○菊陽町文書規程
平成13年3月22日
規程第3号
菊陽町文書規程(昭和53年菊陽町訓令甲第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 本庁
第1節 文書等の収受及び配布(第10条・第11条)
第2節 文書の処理(第12条―第27条)
第3節 文書の浄書及び発送(第28条―第33条)
第4節 文書の整理(第34条・第35条)
第5節 文書の保管、保存及び廃棄(第36条―第47条)
第3章 出先機関(第48条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、本庁及び出先機関における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 本庁 菊陽町組織規則(平成18年菊陽町規則第30号)第2条に定める部及び課をいう。
(2) 出先機関 町長の事務部局で本庁以外の機関をいう。
(3) 文書 本庁及び出先機関において受け付け、若しくは発送し、又は保管するすべての文書(帳簿、図表等を含む。以下同じ。)をいう。
(4) 公文書 本庁及び出先機関において職務上作成するすべての文書をいう。
(公文書の種類)
第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
ウ 規程 法令、条例、規則に基づき又はこれらの施行に関し、町長がその権限に属する事務について定めるものをいう。
エ 要綱 条例、規則等の委任に基づき、その細部を規定するもの又は行政機関の内部規律
(2) 公示文
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文
ア 訓令甲 町長が所属の機関又は職員に対して将来例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ 訓令乙 町長が所属の機関又は職員に対して一時又は一事件に限って指揮命令するものをいう。
ウ 達 町長が特定の個人、法人又は団体に対して権限に基づいて命令、禁止、取消等の処分をするものをいう。
エ 指令 町長が特定の個人、法人又は団体の申請又は願出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 通達文
通達 所属の機関又は職員に対して事務処理上の方針、細目等を指示するものをいう。
(5) 往復文
照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、建議、進達、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文
伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の公文
議案文、証明文、契約文、表彰文、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。
(公文書の左横書き及び書式)
第4条 公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署で様式を縦書きと定めたもの
(3) 表彰文、儀式文その他総務課長が縦書きを適当と認めたもの
2 公文書の書式は、別表第1のとおりとする。
(総務課の職務)
第5条 総務課は、文書管理主管部署として文書管理全体に関する運営、指導及び調整等を行う。
2 本庁及び出先機関を総括する文書管理主管課長は、総務課長とし、文書管理が適正かつ迅速に処理されるよう指導しなければならない。
(課長の職務)
第6条 各課等における文書事務の責任者は、課長とし、常に当該課における文書管理が正確かつ迅速に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任及び文書担当者の職務)
第7条 文書事務を円滑適正に処理するため、各課に文書取扱主任及び文書担当者を置く。
2 文書取扱主任は、課の庶務を担当する係長(係に準ずる組織の長を含む。以下同じ。)を充てるものとし、各課において次の事務に従事する。
(1) 文書の審査及び処理の促進に関すること。
(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(4) その他文書の取扱いについて必要な事項に関すること。
3 文書担当者は、課の庶務を担当する職員のうちから課長が選任し、各課において次の事務に従事する。
(1) 文書の受領、収受、配布及び発送に関すること。
(3) その他文書の整理に関すること。
(1) 条例、規則、告示及び公告 町名を冠し、それぞれ総務課備付の別記第1号様式による条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿又は公告番号簿により番号をつける。
(2) 訓令甲及び訓令乙 町名を冠し、それぞれ総務課備付の別記第2号様式による訓令甲番号簿又は訓令乙番号簿による番号をつける。
(3) 達 町名を冠し、総務課備付の達番号簿(別記第2号様式)により番号をつける。
(5) 通達 町名を冠し、総務課備付の通達番号簿(別記第2号様式)によって番号をつける。
(7) 秘密文書 記号及び「秘」の字を附し、各課又は各出先機関備付の秘密文書番号簿(別記第4号様式)により番号をつける。
(8) その他の公文 議案及び証明文等については、前各号に準じて記号及び番号をつける。
(公文書の記名)
第9条 本庁における外部に対する公文書の記名は、町長名(法令の規定に基づき町名を用いるものとされているものについては町名)を用いるものとする。ただし、軽易な文書又は本庁各部及び課若しくは各出先機関あての文書については、部長又は課長名を用いることができる。
2 出先機関における外部に対する公文書の記名は、法令の規定により町長名を用いなければならないものについては町長名を、その他のものについては、出先機関の長名を用いるものとする。
第2章 本庁
第1節 文書等の収受及び配布
(文書の受領)
第10条 本庁に到達した文書は、総務課において受領するものとする。ただし、各課に直接到達した文書については、各課において受領するものとする。
2 郵便料金が未納又は不足の文書は、公務に関係があるものと認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受領することができる。
(文書の配布及び処理)
第11条 総務課において前条の規定により受領した文書は、次に掲げるところにより主管課に配布するものとする。
(1) あて先の課が明記されている文書 あて先の課の文書配布棚に封のまま入れて配布する。
(2) あて先の課が明記されていない文書 開封し、あて先を把握した後、あて先の課の文書配布棚に入れて配布する。
(3) 書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の特殊郵便物 総務課備付の特殊文書受付簿(別記第5号様式)に所要事項を記載し、町長あてのものは総務課長を経て町長に、その他のものはあて名のものに受領印を徴して配布する。
(4) 電報 総務課備付の電報受付簿(別記第6号様式)に所要事項を記載し、受領印を徴して配布する。
