○亀山市立医療センター文書取扱規程

平成28年3月31日

病院事業管理規程第6号

(趣旨)

第1条 この規程は、亀山市立医療センター(以下「医療センター」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 医療センターにおいて取り扱い、又は保存するすべての書類、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)及びフィルムをいう。

(2) 供覧 処分又は意思決定を必要としない文書を上司又は関係職員が了知することをいう。

(3) 起案 事務処理について決裁を得るための案文を作成することをいう。

(4) 文書管理システム 文書及び簿冊のデータを蓄積して文書を管理し、並びに起案書、簿冊の背表紙等を作成するための情報処理システムをいう。

(5) 未処理文書 必要な事務処理を完了していない文書をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、事務能率の向上に役立つよう正確かつ迅速、丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い汚損し、又は紛失しないように注意しなければならない。

2 文書は、亀山市情報公開条例(平成17年亀山市条例第19号)に基づく文書の公開及び亀山市個人情報保護条例(平成17年亀山市条例第20号)に基づく文書の開示に対応できるよう適切に管理しなければならない。

3 文書は、上司の許可なく持ち出し、又は他人に複写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。

(文書処理の原則)

第4条 事務の処理は、原則として文書によらなければならない。

2 文書は、亀山市公文例規程(平成17年亀山市訓令第4号)のほか、市長の事務部局の例による。

(文書の処理年度)

第5条 文書の処理年度は、4月1日から翌年3月31日までとする。ただし、法規文書、公示文書等については、1月1日から12月31日までとする。

(所属長の職務)

第6条 所属長は、常に職員を文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第7条 医療センターの文書事務を遂行するため、文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、病院総務課、地域医療課及び訪問看護ステーションの長をもって充てる。

3 文書取扱主任は、文書の収受、処理の促進、整理、保存、引継ぎ及び廃棄並びに文書事務の指導及び改善等に関する事務を処理する。

4 文書取扱主任は、文書事務の遂行上必要があるときは、文書取扱補助者を定め、その者に前項に掲げる事務について補助させることができる。

(平30病管規程1・一部改正)

(到達文書の取扱い)

第8条 医療センターに到達した文書は、次条の規定により受領した文書を除き、病院総務課において次のとおり処理するものとする。

(1) 配布先の明確な文書は、原則として開封せずに文書整理棚に配布する。

(2) 配布先の明確でない文書は、開封の上、文書整理棚に配布する。

(3) 複数の部署に関連のある文書は、当該文書の処理に最も関係の深いと認める部署に配布する。

(4) 書留、配達証明その他特殊取扱いの郵便物は、所管部署に直接配布する。

(平30病管規程1・一部改正)

(各部署において直接受領した文書)

第9条 各部署において直接受領した文書は、文書取扱主任に回付し、又は第11条の例により収受の手続を執るものとする。

(勤務時間外に到達した文書の取扱い)

第10条 勤務時間外に到達した文書は、当直者が受領し、病院総務課へ引き継がなければならない。

(平30病管規程1・一部改正)

(文書の収受手続)

第11条 文書は、文書取扱主任が受領し、封書にあっては親展文書及び個人あての文書を除き、すべて開封した後、その右下部余白に、はがきにあってはその表面に到達した日の日付の受付印を押印し、自ら処理するものを除くほか、その処理方法を示して職員に交付しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、受付印の押印を省略することができる。

(1) 軽易な事務連絡

(2) 庁内文書

(3) 定期刊行物及び広告物

(4) 前3号に掲げるもののほか、受付印の押印が必要でないと認められるもの

2 前項の規定により文書の交付を受けた職員は、当該文書の文書件名、発信人等必要事項を文書管理システムに入力しなければならない。ただし、前項ただし書に規定する文書については、これを省略することができる。

(収受文書の処理)

第12条 前条第1項の規定により文書の交付を受けた職員は、収受文書を次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 報告、届け、事務連絡等で起案を要しないものについては、文書管理システムにより打ち出した起案書を用いて、直ちに上司又は関係者に供覧しなければならない。

(2) 前号の供覧終了後、最終の供覧者は、直ちに起案書の供覧終了日欄に供覧終了日を記録しなければならない。

(ファクシミリ又は電子メールで到達した文書の取扱い)

第13条 ファクシミリ又は電子メールで到達した文書は、第8条から前条までの規定に準じて処理しなければならない。

(文書の起案)

