○国立大学法人鹿児島大学法人文書管理細則
平成16年4月1日
細則第1号
(趣旨)
第1条 この細則は、国立大学法人鹿児島大学法人文書管理規則(平成16年規則第131号。以下「規則」という。)第27条の規定に基づき、国立大学法人鹿児島大学(以下「本学」という。)の法人文書の適正な管理について必要な事項を定めるものとする。
(法人文書ファイルの作成)
第2条 相互に密接な関連を有する法人文書は、1冊のファイルに編集し、文書索引(別記様式第1号)等を付し、表紙又は背表紙に所属年度、大分類、中分類、小分類、ファイル名、保存期間、保存期間満了時期及び廃棄予定年度、保存場所を記入し、保管するものとする。
2 法人文書の容量又は形状等により1冊に編集できないときは、分冊することができる。この場合は、分冊ごとに一連番号を付するものとする。
2 提出された法人文書ファイル管理簿の記載事項に変更が生じた場合は、文書管理者は、速やかに当該変更について法人文書ファイル管理簿を修正し、総括文書管理者に提出するものとする。
(保管及び保存)
第4条 法人事務関係法人文書の法人文書ファイルは、保存期間の起算日から一年間は、各係において保管するものとする。(保存期間が一年以内のものを除く。)
2 各係での保管終了後は、引き続き保存の必要な法人文書ファイルについては、専用の文書庫等その管理を適切に行うことができる場所(以下「文書庫等」という。)において適切に保存するものとする。
3 教育研究関係法人文書は、各教員が適切に保存するものとする。
(文書庫等の管理)
第5条 文書庫等は、文書管理者が管理する。
2 文書庫等内は、常に整理整頓し、保管法人文書が損傷、滅失することのないように留意しなければならない。
3 文書庫等内では、喫煙その他一切の火気の使用を認めない。
4 文書庫等に立ち入るときは、文書管理者の許可を受けなければならない。
(法人文書の保護)
第6条 法人文書は、非常災変に際しては、他の物件に優先して保護を受けるものとする。
(法人文書ファイルの廃棄)
第7条 規則第20条の規定により、保存期間が満了した法人文書ファイルを廃棄する場合は、文書管理者は、廃棄終了後速やかに当該廃棄した法人文書ファイルについて法人文書ファイル管理簿に期間満了後に講じた措置を追記し、総括文書管理者に報告するものとする。
2 法人文書を廃棄するに当たっては、廃棄する法人文書の内容に応じた方法で行うものとし、当該法人文書に独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第5条各号に規定する不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が漏えいしないようにしなければならない。
(部局等における法人文書の管理の定め)
第9条 この細則に定めるもののほか、部局等における法人文書の管理について必要な事項は、部局等で別に定めるものとする。
(法人文書以外の文書)
第10条 本学で作成し又は取得した法人文書以外の文書等のうち、管理を必要とするものは、規則及びこの細則に規定する方法等に準じて管理するものとする。
附則
この細則は、平成16年4月1日から施行する。
附則
この細則は、平成19年11月15日から施行する。
附則
この細則は、平成22年4月1日から施行する。
附則
この細則は、平成23年4月1日から施行する。
附則
この細則は、平成23年7月21日から施行する。
附則
この細則は、平成24年1月26日から施行する。
附則
この細則は、平成25年4月1日から施行する。
附則
この細則は、平成26年2月20日から施行する。
附則
この細則は、平成27年4月1日から施行する。
附則
この細則は、平成28年4月1日から施行する。
附則
この細則は、平成31年4月1日から施行する。
附則
この細則は、平成31年4月1日から施行する。
附則
この細則は、平成31年4月25日から施行し、平成31年4月1日から適用する。
附則
この細則は、令和2年4月1日から施行する。
附則
この細則は、令和3年4月1日から施行する。
附則
この細則は、令和3年6月4日から施行し、令和元年9月1日から適用する。
附則
この細則は、令和4年4月1日から施行する。
附則
この細則は、令和4年4月1日から施行する。
附則
この細則は、令和5年4月1日から施行し、改正後の別表の大分類C学務の規定は令和3年1月1日から、大分類B経理の規定は令和4年4月1日から適用する。
附則
この細則は、令和6年4月1日から施行する。
別表(第3条関係)
分類表
大分類:A庶務
小分類 中分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | 総括 | 総括 | 行事 | 選挙 | 訴務 | 行政監察 | 大学改革 | その他 |
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B | 組織 | 総括 | 設置 | 定数 | 事務組織 | 制度改革 | 名誉教授 | その他 |
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C | 法規 | 総括 | 全学・部局規則等 | 文部科学省等通知 | 情報公開 | 個人情報保護 | その他 |
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D | 会議 | 総括 | 役員会 | 経営協議会 | 教育研究評議会 | 大学運営会議 | 事務協議会 | 教授会・研究科教授会等 | 学内会議・委員会 | 学外会議 | |
E | 協会 | 総括 | 国立大学協会 | その他 |
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F | 文書 | 総括 | 文書管理 | 公印管守 | 公印制定改廃 | 委嘱関係 | 職員録 | その他 |
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G | 広報 | 総括 | 広報 | ホームページ | 報道関係 | その他 |
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H | 調査 | 総括 | 基幹統計調査 | 官公庁等諸調査 | その他 |
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I | 大学開放 | 総括 | 公開講座 | リカレント教育 | 公開授業 | その他 |
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J | 渉外 | 総括 | 外国人来訪 | 学術会議等 | 学術交流協定締結 | その他 |
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K | 研究員 | 総括 | 外国人研究員 | 国内研究員等 | その他 |
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L | 教育研究協力 | 総括 | 研究協力 | 研究助成 | 科学研究費助成事業 | 産学連携等研究 | 学術交流事業 | 特許等 | 国際開発協力 | 研究者総覧 | その他 |
M | 職員団体 | 総括 | その他 |
