○国立大学法人鹿児島大学個人情報開示等に関する取扱規則
令和4年3月17日
規則第26号
国立大学法人鹿児島大学個人情報開示等に関する取扱規則(平成17年規則第27号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規則は、国立大学法人鹿児島大学が保有する個人情報の保護管理に関する規則(令和4年規則第25号。以下「保護管理規則」という。)第66条の規定に基づき、国立大学法人鹿児島大学(以下「本学」という。)における個人情報保護の開示等について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
(1) 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第2号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
(2) 個人識別符号が含まれるもの
2 この規則において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「保護法施行令」という。)で定めるものをいう。
(1) 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
(2) 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
3 この規則において「保有個人情報」とは、本学の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、本学の役員又は職員が組織的に利用するものとして、本学が保有する法人文書に記録されているものをいう。
4 この規則において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
(1) 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
(2) 前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
5 この規則において「行政機関等匿名加工情報」とは、次の各号のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部(これらの一部に独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独公開法」という。)第5条に規定する不開示情報(同条第1号に掲げる情報を除き、同条第2号ただし書に規定する情報を含む。)が含まれているときは、これらの不開示情報に該当する部分を除く。)を加工して得られる匿名加工情報をいう。
(1) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第75条第2項各号のいずれかに該当するもの又は同条第3項の規定により同条第1項に規定する個人情報ファイル簿に掲載しないこととされるものでないこと。
(2) 本学に対し、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書の開示の請求(独公開法第3条の規定による開示の請求をいう。)があったとしたならば、これらの者が次のいずれかを行うこととなるものであること。
イ 当該法人文書に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。
ロ 独公開法第14条第1項又は第2項の規定により意見書の提出の機会を与えること。
(3) 行政機関等の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、第41条第1項の基準に従い、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して匿名加工情報を作成することができるものであること。
6 この規則において「行政機関等匿名加工情報ファイル」とは、行政機関等匿名加工情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
(1) 特定の行政機関等匿名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
(2) 前号に掲げるもののほか、特定の行政機関等匿名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして保護法施行令で定めるもの
7 この規則において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
8 この規則において「個人番号」とは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第7条第1項又は第2項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
9 この規則において「特定個人情報」とは、個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第7条第1項及び第2項、第8条並びに第67条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項を除く。)をその内容に含む個人情報をいう。
10 この規則において「部局等」とは、事務局、各学部、大学院理工学研究科、大学院医歯学総合研究科、大学院臨床心理学研究科、大学院連合農学研究科、附属病院、機構又は機構の各センター、ヒトレトロウイルス学共同研究センター及び各学内共同教育研究施設をいう。
11 この規則において「部局長」とは、前項に規定する部局等の長(ヒトレトロウイルス学共同研究センターにあってはヒトレトロウイルス学共同研究センター長が本学以外の者である場合は鹿児島大学キャンパス長)をいう。
(開示請求の手続)
第3条 開示請求は、保有個人情報開示請求書(別記様式第1号。以下「開示請求書」という。)を学長に提出して行うものとする。
2 前項の場合において、開示請求をする者は、保護法施行令で定めるところにより、開示請求に係る保有個人情報の本人であること(個人情報保護法第76条第2項の規定による開示請求にあっては、開示請求に係る保有個人情報の本人の代理人であること。)を示す書類を提示し、又は提出しなければならない。
4 学長は、開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求をした者(以下「開示請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、学長は開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するものとする。
(保有個人情報の開示義務)