第14条 文書の起案は、一定の簿冊により処理するものを除き、文書管理システムにより出力した起案書を用いて決裁を受けなければならない。ただし、事務処理上、当該起案書を使用しないで他の用紙を使用することその他方法が適当であると認められる場合は、この限りでない。

2 決裁を受ける場合は、立案の基礎又は理由となった文書を添えなければならない。

3 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

4 決裁権者は、決裁を終えた起案書の決裁日欄に、決裁の完了した日を記録しなければならない。

5 前各項に定めるもののほか、決裁に関し必要な事項は、亀山市立医療センター事務決裁規程(平成28年亀山市病院事業管理規程第4号)の定めるところによる。

(文書の記号及び番号)

第15条 施行する文書には、記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書については、この限りでない。

2 文書の記号及び番号は、文書管理システムにより出力した起案書を用いて決裁の手続を執るものについては、記号は「亀」の文字の次に部署名を明確に表す文字を、番号は文書管理システムによる番号を用いるものとし、それ以外の決裁の手続を執るものについては、記号は「亀」の文字の次に部署名を明確に表す文字を、番号は簿冊コードに一定の簿冊の中で使用している番号を付するものとする。

(文書の発信者名)

第16条 文書の発信者名は、病院事業管理者名を用いなければならない。ただし、法令等に規定のあるものについては、この限りでない。

2 前項本文の規定にかかわらず、文書の内容、受信者等を総合的に判断して相当と認められるものについては、文書の発信者名は、病院事業管理者以外の職名を用いることができる。

(文書の日付)

第17条 文書の日付は、指定のある場合を除き、当該文書を発送する日又は公示等を行う日とする。

(公印の押印)

第18条 文書を発送するときは、亀山市立医療センター公印規程(平成28年亀山市病院事業管理規程第7号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、公印を省略できるものは、この限りでない。

2 公印を押印した者は、起案書及び一定の簿冊の所定の欄に公印日を記録しなければならない。

(文書の発送)

第19条 文書の発送は、使送する場合等を除き、原則として郵送によるものとする。

2 文書の発送は、病院総務課において行うものとする。

(平30病管規程1・一部改正)

(未処理文書の整理等)

第20条 職員は、常に未処理文書を整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。

2 文書取扱主任は、随時、文書管理システムにより未処理文書を調査し、処理の促進を図らなければならない。

(文書の整理基準)

第21条 文書は、年度による文書は年度ごとに、暦年による文書は暦年ごとに簿冊等に収納して、整理しなければならない。ただし、年度又は年を超えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として整理する。

2 複数の年度又は年の文書を収納することが適当な簿冊等については、前項の規定にかかわらず、1簿冊等に複数の年度又は年の文書を収納することができる。この場合においては、索引を付け、又は区分紙を差し入れ、文書の年度又は年を明確にして整理しなければならない。

3 前2項の簿冊等には、文書管理システムにより出力した背表紙を付けなければならない。

4 文書の保存年限の種別は、法令に定めるもののほか、次の各号のとおりとし、背表紙に当該各号に定める色別に表示しなければならない。

(1) 永年 赤色

(2) 10年 紫色

(3) 5年 緑色

(4) 3年 黄色

(5) 1年 黒色

5 前項各号に定める保存年限は、同項第1号に定める保存年限にあっては10年を、同項第2号に定める保存年限にあっては5年を超えて保存を要するもののことであり、保存の必要がなくなったときは、廃棄できるものとする。

6 文書種別の分類は、市長の事務部局の例による。

7 文書の保存年限の計算は、完結した日の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年ごとに整理保存する文書については、完結した日の属する年の翌年から起算する。

(廃棄)

第22条 病院総務課長は、毎年1回廃棄対象リストを作成し、当該廃棄対象リストを基に、簿冊等の廃棄を行うものとする。ただし、当該廃棄対象リストに抽出された簿冊等で、廃棄することができない合理的な理由があるものにあっては、当該簿冊等の保存年限を延長するものとする。

2 簿冊等の廃棄は、焼却、裁断等の方法により確実に行わなければならない。

(平30病管規程1・一部改正)

附 則

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日病管規程第1号)

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

亀山市立医療センター文書取扱規程

平成28年3月31日 病院事業管理規程第6号

(平成30年4月1日施行)