(5) 現金、金券、収入証紙等 総務課備付の金券簿(別記第7号様式)に所要事項を記載し、受領印を徴して配布する。
(1) 各種の請求書及び領収書
(2) 図書、物品等の送り状
(3) その他収発簿に記載する必要がないと認められる軽易な文書
第2節 文書の処理
(処理方針)
第12条 課長は、閲覧した文書について第17条による決裁区分をしたうえ、自ら処理するものを除くほか、処理方針を示して主管係長を経て主務者に交付しなければならない。ただし、重要な文書又は上司の指示を受けて処理することが適当と認められる文書は、交付する前に上司の閲覧又は指示を受けなければならない。
2 主務者は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。
(1) 軽易なもので文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの
(2) 定例的なもので所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの
(3) 軽易な照会事項で照会要旨で処理できるもの
(4) 文書の不備により返送を受けたもので符せんで処理できるもの
(例文の設定)
第14条 例文を設定する必要があるときは、あらかじめ総務課と協議して定めることができる。
(起案の方法)
第15条 文書を起案するに当たっては、その内容が適法、かつ、適当なものであるとともに、その表現が正確、かつ、明瞭であるようにしなければならない。
2 起案の具体的方法は、次の各号によらなければならない。
(1) 文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名は、それぞれ常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)による。
(2) 文書を訂正したときは、起案者は、訂正箇所に押印すること。
(3) 公文書の様式が定められているものは、これによること。
(4) 必要により簡単な起案理由、関係法令、参考となる事項又は資料を添付すること。
(1) 例規とするもの 例規
(2) 公示するもの 告示・公告
(3) 令達するもの 訓令甲・訓令乙・達・指令
(4) 通達するもの 通達
(5) 議案とするもの 議案
(6) 公印を省略するもの 公印省略
(7) 秘密を要するもの 秘
(8) ファクシミリにより伝送するもの ファクシミリ
(9) 電子メールにより伝送するもの 電子メール
(10) 緊急を要するもの 至急
(1) 町長の決裁を要するもの「甲」
(2) 副町長限りで決裁するもの「乙」
(3) 部長限りで決裁するもの「丙」
(4) 課長限りで決裁するもの「丁」
(回議)
第18条 回議案は、関係職員に回議した後、上司の決裁を受けなければならない。
2 回議案は、課長、係長又は起案者若しくは内容を説明することができる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。ただし、特に簡易な回議案については、この限りでない。
(合議)
第19条 他の部及び課に関係のある回議案は、主管部長及び課長に回議した後、関係部長及び課長に合議しなければならない。
(回議又は合議における訂正)
第20条 回議案の回議又は合議を受けた者が、その記載事項を訂正するときは朱書し、訂正箇所に押印しなければならない。
(合議における調整)
第21条 前条の規定により合議を受けた課において訂正するときは、主管課に協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。
(後閲)
第22条 回議案について菊陽町事務決裁規程(平成18年菊陽町規程第11号)第7条の規定により代決した場合は、代決者は、その代決の箇所の上部に「後閲」と朱書しなければならない。
2 前項の規定により代決した回議案は、上司の登庁後、遅滞なく閲覧に供しなければならない。
(再回)
第23条 合議を受けた部及び課において、再度その結果を知る必要があるときは、起案用紙の当該部長及び課長欄の上に「再回」と朱書しなければならない。
2 前項の規定により再回を要する文書は、決裁後、当該合議をした部及び課に回覧しなければならない。
(廃案)
第24条 回議案が廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、主管課は、合議した課にその旨通知しなければならない。
(文書の審査及び決裁日付印)
第25条 甲及び乙の回議案は、主管部長に回議し、かつ、関係の部長及び課長に合議した後、総務法制係長及び総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 秘密を要する文書
(2) 内部文及びその他の公文で総務課長があらかじめ定める審査の必要がない回議案
4 第1項の場合において、当該回議案が、法規文審査会に付議すべきものであるときは、法規文審査会規程(平成4年規程第1号)の定めるところにより、その手続きをしなければならない。
第26条 丙及び丁の回議案は、決裁を終った後、文書取扱主任の審査を受けなければならない。
(収発簿への記入)
第27条 決裁を終わった回議案(以下「決裁文書」という。)で発送を必要とする文書は、各課備付の収発簿(別記第3号様式)に所要事項を記入しなければならない。
第3節 文書の浄書及び発送
(浄書)
第28条 決裁文書で浄書を要する文書は、主管課において浄書及び校合をしなければならない。この場合において、浄書者及び校合者は、それぞれ起案用紙の所定欄に認印を押さなければならない。
(公印の押印)
第29条 浄書した文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印を省略することができる。この場合において、当該文書の発信者名の下に、必要に応じて公印省略と括弧書きで記入しなければならない。
(1) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(2) 刊行物、資料等の送付文書
(3) 多量に配布するお知らせ文等
(4) 報告、照会、回答その他特に法的効果を有しない文書
(5) その他軽易な文書
2 公印の使用に当たっては、公印の保管者は、決裁文書と浄書した文書を対照審査した後、その承認をあたえなければならない。
(発送文書の取扱)
第30条 浄書した文書で発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、封入、包装、その他発送に必要な処理をし、各課備付の郵便物発送簿(別記第13号様式)に必要事項を記載し発送しなければならない。この場合において、総務課に回付する場合は、午後3時までこれをしなければならない。
(文書の発送)
第31条 前条後段の規定により回付を受けた発送文書は、総務課において、これを発送するものとする。
(1) 議案文の決裁文書 各課において浄書し、総務課に送付する。
(2) 条例及び規則の公布の決裁文書 総務課において浄書した条例案又は規則案に町長の署名を受けるものとする。
第4節 文書の整理
(整理の方法)
第34条 文書の整理は原則として簿冊方式にて行うものとする。
2 簿冊には、背表紙に次に掲げる事項を記入したタイトルを貼付する。
