2　文書は、職員が組織的に用いるものとして保有することとなったとき又は収受若しくは起案により保有することとなったときは、文書管理システムにより必要事項を記録しなければならない。

3　文書は、即日処理するよう努めなければならない。ただし、事案の性質により、その処理について相当の日数を要するものについては、処理の方針を立てて上司の指示を受けなければならない。

4　文書は、その処理状況を常に明らかにし、処理後の保管及び保存を適確に行わなければならない。

5　不開示情報(規則第2条第3号に規定する不開示情報をいう。以下同じ。)及び個人情報(同条第4号に規定する個人情報をいう。以下同じ。)が含まれる文書については、その取扱いを厳重にし、職員が席を離れるとき等は、その文書の情報が見えないようにしなければならない。

2　総務課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し必要な措置を求めることができる。

3　課長は、課の所管に係る文書の処理及び管理について、職員を指導し、その整理保管に努めなければならない。

2　課長は、前項の各号の指名をしたときは、その職名及び氏名を総務課長に通知しなければならない。

3　文書取扱主任は、次の各号に掲げる事項を処理する。

4　文書取扱副主任は、文書取扱主任を補助し、文書取扱主任が不在のときは、その事務を代理する。

2　総務課長、企画部都市プロモーション課長及び福祉事務所長寿介護課長は、文書交換取扱者を定め、その職名及び氏名を最高情報セキュリティ副責任者(規則第5条第3項に定める最高情報セキュリティ副責任者をいう。)に通知しなければならない。

2　文書の保存期間は、法令その他別に定めがあるもののほか、30年、10年、5年、3年及び1年とする。

3　前項に規定する保存期間は、完結年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年によるものは、完結年の翌年の1月1日から起算するものとする。

4　第2項に規定する保存期間が30年の文書のうち次の各号のいずれかに該当するものについて、保存期間が満了したときは、廃棄しなければならない特別の理由がある場合を除き、保存期間を30年延長するものとする。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了したときも同様とする。

5　文書分類表及び保存期間表は、総務課長が規則第13条第1号及び第2号に規定された基準により、別に定める。

6　課長は、文書分類表及び保存期間表の変更を必要とするときは、総務課長に申し出なければならない。

2　課で直接受けた文書で必要と認めるものは、総務課等に送付し、前項の規定による収受の手続をしなければならない。

2　前条第1項第3号の文書のうち戸籍及び住民票に係るものと認められる文書にあっては市民課において、市税に関する証明書等に係るものと認められる文書にあっては市民税課及び資産税課において、同号の規定に準じて直接収受するものとする。

3　前2項の規定により収受するときは、前条第1項第1号の規定に準じて受付印を押印するものとする。この場合において、当該受付印は、様式第1号(その4)によるものとする。

4　総務課長は、第9条第1号及び前項に規定する受付印の種類等を、受付印台帳に登録するものとする。

5　総務課等は、第1項及び第2項の規定に基づき直接収受できる文書を受領したときは、受付印を押印せず、当該課に配布するものとする。

2　文書交換取扱者は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、前項各号の処理を行った後、当該総合行政ネットワーク文書を課に配信しなければならない。

2　電子文書の配布を受け、又は直接受信した場合は、文書取扱主任は、文書管理システムに必要事項を記録し、課長の閲覧に供さなければならない。

3　課長は、文書を閲読し、自ら処理するもののほかは、処理完了予定日及び指示大要を示して、文書取扱主任を経由し、係長(事実上係長の職務を行う者を含む。以下同じ。)に回付しなければならない。この場合において、重要又は異例に属するものと認められるものは、部長を経て市長又は副市長の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。

4　文書の回付を受けた係長は、課長の指示に基づき、自ら処理するものを除き、処理に関する指示をし、担当の職員に回付しなければならない。

5　文書の回付を受けた担当の職員は、課長及び係長の指示に基づき必要な処理を行わなければならない。この場合において、当該職員は、文書管理システムに必要事項を記録するとともに、当該文書処理カードに文書管理システムで採番した文書番号及び保存期間を記入しなければならない。

6　第1項から前項までの規定にかかわらず、規則第12条第2項の規定に基づき文書管理システム以外の情報システムに配布文書を記録するときは、文書の種類及び記録の方法について、あらかじめ総務課長と協議するものとする。

2　起案者は、文書管理システムにより起案年月日、部課名、係名、氏名、文書分類及び保存期間並びに簡明な件名を記録した後、起案の理由、その要旨及び予算関係を付記するとともに、回議する起案用紙に起案の基礎となる配布文書、参照すべき法令等の条文、参考書類その他必要な資料を添付しなければならない。

3　起案者は、文書管理システムにより文書の種別ごとに採番した文書番号を登録して、起案用紙を回議しなければならない。

4　起案した内容を訂正したときは、その箇所に押印し、文書管理システムに記録しなければならない。ただし、電子決裁による起案の場合については、文書管理システムに訂正の内容を記録することにより、訂正することができる。