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N | 服務 | 総括 | 勤務時間 | 兼業 | 懲戒 | 分限 | その他 |
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O | 能率 | 総括 | 人事評価 | 職員研修 | その他 |
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P | 任用 | 総括 | 常勤職員 | 非常勤職員 | その他 |
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Q | 給与 | 総括 | 本給 | 諸手当 | その他 |
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R | 福利厚生 | 総括 | 長期給付 | 退職手当 | 財形貯蓄 | 栄典表彰 | レクリエーション | その他 |
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S | 旅行 | 総括 | 旅行命令 | 公用旅券申請 | その他 |
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T | 記録 | 総括 | 人事記録 | その他 |
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U | 附属学校 | 総括 | 研究協力校等 | その他 |
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V | 安全衛生 | 総括 | 健康管理 | 安全管理 | 災害補償 | 環境 | その他 |
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W | 企画・評価 | 総括 | 中期目標・計画 | 年度計画 | 国立大学法人評価委員会評価 | 第三者評価等 | 評価関連情報 | その他 |
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X | 監査・業務改善 | 総括 | 監事監査 | 監事協議会 | 内部監査 | 公益通報 | 業務改善 | その他 |
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Y | 男女共同参画 | 総括 | 広報・意識啓発 | 就業環境整備 | 女性研究者支援 | その他 |
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Z | 同窓会 | 総括 | 同窓会連合会 | その他 |
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分類表
大分類:B経理
小分類 中分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | 総括 | 総括 | 行事 | 命免 | 公印管守 | その他 |
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B | 法規 | 総括 | 文部科学省通達関係 | 学内規則等 | 要項・申合せ等 | その他 |
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C | 会議 | 総括 | 委員会 | その他 |
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D | 外部資金 | 総括 | 民間等との共同研究 | 受託研究 | 寄附金等 | 共同研究講座 | 寄附講座 | 寄附受入関係 | 科学研究費助成事業 | その他 |
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E | 文書 | 総括 | 文部科学省通知関係 | 文書管理 | その他 |
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F | 調査 | 総括 | 文部科学省関係調査 | 他官公庁調査 | 各種組合等調査 | 統計調査 | その他 |
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G | 総務 | 総括 | 一般競争参加資格審査 | 渉外事務 | 訴訟事件関係 | 官公需関係 | その他 |
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H | 監査 | 総括 | 会計検査院検査 | その他 |
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I | 予算 | 総括 | 概算要求書及び関連資料 | 収入・支出予算決定額事項別表 | 予算及び決算書 | その他 |
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J | 資産 | 総括 | 資産関係 | 役職員宿舎 | 特許等関係 | その他 |
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K | 収入 | 総括 | 債権管理事務 | 収入事務 | 歳入徴収事務 | その他 |
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L | 支出 | 総括 | 支出に関する事務 | 計算証明 | 訴訟事件関係 | その他 |
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M | 給与 | 総括 | 給与の支給 | 所得税 | 地方税 | 社会保険 | 人事関係 | 訴訟事件関係 | その他 |
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N | 旅費 | 総括 | 旅費概算精算計算書 | その他 |
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O | 報酬 | 総括 | 報酬支給調書 | その他 |
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P |
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Q | 電算 | 総括 | セキュリティ関係 | ネットワーク関係 | システム関係 | その他 |
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R | 契約 | 総括 | 特定調達契約 | 一般調達契約 | 仕様策定委員会 | 機種選定委員会 | 収入契約 | 請求書受理 | その他 |
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S | 物品 | 総括 | 物品管理 | 物品検査 | 寄附物品 | 借入物品 | その他 |
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T | 決算 | 総括 | 財務諸表 | 年次決算 | 月次決算 | 総勘定元帳 | 伝票 | 申告 | その他 |
