○国立大学法人鹿児島大学文書処理規則
平成16年4月1日
規則第132号
(趣旨)
第1条 この規則は、国立大学法人鹿児島大学(以下「本学」という。)における文書の適正かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定め、もって事務能率の増進に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この規則における用語の定義は、次のとおりとする。
(1) 「文書」とは、事務の運営に必要な一切の書類、図画又は電磁的記録をいう。
(2) 「決裁」とは、この規則の定めるところにより、それぞれの文書について承認を経るべき最終責任者の承認を得ることをいう。
(3) 「システム」とは、文書処理に係る所要の事項を入力する電子システムをいう。
(4) 「部局等」とは、事務局、各学部、大学院理工学研究科、大学院医歯学総合研究科、大学院臨床心理学研究科、大学院連合農学研究科、附属病院、機構、ヒトレトロウイルス学共同研究センター、各学内共同教育研究施設、学域、学系及び監査室をいう。
(接受担当係等)
第3条 文書の接受、配付、発送等を行わせるため、別表第1―1のとおり接受担当係を置く。
2 接受担当係を補助するため、別表第1―2のとおり文書取扱係を置く。
(接受)
第4条 文書は、原則として各部局等の接受担当係が接受するものとする。
(配付)
第5条 接受担当係において接受した文書は、開封のうえ点検し、その文書の余白に受付印を押印し、受付年月日、記号及び番号を記入し、システムに当該文書の接受に係る所要事項を入力して、それぞれ文書取扱係に配付するものとする。ただし、学外からの文書のうち軽易な文書と認められるときは、受付年月日のみを記し、システムへの入力を省略することができる。
2 前項本文の規定にかかわらず、学内相互間の文書(事務局の各課(室)長若しくは各学部等事務部の事務長又は課長が特に必要と認めた文書を除く。)については、受付年月日のみを記し、システムへの入力を省略するものとする。
3 文書取扱係は、接受文書の配付を受けたときは、速やかに主務係の長に配付するものとする。
4 文書の配付を受けた主務係の長は、遅滞なく起案又は供閲等の方法により、文書を処理しなければならない。
5 第1項本文の規定にかかわらず、接受担当係以外の各係において直接受領した文書については、当該文書の受領者が接受することができる。
6 前項で接受した文書については、当該文書の受領者が受付印の押印及びシステムへの入力を行うものとする。
7 書留郵便により文書を接受したときは、特殊郵便物受渡簿(別記様式第1号)に所要事項を記載し、それぞれ担当の係に配付して受領印を徴するものとする。
8 刊行物を接受したときは、刊行物受付簿(別記様式第2号)に所要事項を記載し、担当係に配付するものとする。
(親展封書の処理)
第6条 接受した文書のうち親展封書は、直接名宛人に配付するものとする。ただし、名宛人不在等のために事務遂行に支障をきたすおそれがある場合には、文書管理者において開封の上、点検することができる。
2 作成し、又は取得した電子メールは、前項に準じて管理するものとする。
(起案)
第8条 事案の処理は起案文書により行い、原則として原議書を用いて行わなければならない。
2 起案は、原則として1案件につき1起案文書とする。
3 起案文書には、必要に応じて関係書類を添付しなければならない。
(供閲)
第9条 配付された文書で、その処理について、あらかじめ上司の指示を受ける必要があると認められるもの又は関係者の閲覧に供する必要があると認められるものについては、事前に供閲しなければならない。
(回議)
第10条 起案文書で重要及び緊急を要するものは、担当の係長又は担当者が持ち回りのうえ決裁を受けなければならない。
(合議)
第11条 起案文書の内容が他の課、係等に関連があると認められるものは、関係の課又は係等と合議しなければならない。
(決裁)
第12条 文書のうち、その内容により決裁を必要とするものについては、関係上司を経て最終決裁者の決裁を受けなければならない。ただし、委任又は専決等の定めのある文書については、委任された者又は専決者において決裁することができる。
(施行)
第13条 前条に規定する文書は、決裁終了後施行するものとする。ただし、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第5条に規定する開示義務の履行の場合については、この限りではない。
(文書の記号及び番号)
第14条 文書に付する記号は、別紙第1のとおりとする。
第15条 文書に付する番号は、記号別に、毎年4月1日に始まり、翌年3月末日に終わる。
第16条 起案者は決裁を得たときは、システムに所要事項を入力し、原議書に文書の記号、番号等を記入するものとする。
