを証するために作成する文書である。

契約を締結する場合の例文は、おおむね別表第2に定めるところによる。

 請願書

請願書は、損害の救済、公務員の罷免又は法律、命令、条例若しくは規則の制定若しくは改廃その他の事項に関して、個人又は法人が国又は地方公共団体に対して、希望を述べるために作成する文書である。法令等の定めるところにより作成するので、その書式は、省略する。

 陳情書

陳情書は、内容的には請願書とほぼ同様であるが、一般に法令の根拠がなく、形式や手続も自由であり、陳情書を受理し、誠実に処理すべき法的義務がない点で請願書と異なる。請願書に準じて作成される場合が多いので、その書式は、省略する。

 意見書

意見書は、地方公共団体の議会が当該地方公共団体の公益に関する事案について、関係行政庁に意見を述べるために作成する文書である。陳情書に準じて作成されるので、その書式は、省略する。

 議案

議案は、議会において議決すべき事件について、議会の審議を求めるために、議会に提出する文書である。

議案を提出する場合の例文は、おおむね別表第3に定めるところによる。

 専決案文

(条例専決の場合の文例)

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 議事録

議事録は、会議の次第、内容、出席者の氏名等を記載して、会議の経過を記録する場合に作成する文書である。

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 証明書

証明書は、申請又は願いに基づいて、特定の事実を証明する場合に作成したり、何らかの事実又は法律関係の存在を公に証明するために作成する文書である。様式が定められている場合が多いので、その書式は、省略する。

 賞状

賞状は、展覧会、品評会、コンクール等において優秀な成績を修めた個人又は団体を賞する場合に作成する文書である。

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 表彰状

表彰状は、他の模範となるような個人又は団体の行為をたたえて、一般に顕彰する場合に作成する文書である。

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 感謝状

感謝状は、県が事務事業を遂行するに当たり、積極的に援助し、又は協力し、功績のあった個人又は団体に対して感謝の意を表す場合に作成する文書である。

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 申込書

申込書は、特定の内容を持つ約定をしようと意思表示する場合に作成する文書である。様式が定められている場合が多いので、その書式は、省略する。

 説明事項

(ア) 契約書中の各条項は、原則として「甲」又は「乙」という当事者を表す語で始めるものとする。

(イ) 議案のうち、条例制定の場合は、標題の前に将来付与される条例番号等を記載しない。

(ウ) 賞状、表彰状及び感謝状については、句読点は打たない。また、文の区切りであっても行を改めない。

なお、相手方を考慮して表現を優しく簡易にするなどの工夫をするものとする。番号の前には、記号を付け、番号は、位どりをしないものとする。

(エ) 賞状、表彰状及び感謝状で、相手方を考慮すると「様」以外の敬称を用いる方が適当な場合は、「殿」、「君」、「さん」等を用いる。なお、賞状については、その性格により敬称を付けない場合がある。

(文書の配字等の形式)

第8条 文書の配字等の形式は、次のとおりとする。

(1) 文書の記号及び番号は、例規文書、公示文書及び令達文書にあっては初字が第1字目とし、諮問文書及び一般文書にあっては最終字が右から数えて第2字目になるように適当に間を置くものとする。

(2) 例規文書の公布文、公示文書及び令達文書の制定文、諮問文書、一般文書等の本文の初字は第2字目とし、2行目からは第1字目とする。

(3) 日付は、例規文書の公布文、公示文書及び令達文書の制定文、諮問文書にあっては初字が第3字目とし、一般文書にあっては最終字が右から数えて第2字目になるように適当に間を置き、文書の記号及び番号の下に最初の字及び終りの字が上段とそろうように配字するものとする。

(4) あて先名の初字は、第2字目とし、敬称との間は、1字空ける。

(5) 公布者(公表者)又は発信者名の最終字は、下から又は右から数えて第2字目となるよう適当に間を置くものとする。ただし、公印を押さなければならない文書にあっては、最終字は公印を押す余白を置くように記載する。一般文書の発信者は、原則として職名を用い、氏名は省略する。なお、知事名で発信する文書には、知事の氏名まで記載するものとする。

(6) 題名又は件名の初字は、第4字目とし、長いものは下から又は右から数えて第4字目で切り上げて2行以上とする。2行目以下の初字及び終字についても、これに準ずる。ただし、題名又は件名が短い場合は、中央に収まるように書くことができるものとする。

(7) 「記」の字は、本文の次の行の中央に書き、「記」の中の書き方は、本文と同様とする。

(8) 目次を付ける場合は、次の例による。

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(9) 章名は、第4字目からとし、編名の初字はその1字上り、節名の初字はその1字下がりとする。

