○幸田町電子計算組織の運営に関する規程
昭和55年8月1日
規程第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、効率的な行政運営を図るため、電子計算組織の運営について必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子計算組織 与えられた処理手順に従い、一連の処理を行う電子的機器の組織をいう。
(2) 電算処理 電子計算組織による情報の入出力、記録、判断、演算などの処理をいう。
(3) 電算所管課 電子計算組織管理及びプログラム管理を所掌する課をいう。
(4) 電算所管課長 前号に規定する課の長をいう。
(5) 主管課 電算処理の対象となるデータを所掌する課をいう。
(6) 主管課長 前号に規定する課の長をいう。
(7) 個人情報 個人に関する情報であって、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項各号のいずれかに該当するものをいう。
(8) データ 電算処理に係る入出力帳票、磁気テープ、磁気ディスクその他これらに類する媒体に記録されている情報をいう。
(処理範囲)
第3条 電子計算組織を利用して処理する業務の範囲は、次のとおりとする。
(1) 幸田町部設置条例(平成2年幸田町条例第10号)第1条の規定による部の業務及び幸田町会計管理者の補助組織設置規則(昭和55年幸田町規則第3号)の規定による出納室の業務並びに水道事業の事務部局、議会事務局、教育委員会事務局、選挙管理委員会事務局、農業委員会事務局、消防本部及び消防署の業務
(2) その他町長が特に必要と認める業務
(電子計算組織利用計画)
第4条 主管課長は、毎年1月末日までに次年度に電算処理する業務の年間計画表を作成し、電算所管課長に報告しなければならない。
2 電算所管課長は、前項により提出された年間計画表に基づき、次年度の電算処理計画を調製する。
(処理区分)
第5条 業務の処理区分は、次に定めるところによる。
(1) 一般処理 現に処理している業務の処理をいう。
(2) 新規処理 新規に電子計算組織を利用して行う業務の処理をいう。
(3) 一部変更処理 現に処理している業務のシステム及びプログラムの修正、変更及び改善による業務の処理をいう。
(4) 取消処理 現に処理しているシステムを取り消す処理をいう。
(電子計算処理の依頼)
第6条 主管課長は、その所掌する事務を処理するために電子計算組織を利用しようとするときは、電算所管課長に電子計算業務依頼書(様式第1号)を提出しなければならない。
第7条 前条の依頼書の提出期限は、次に定めるところによる。
(1) 一般処理の場合 資料を必要とする日の3日前までとする。
(2) 新規処理の場合 業務処理を開始する前年度の1月末日までとする。
(3) 一部変更処理の場合 処理を希望する内容により次の区分による。
ア プログラムの新規作成又はデータの一部作成を必要とするものは、処理希望月日の2週間前までとする。
イ 既存のプログラムを一部修正することにより処理できるものは、処理希望月日の2週間前までとする。
ウ システム全体の大幅改造をするものは、処理希望月日の2か月前までとする。
(4) 取消処理の場合 次回の処理をしようとする1週間前までとする。
(業務処理の諾否の通知)
第8条 電算所管課長は、第6条の依頼書の提出があった場合において、稼動計画との関連するものについて検討の上、主管課長に通知するものとする。
(依頼書の保管)
第9条 電算所管課長は、完結した電子計算業務依頼書等を整理保管し、年間計画表作成の資料とする。
(主管課の協力)
第10条 主管課長は、事務の電算処理の準備作業について所属職員をして協力させるほか、電算処理に必要な資料の作成等の協力をしなければならない。
(電子計算機等の運行管理)
第11条 電算所管課長及び主管課長は、電子計算組織の運行において次の事項を遵守しなければならない。
(1) 電子計算組織で新規に業務開発しようとするときは、その業務の内容を綿密に調査、検討し、効率の良い運営が図れるよう努力すること。
(2) 個人情報に関し本人から訂正の申出があったときは、その業務の主管課長は、直ちに調査し、必要な訂正を行うこと。
(3) 電子計算機(入出力用の補助機器を除く。)の操作は、電算所管課長が定める職員が行うものとする。
(4) 電子計算機の操作は、事故防止及び適確を期するために複数の職員で行うことを原則とすること。
(5) 電算所管課長は、必要に応じ電子計算機稼動状況について、副町長に報告すること。
(端末機の管理)
第12条 端末機の管理は、その端末機が設置されている課の長が当たり、端末機の正常な運営を確保するとともに，端末機から出力される個人情報を厳正に管理しなければならない。