2 文書の記号及び番号は、その文書の処理が完結するまで接受したときの記号及び番号を用いる。
3 年度内に完結しない文書は、完結するまでその接受したときの記号及び番号を用いることができる。
(浄書及び照合)
第17条 文書の浄書及び照合は、起案部課等において行うものとする。
(発送)
第18条 発送する文書は、当該文書の事務担当者がシステムに、発送に関する所要事項を入力しなければならない。
2 発送を終わった原議書は、接受担当係又は起案係等が原議書に発送年月日その他必要事項を記入するものとする。
(公印の押印省略)
第19条 発送文書は、法令等で押印が定められている文書、諸証明書、許可書その他公印の押印をもって効力を発するものを除き、原則として公印の押印を省略するものとする。
2 公印の押印を省略する文書については、当該文書の名義者名の下に「公印省略」と記載するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、最終決裁者(委任又は専決等の定めのある文書については委任された者又は専決者)が必要と認めたときは、公印を押印することができる。
4 公印の使用については、別に定める国立大学法人鹿児島大学公印及び電子証明規則(平成16年規則第136号)によるものとする。
(完結文書の保存)
第20条 完結文書の保存については、国立大学法人鹿児島大学法人文書管理規則(平成16年規則第131号)に定めるところによる。
(雑則)
第21条 この規則に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規則は、平成16年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成17年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成18年1月1日から施行する。
附則
この規則は、平成18年5月15日から施行し、平成18年4月1日から適用する。
附則
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成19年11月28日から施行する。
附則
この規則は、平成20年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成20年7月1日から施行する。
附則
この規則は、平成20年8月20日から施行する。
附則
この規則は、平成21年1月1日から施行する。
附則
この規則は、平成21年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成21年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成22年6月25日から施行し、平成22年4月1日から適用する。
附則
この規則は、平成22年7月1日から施行する。
附則
この規則は、平成23年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成24年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成24年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成25年7月1日から施行する。
附則
この規則は、平成26年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成27年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成27年7月1日から施行する。
附則
この規則は、平成28年10月1日から施行する。ただし、別紙第1(第14条関係)の改正規定は、平成29年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成29年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成29年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成29年5月18日から施行する。
附則
この規則は、平成30年4月1日から施行する。
附則
この規則は、平成31年4月1日から施行する。
附則
この規則は、令和2年4月1日から施行する。
附則
この規則は、令和3年4月1日から施行する。
附則
この規則は、令和3年7月1日から施行する。
附則
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附則
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附則
この規則は、令和6年4月1日から施行する。