(10) 見出しは、括弧書きとし、第1字目からとする。

(11) 条名は、第1字目からとし、条文の第1字目との間は、1字空ける。2行目からは、第2字目とする。

(12) 項番号は、第1字目とし、項文の第1字目との間は、1字空ける。2行目からは、第2字目とする。

(13) 号番号は、第2字目とし、号文の第1字目との間は、1字空ける。2行目からは、第3字目とする。

(14) 「附則」の字は、第4字目からとし、「附」と「則」の間は、1字空ける。

(15) 例規文書の号の細分に付ける記号は、次のとおりとし、原則として上から順に使用するものとする。

イ、ロ、ハ、ニ、ホ、へ、…………………………………………………………

(1)(2)(3)(4)(5)(6)、…………………………………………………

(一)(二)(三)(四)(五)(六)、…………………………………………

(イ)(口)(ハ)(ニ)(ホ)(ヘ)、…………………………………………

(16) 例規文書以外の文書で規程形式をとるものの号番号は、「(1)」、「(2)」、「(3)」等とし、その細分に付ける記号及びその使用の順序は、次のとおりとする。

記号

使用の順序

ア、イ、ウ、エ、オ、……………………………………………

1

(ア)(イ)(ウ)(エ)(オ)、………………………………

2

a、b、c、d、e、…………………………………………………

3

(17) 例規文書以外の文書で規程形式をとらないものにおいて、特定の事項を列挙する場合に付ける記号及びその使用の順序は、次のとおりとする。

記号

使用の順序

1、2、3、4、5、…………………………………………………

1

(1)(2)(3)(4)(5)、……………………………………

2

ア、イ、ウ、エ、オ、……………………………………………

3

(ア)(イ)(ウ)(エ)(オ)、………………………………

4

a、b、c、d、e、…………………………………………………

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(18) 条文には、必ず句読点を付けなければならない。条文中、事物の名称を列記する場合など名詞形で文が終っている場合には「。」を用いないが、「とき」及び「こと」で文が終っているとき及び名詞形の字句の後に、更に「ただし」等の文が続く場合には、「。」を用いる。

(19) 法令等を引用する場合は、引用する法令名の後に括弧で当該法令の法令番号を記載する。

(条文の改正等の形式)

第9条 条文の改正等の形式は、次のとおりとする。

(1) 例規文書の条文を改正する場合

 条を改正する場合

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 項を改正する場合

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 号を改正する場合

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 前段後段、本文、ただし書等を改正する場合

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 題名を改正する場合

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 章名、節名を改正する場合

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 見出しを改正する場合

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 字句を改正する場合

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 別表又は様式を改正する場合

(ア) 別表又は様式の全部を改正する場合

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(イ) 別表又は様式の一部を改正する場合

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(2) 例規文書の条文を追加する場合

 条を追加する場合

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 項を追加する場合

(ア) 末尾に追加する場合

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(イ) 中途に追加する場合

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(ウ) 冒頭に追加する場合

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 号、章、節等を追加する場合

条を追加する場合の例による。

 別表又は様式を追加する場合

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 後段を追加する場合

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 ただし書を追加する場合

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 字句を追加する場合

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(3) 例規文書の条文を削る場合

 条を削る場合

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 項、号、別表又は様式を削る場合

条を削る場合の例による。ただし、項については、「削除」の形式を用いない。

 章、節等を削る場合

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 後段又はただし書を削る場合

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 字句を削る場合

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(4) 公示文書及び令達文書で、規程形式をとるものの条文の改正等をする場合

1から3までの例により横書きとする。この場合において、改正しようとする公示文書又は令達文書が、縦書きであるときは、次の例によるものとする。

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(附則の規定の順序等)

第10条 附則を設ける場合の規定の順序及び方法は、おおむね次のとおりとする。

(1) 施行期日に関する規定

 公布(又は公表)期日から施行する場合

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 指定の日(将来の)から施行する場合

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 適用をさかのぼらせる場合

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(2) 他の条例等の廃止に関する規定

第3条(1)(ウ)の例による。

(3) 経過措置に関する規定

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(4) 他の条例等の改正に関する規定

第3条(1)(ウ)の例による。

(5) 当該条例等の有効期間に関する規定

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附 則

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成14年10月11日訓令第14号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成15年3月31日訓令第6号)

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日訓令第7号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第18号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月28日訓令第2号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第9号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日訓令第11号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年7月29日訓令第8号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成23年8月1日から施行する。ただし、別表第1の改正規定及び次項の規定は、公表の日から施行する。

(経過措置)

2 改正後の別表第1の規定は、前項ただし書に規定する改正規定の施行の日以後に新たに行う行政財産の使用許可について適用し、同日前に行った行政財産の使用許可については、なお従前の例による。

3 改正後の別表第2の規定は、この訓令の施行の日以後に新たに締結する不動産又は動産の売買契約について適用し、同日前に締結した不動産又は動産の売買契約については、なお従前の例による。

附 則(平成25年3月22日訓令第1号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

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石川県文書例式

平成14年4月1日 訓令第8号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第1編 規/第4章 行政通則/第2節 処務・文書
沿革情報
平成14年4月1日 訓令第8号
平成14年10月11日 訓令第14号
平成15年3月31日 訓令第6号
平成18年3月31日 訓令第7号
平成19年3月30日 訓令第18号
平成20年3月28日 訓令第2号
平成21年3月31日 訓令第9号
平成22年3月31日 訓令第11号
平成23年3月31日 訓令第3号
平成23年7月29日 訓令第8号
平成25年3月22日 訓令第1号
平成26年3月31日 訓令第2号
平成28年3月31日 訓令第4号
平成29年3月31日 訓令第2号