○国立大学法人鹿児島大学が保有する個人情報の保護管理に関する規則

平成17年4月1日

規則第26号

(趣旨)

第1条 国立大学法人鹿児島大学(以下「本学」という。)における個人情報保護管理については、独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号。以下「独個法」という。)、同法施行令(平成15年政令第549号。以下「独個法施行令」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)又はその他関係法令等に定めるもののほか、この規則の定めるところによる。

(定義)

第2条 この規則において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。

(1) 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第2号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)

(2) 個人識別符号が含まれるもの

2 この規則において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、独個法施行令で定めるものをいう。

(1) 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの

(2) 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの

3 この規則において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして独個法施行令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。

4 この規則において「保有個人情報」とは、本学の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、本学の役員又は職員が組織的に利用するものとして、本学が保有する法人文書に記録されているものをいう。

5 この規則において「非識別加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを除く。)を除く。以下この項において同じ。)の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて特定の個人を識別することができない(個人に関する情報について、当該個人に関する情報に含まれる記述等により、又は当該個人に関する情報が他の情報と照合することができる個人に関する情報である場合にあっては他の情報(当該個人に関する情報の全部又は一部を含む個人情報その他の独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律第4章の2の規定による独立行政法人等非識別加工情報の提供に関する規則(平成29年個人情報保護委員会規則第2号。以下「独個規則」という。)第2条で定める情報を除く。)と照合することにより、特定の個人を識別することができないことをいう。)ように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。

(1) 第2項第1号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

(2) 第2項第2号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

6 この規則において「独立行政法人等非識別加工情報」とは、次の各号のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを除く。)を除く。以下この項において同じ。)の全部又は一部(これらの一部に独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独公開法」という。)第5条に規定する不開示情報(同条第1号に掲げる情報を除く。以下この項において同じ。)が含まれているときは、当該不開示情報に該当する部分を除く。)を加工して得られる非識別加工情報をいう。

(1) 独個法第11条第2項各号のいずれかに該当するもの又は同条第3項の規定により同条第1項に規定する個人情報ファイル簿に掲載しないこととされるものでないこと。

(2) 本学に対し、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書の独公開法第3条の規定による開示の請求があった場合、次のいずれかを行うものであること。

 当該法人文書に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。

 独公開法第14条第1項又は第2項の規定により意見書の提出の機会を与えること。

(3) 本学の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、独公開法第44条の10第1項の基準に従い、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して非識別加工情報を作成することができるものであること。

7 この規則において「独立行政法人等非識別加工情報ファイル」とは、独立行政法人等非識別加工情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

(1) 特定の独立行政法人等非識別加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

(2) 前号に掲げるもののほか、特定の独立行政法人等非識別加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして独個法施行令で定めるもの

8 この規則において「教育・研究関係保有個人情報」とは、第4項に規定する保有個人情報のうち教育又は研究に関する情報であって、教員等又は技術職員が管理するものをいう。

9 この規則において「診療関係保有個人情報」とは、第4項に規定する保有個人情報のうち診療に関する情報をいう。

10 この規則において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

(1) 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

(2) 前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

11 この規則において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

12 この規則において「個人番号」とは、番号法第7条第1項又は第2項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。

13 この規則において「特定個人情報」とは、個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第7条第1項及び第2項、第8条並びに第67条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項を除く。)をその内容に含む個人情報をいう。

14 この規則において「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

15 この規則において「個人番号利用事務」とは、行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第9条第1項又は第2項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。

16 この規則において「個人番号関係事務」とは、番号法第9条第3項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

17 この規則において「学部等」とは、事務局、各学部、各研究科、附属病院、各機構又は機構の各センター、ヒトレトロウイルス学共同研究センター、各学内共同教育研究施設、各学域及び各学系をいう。

18 この規則において「教員等」とは、教授、准教授、講師、助教、助手、副校長、副園長、主幹教諭、教諭、養護教諭、栄養教諭及び教務職員をいう。

19 第1項に規定する個人情報及び第4項に規定する保有個人情報は、第12項に規定する個人番号及び第13項に規定する特定個人情報を含むものとする。

(個人情報の保有の制限等)

第3条 本学は、個人情報を保有するに当たっては、法令の定める業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的をできる限り特定しなければならない。

2 本学は、前項の規定により特定された利用の目的(以下「利用目的」という。)の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有してはならない。

3 本学は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

(利用目的の明示)

第4条 本学は、本人から直接書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)に記録された当該本人の個人情報を取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。

(1) 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。

(2) 利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。

(3) 利用目的を本人に明示することにより、国の機関、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。

(適正な取得)

第5条 本学は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

(正確性の確保)