第4条 学長は、開示請求があったときは、開示請求に係る保有個人情報に個人情報保護法第78条各号に掲げる情報(以下「不開示情報」という。)のいずれかが含まれている場合を除き、開示請求者に対し、当該保有個人情報を開示するものとする。
(部分開示)
第5条 学長は、開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合において、不開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、開示請求者に対し、当該部分を除いた部分につき開示するものとする。
2 開示請求に係る保有個人情報に個人情報保護法第78条第2号の情報(開示請求者以外の特定の個人を識別することができるものに限る。)が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示請求者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等及び個人識別符号の部分を除くことにより、開示しても、開示請求者以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、同号の情報に含まれないものとみなして、前項の規定を適用する。
(裁量的開示)
第6条 学長は、開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合であっても、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、開示請求者に対し、当該保有個人情報を開示することができる。
(保有個人情報の存否に関する情報)
第7条 学長は、開示請求に対し、当該開示請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる。
(開示等の検討)
第8条 学長は、本学が保有する個人情報に対し開示請求があった場合は、当該個人情報を保有する部局等に開示請求書の写しを送付し、当該部局等に開示、部分開示又は不開示(以下「開示等」という。)に対する意見を求めるとともに、国立大学法人鹿児島大学情報公開・個人情報保護管理委員会(以下、「委員会」という。)に意見を求めるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、当該開示請求と同一又は同種若しくは類似の事案であって、委員会で既に審議し、及び学長が当該事案に係る委員会の開示等の判断を妥当であると認める場合は、委員会の審議を省略できるものとする。
3 開示等に対する意見を求められた部局等は、当該個人情報に係る関係者で開示について検討し、その意見を部局長が、書面により学長に回答するものとする。
4 学長は、別に定める開示基準に基づき、当該個人情報の開示等の決定を行うものとする。
2 前項の規定により、移送を受けた行政機関等が全部又は一部を開示する決定(以下「開示決定」という。)をしたときは、学長は、当該開示の実施に必要な協力をしなければならない。
3 学長は、他の行政機関等から開示請求に係る事案が移送されたときは、当該開示請求についての開示決定をするものとする。
(1) 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を開示しようとする場合であって、当該第三者に関する情報が個人情報保護法第78条第1項第2号ロ又は同項第3号ただし書きに規定する情報に該当すると認められるとき。
(2) 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を第6条の規定により開示しようとするとき。
(開示の実施)
第14条 保有個人情報の開示は、当該保有個人情報が、文書又は図画に記録されているときは閲覧又は写しの交付により、電磁的記録に記録されているときはその種別、情報化の進展状況等を勘案して学長が定める方法により行うものとする。ただし、閲覧の方法による保有個人情報の開示にあっては、当該保有個人情報が記録されている文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるとき、その他正当な理由があるときは、その写しによる開示を実施することができる。
2 学長は、前項の規定に基づく電磁的記録についての開示の方法に関する定めを一般の閲覧に供しなければならない。
3 開示決定に基づき保有個人情報の開示を受ける者は、保有個人情報の開示の実施方法等申出書(別記様式第12号)により、開示決定の通知があった日から30日以内に学長に対し、その求める開示実施の方法等を申し出なければならない。ただし、当該期間内に当該申出をすることができないことにつき正当な理由があるときは、通知があった日から30日を超えて申し出ることができる。
(手数料)
第16条 開示請求をする者は、本学の定める手数料を納めなければならない。
2 前項の手数料の額は、学長が別に定める。ただし、特定個人情報に係る開示請求を行う場合において、経済的困難その他特別の理由があると認めるときは、当該手数料を免除することができる。
3 学長は、前2項の規定による定めを一般の閲覧に供する。
2 前項の申請書には、特定個人情報に係る本人が生活保護法(昭和25年法律第144号)第11条第1項各号に掲げる扶助を受けていることを理由とする場合にあっては当該扶助を受けていることを証明する書面を、その他の事実を理由とする場合にあっては当該事実を証明する書面を添付しなければならない。
(訂正請求の手続)
第18条 訂正請求は、保有個人情報訂正請求書(別記様式第16号。以下「訂正請求書」という。)を学長に提出するものとする。
2 前項の場合において、訂正請求をする者は、保護法施行令で定めるところにより、訂正請求に係る保有個人情報の本人であること(個人情報保護法第90条第2項の規定による訂正請求にあっては、訂正請求に係る保有個人情報の本人の代理人であること)を示す書類を提示し、又は提出しなければならない。
3 前項の代理人は、訂正請求書とともに委任状(別記様式第17号又は別記様式第17号の2)を提出しなければならない。
4 学長は、訂正請求書に形式上の不備があると認めるときは、訂正請求をした者(以下「訂正請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求める。
(保有個人情報の訂正義務)
第19条 学長は、訂正請求があった場合において、当該訂正請求に理由があると認めるときは、当該訂正請求に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該保有個人情報の訂正をしなければならない。
(訂正請求に対する措置)
第20条 学長は、訂正請求に係る保有個人情報の訂正をするときは、その旨の決定をし、訂正請求者に対し、保有個人情報訂正通知書(別記様式第18号)により通知しなければならない。
2 学長は、訂正請求に係る保有個人情報の訂正をしないときは、その旨の決定をし、訂正請求者に対し、保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書(別記様式第19号)により通知しなければならない。
