○北広島市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成17年2月9日

訓令第1号

(目的)

第1条 この訓令は、北広島市における戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 電磁的媒体 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で記録されるための媒体をいう。

(2) 戸籍データ 電磁的媒体に記録されている戸籍、除かれた戸籍及び改製原戸籍に関する情報をいう。

(3) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表その他戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。

(事務の範囲)

第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、次のとおりとする。

(1) 戸籍法(昭和22年法律第224号)の規定に基づき処理する次に掲げる事務

 戸籍データの編製及び記録

 受付帳の調製

 記録事項証明書等の発行

 戸籍に関する統計事務

 その他戸籍に関する事務

(2) 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)の規定に基づき処理する戸籍の附票に関する事務

(3) 人口動態調査令(昭和21年勅令第447号)の規定に基づき処理する人口動態調査票に関する事務

(4) 前3号に掲げるもののほか、法令の定めるところにより処理する戸籍関連事務

(保護管理者)

第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム、ドキュメント等の的確な保護及び管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。

(端末装置管理者及び操作者の指定等)

第5条 保護管理者は、戸籍情報システムの端末装置(以下単に「端末装置」という。)の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。

2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、端末装置の操作者(以下単に「操作者」という。)を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。

4 操作者は、戸籍データの保全及び保護に常に留意しなければならない。

(戸籍データ等の保護及び管理)

第6条 保護管理者は、戸籍データ及び出力帳票の保護及び管理のため、次に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 端末装置は、端末装置管理者及び操作者以外の者から画面表示を読み取れない位置及び角度に配置すること。

(2) 端末装置管理者及び操作者以外の者が、戸籍データの内容を変更できないようにすること。

(3) 予備の電磁的媒体を定期的に作成すること。

(4) 戸籍データの入力業務終了後、バックアップ処理を行うこと。

(5) 戸籍情報システムのプログラム及び戸籍データの異状の有無を定期的に、又は随時に点検すること。

(ドキュメントの管理)

第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。

(1) ドキュメントの保管場所を指定すること。

(2) ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。

(3) ドキュメントを廃棄するときは、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。

2 ドキュメントを複写又は外部に持出ししようとする者は、保護管理者の承認を得なければならない。

(パスワードの管理)

第8条 保護管理者は、操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの管理を厳重にするため、定期的に、又は随時にパスワードの更新を行わなければならない。

(パスワードの秘匿)

第9条 操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。

2 操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。

(研修等の実施)

第10条 保護管理者は、端末装置管理者及び操作者に対し、戸籍情報システムに関する必要な教育及び訓練を行わなければならない。

(戸籍データの外部提供)

第11条 戸籍データは、法令に定めがあるときを除き、外部に提供してはならない。

(委任)

第12条 この訓令に定めるもののほか、戸籍情報システムの管理運営に関し必要な事項は、市民環境部長が定める。

附 則 抄

(施行期日)

1 この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成18年訓令第2号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成22年訓令第3号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

北広島市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成17年2月9日 訓令第1号

(平成28年4月1日施行)