(1) 作成年度
(2) 細分類名
(3) サブタイトル
(4) 文書分類番号
(5) 保存年限
(6) 保存年限の色分けラベル
ア 3年保存文書 緑色
イ 5年保存文書 黄色
ウ 10年保存文書 青色
エ 永年保存文書 赤色
(7) 作成課名
(8) 廃棄年度
3 厚さが1.5センチメートル未満の簿冊については、前項各号に定める事項を記入したタイトルを原則として、表紙に貼付するものとする。
(文書目録の作成)
第35条 簿冊には、綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、最初の頁に文書目録(別記第15号様式)を添付する。
(1) 文書目録は、原則として3年保存以上の簿冊に添付する。
(2) 同一の簿冊に複数の年度(年)の文書が綴られている場合には、文書目録は年度(年)ごとに別葉で、作成する。
(3) 簿冊の大きさ、形状等により文書目録を当該簿冊に綴ることができない場合は、文書取扱主任が一括して保管する。
(4) 簿冊に新たな文書を綴る場合には、原則として当該文書の右上に通し番号を朱書により記入し、文書目録に通し番号及び文書名を順次追加する。
第5節 文書の保管、保存及び廃棄
(文書の種類及び保存期限)
第36条 文書の種類及び保存期限は、特に定めのあるものを除き次のとおりとする。
(1) 第1種 永年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 文書の保存期限は、暦年別に編さんするものは処理完結の翌年1月1日から、会計年度別に編さんするものはその翌年の6月1日から起算する。
(保存文書の基準)
第37条 文書の保存区分の基準は、別表第4のとおりとする。
(文書分類表)
第38条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別表第5に定める文書分類表にしたがって分類しなければならない。
(文書分類表の変更)
第39条 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には速やかに文書分類表の変更を検討し、細分類登録・変更表(別記第16号様式)を総務課に提出しなければならない。
(1) 新たな事業等が生じ、既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要となった場合
(2) 文書の移し換えや廃棄の際に、文書の保存年限等の見直しを行った場合
2 総務課は、前項に規定する細分類登録・変更表に基づき変更内容を確認のうえ、速やかに文書分類表を変更し、各課に提示しなければならない。
(分類項目の変更)
第40条 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討し、総務課と調整を行わなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられること等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
(常用文書)
第41条 各課長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書に指定し、常に課内に置いておくことができる。
2 常用文書として指定することができる文書は、次に掲げるものとする。
(1) 未完結文書
(2) 台帳、名簿等の日常業務に置いて使用頻度の高い簿冊
3 未完結文書が完結した場合は常用文書以外の文書と同様の扱いとする。この時、簿冊の作成年度には、完結年度を記入し、保存年限には、この簿冊に含まれる文書のうち最も保存年限の長いものをあてはめる。
(文書の保管)
第42条 文書の保管は、文書取扱主任のもと各主管課で管理を行う。
2 保管の期間は、原則として保存年限起算日より2年間とする。ただし、常用文書においてはこの限りでない。
3 保管の方法は、次に掲げるとおりとする。
(1) 担当者は、毎年、総務課の指定する時期に、簿冊全てについて保管文書通知書(別記第17号様式)を作成し、各課の文書取扱主任に提出する。
(2) 各課等の文書取扱主任は、保管文書通知書と簿冊を対照、確認した上で、保管文書通知書を総務課へ提出する。
(3) 総務課は、保管文書通知書に受領印を押印し、原本を保管文書原簿として保管し、その写しを各課等の文書取扱主任に交付する。
(4) 文書取扱主任は、保管文書原簿の写しを保管する。
(文書の移し換え)
第43条 各主管課は、保管期間の経過した文書のうち保存期間の満了していない文書について、毎年6月から7月の文書整理期間内に各課ごと日を決めて移し換え作業を行う。
2 文書の移し換えは、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 各課の担当者は、毎年、総務課の指定する時期に移し換えを行う簿冊を集め、文書取扱主任が保管している保管文書原簿の写しに予め総務課の指定する移し換え日を記入し、文書取扱主任に提出する。
(2) 各課等の文書取扱主任は、保管文書原簿の写しと簿冊を対照したうえで、総務課の指定する日に保存書庫に運び、総務課の指定する場所に簿冊を収納する。
(文書の保存)
第44条 文書の保存の管理は、各主管課ごとに行い、それぞれの文書の保存年限にしたがって保存期間が満了するまでの期間、保存する。
(保存書庫の管理)
第45条 総務課は、保存書庫の管理について次に掲げる事務を処理する。
(1) 各課の文書量を考慮した書棚の割り振りに関すること。
(2) 保存書庫の保守、点検、鍵の管理等に関すること。
(保存文書の借覧)
第46条 文書書庫内の保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧申請書(別記第18号様式)を総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。
2 借覧期間は、7日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、総務課長の承認を得て、1ケ月以内に限り供覧することができる。
3 借覧文書は、期間内であっても総務課長から返還の請求があったときは、直ちに返還しなければならない。
(文書の廃棄)
第47条 文書の廃棄は各主管課が、総務課立ち会いのもと毎年6月から7月の文書整理期間の総務課が指定する日に行う。
2 文書の廃棄は次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当者は、保存期間が満了した簿冊等で廃棄するものを取りまとめ、文書取扱主任が保管している保管文書原簿の写しの該当する簿冊等の廃棄年月日欄に、あらかじめ総務課の指定する廃棄年月日を朱書し文書取扱主任に提出する。
(2) 文書取扱主任は、廃棄年月日を朱書した保管文書原簿の写しを総務課へ提出し、廃棄対象文書を総務課の指定する日に指定された場所へと運ぶ。
(3) 総務課は、廃棄年月日を朱書した保管文書原簿の写しと、廃棄対象文書を対照し、確認ののち返却する。
(4) 総務課は、廃棄年月日を朱書した保管文書原簿の写しから、保管文書原簿に廃棄年月日を転記し、廃棄文書台帳として管理し、保管文書原簿の写しは文書取扱主任に返却する。