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U | 出納 | 出納事務 | その他 |
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V |
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Z |
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分類表
大分類:C学務
小分類 中分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | 総括 | 総括 | 行事 | 選挙 | その他 |
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B | 会議 | 総括 | 学内委員会 | 学外諸会議 | その他 |
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C | 総務 | 総括 | 庶務 | 人事給与 | 予算 | 出張 | 物品 | 行事予定 | 調査統計 | その他 |
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D | 教務(1) | 総括 | 教育課程 | 学籍関係 | 修学指導 | 授業実施 | 教員免許申請 | 教育実習介護等体験・インターンシップ | 単位互換関係 | 大学教育改革支援(GP等) | その他 |
E | 教務(2) | 総括 | 履修申請 | 期末試験 | 学業成績 | 各種証明 | 統計調査 | 学位記 | その他 |
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F | 教務(3) | 総括 | 科目等履修生 | 特別聴講学生 | 研究生 | その他 |
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G | 入学試験 | 総括 | 大学入学共通テスト | 入学試験 | その他 |
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H | 公開講座 | 総括 | 公開講座 | その他 |
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I | 留学生(1) | 総括 | 外国人留学生関係 | 外国人留学生受入関係 | 留学生支援 | 学生交流 | その他 |
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J | 留学生(2) | 総括 | 国際交流会館 | 入国管理関係 | 帰国外国人留学生研究指導関係 | 各種証明 | 外国人留学生名簿 | 帰国外国人留学生フォローアップ | その他 |
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K | 学生(1) | 総括 | 学生生活に掛かる指導助言 | 学生の組織関係 | 広報 | 表彰・懲戒 | 学内交通規制等 | 学生の事故 | その他 |
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L | 学生(2) | 総括 | 行動・諸活動 | 学生の集会掲示等 | 諸証明 | 学生記録 | 遺失物 | その他 |
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M | 課外教育 | 総括 | 課外活動団体 | 大学祭 | 九州地区大学体育大会 | 講習・研修会 | 課外活動共用施設 | スポーツ安全保険 | 学友会 | その他 |
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N | 就職 | 総括 | 就職説明会等 | 求人票等 | 就職の手引き | 調査統計 | その他 |
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O | 厚生 | 総括 | 福利厚生施設関係 | 学生相談 | 傷害保険 | 学生寮 | 学割証 | その他 |
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P | 奨学 | 総括 | 日本学生支援機構 | 各種奨学金 | 授業料免除 | 入学料免除 | その他 |
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Q | 保健管理センター | 総括 | 会議 | 庶務・人事 | 会計 | センター利用 | 健康診断 | 心理相談 | その他 |
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R | グローバルセンター | 総括 | 庶務・人事 | 会計 | 教務 | 日本語教育 | その他 |
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S | 教務(4) | 総括 | FD実施 | その他 |
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分類表
大分類:D施設
小分類 中分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | 総括 | 総括 | 契約書類 | その他 |
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B | 企画 | 総括 | 施設実態報告 | 施設費交付事業 | 施設費貸付事業 | 概算要求 | 施設整備費補助金 | その他 |
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C | 計画整備 | 総括 | 諸官庁への届出 | 構造計算書 | 地盤調査 | 完成図 | その他 |
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D | 建築整備 | 総括 | 諸官庁への届出 | 構造計算書 | 地盤調査 | 完成図 | その他 |
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E | 電気設備 | 総括 | 完成図書 | その他 |
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F | 機械設備 | 総括 | 完成図書 | その他 |
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G |
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分類表
大分類:E学術情報
小分類 中分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | 情報管理 | 総括 | 資料収集 | 目録データベース管理 | システム管理 | その他 |