第6条 本学は、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報(独立行政法人等非識別加工情報(独立行政法人等非識別加工情報ファイルを構成するものに限る。次条第2項において同じ。)及び削除情報(独個法第44条の2第3項に規定する削除情報をいう。以下同じ。)に該当するものを除く。次条第1項及び第42条において同じ。)が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。

(安全確保の措置)

第7条 本学は、保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「情報漏えい等」という。)の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。

2 前項の規定は、本学から個人情報(独立行政法人等非識別加工情報及び削除情報に該当するものを除く。)の取扱いの委託を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。

3 本学は、独立行政法人等非識別加工情報、独立行政法人等非識別加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号並びに独個法第44条の10第1項の規定により行った加工の方法に関する情報(以下「独立行政法人等非識別加工情報等」という。)の漏えいを防止するために必要なものとして独個規則第13条で定める基準に従い、独立行政法人等非識別加工情報等の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。

4 前項の規定は、本学から独立行政法人等非識別加工情報等の取扱いの委託を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。

(総括保護管理者)

第8条 本学の総括保護管理者は学長が指名する理事とし、本学の保有個人情報の管理に関する事務を総括するものとする。

(保護管理者)

第9条 第2条第4項第8項及び第9項に規定する個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を除く保有個人情報及び同条第12項及び第13項に規定する特定個人情報等ごとに、別表のとおり保護管理者を置く。

2 保護管理者は、当該保有個人情報の適切な管理を確保するものとする。

3 保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。

4 保護管理者は、必要に応じて第2項の事務を補佐する副保護管理者を置くことができる。

(保護担当者)

第10条 本学に、前条の保護管理者を補佐し、当該部署の保有個人情報の管理に関する事務を担当する保護担当者を置く。

2 保護管理者は、当該課等の保護担当者を1人又は複数人指名するものとする。

3 前項の規定にかかわらず、各教員等又は各技術職員が管理する教育・研究関係保有個人情報の保護担当者は、当該各教員等又は当該各技術職員とする。

4 前3項の規定にかかわらず、特定個人情報等に係る事項については、この限りではない。

(監査責任者)

第11条 本学の保有個人情報の管理の状況について監査する監査責任者は、監査室長とする。

(保有個人情報の適切な管理のための委員会)

第12条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため、関係役員及び職員を構成員とする保有個人情報の適切な管理に関する委員会を置く。

2 前項の委員会に関し、必要な事項については、学長が別に定める。

第13条 各保護管理者は、保有個人情報の適切な管理を実施するため、当該学部等において委員会を設置することができる。

2 前項の規定に基づき設置する委員会に関し必要な事項は、当該学部等において別に定める。

(事務取扱担当者)

第13条の2 本学に、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)を置く。

2 各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲は別に定める。

(教育研修)

第14条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。

3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、課室等の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を行うものとする。

4 保護管理者は、当該学部等又は課室等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を与えるよう努めるものとする。

(従事者の義務等)

第15条 個人情報の取扱いに従事する本学の役員若しくは職員又はこれらの職にあった者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

2 職員は、独個法及び番号法の趣旨に則り、関連する学内規則並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

3 前2項の規定は、第7条第2項及び第4項の受託業務に従事している者又は従事していた者について準用する。

(アクセス制限)

第16条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に制限する等の措置を講ずるものとする。

2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。

3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外で保有個人情報にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第17条 職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定することとし、職員は、保護管理者の指示に従い取り扱うものとする。

(1) 保有個人情報の複製

(2) 保有個人情報の送信

(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第18条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第19条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。

(廃棄等)

第20条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

(保有個人情報の取扱状況の記録)

第21条 保護管理者は、保有個人情報(特定個人情報等を除く。以下この条において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

2 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第21条の2 保護管理者は、個人番号関係事務を処理するために必要な場合、又は番号法第19条第11号から第14号までのいずれかに該当して特定個人情報を提供し、若しくはその提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第21条の3 保護管理者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域及び管理区域)

第21条の4 保護管理者は、本学における特定個人情報等の情報漏えい等を防止するために、次に掲げる区域を明確にし、適切な安全管理措置を講ずるものとする。

(1) 取扱区域

特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を取扱区域とし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(2) 管理区域

特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域を管理区域とし、入退室管理等により安全管理措置を講ずるものとする。

(アクセス制御)

第22条 保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下次条から第26条まで及び第28条から第32条の2までにおいて同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第23条 保護管理者は、保有個人情報(特定個人情報等を除く。以下この条において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。

2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。

3 保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に及び必要に応じ随時に分析等するための体制を整備する。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずるとともに、分析等を行うものとする。

(アクセス状況の監視)

第23条の2 保護管理者は、保有個人情報(特定個人情報等を除く。以下この条において同じ。)の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第23条の3 保護管理者は、保有個人情報(特定個人情報等を除く。)の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第24条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止)

第25条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。

(情報システムにおける保有個人情報の処理)