第3章 出先機関
(出先機関における文書の取扱)
第48条 出先機関における文書の取扱は、本庁の文書取扱に準ずる。
附則
1 この規程は、平成13年4月1日から施行する。
2 この訓令施行前に、旧規程の規定によってした手続きその他の行為は、この訓令の規定によってした手続きその他の行為とみなす。
附則(平成14年4月1日規程第2号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月31日規程第3号)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月31日規程第6号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月26日規程第2号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月31日規程第2号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年1月29日規程第3号)
この規程は、平成22年2月1日から施行する。
附則(平成22年4月20日訓令甲第7号)
この訓令は、平成22年4月20日から施行し、平成22年4月1日から適用する。
附則(平成22年10月13日訓令甲第12号)
この訓令は、平成22年10月13日から施行する。
附則(平成23年3月31日訓令甲第2号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月31日訓令甲第6号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月27日訓令甲第1号)
この訓令は、平成27年3月30日から施行する。
附則(平成28年3月29日訓令甲第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年5月1日訓令甲第10号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(令和4年9月1日訓令甲第4号)
この訓令は、令達の日から施行する。
別表第2(第8条関係)
1 本庁
総務課 総
危機管理防災課 危
総合政策課 政
デジタル推進室 デ
財政課 財
税務課 税
人権教育・啓発課 人
福祉課 福
子育て支援課 子
町民課 町
健康・保険課 健
介護保険課 介
環境生活課 環
新型コロナウイルスワクチン接種対策室 コ
農政課 農
商工振興課 商
建設課 建
都市計画課 都
下水道課 下
会計課 会
2 出先機関
西部支所 支
東部町民センター 東
西部町民センター 西
三里木町民センター 三
光の森町民センター 光
別表第3(第8条関係)
1 本庁
総務課 菊陽総
危機管理防災課 菊陽危
総合政策課 菊陽政
デジタル推進室 菊陽デ
財政課 菊陽財
税務課 菊陽税
人権教育・啓発課 菊陽人
福祉課 菊陽福
子育て支援課 菊陽子
町民課 菊陽町
健康・保険課 菊陽健
介護保険課 菊陽介
環境生活課 菊陽環
新型コロナウイルスワクチン接種対策室 菊陽コ
農政課 菊陽農
商工振興課 菊陽商
建設課 菊陽建
都市計画課 菊陽都
下水道課 菊陽下
会計課 菊陽会
2 出先機関
なかよし保育園 菊な保
みどり保育園 菊み保
西部支所 菊陽支
東部町民センター 菊陽東
西部町民センター 菊陽西
三里木町民センター 菊陽三
光の森町民センター 菊陽光
別表第4(第37条関係)
文書の保存区分
第1種(永年保存)
1 町議会に関する重要なもの
2 条例、規則、告示、訓令の原議及び関係書類
3 郷土史の資料となるもの
4 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通牒及び往復文書で永年保存の必要のあるもの
5 町の広報
6 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの
7 退職金及び遺族年金、扶助料に関するもの
8 褒章及び儀式に関するもの
9 審査請求、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの
10 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
11 行政事務の重要施策に関するもの
12 事務の引継ぎに関する重要なもの
13 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
14 財産、営造物及び町債に関するもの
15 町税、徴収に関する特に重要なもの
16 寄付受納に関する重要なもの
17 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの
18 契約、協定等に関する特に重要なもの
19 隣接市町村との分合に関するもの
20 事業及び事業計画に関する重要なもの
21 工事に関する特に重要なもの
22 原簿、台帳等で特に重要なもの
23 法令に基づく各種台帳
24 その他永年保存の必要を認められるもの
第2種(10年保存)
1 町議会に関するもの
2 備品の出納に関する重要なもの
3 予算、決算及び出納に関する重要なもの
4 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超え10年以内のもの
5 契約、協定等に関する重要なもの
6 補助金に関する重要なもの
7 職階、進退、身分等人事に関するもの
8 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
9 官報、県報
10 原簿、台帳等で重要なもの
11 町税その他公租、公課に関するもの
12 外国人登録に関するもので重要なもの
13 その他10年保存を必要とする書類
第3種(5年保存)
1 外国人登録に関するもので、第2種以外のもの
2 調査、統計、報告、証明等に関するもの
3 財産、営造物に関するもので第1種以外のもの
4 許可、認可、承認、取消し等の行政処分に関する文書で法律関係が3年を超え5年以内のもの
5 契約、協定等に関するもの
6 補助金に関するもの
7 給与に関する重要なもの
8 重要文書の発受に関するもの
9 工事又は物品に関するもの
10 その他5年保存の必要を認められるもの
第4種(3年保存)
1 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの
2 予算、決算及び出納に関するもの
3 給与に関するもの
4 照会、回答その他往復文書に関するもの
5 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の願及び届に関するもの
6 その他3年保存を必要とする書類
第5種(1年保存)
1 文書の収受、発送処置に関するもの
2 忌報、身分、住所等の届に関するもの
3 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
4 消耗品、受払に関する特に軽易なもの
5 軽易な照会、回答その他の文書
6 処理を終わった一時限りの願、届及びこれに関するもの
別表第5(第38条関係)
