○北広島市電磁的記録管理規程

平成15年7月1日

訓令第13号

(趣旨)

第1条 この訓令は、北広島市公文書管理規程(平成11年北広島市訓令第11号。以下「公文書管理規程」という。)第3条第4項の規定に基づき電磁的記録の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、「電磁的記録」とは、北広島市情報公開条例(平成11年北広島市条例第2号)第2条第2号に定める電磁的記録をいう。

2 前項に定めるもののほか、この訓令における用語の意義は、公文書管理規程に定めるところによる。

(電磁的記録の取扱い)

第3条 電磁的記録は、き損、漏えい、不正利用、改ざん等がないよう慎重かつ適正に取り扱わなければならない。

(保存電磁的記録台帳)

第4条 完結した電磁的記録は、主務課においてラベル(別記第1号様式)を付し、保存電磁的記録台帳(別記第2号様式)に登記しなければならない。この場合において、電磁的記録にラベルを付すことができないときは、別の方法を用いてその内容を表示するものとする。

2 前項の規定により保存電磁的記録台帳に登記したときは、当該保存電磁的記録台帳の写しを、速やかに文書主管課に提出しなければならない。

(電磁的記録の整理)

第5条 電磁的記録は、容易に検索することができるように整理しなければならない。

(電磁的記録の保管及び保存)

第6条 電磁的記録を保管及び保存する場合において、その電磁的記録の内容に応じた適切な場所に保管及び保存するものとする。

(再生機器の確保)

第7条 電磁的記録を保存する場合において、主務課は、保存期間中、当該電磁的記録を再生する機器を確保しておかなければならない。

(廃棄の方法)

第8条 電磁的記録を廃棄する場合は、当該電磁的記録を再生不能とする方法又は復元できない方法により廃棄しなければならない。

(補則)

第9条 この訓令に定めるもののほか、電磁的記録の管理については、公文書管理規程の例による。

附 則

この訓令は、平成15年8月1日から施行する。

附 則(平成15年訓令第17号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成16年1月1日から施行する。

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北広島市電磁的記録管理規程

平成15年7月1日 訓令第13号

(平成16年1月1日施行)