○亀山市電子情報処理組織による戸籍事務の取扱いに関する戸籍データ等管理規程
平成20年10月24日
訓令第24号
(目的)
第1条 この訓令は、市における戸籍事務を電子情報処理組織により取り扱うに当たり、戸籍データ等の管理について、その他法令に定めるもののほか必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍事務を処理する電子情報処理組織をいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱う戸籍又は除籍及び改製原戸籍に関する磁気情報をいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の戸籍データが記録された媒体をいう。
(4) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(5) ドキュメント 操作説明書、仕様書その他戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(戸籍情報システム保護管理者の設置)
第3条 戸籍情報システムの適正な運用を図るため、戸籍情報システム保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
2 保護管理者は、戸籍データ、磁気ディスク等、出力帳票、ドキュメント及びパスワードを的確に管理するため、必要な措置を講じなければならない。
(平30訓令3・一部改正)
(戸籍情報システムの管理)
第4条 保護管理者が管理する戸籍情報システムに係る機器等は、別表のとおりとする。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、戸籍情報システムにおける異状の有無を点検しなければならない。
3 保護管理者は、前項の点検に関する業務を委託して実施する場合には、戸籍データの保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
5 保護管理者は、戸籍情報システムに係る事故が発生したときは、速やかにその経緯及び被害状況を調査し、市長に報告するとともに、戸籍情報システムの復旧のための必要な措置を講じなければならない。
(戸籍データの管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理状況及びこれらに関連する機器等の状態について常に把握しておかなければならない。
2 保護管理者は、戸籍データの漏えい、改ざん、き損及び滅失の防止に必要な措置を講じなければならない。
(磁気ディスク等及び出力帳票の管理)
第6条 保護管理者は、磁気ディスク等及び出力帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管すること。
(2) 受払い及び保管については、名称、期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 廃棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持するとともに、適正な場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを外部に持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(端末機の配置)
第8条 保護管理者は、端末機を来庁者その他の関係者以外の者がその内容を読み取ることができない位置及び角度に配置しなければならない。
(端末機管理責任者の設置等)
第9条 端末機の適正な管理及び運用を図るため、端末機管理責任者(以下「責任者」という。)1人を置き、市民課の職員のうちから保護管理者が指定する。
2 責任者は、端末機の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 責任者は、必要に応じ、保護管理者に次の事項を報告するものとする。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) その他端末機の運用状況に関する事項
(平30訓令3・一部改正)
(取扱職員の指定等)
第10条 保護管理者は、端末機を取り扱う職員(以下「取扱職員」という。)を指定するとともに、当該取扱職員が処理することのできる事務の範囲を定めるものとする。
2 取扱職員は、前項の規定により定められた事務の範囲を超えて戸籍データ等を取り扱い、及び端末機を操作してはならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍データの入出力を個別に制御するパスワードを設定し、取扱職員に付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管、抹消等の運用方法を定め、パスワードを厳重に管理しなければならない。
3 責任者は、取扱職員のパスワードの使用状況を把握しておかなければならない。
4 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(研修の実施)
第12条 保護管理者は、戸籍データの重要性及びプライバシーの保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、年1回以上の教育訓練計画を策定し、取扱職員に対して研修を実施しなければならない。
附則
この訓令は、戸籍法第118条第1項の規定により、市長が電子情報処理組織によって戸籍事務を取り扱う市区町村長に指定された日から施行する。
附則(平成30年3月30日訓令第3号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
別表(第4条関係)
戸籍情報システムに係る機器等
機器等 | プライバシー保護に関する事項 | 管理内容 |
戸籍情報システムのサーバ | 施錠のできる電算室への設置及びサーバラックの鍵の管理 | 1 サーバは、施錠のできる電算室内に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。 2 サーバを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員とする。 |
端末機 | パスワードによる起動並びにシステム使用状況帳簿の出力及び施錠のできる書庫での管理 | 1 端末機を起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員とし、当該職員がパスワードを入力して起動させる。 2 システム使用状況帳簿を定期的に出力し、その帳簿を施錠のできる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | バックアップ記録帳簿の出力及び施錠のできる書庫での管理 | バックアップ記録帳簿を定期的に出力し、その帳簿を施錠のできる保管庫で管理する。 |
戸籍情報システムのプログラム | 保護プログラムによる複写及び変更の防止 | 戸籍情報システムのプログラムについて戸籍データの複写及び変更を防止するための保安措置を講じる。 |