5　紙決裁による起案文書には、処理の経過を明らかにするため、関係書類を年月日の順に下から上にし、一括して添付しなければならない。

6　第1項から第4項までの規定にかかわらず、規則第12条第2項の規定に基づき文書管理システム以外の情報システムに起案文書を記録するときは、文書の種類及び記録の方法について、あらかじめ総務課長と協議するものとする。

2　前条後段の規定は、回章用紙を用いた処理に準用する。この場合において、「文書処理カード」とあるのは「回章用紙の余白」と読み替えるものとする。

2　市長又は副市長の決裁を受けようとする場合は、総務課を経なければならない。

3　秘密に属するもの及び緊急を要するもの又は特に説明を要するものは、前項の規定にかかわらず、その内容を充分説明のできる者が持ち回りして決裁を受けることができる。

2　合議された事案に対して異議がある場合は、関係部課長は意見を付して協議するものとする。この場合において、協議が整わないときは、所管部課長はその旨を付して決裁を受けなければならない。

3　合議した事案が、当初の起案と異なって決裁されたとき又は廃案されたときは、所管部課長は、合議した関係部課長にその旨を通知しなければならない。

2　前項の規定により決裁年月日が記入された文書は、起案をした課において文書管理システムに決裁年月日その他必要事項を記録するものとする。

2　前項第2号の告示の区分は、第20条の表公示文書の部告示の項の説明の欄に基づき、次のとおりとする。

3　第1項第1号及び第2号の表の番号については、文書の種別ごとに総務課に備え付ける例規番号簿(様式第15号)により暦年による連続の番号を付するものとする。

4　第1項第3号及び第4号については、会計年度により文書管理システムから採番した番号により付するものとする。ただし、暦年による連続の番号を付すことが求められるものについては、暦年で採番することができる。

5　第1項第3号及び第4号の表の課の記号は、総務課長が別に指定するものとする。

6　第1項第4号の規定にかかわらず、一般文書のうち、軽易なものにあっては事務連絡とし、災害等により文書管理システムにより起案する時間的余裕がないときにあっては号外として処理することができる。ただし、号外で処理するときは、事後に文書管理システムに登録しなければならない。

2　契約、登記関係の文書で枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて公印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、文書の表及び裏ののり付けの箇所に公印を押すものとする。

2　総合行政ネットワーク文書に電子署名を受けようとする職員は、文書交換取扱者に対し、決裁された電子文書の施行により、又は決裁された起案文書を添えて当該総合行政ネットワーク文書を提出することにより、電子署名を行うことを請求するものとする。

3　文書交換取扱者は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を行うべき総合行政ネットワーク文書を決裁された当該起案文書と照合し、相違がないことを確認して電子署名を行うものとする。

4　電子署名を行うために必要な手続は、別に定める。

2　文書を郵送するときは、所管課において処理しなければならない。

2　総合行政ネットワーク文書の送信は、文書交換取扱者が行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、電子文書の施行による総合行政ネットワーク文書を送信したときは、文書交換取扱者は、当該電子文書を起案した課の文書取扱主任に送信した年月日を総務課長が定める方法により報告するものとする。

2　完結文書は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間所管課において保管するものとする。

3　所管課長は、処理中の文書について、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、総務課長等が特に認めたものは、所管課において保存することができる。

3　第1項の規定により引き継ぐときは、所管課において、保存期間ごとに保存文書台帳(様式第11号)を2通作成し、その1通を総務課長等に提出しなければならない。

2　前条第2項の規定により、所管課において保存する完結文書は、当該課長の責任において適正に管理しなければならない。

2　前項の規定による持ち出しは、文書貸出簿(様式第12号)に記載して行わなければならない。

3　第1項の規定により持ち出した保存文書は、他に転貸し、又は抜き取り、取替え、訂正等をしてはならない。

4　保存文書を破損し、又は紛失したときは、速やかに総務課長等に報告しなければならない。

5　所管課において保管する保存文書の閲覧については、所管課長の定めるところによる。

2　1年保存の文書の廃棄については、所管課長の定めるところによる。

3　不開示情報及び個人情報が含まれる文書を廃棄するときは、裁断その他の方法により当該情報であることが完全に認識できないようにして行わなければならない。

2　前項の規定にかかわらず出先機関の長は、あらかじめ市長の承認を得て文書事務の取扱いについて特別の定めをすることができる。

この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

2　北上市支所文書取扱規程(平成3年北上市訓令第13号)は、廃止する。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、平成12年4月1日から適用する。

1　この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

2　この訓令施行の日前に、この訓令による改正前の北上市文書取扱規程第7条の規定により収受した文書及び同規程第16条の規定により起案した文書の取扱については、なお従前の例による。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年2月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年5月20日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年11月10日から施行し、令和3年4月1日から適用する。

この訓令は、令和5年9月1日から施行する。