(趣旨)

第1条　この訓令は、法令その他別に定めるもののほか、文書の管理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において「文書」とは、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。

(文書取扱いの責任区分)

第3条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。

(帳票)

第4条　総務課には、次の帳票を備えなければならない。

(閲覧)

第5条　文書(秘密文書を除く。)は、公務のほかは所管課長の許可を得ないで、他人に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその謄本を与えてはならない。ただし、次の各号に掲げる場合に該当するときは、この限りでない。

(文書の格納)

第6条　重要文書は、非常持出しの表示のある適当な容器に格納しなければならない。

(文書の収受)

第7条　文書は、総務課において収受し、各課へ配布するものとする。

(総務課における特殊文書の取扱い)

第8条　親展文書、書留、電報及び秘密文書は、開封せず、封皮に収受日付印を押印し、収受発送簿、親展文書、書留及び電報交付簿、秘密文書処理簿に所要事項を記入の上、直接名宛人に配布する。

(関連文書の取扱い)

第9条　2課以上に関連のある文書は、最も関係の深い課に配布する。当該文書を配布された課は、速やかに他の課に当該文書の写しを送付するか、又は急を要する場合は、関係課長の閲覧に供さなければならない。

(重要物件の取扱い)

第10条　文書に現金、金券、有価証券等(以下「重要物件」という。)が添付されているときは、その旨を収受発送簿に記入し、金券にあっては更に金券処理簿に記入の上、会計管理者に送付しなければならない。

(配布文書の返付)

第11条　各課において、その主管に属さない文書が配布されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨をその文書に付せんを付して課長が押印の上、総務課に返付しなければならない。

(収受文書の返還等)

第12条　収受した文書で神流町の主管に属さない文書は、総務課において返還又は転送の手続をとるものとする。

(送料未納等の文書の取扱い)

第13条　送料の未納若しくは不足の文書で官公署又は学校の発送に係るもの及び総務課長が必要があると認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(文書処理)

第14条　各課の主管に係る文書は、課長が査閲し、処理の要旨を指示して課員に交付する。この場合、特に重要と認める文書の処理については、課長は、あらかじめ上司の指示を受けなければならない。

(文書の形式)

第15条　条例、規則、告示その他公文書の形式は、神流町公文例規程(平成15年神流町訓令第1号)の定めるところにより処理しなければならない。

(起案)

第16条　事務の処理は、起案用紙(様式第5号)によって起案し、回議に付し、決議を得ることによって行う。

(回議書の記載上の注意)

第17条　回議書には、必要により、本文の前に起案の理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付しなければならない。

(決裁文書)

第18条　町長又は副町長の決裁を要する文書が決裁になったとき(他の執行機関と合議を要するものについては、合議を終えたとき)は、所管課において、速やかにこれを処理しなければならない。

第19条　回議にして決裁の主旨が当初の立案と異なったときは、施行前に所管課長は、関係課長へその旨を通知しなければならない。

(合議)

第20条　他課の主管事務に関係のある回議は、その関係ある課に合議しなければならない。

(法令審査)

第21条　条例議案、規則案その他法令に関する文書の回議は、関係課の合議を経て、総務課において審査を受けなければならない。

(文書番号)

第22条　文書(秘密文書を除く。)の番号には、別表第1に定める記号を付し、その番号は、毎年1月1日をもって更新する。

(至急を要する文書)

第23条　至急を要する文書には、その欄外に赤色の紙片をはり付けるものとする。

(廃案文書)

第24条　廃案文書は、欄外に「廃案」と朱書する。

(秘密文書の種類)

第25条　秘密文書については、秘密保全の必要度に応じて、次の3種類に区分する。

(秘密文書の表示)

第26条　秘密文書は、その区分を表す「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(秘密文書の番号)

第27条　秘密文書の番号には、別表第2に定める記号を付し、その番号は、毎年1月1日をもって更新する。

(秘密文書の取扱い等)

第28条　「極秘」の文書取扱責任者及び文書保管責任者は、総務課長とする。

(秘密の保持)

第29条　職員は、秘密文書を関係者以外に漏えいしてはならない。

(秘密文書の処理)

第30条　秘密文書を作成したときは、秘密文書処理簿に記載しなければならない。

(口頭又は電話連絡の処理)

第31条　口頭又は電話連絡による照会、回答、報告等で重要なものについては、その要領を記録し文書として取扱い処理しなければならない。

(文書のつづり)

第32条　文書は、1件ごとに、起案から完結に至るまで一括してつづるものとする。

(施行の方法及び表示)

第33条　決裁済の文書の施行は、おおむね、次の種別によるものとし、回議書の所定欄にその旨を当該各号に定めるところにより朱書又は押印しなければならない。

(記号、番号及び日付の整理)

第34条　決裁済の文書は、次の要領により、直ちに記号、番号及び日付の整理をしなければならない。

(公印の使用)

第35条　発送する文書には、所管課において神流町公印規程(平成15年神流町訓令第11号)の定めるところにより公印及び契印を押印しなければならない。

(発送の手続)

第36条　発送文書は、特定のものを除くほか、総務課において集合して発送するものとする。

(施行の表示)

第37条　文書を発送したときは、起案用紙の所定欄に発送日を記入しなければならない。

(完結文書)

第38条　文書の処理が完結したときは、所管課において回議書に処理完結日を記入し、かつ、神流町文書編さん保存規程(平成18年神流町訓令第5号)の定めるところにより整理しなければならない。

(編さん及び保存)

第39条　完結文書は、神流町文書編さん保存規程の定めるところにより、編さんし、所管課において保存しなければならない。