(事案の移送)
第23条 学長は、訂正請求に係る保有個人情報が第12条第2項の規定に基づく開示に係るものであるとき、その他他の行政機関等において訂正決定等をすることにつき正当な理由があるときは、当該他の行政機関等と協議の上、当該他の行政機関等に対し、事案を移送することができる。この場合において、学長は、当該他の行政機関等に対し、保有個人情報の訂正請求に係る事案の移送書(別記様式第22号。以下「訂正移送書」という。)により通知するとともに、訂正請求者に対し、保有個人情報の訂正請求に係る事案の移送通知書(別記様式第23号。以下「訂正移送通知書」という。)により事案を移送した旨を通知しなければならない。
2 前項の場合において、移送を受けた独立行政法人等が全部又は一部を訂正する決定(以下「訂正決定」という。)をしたときは、学長は、当該訂正決定に基づき訂正の実施をしなければならない。
(利用停止等請求の手続)
第25条 保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)請求は、保有個人情報利用停止請求書(別記様式第25号。以下「利用停止請求書」という。)を学長に提出するものとする。
2 前項の場合において、利用停止請求をする者は、保護法施行令で定めるところにより、利用停止請求に係る保有個人情報の本人であること(個人情報保護法第98条第2項の規定による利用停止請求にあっては、利用停止請求に係る保有個人情報の本人の代理人であること)を示す書類を提示し、又は提出しなければならない。
3 前項の代理人は、利用停止請求書とともに委任状(別記様式第26号又は別記様式第26号の2)を提出しなければならない。
4 学長は、利用停止請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止請求をした者(以下「利用停止請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
(保有個人情報の利用停止義務)
第26条 学長は、利用停止請求があった場合において、当該利用停止請求に理由があると認めるときは、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。ただし、当該保有個人情報の利用停止をすることにより、当該保有個人情報の利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。
(利用停止請求に対する措置)
第27条 学長は、利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をするときは、その旨の決定をし、利用停止請求者に対し、保有個人情報の利用停止決定通知書(別記様式第27号)により通知しなければならない。
2 学長は、利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしないときは、その旨の決定をし、利用停止請求者に対し、保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書(別記様式第28号)により通知しなければならない。
(審査請求及び情報公開・個人情報保護審査会への諮問)
第30条 開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為について不服がある者は、学長に対し、行政不服審査法(平成26年法律第68号)による審査請求をすることができる。
2 開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為について審査請求があったときは、学長は、個人情報保護法第105条第1項各号のいずれかに該当する場合を除き、諮問書(別記様式第31号、別記様式第31号の2、別記様式第31号の3又は別記様式第31号の4)により情報公開・個人情報保護審査会に諮問しなければならない。
(1) 審査請求人及び参加人
(2) 開示請求者、訂正請求者又は利用停止請求者(これらの者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
(3) 当該審査請求に係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
(1) 開示決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決
(2) 審査請求に係る開示決定等を変更し、当該開示決定等に係る保有個人情報を開示する旨の裁決(第三者である参加人が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示している場合に限る。)
(行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等)
第34条 学長は、行政機関等匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。以下同じ。)を作成することができる。
2 学長は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、行政機関等匿名加工情報を提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 保有個人情報を利用目的のために第三者に提供することができる場合において、当該保有個人情報を加工して作成した行政機関等匿名加工情報を当該第三者に提供するとき。
3 学長は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために削除情報(保有個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し、又は提供してはならない。
4 前項の「削除情報」とは、行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号をいう。
(提案の募集に関する事項の個人情報ファイル簿への記載)
第35条 学長は、本学が保有している個人情報ファイルが第2条第5項各号のいずれにも該当すると認めるときは、当該個人情報ファイルについては、個人情報ファイル簿に次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 第37条第1項の提案の募集をする個人情報ファイルである旨
(2) 第37条第1項の提案を受ける組織の名称及び所在地
(提案の募集)
第36条 学長は、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「保護法施行規則」という。)第53条で定めるところにより、定期的に、本学が保有している個人情報ファイル(個人情報ファイル簿に個人情報保護法第108条第1号に掲げる事項の記載があるものに限る。以下同じ。)について、次条第1項の提案を募集する。