第25条の2 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。

2 保護管理者は、前項の保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。

(暗号化)

第26条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

2 職員は、前項の規定に基づき、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。

(入力情報の照合等)

第27条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報(特定個人情報等を除く。以下この条において同じ。)の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第28条 保護管理者は、保有個人情報(特定個人情報等を除く。)の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第29条 保護管理者は、保有個人情報(特定個人情報等を除く。)に係る情報システムの設計書、構成図等の法人文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第30条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止)

第31条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第32条 職員は、端末使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第32条の2 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(入退管理)

第33条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。この場合において、保有個人情報を記録する媒体を保管するため施設を設ける必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。

2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。

3 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム室等の管理)

第34条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。

2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。

(保有個人情報の提供)

第35条 保護管理者は、独個法第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。

2 保護管理者は、独個法第9条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。

3 保護管理者は、独個法第9条第2項第3号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講ずるものとする。

(業務の委託等)

第36条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。この場合において、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制並びに個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。以下同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項

(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

2 個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。

3 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容や量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。

4 個人番号関係事務の全部又は一部の委託をする際には、「委託を受けた者」において、本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。

5 委託先において、保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが第3項の措置を実施するものとする。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

6 個人番号関係事務の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をする際には、委託をする個人番号関係事務において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。

7 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。

8 保有個人情報を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。

(事案の報告及び再発防止措置)

第37条 保有個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が本規則等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案(以下「事案」という。)又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。

2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。

3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。

4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、発生した事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を学長に速やかに報告するものとする。

5 総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、文部科学省に対し、速やかに情報提供を行う。

6 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。

(公表等)

第38条 学長又は総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。

2 公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに独立行政法人等非識別加工情報等に該当するものは個人情報保護委員会事務局に、それ以外のものは総務省(行政管理局)に情報提供を行う。

(個人情報保護委員会事務局への報告)

第38条の2 保護管理者又は総括保護管理者は、次に掲げるときは、直ちに個人情報保護委員会事務局に報告するものとする。

(1) 第37条第3項及び第4項に基づく報告のうち独立行政法人等非識別加工情報等に該当するもの並びに第42条の2第2項の報告をするとき

(2) 第37条第6項及び前条第1項に基づく措置のうち独立行政法人等非識別加工情報等に該当するものの措置を講じたとき

(3) 契約相手方が独個法第44条の14各号に該当すると認められ契約を解除しようとするとき及び解除したとき

(監査)

第39条 監査責任者は、保有個人情報の適切な管理を検証するため、本学における保有個人情報の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第40条 保護管理者は、各課室等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第41条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(利用及び提供の制限)

第42条 本学は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために保有個人情報(特定個人情報等を除く。以下この条において同じ。)を自ら利用し、又は提供しないものとする。

2 前項の規定にかかわらず、本学は、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供することができる。ただし、保有個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は提供することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。

(1) 本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。

(2) 法令の定める業務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。

(3) 行政機関(行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第58号。以下「行個法」という。)第2条第1項に規定する行政機関をいう。以下同じ。)、他の独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人に保有個人情報を提供する場合において、保有個人情報の提供を受ける者が、法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。

(4) 前3号に掲げる場合のほか、専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき、本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるとき、その他保有個人情報を提供することについて特別の理由のあるとき。

3 前項の規定は、保有個人情報の利用又は提供を制限する他の法令の規定の適用を妨げるものではない。

4 本学は、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、保有個人情報の利用目的以外の目的のための本学の内部における利用を特定の役員又は職員に限るものとする。

第42条の2 保護管理者は、独個法第44条の2第2項の規定により、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために独立行政法人等非識別加工情報及び削除情報(保有個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し、又は提供してはならない。

2 保護管理者は、独個法第44条の2第1項及び独個法第44条の9(独個法第44条の12の規定により独個法第44条の9の規定を準用する場合を含む。)の規定により、独立行政法人等非識別加工情報の利用に関する契約を締結した者(以下「契約相手方」という。)から独個法第44条の5第2項第7号の規定に基づき当該契約相手方が講じた独立行政法人等非識別加工情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは、直ちに総括保護管理者に報告するとともに、当該契約相手方がその是正のために講じた措置を確認するものとする。

(個人番号の利用の制限)

第42条の3 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ定めた事務に限定するものとする。

(特定個人情報の利用の制限)

第42条の4 本学は、番号法第9条第4項の規定に基づく場合を除き、利用目的以外のために特定個人情報を自ら利用してはならない。

2 前項の規定にかかわらず、本学は人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であると認めるときは、利用目的以外の目的のために特定個人情報を自ら利用することができる。ただし、特定個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。

3 前項の規定は、特定個人情報の利用又は提供を制限する他の法令の規定の適用を妨げるものではない。

4 本学は、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、特定個人情報の利用目的以外の目的のための本学の内部における利用を特定の役員又は職員に限るものとする。