中分類 大分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
A | 総務 | 庶務 | 行政区域 | 組織運営 | 秘書 | 文書 | 情報統計 | 企画調整 | 広報公聴 | 争訴 | 議会 | 人権 |
B | 人事 | 庶務 | 定員任免 | 服務表彰 | 給与 | 労務 | 研修 | 福利厚生 |
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C | 財務 | 庶務 | 予算 | 決算 | 出納 | 町税 | 税外 | 徴収 | 管財 | 町債 |
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D | 契約・協定 | 庶務 | 工事 | 物品 | 委託 | 賃貸借 | その他の契約 | 検査 | 協定 |
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E | 住民 | 庶務 | 戸籍 | 住民登録 | 外国人登録 | 印鑑 | 交通安全 | 防犯 | 消防防災 |
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F | 保健福祉 | 庶務 | 社会福祉 | 児童母子 | 高齢者 | 障害者 | 乳幼児 | 保健予防 | 保育 | 同和対策 |
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G | 保険年金 | 庶務 | 国民健康 | 国民年金 | 老人保健 | 介護保険 | 後期高齢 |
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H | 環境保全 | 庶務 | 環境計画 | 環境衛生 | 環境保全 | 廃棄物 | 公害対策 |
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J | 産業経済 | 庶務 | 農林水産 | 農業土木 | 商工観光 | 消費生活 | 労政 |
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K | 建設 | 庶務 | 道路橋梁 | 河川水路 | 建築 | 町営住宅 | 公園 | 都市計画 | 区画整理 | 下水道 | 国有財産 |
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L | 教育文化 | 庶務 | 学校教育 | 社会教育 | 青少年 | 社会体育 | 文化芸術 | 文化財 | 施設 |
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M | 議会事務局 | 庶務 | 議案議事 | 委員会 | 議員 |
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N | 各種委員会 | 庶務 | 選挙 | 監査 | 公平 | 農業 | 固定資産 |
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A 総務
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 | 町政 | 町史 | 文化交流 | 町村会 | 儀式ほう賞 | 庁中取締 | 施設運用管理 | 庁用車両 |
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1 | 行政区域 | 諸務 | 行政区域 |
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2 | 組織運営 | 諸務 | 法令 | 例規 | 連絡調整 | 事務管理 | 女性政策 |
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3 | 秘書 | 諸務 |
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4 | 文書 | 諸務 | 公印 | 発受信 | 保存 | 情報公開 | 個人情報保護 |
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5 | 情報統計 | 諸務 | 人口 | 工業 | 商業 | 農林業 | 事業所 | 教育 | 労働 | 所得消費 | 各種統計 | 電子計算 |
6 | 企画調整 | 諸務 | イベント | 地域活性化 | 総合計画 |
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7 | 広報広聴 | 諸務 | 広報活動 | 陳情要望 | 町民活動 | コミュニティづくり | 相談 |
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8 | 争訴 | 諸務 | 不服申立 | 訴訟 |
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9 | 議会 | 諸務 |
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10 | 人権 | 諸務 |
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B 人事
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 |
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1 | 定員任免 | 諸務 | 試験 | 採用 | 分限懲戒 | 休復職 | 退職 |
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2 | 服務表彰 | 諸務 | 勤務時間 | 身分 | 旅行 | 特殊勤務及び時間外勤務 | 表彰 |
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3 | 給与 | 諸務 | 報酬給与諸手当 | 賃金 |
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4 | 労務 | 諸務 | 公務災害 | 職員団体 |
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5 | 研修 | 諸務 | 庁内研修 | 派遣研修 |
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6 | 福利厚生 | 諸務 | 福利 | 共済経理・庶務 | 共済資格 | 共済給付・福祉関係 | 衛生管理 |
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7 |
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8 |
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9 |