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B | 情報サービス | 総括 | 資料サービス | 相互利用 | 文献複写 | 参考調査 | その他 |
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C | 情報企画 | 総括 | セキュリティ関係 | ネットワーク関係 | システム関係 | その他 |
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D | 情報基盤統括センター | 総括 | 会議 | 庶務・人事 | 会計 | センター利用 | その他 |
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E |
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Z |
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分類表
大分類:F病院
小分類 中分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | 総括 | 総括 | 訴訟関係 |
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B | 医事 | 総括 | 保険・療養の給付 | 医療機関指定申請 | 社会保険等の診療契約 | 保険診療報酬 | 諸料金 | 診療費の債権発生 | 社会福祉精神保健移植 | 調査統計報告 | その他 |
C | 外来 | 総括 | 外来患者 | 症状照会 | 保険診療報酬 | 高額療養 | 診療料金等請求関係 | 診療証明 | 調査統計報告 | その他 |
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D | 入院 | 総括 | 入院患者 | 入退院に関する事項 | 病状照会 | 保険診療報酬 | 診療料金等請求関係 | 診療証明 | 調査統計報告 | その他 |
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E | 収納 | 総括 | 診療料金等の収納 | 診療料金等の納入 | 診療費の債権発生 | 調査統計報告 | その他 |
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F | 中央診療事務 | 総括 | 中央診療施設等 | 診療録 | 調査統計報告 | その他 |
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G | 給食 | 総括 | 献立 | 衛生管理 | 調査統計報告 | その他 | |||||
H | 医療情報処理 | 総括 | 医療情報処理委員会 | 医療事務情報関係 | 医療事務情報管理 | 医療事務情報処理業務 | 調査統計報告 | その他 |
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I |
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X |
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Y |
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Z |
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分類表
大分類:G附属学校
小分類 中分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | 附属小学校 | 総括 | 庶務 | 人事 | 予算 | 経理・施設 | 教務 | 調査・統計 | その他 |
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B | 附属中学校 | 総括 | 庶務 | 人事 | 予算 | 経理・施設 | 教務 | 調査・統計 | その他 |
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C | 附属特別支援学校 | 総括 | 庶務 | 人事 | 予算 | 経理・施設 | 教務 | 調査・統計 | その他 |
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D | 附属幼稚園 | 総括 | 庶務 | 人事 | 予算 | 経理・施設 | 教務 | 調査・統計 | その他 |
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E |
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F |
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分類表
大分類:H機構
小分類 中分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | 機構 | 総括 | 会議 | 法規 | 調査 | 広報文書 | 旅行 | 行事 | 教育研究 | 研究員 | その他 |
B | |||||||||||
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D | |||||||||||
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分類表
大分類:Iヒトレトロウイルス学共同研究センター
小分類 中分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | ヒトレトロウイルス学共同研究センター | 総括 | 会議 | 法規 | 調査 | 広報文書 | 旅行 | 行事 | 教育研究 | 研究員 | その他 |
B | |||||||||||
C | |||||||||||
D | |||||||||||
E | |||||||||||
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分類表
大分類:J学内共同教育研究施設
小分類 中分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | 学内共同教育研究施設 | 総括 | 会議 | 法規 | 調査 | 広報文書 | 旅行 | 行事 | 教育研究 | 研究員 | その他 |
B |
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分類表
大分類:K教育研究
小分類 中分類 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | 管理運営関係 | 管理運営関係 |
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B | 教育関係 | 教育関係 |
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C | 研究関係 | 研究関係 |
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