○北上市職員旧姓使用規程

平成24年3月30日

訓令第3号

市長部局

(趣旨)

第1条 この訓令は、職員が能力を発揮しやすい職場環境づくりを図るため、婚姻等の事由により戸籍上の氏を改めた後も、引き続き氏を改める前の氏(以下「旧姓」という。)を使用することに関し、必要な事項を定めるものとする。

(旧姓の使用)

第2条 職員は、次に掲げるものについて、旧姓を使用することができる。

(1) 職務上単に氏名を使用するもの 職員録、職員配置図、名札、名刺、職場での呼称等

(2) 専ら組織内部及び職員間で使用される文書等で、職員の同一性が容易に確認できるもの 起案文書、回覧文書、復命書、事務引継書、公用車使用承認請求票等

(3) 職員の権利義務に係る文書等で、職員の同一性が容易に確認でき、旧姓の使用を原因とする係争のおそれがないもの 出勤簿、時間外勤務等記録簿、休暇処理票、職務専念義務免除承認申請書等

(4) 前3号に掲げるもののほか、所属長が適当と認める軽易な文書等

(旧姓の使用ができない文書等)

第3条 職員は、次に掲げるものは、旧姓を使用することができないものとする。

(1) 職員の身分に係るもの 服務の宣誓書、辞令書、履歴書、退職願等

(2) 職員の権利義務に係るもので、法令等に基づく事務処理等に与える影響が大きいもの 給与関係書、共済組合等関係書、育児休業関係書、公務災害関係書、休職願等

(3) 財務に係るもの 旅行命令票(旅費の支出を伴うものに限る。)、調定票、支出負担行為票、支出命令票、領収書、契約書等で、債権者若しくは債務者又は出納員若しくは会計管理者である職員の氏名を表す文書等

(4) 行政処分、行政指導等公権力の行使に係るもの 徴税吏員証、法令等に基づく立入検査証、建築確認主事である職員の氏名を表す文書等

(5) 前各号に掲げるもののほか、職務の遂行又は事務の処理において誤解又は混乱を招くおそれがあると認められるもの

(申請)

第4条 職員は、旧姓を使用するときは、旧姓使用申請書(様式第1号)に改姓前後の氏を証する書類を添えて、所属長を経て市長に申請しなければならない。

(承認)

第5条 市長は、前条の規定により申請を受けた場合で、職務の遂行又は事務の処理において支障がないと認めるときは、旧姓の使用を承認するものとする。

2 市長は、前項の規定により旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を経由して、当該承認を受けた者(以下「旧姓使用者」という。)に通知するものとする。

(責務)

第6条 旧姓使用者は、旧姓の使用に当たっては、常に市民又は職員に誤解又は混乱を生じさせないよう努めなければならない。

2 旧姓使用者は、第2条に規定する文書等について、統一して旧姓を使用しなければならない。

3 旧姓使用者は、第3条第4号に規定する文書等で、身分を証するものにあっては、戸籍上の氏及び旧姓を併記しなければならない。

4 所属長は、職員の旧姓使用について、適切な運用に努めなければならない。

(承認の取消し)

第7条 市長は、職務遂行又は事務処理において支障があると認めるときは、旧姓の使用を取り消すことができる。

(使用の中止)

第8条 旧姓使用者は、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3号)により、所属長を経て市長に届け出なければならない。

(旧姓使用職員台帳等)

第9条 第5条第1項の規定により承認し、第7条の規定により取り消し、又は前条の規定により中止の届け出があったときは、企画部総務課長(以下「総務課長」という。)は、その旨を旧姓使用職員台帳(様式第4号)に記載するとともに、企画部都市プロモーション課長及び会計課長に通知するものとする。

(平25訓令5・平29訓令5・一部改正)

(職員の異動)

第10条 旧姓使用者が所属を異動したときは、総務課長は、異動先の所属長に当該職員の旧姓使用について通知するものとする。

(補則)

第11条 この訓令の実施に関し必要な事項は、市長が別に定める。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(平成25年訓令第5号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(平成29年訓令第5号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

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北上市職員旧姓使用規程

平成24年3月30日 訓令第3号

(平成29年4月1日施行)