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C 財務
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 | 財政調査報告 | 財政公表 |
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1 | 予算 | 諸務 | 予算編成 | 執行管理 |
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2 | 決算 | 諸務 | 資料 |
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3 | 出納 | 諸務 | 資金 | 収納 | 支払 | 歳計外 |
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4 | 町税 | 諸務 | 固定資産税 | 町民税 | 軽自動車税 | 諸税 |
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5 | 税外 | 諸務 | 使用料 | 手数料 | 補助金、交付金 | 地方交付税 | 財産収入 | 寄付金 | 負担金、分担金 | 雑収入 |
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6 | 徴収 | 諸務 | 納税組合等 | 徴収猶予 | 差押処分 | 滞納繰越 | 欠損処分 | 執行停止 |
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7 | 管財 | 諸務 | 土地 | 建物 | 備品 | 町有林 | 有価証券 | 債権 | 基金 |
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8 | 町債 | 諸務 |
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9 |
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D 契約・協定
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 |
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1 | 工事 | 諸務 | 登録 | 指名 | 契約 |
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2 | 物品 | 諸務 | 契約 | 保管受払 | 処分 |
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3 | 委託 | 諸務 | 契約 |
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4 | 賃貸借 | 諸務 | 契約 |
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5 | その他の契約 | 諸務 | 契約 |
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6 | 検査 | 諸務 | 復命 |
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7 | 協定 | 諸務 |
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8 |
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9 |
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10 |
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E 住民
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 |
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1 | 戸籍 | 諸務 | 届出 | 編成書類 | 身分 | 通知 | 人口動態 |
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2 | 住民登録 | 諸務 | 届出登録 |
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3 | 外国人登録 | 諸務 | 届出登録 |
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4 | 印鑑 | 諸務 | 届出登録 |
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5 | 交通安全 | 諸務 | 交通安全対策 | 交通関係団体 | 交通災害共済 |
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6 | 防犯 | 諸務 | 防犯活動 |
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7 | 消防防災 | 諸務 | 消火 | 火災予防 | 水防 | 災害救助 | 消防団 | 防災対策 | 災害対策 |
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8 |
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9 |
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10 |
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F 保健福祉
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 |
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1 | 社会福祉 | 諸務 | 生活保護 | 救護援護 | 精神薄弱者 | 奨学資金 | 戦争犠牲者 |
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2 | 児童母子 | 諸務 | 手当・医療費 | 母子保健 |
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3 | 高齢者 | 諸務 | 保護措置 | 在宅福祉 |
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4 | 障害者 | 諸務 | 更生・医療 | 各種手当 |