2 前項の書面には、次に掲げる書面その他個人情報保護法で定める書類を添付しなければならない。
(2) 個人情報保護法第110条第2項第5号の事業が新たな産業の創出又は活力ある経済社会若しくは豊かな国民生活の実現に資するものであることを明らかにする書面
(1) 未成年者
(2) 心身の故障により前条第1項の提案に係る行政機関等匿名加工情報をその用に供して行う事業を適正に行うことができない者として保護法施行規則で定めるもの
(3) 破産手続開始の決定を受けて復権を得ない者
(4) 禁錮以上の刑に処せられ、又は個人情報保護法の規定により刑に処せられ、その執行を終わり、又は執行を受けることがなくなった日から起算して2年を経過しない者
(5) 個人情報保護法第118条の規定により行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を解除され、その解除の日から起算して2年を経過しない者
(6) 法人その他の団体であって、その役員のうちに前各号のいずれかに該当する者があるもの
(提案の審査等)
第39条 学長は、第37条第1項の提案があったときは、当該提案が次に掲げる基準に適合するかどうかを審査しなければならない。
(2) 個人情報保護法第110条第2項第3号の提案に係る行政機関等匿名加工情報の本人の数が、1,000人以上であり、かつ、提案に係る個人情報ファイルを構成する保有個人情報の本人の数以下であること。
(3) 個人情報保護法第110条第2項第3号及び第4号に掲げる事項により特定される加工の方法が同法第116条第1項の基準に適合するものであること。
(4) 個人情報保護法第110条第2項第5号の事業が新たな産業の創出又は活力ある経済社会若しくは豊かな国民生活の実現に資するものであること。
(5) 個人情報保護法第110条第2項第6号の期間が行政機関等匿名加工情報の効果的な活用の観点からみて保護法施行規則第57条で定める期間を超えないものであること。
(6) 個人情報保護法第110条第2項第5号の提案に係る行政機関匿名加工情報の利用の目的及び方法並びに同項第7号の措置が当該行政機関等匿名加工情報の本人の権利利益を保護するために適切なものであること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、保護法施行規則第58条で定める基準に適合するものであること。
(行政機関等匿名加工情報の作成等)
第41条 本学は、行政機関等匿名加工情報を作成するときは、特定の個人を識別することができないように及びその作成に用いる保有個人情報を復元することができないようにするために必要なものとして保護法施行規則第62条で定める基準に従い、当該保有個人情報を加工しなければならない。
2 前項の規定は、本学から行政機関等匿名加工情報の作成の委託を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。
(行政機関等匿名加工情報に関する事項の個人情報ファイル簿への記載)
第42条 学長は、行政機関等匿名加工情報を作成したときは、当該行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報を含む個人情報ファイルについては、個人情報ファイル簿に次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 行政機関等匿名加工情報の本人の数及び行政機関等匿名加工情報に含まれる情報の項目
(2) 次条第1項の提案を受ける組織の名称及び所在地
(3) 次条第1項の提案をすることができる期間
(手数料)
第45条 行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を締結する者は、本学の定める手数料を納めなければならない。
2 前項の手数料の額は、学長が別に定める。
(行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約の解除)
第46条 学長は、行政機関等匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者が次の各号のいずれかに該当するときは、当該契約を解除することができる。
(1) 偽りその他不正の手段により当該契約を締結したとき。
(2) 第38条各号のいずれかに該当することとなったとき。
(3) 当該契約において定められた事項について重大な違反があったとき。
(識別行為の禁止等)
第47条 学長は、行政機関等匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該行政機関等匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該行政機関等匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。
3 前2項の規定は、本学から行政機関等匿名加工情報等の取扱いの委託(二以上の段階にわたる委託を含む。)を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。
(従事者の義務)
第48条 行政機関等匿名加工情報等の取扱いに従事する職員若しくは職員であった者又は行政機関等匿名加工情報等の取扱いに従事している派遣労働者若しくは従事していた派遣労働者は、その業務に関して知り得た行政機関等匿名加工情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
(匿名加工情報の取扱いに係る義務)
第49条 本学は、匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報を除く。以下この条において同じ。)を第三者に提供するときは、法令に基づく場合を除き、保護法施行規則で定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示しなければならない。
2 本学は、匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該個人情報から削除された記述等若しくは個人識別符号に関する情報を取得し、又は当該匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。
3 本学は、匿名加工情報の漏えいを防止するために必要なものとして保護法施行規則で定める基準に従い、匿名加工情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
(雑則)
第50条 この規則に定めるもののほか、個人情報開示等に関し必要な事項は、学長が別に定める。
附則
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附則
この規則は、令和5年12月21日から施行する。