○可児市教育委員会文書管理規程

平成23年3月23日

教育委員会訓令甲第3号

(趣旨)

第1条 この訓令は、地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号。以下「法」という。)第17条第1項に規定する教育委員会の事務局及び法第30条に規定する教育機関のうち学校以外のものにおける文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 教育機関 組織規則第4条に規定する教育機関の組織をいう。

(4) 事務局長 組織規則第5条第1項に規定する事務局長をいう。

(5) 課長 組織規則第6条第1項に規定する課長をいう。

(文書の種類)

第3条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 規則 法第15条第1項の規定により制定するもの

(2) 公示文書

 告示 法令等の規定に基づき一般に公表を要するもの又は行政処分で一般に公表を要すると認められるもの

 公告 告示以外の文書で一般に公表を要すると認められるもの

(3) 令達文書

 訓令甲 教育委員会がその権限を行使するために学校、教育機関又は所属職員に対して発する命令で公表するもの

 訓令乙 教育委員会が学校、教育機関又は所属職員に対して発する命令で公表しないもの

 内訓 教育委員会が学校、教育機関又は所属職員に対して発する命令で、可児市情報公開条例(平成11年可児市条例第22号)第7条に規定する非公開情報に属するもの

 達 特定の個人又は団体に対して指示命令するもの

 指令 特定の個人又は団体からの申請、出願等に対する許可、認可等の行政処分、補助金の交付その他の命令又は指示をするもの

(4) 往復文書

照会、回答、通知、通達、報告、送付、依頼、申請、進達、副申、具申、願、届、勧告、建議、諮問、答申、請求、協議等

(5) 部内文書及び教育機関内文書

伺書、復命書、上申、内申、供覧、回覧、事務引継書等

(6) その他の文書

儀礼文書、争訟関係文書、契約関係文書、請願書、陳情書、証書、証明書、辞令、議案その他の文書

2 前項第1号第2号及び第3号アに掲げる文書は、可児市教育委員会公告式規則(昭和48年可児町教育委員会規則第1号)の規定により公布又は公表しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第4条 次の各号に定める文書には、当該各号の文書の区分に従い、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないもの及び軽易な文書については、記号及び番号を付けないで処理することができる。

(1) 規則、告示、訓令甲、訓令乙及び内訓 記号は、その区分に従い「可児市教育委員会規則」、「可児市教育委員会告示」、「可児市教育委員会訓令甲」、「可児市教育委員会訓令乙」、「可児市教育委員会内訓」とし、番号は、教育委員会事務局教育総務課(以下「教育総務課」という。)においてその種別ごとに法規文書等番号簿(別記様式第1号)により一連番号を付けること。

(2) 達及び指令 記号は、その区分に従い「可児市教育委員会達」、「可児市教育委員会指令」の文字の次に課及び教育機関(以下「課等」という。)ごとに別表に定める記号(以下「課等の記号」という。)を付けたものとし、番号は、課等において文書件名簿(別記様式第2号)により付けること。

(3) 次に掲げる文書 記号は、課等の記号を付するものとし、番号は、課等において文書件名簿又は文書件名補助簿(別記様式第3号)により付けること。この場合において、同一事案に属する文書の番号は、当該事案が完結するまでは、原則として同一年度内に限り同一番号を用いること。

 許可、認可、承認、証書の交付等に関する文書

 負担金、補助金、交付金等に関する文書

 証明に関する文書

 争訟に関する文書

 諮問、答申、建議及び勧告に関する文書

 重要な通知、照会、通達、届、陳情等で処理を要するもの

(4) 前2号に掲げる文書のうち証明に関する文書番号は、前号の規定にかかわらず各課等の記号の次に「証」の文字を加えること。

2 文書の番号は、前項第1号に掲げる文書にあっては毎年1月1日を、同項第2号及び第3号に掲げる文書にあっては毎年4月1日を起点として付けるものとする。

(文書の起案)

第5条 文書の起案は、次の各号に定めるところによらなければならない。

(1) 原則として起案用紙(別記様式第4号)を用いること。

(2) 軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず、文書の余白を利用して行うことができる。この場合においては、決裁押印欄を設けて伺い文を当該余白に朱書しなければならない。