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5 | 乳幼児 | 諸務 | 医療 |
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6 | 保健予防 | 諸務 | 感染症予防 | 予防接種 | 結核予防 | 成人保健 | 献血 |
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7 | 保育 | 諸務 | 子育支援 | 給食 | 保育所運営 | 保育料 |
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8 | 同和対策 | 諸務 | 地域改善 |
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9 |
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10 |
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11 |
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G 保険年金
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 |
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1 | 国民健康 | 諸務 | 国民健康保険税 | 資格 | 給付 |
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2 | 国民年金 | 諸務 | 福祉年金 | 拠出年金 |
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3 | 老人保健 | 諸務 | 保健 | 医療費 |
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4 | 介護保険 | 諸務 | 資格 | 認定 | 給付 | 納付 |
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5 | 後期高齢 | 諸務 | 資格 | 保険料 | 給付 | 保健 | 広域連合 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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12 |
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H 環境保全
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 |
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1 | 環境計画 | 諸務 |
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2 | 環境衛生 | 諸務 | 環境衛生 | 環境美化 | 動物愛護 | 埋火葬 | 不法投棄 |
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3 | 環境保全 | 諸務 | 環境政策 | 調査 |
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4 | 廃棄物 | 諸務 | ゴミ処理業務 | し尿処理業務 |
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5 | 公害対策 | 諸務 | 許可届出 | 調査研究 | 指導命令 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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12 |
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J 産業経済
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 |
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1 | 農林水産 | 諸務 | 農産物 | 園芸 | 畜産 | 指導育成 | 経営 | 林業指導 |
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2 | 農業土木 | 諸務 | 土地改良 | 国土調査 | 事業 |
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3 | 商工観光 | 諸務 | 観光・開発 | 振興 | 経営 | 企業誘致 |
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4 | 消費生活 | 諸務 | 消費者保護 | 消費者啓発 |
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5 | 労政 | 諸務 | 雇用 |
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6 |
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7 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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12 |
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K 建設
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 | 買収収用 | 災害工事 |
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1 | 道路橋梁 | 諸務 | 補助事業 | 単独事業 | 施設管理・保全 | 台帳管理 |
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2 | 河川水路 | 諸務 | 補助事業 | 単独事業 | 施設管理 |
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3 | 建築 | 諸務 | 補助事業 | 単独事業 | 住宅 |
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4 | 町営住宅 | 諸務 | 入・退去 |
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5 | 公園 | 諸務 | 補助事業 | 単独事業 | 施設管理 | 緑化推進 | 緑地保全 |