附則
この規則は、令和6年9月17日から施行する。
別表第1―1(第3条関係)
部局等 | 接受担当係 |
事務局 機構 ヒトレトロウイルス学共同研究センター 各学内共同教育研究施設 総合教育学系 共同学系 監査室 | 総務部総務課総務係 |
法文学部 法文学系 | 法文学部総務係 |
大学院臨床心理学研究科 臨床心理学系 | 法文学部専門職大学院係 |
教育学部 教育学系 | 教育学部総務係 |
理学部 理学系 | 理工学研究科等理学系事務課総務係 |
工学部 大学院理工学研究科 理工学域 工学系 | 理工学研究科等研究科・工学系総務課総務係 |
農学部 共同獣医学部 大学院連合農学研究科 農学系 獣医学系 | 農学部・共同獣医学部等総務課総務係 |
水産学部 水産学系 | 水産学部総務係 |
附属病院 | 附属病院総務課企画・広報係 |
医学部 歯学部 大学院医歯学総合研究科 医歯学域 医学系 歯学系 | 医歯学総合研究科等総務課総務係 |
別表第1―2(第3条関係)
接受担当係 | 文書取扱係 |
総務部総務課総務係 | 総務部企画評価課企画評価係 総務部人事課任用・審査係 総務部労務調査室労務調査係 研究推進部研究協力課研究協力係 研究推進部社会連携課産学・地域連携係 財務部財務課総括・照査係 財務部経理課経理係 学生部教務課総務係 学生部共通教育課総務係 学生部学生生活課学生企画係 学生部キャリア形成支援課キャリア形成支援係 学生部入試課総務係 学生部国際事業課国際事業係 施設部企画課総務係 情報推進部情報企画課総務係 環境支援部職場環境支援課職場環境支援係 監査室 |
附属病院総務課企画・広報係 | 附属病院経営企画課司計係 附属病院経理調達課経理係 附属病院施設管理課建築係 附属病院医務課医事企画係 |
医歯学総合研究科等総務課総務係 | 医歯学総合研究科等学務課大学院係 |
別紙第1(第14条関係)
事務局
総務課に属するもの 鹿大総第 号
企画評価課に属するもの 鹿大評第 号
人事課に属するもの 鹿大人第 号
共済組合に属するもの 鹿大共第 号
労務調査室に属するもの 鹿大労第 号
研究協力課に属するもの 鹿大研第 号
社会連携課に属するもの 鹿大社第 号
財務課に属するもの 鹿大財第 号
経理課に属するもの 鹿大経第 号
教務課に属するもの 鹿大教務第 号
共通教育課に属するもの 鹿大共教第 号
学生生活課に属するもの 鹿大学第 号
キャリア形成支援課に属するもの 鹿大支第 号
入試課に属するもの 鹿大入第 号
国際事業課に属するもの 鹿大国第 号
企画課に属するもの 鹿大企第 号
建築課に属するもの 鹿大建第 号
設備課に属するもの 鹿大設第 号
情報企画課に属するもの 鹿大情企第 号
情報基盤課に属するもの 鹿大情基第 号
図書サービス課に属するもの 鹿大図サ第 号
職場環境支援課に属するもの 鹿大環支第 号
環境保全課に属するもの 鹿大環保第 号
法文学部
総務係に属するもの 鹿大法文総第 号
会計係に属するもの 鹿大法文会第 号
学生係及び大学院係に属するもの 鹿大法文学第 号
専門職大学院係に属するもの 鹿大法文専第 号
教育学部
総務係に属するもの 鹿大教総第 号
会計係に属するもの 鹿大教会第 号
教務係及び学生係に属するもの 鹿大教学第 号
附属小学校に属するもの 鹿大教附小第 号
附属中学校に属するもの 鹿大教附中第 号
附属特別支援学校に属するもの 鹿大教附特第 号
附属幼稚園に属するもの 鹿大教附幼第 号
農学部・共同獣医学部等
総務課(総務係)に属するもの 鹿大農獣総第 号
総務課(経理係、契約係、動物病院事務係)に属するもの 鹿大農獣会第 号
総務課(農獣医附属施設係)に属するもの 鹿大農獣附第 号
学務課に属するもの 鹿大農獣学第 号
連大事務室に属するもの 鹿大農獣連第 号
水産学部
総務係に属するもの 鹿大水総第 号
会計係に属するもの 鹿大水会第 号
学生係に属するもの 鹿大水学第 号
附属病院
経営企画課に属するもの 鹿大病経第 号
総務課に属するもの 鹿大病総第 号
経理調達課に属するもの 鹿大病調第 号
施設管理課に属するもの 鹿大病施第 号
医務課に属するもの 鹿大病医第 号
理工学研究科等
研究科・工学系総務課
総務係に属するもの 鹿大理工総総第 号
会計係に属するもの 鹿大理工総会第 号
研究科・工学系学務課
大学院係に属するもの 鹿大理工学院第 号
学生係に属するもの 鹿大理工学学第 号
理学系事務課
総務係に属するもの 鹿大理工理総第 号
会計係に属するもの 鹿大理工理会第 号
学生係に属するもの 鹿大理工理学第 号
医歯学総合研究科等
総務課(総務係、研究協力・倫理審査係、人事係)に属するもの 鹿大医歯研総第 号
総務課(財務係、契約係)に属するもの 鹿大医歯研会第 号
学務課に属するもの 鹿大医歯研学第 号
監査室
監査室に属するもの 鹿大監第 号
