2　総務課長は、文書の公開に関する事務を総括する。

3　課長は、当該課における文書が適正かつ円滑に処理されるよう所属職員の指導監督に当たらなければならない。

2　文書取扱責任者は、課の庶務を担当する係長をもって充て、当該課において次に定める事項を処理する。

2　前項第1号、第2号及び第3号イに掲げる文書は、可児市公告式条例(昭和30年可児町条例第1号)第1条から第3条までの規定により公布又は公表しなければならない。

2　文書の番号は、前項第1号に掲げる文書にあっては毎年1月1日を、同項第2号及び第3号に掲げる文書にあっては毎年4月1日を起点として付けるものとする。

2　当直者は、前項の規定により受領した文書のうち特に急を要すると認めるものがあるときは、速やかにその旨を所管課長に連絡しなければならない。

2　課長は、供覧を受けた文書を直ちに査閲し、自ら処理するものを除き、処理方針を指示して所管する係長に交付しなければならない。

3　文書取扱責任者は、総務課から配布を受けた文書の中に、その所管に属さない文書があるときは、直ちに当該文書を総務課に返付しなければならない。

2　前項ただし書きの規定により市長名以外のものを施行者名として用いる場合は、原則として職名のみを記載し、氏名の記載を省略するものとする。

2　起案文書には、施行上の注意その他必要な事項を表示しなければならない。その表示は、起案用紙の所定欄の該当文字を○で囲み、又は必要事項を記載することによって行うものとする。

2　起案文書の回議は、関係職員のみにとどめ、その促進に努めなければならない。この場合において、回議を遅らせる特別の事情があるときは、あらかじめ起案者に連絡しなければならない。

3　起案文書の内容について、関係者が意見を異にするときは、協議し、なお決しないときは、上司の指示を受けなければならない。

4　起案者は、回議を経た起案文書が当初の趣旨と異なって決裁されたとき、又は廃案となったときは、その旨を関係者に通知しなければならない。

5　回議を受けた事案の決裁後の事情を知る必要がある者は、当該起案文書の上部欄外に「要再回」と付記し、記名しなければならない。

6　起案者は、前項の文書の決裁が完了したときは、速やかに再回を求めた者に、文書を回付しなければならない。

7　事案を代決した者は、決裁者の閲覧を要すると認められる文書については、「後閲」と付記し、決裁者の登庁後直ちにその承認を得なければならない。

2　条例、規則、訓令等の事案は、関係課長の決裁後に総務部長、総務課長及び行政係長に回議しなければならない。

3　前項に定めるもののほか、公示文書その他公示を要する文書は、総務部長、総務課長及び行政係長に回議しなければならない。

2　浄書は正確かつ明瞭に行い、浄書が完了したときは、必ず当該原議と照合しなければならない。

3　浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、当該文書を施行する日とする。

2　指令書、証明書その他の権利義務に関する文書には、契印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

3　契約書、登記嘱託書、証明書等のとじ替えを禁ずる文書には、公印により割印を押さなければならない。ただし、打抜式契印機による割印を行った文書については、この限りでない。

2　総務課長は、郵便により文書を発送しようとするときは、午後2時までに総務課に持参された文書を、それぞれ料金後納郵便物差出票を添えて、可児郵便局又は御嵩郵便局に差し出すものとする。

2　メールカーの巡回コースは、別表第2のとおりとする。

2　文書の整備は、ファイリングシステムによって行う。

2　前項の規定により作成する文書目録及び導入前目録(以下「文書目録等」という。)は、常に正確かつ最新のものとして管理し、総務課長から請求があったときは、直ちにこれを提出しなければならない。

3　文書取扱責任者は、法令等により定められた簿冊その他の文書で、所定のファイリング用品ではファイルできないものについても、文書目録等に登載しなければならない。

2　個別フォルダーは、A4サイズ2分の1カット山付きを使用する。

3　ガイドは、個別フォルダーと同一寸法の6分の1カット山付きを使用する。

4　キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに一定箇所に集中配列し、アルファベット順の一連記号で表示するとともに、段数は上から順次数える。

5　キャビネットの増減は、文書の収納状況を調査の上総務課長が決定する。

2　未処理又は懸案中の文書は、事務担当者別にしかかりフォルダーに入れてキャビネットの一定の位置に保管しておかなければならない。

3　現年度又は前年度(歴年で処理すべき文書(以下「歴年文書」という。)にあっては、現年又は前年)に生じた文書は、所管課の事務室において保管し、前々年度(歴年文書にあっては、前々年)以前に生じた文書は、書庫等に保存しなければならない。ただし、所管課において常時使用する文書(以下「常用文書」という。)は、年度又は年にかかわらず所管課の事務室において保管することができる。

4　前項の規定により文書を保管するときは、原則として現年度(歴年文書にあっては、現年)の文書及び常用文書はキャビネットの上2段に、前年度(歴年文書にあっては、前年)の文書はキャビネットの下1段に収納し、キャビネット以外の什器に収納する場合も、これに準ずるものとする。

5　前2項の規定にかかわらず、事務室において保管する必要のない現年度又は前年度(歴年文書にあっては、現年又は前年)の文書で保存の必要のあるものは、書庫等に保存する。

6　前5項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書を保存する場合は、電子文書管理システムサーバー内に保存するものとする。

2　文書の移し換えは、年度文書にあっては毎年4月に行い、歴年文書にあっては毎年1月に行うものとする。ただし、事務に支障がない限り前項に定める置き換えに引き続いて行うことができる。

3　移し換え又は置き換えを行うときは、保管又は保存の必要がない文書は廃棄し、減量化に努めなければならない。

4　前3項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書は文書の移し換え及び置き換えは要しないものとする。

2　保存箱には、収納した文書の保存期限、当該保存箱のナンバー及び書庫の所在を示す記号を表示するものとする。

2　前項第2号の文書については、保存期間が満了した時点で、所管課において保存期間延長の必要性の見直しを行い、必要に応じて引き続き10年以内の範囲で保存期間を延長することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存期間は、それぞれ当該法令に定める期間又は時効期間による。

4　前3項の保存期間は、当該文書が帰属する年度の翌年4月1日(歴年文書にあっては、翌年1月1日)から起算する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年5月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年1月1日から施行する。

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

2　改正前の第35条第1項第2号ハに規定する助役及び収入役の事務引継に関する文書の保存年限については、この訓令の施行後においても、なお従前の例による。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年8月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年7月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年8月1日から施行する。

この訓令は、平成30年10月19日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月21日から施行する。

この訓令は、令和2年10月1日から施行する。

この訓令は、令和3年2月15日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

1　この訓令は、令和4年1月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、現にある様式については、当分の間、所要の調整を加えて使用することができるものとする。