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6 | 都市計画 | 諸務 | 計画調査 | 街路 | 住居表示 | 開発事業 | 都市政策 | 開発行為 |
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7 | 区画整理 | 諸務 | 調査計画 | 助成 | 事業施行管理 | 事業施行庶務 |
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8 | 下水道 | 諸務 | 補助事業 | 単独事業 | 施設管理 | 受益者負担金 | 融資斡旋 | 奨励金 | 水質 |
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9 | 国有財産 | 諸務 |
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10 |
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11 |
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12 |
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L 教育文化
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 | 教育委員会 | 儀式ほう賞 | 調査統計 |
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|
1 | 学校教育 | 諸務 | 学制 | 就学入学 | 奨学 | 教育課程 | 教材 | 教育活動 | 就学援助 |
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2 | 社会教育 | 諸務 | 同和教育 | 生涯学習振興 | 団体 | 図書館 | 公民館 | 講座 |
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3 | 青少年 | 諸務 | 青少年健全育成対策 | 青少年育成施設活動 |
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4 | 社会体育 | 諸務 | 体育事業 | 団体育成 | 施設管理 |
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5 | 芸術文化 | 諸務 | 文化振興 |
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6 | 文化財 | 諸務 | 遺跡 | 文化財 |
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7 | 施設 | 諸務 | 学校施設 | 公民館 | 社会体育施設 | 給食施設 |
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8 |
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9 |
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10 |
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11 |
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12 |
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M 議会事務局
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 | 招集 | 請願陳情 |
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|
1 | 議案議事 | 諸務 |
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2 | 委員会 | 諸務 |
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3 | 議員 | 諸務 |
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4 |
|
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|
5 |
|
|
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|
|
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|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
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10 |
|
|
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|
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11 |
|
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12 |
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N 各種委員会
小分類 中分類 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |
0 | 庶務 | 諸務 |
|
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1 | 選挙 | 諸務 | 選挙記録 | 国会議員選挙 | 県関係選挙 | 町関係選挙 | 国民審査 | 直接請求 |
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2 | 監査 | 諸務 | 業務監査 | 出納検査 | 審査 |
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3 | 公平 | 諸務 |
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4 | 農業 | 諸務 | 農地 | 経営 | 農業者年金 |
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5 | 固定資産 | 諸務 |
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6 |
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