(特定個人情報等の提供の制限)

第42条の5 本学は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(個人番号の提供の求めの制限)

第42条の6 保護管理者は、個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(保有個人情報の提供を受ける者に対する措置要求)

第43条 本学は、第42条第2項第3号又は第4号の規定に基づき、保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、保有個人情報の提供を受ける者に対し、提供に係る個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えいの防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。

(個人情報ファイル簿の作成及び公表)

第44条 本学は、独個法施行令第4条各項で定めるところにより、本学が保有している個人情報ファイルについて、独個法第11条第1項各号、独個法第44条の3各号及び独個法第44条の11各号に規定する事項を記載した帳簿(以下「個人情報ファイル簿」という。別記様式)を作成し、公表するものとする。

2 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。

(1) 本学の役員若しくは職員又はこれらの職にあった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの(本学が行う職員の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。)

(2) 専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル

(3) 前項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの

(4) 独立行政法人等非識別加工情報ファイルに該当する個人情報ファイル

(5) 記録情報に削除情報が含まれる個人情報ファイル

(6) 1年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル

(7) 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記録情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの

(8) 役員又は職員が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得する個人情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの

(9) 本人の数が1,000人に満たない個人情報ファイル

(10) 前各号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして独個法施行令で定める個人情報ファイル

3 第1項の規定にかかわらず、本学は、記録項目の一部若しくは独個法第11条第1項第5号若しくは第6号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができるものとする。

(開示、訂正及び利用停止)

第45条 独個法第12条、独個法第27条及び独個法第36条に規定する開示請求権、訂正請求権及び利用停止請求権については、別に定める。

(苦情処理)

第46条 学長は、本学における個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

(生存者以外の個人に関する情報)

第47条 第2条に規定する個人情報のほか、本学が保有する生存者以外の個人に関する情報についても、本規則を準用するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、第45条に規定する開示請求権、訂正請求権及び利用停止請求権については、原則として適用しない。

(文部科学省との連携)

第47条の2 本学は、「個人情報の保護に関する基本方針」(平成16年閣議決定)4を踏まえ、文部科学省と緊密に連携して、その保有する個人情報の適切な管理を行うものとする。

(雑則)

第48条 この規則に定めるもののほか、個人情報保護に関し必要な事項は、学長が別に定める。

2 前項の規定にかかわらず、各学部等の保有個人情報の適正な管理について必要な事項がある場合は、各学部等の長が別に定めるところによる。

附 則

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

附 則

この規則は、平成18年11月1日から施行する。

附 則

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

附 則

この規則は、平成20年5月1日から施行し、平成20年4月1日から適用する。

附 則

この規則は、平成21年4月1日から施行する。

附 則

この規則は、平成24年4月1日から施行する。

附 則

この規則は、平成27年2月19日から施行する。

附 則

この規則は、平成27年3月9日から施行する。

附 則

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

附 則

この規則は、平成27年12月1日から施行する。

附 則

この規則は、平成28年10月1日から施行する。

附 則

この規則は、平成28年12月1日から施行する。

附 則

この規則は、平成29年12月21日から施行する。

附 則

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

附 則

この規則は、令和2年4月1日から施行する。

別表(第9条関係)

保有個人情報の区分

保護管理者

役員の保有個人情報

(診療関係情報及び特定個人情報等を除く。)

当該各役員

事務局又は各学部等事務部の事務に関する保有個人情報

(診療関係情報及び特定個人情報等を除く。)

各課(室)長又は事務(部)

各学部等の教育・研究関係保有個人情報

(診療関係情報及び特定個人情報等を除く。)

学部長、研究科長、機構長若しくは機構のセンター長、ヒトレトロウイルス学共同研究センター長、学内共同教育研究施設の長、学域長又は学系長

附属病院又は保健管理センターの診療関係保有個人情報(特定個人情報等を除く。)

附属病院長又は保健管理センター所長

特定個人情報等

特定個人情報等を取り扱う各課(室)長又は事務(部)

画像

国立大学法人鹿児島大学が保有する個人情報の保護管理に関する規則

平成17年4月1日 規則第26号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第2編 全学規則/第2章 総務・庶務
沿革情報
平成17年4月1日 規則第26号
平成18年10月24日 規則第88号
平成19年1月26日 規則第8号
平成20年4月22日 規則第39号
平成21年2月27日 規則第5号
平成24年2月16日 規則第5号
平成27年2月19日 規則第22号
平成27年2月19日 規則第29号
平成27年3月9日 規則第34号
平成27年11月26日 規則第106号
平成28年9月23日 規則第68号
平成28年11月15日 規則第73号
平成29年12月21日 規則第96号
平成31年3月29日 規則第41号
令和2年3月19日 規則第35号