(3) 文書の用字、用語は平易なものを用い、現代仮名遣いによるものとし、かつ、文体は口語体であること。

(4) 重要又は異例に属する事案については、根拠法令、前例等の参考事項を付記し、及び関係書類を添付すること。

(5) 記載事項を訂正したときは、その箇所に認印を押すこと。

(文書の施行者)

第6条 文書の施行者名は、教育委員会名を用いなければならない。ただし、可児市教育長に対する事務委任規則(昭和61年可児市教育委員会規則第4号)第1条に規定する事項以外の事項は、教育長名を用いることができる。

2 前項本文の規定にかかわらず、往復文書、部内文書、教育機関内文書又はその他の文書で軽易なものについては、事務局長名又は課長名を用いることができる。

3 前項の規定により事務局長名又は課長名を施行者名として用いる場合は、原則として職名のみを記載し、氏名の記載を省略するものとする。

(決裁区分等の表示)

第7条 起案文書には、次の区分により決裁区分を表示しなければならない。その表示は、起案用紙の決裁区分の該当文字を○で囲むことによって行うものとする。

(1) 決裁者が教育長の場合 甲

(2) 決裁者が事務局長の場合 丙

(3) 決裁者が課長の場合 丁

(決裁済文書の取扱い)

第8条 決裁の完了した文書(以下「原議」という。)は、直ちに起案者に返付しなければならない。ただし、規則、訓令甲、訓令乙及び内訓については、教育総務課長に回付しなければならない。

(文書の審査)

第9条 原議で教育委員会公印の押印を必要とするものは、教育総務課長の審査を受けなければならない。

(保存期間)

第10条 文書の保存(保管を含む。以下同じ。)期間は、文書の区分ごとに次の各号に定める基準により設定するものとする。ただし明らかに保存の必要がないと認める文書については、この限りでない。

(1) 永年

 規則の原本

 公示文書、訓令甲、訓令乙及び内訓の原本

 教育委員会会議の会議録

 教育施設の新築、増改築等に関する文書

 職員の任免、賞罰等に関する文書

 争訟に関する文書

 公立学校施設実態調査に関する文書

 学校基本調査に関する文書

 学校教員統計調査に関する文書

(2) 10年

 叙位叙勲等に関する文書

 教育委員会会議の議案、議案説明書その他会議に関する文書で重要なもの

 教育長の事務引継ぎに関する文書

 各種統計に関する文書で重要なもの

 財産に関する文書で重要なもの

 予算及び決算に関する文書で重要なもの

 金銭及び物品の出納その他会計に関する文書で重要なもの

 契約に関する文書で重要なもの

 官公庁との往復文書で、将来の例証となるもの

 工事の設計書その他工事に関する文書で重要なもの

 許可、認可等に関する文書で重要なもの

 その他10年保存の必要があると認めるもの

(3) 5年

 国庫補助事業に関する文書

 補助金等の支出に関するもの

 人事関係資料

 生徒指導の記録

 その他5年保存の必要があると認めるもの

(4) 3年

3年保存の必要があると認めるもの

(5) 1年

前各号に掲げる文書以外で1年保存を必要と認めるもの

(準用)

第11条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いについては、可児市文書管理規程(平成12年可児市訓令甲第8号)第2条第5号から第13号まで、第3条から第5条まで、第8条から第12条まで、第14条第16条第2項第17条から第19条まで、第22条から第34条まで、第35条第2項から第4項まで及び第36条から第38条までの規定を準用する。

附 則

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年教委訓令甲第1号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成27年教委訓令甲第4号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成30年教委訓令甲第2号)

この訓令は、平成30年8月1日から施行する。

附 則(平成31年教委訓令甲第2号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

別表(第4条関係)

課等の記号

課等名

記号

教育総務課

教総

学校教育課

教学

学校給食センター

給セ

教育研究所

教研

様式 略

可児市教育委員会文書管理規程

平成23年3月23日 教育委員会訓令甲第3号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第7編 育/第1章 教育委員会
沿革情報
平成23年3月23日 教育委員会訓令甲第3号
平成24年2月23日 教育委員会訓令甲第1号
平成27年3月24日 教育委員会訓令甲第4号
平成30年7月24日 教育委員会訓令甲第2号
平成31年2月18日 教育委員会訓令甲第2号