2 電算所管課長は、端末機の使用状況を把握するため必要な措置を講ずるものとする。
(電子計算機室の入室規制)
第13条 電算所管課長は、電子計算機室に関係者以外を立ち入らせてはならない。ただし、電算所管課長が立入りを必要と認めた場合は、この限りでない。
(電子計算機施設管理)
第14条 電算所管課長は、電子計算機室の災害、盗難等を防止するために常に室内の安全管理に努め、退庁時施錠をしなければならない。
第15条 削除
(データの保護管理)
第16条 電算所管課長及び主管課長は、その所管に係るデータの正確性を常に保持し、かつ適正に管理しなければならない。
2 データファイルは、それぞれの業務で定められた保存年限を経過したときは、速やかにデータファイルのデータを抹消しなければならない。
第17条 削除
(データ保護管理者)
第18条 電子計算処理に係るデータ保護に関する総合的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、副町長をもってこれに充てる。
(データ統括取扱責任者等)
第19条 保護管理者の事務の一部を取り扱わせるため、データ統括取扱責任者(以下「統括取扱責任者」という。)を置き、電算所管課長をもってこれに充てる。
2 各課で導入している小型電子計算機等のデータを取り扱わせるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、設置課の長をもってこれに充てる。
(データ取扱員)
第20条 統括取扱責任者又は取扱責任者は、データ取扱員(以下「取扱員」という。)に所管の係長を指名するものとする。
2 取扱員は、統括取扱責任者又は取扱責任者の命を受け、電算処理に係るデータの取扱いに従事するものとする。
(データ管理委員会の設置)
第21条 データ保護の的確な管理を推進するため、データ管理委員会(以下「委員会」という。)を設置する。
(委員会の組織)
第22条 委員会は、保護管理者、統括取扱責任者及び主管課長で組織する。
2 委員長は、保護管理者をもって充てる。
(委員会の所掌事務)
第23条 委員会は、データ保護等の取扱いに関する審議及び必要な調整を行う。
(委員長の職務)
第24条 委員長は、会務を統括する。
2 委員長に事故があるとき、又は委員長が欠けたときは、統括取扱責任者がその職務を代理し、委員長及び統括取扱責任者がともに事故があるときは、あらかじめ委員長の指定する委員がその職務を代理する。
(審査手続)
第25条 各課等の長は、委員会に付議する事項があるときは、あらかじめ当該事項について、関係の課等の長及び電算所管課に合議し、審査に必要な資料を委員会に提出しなければならない。
(委員会の招集)
第26条 委員会は、委員長が必要と認めるときに招集する。
2 委員会は、過半数の委員が出席しなければ会議を開くことができない。
3 委員会は、その所掌事務を遂行するため必要があると認めるときは、取扱責任者及び関係職員に対し説明を求めることができる。
(調査等)
第27条 委員長は、データ管理の状況及びこれに関連する設備の状態等について、必要な調査をし、統括取扱責任者又は取扱責任者に対し必要な報告を求めることができる。
(委員会の庶務)
第28条 委員会の庶務は、電算所管課において処理する。
(秘密保持の義務)
第29条 町民の基本的人権を尊重し、町民の個人的秘密を守るために、次の事項を厳守しなければならない。
(1) データファイルには個人の思想、信条、宗教、意識及び健康状態、犯罪に関する情報は、法令で定めのある場合を除きファイルしないこと。
(2) 前号に定めるもののほか、町民の権利を侵すおそれのある業務処理を実施しないこと。
(3) 業務処理で作成した帳表類及び電子計算機で処理発生する資料中、町民の権利を侵すおそれのある不要となった資料は、焼却等により処分しなければならない。
(データ使用承認)
第30条 現に処理している業務のデータを使用して、資料等を作成しようとするときにおいて、そのデータが他主管課の所掌するものである場合は、使用しようとする主管課長は、あらかじめその所掌する主管課長の承認を得なければならない。
(ドキュメント管理)
第31条 システム設計書、プログラム仕様書、ファイルデザイン、オペレーションフロー及びコードブック等の文書は、電算所管課長の許可なく外部へ持ち出してはならない。
(委託等)
第32条 データの処理を外部に委託する場合は、契約書に受託者の善良なる管理者の注意義務及び秘密保持義務を明記するとともに、必要に応じてデータの取扱いに関する注意事項を覚書にして取り交わす等、秘密保護に努めなければならない。
2 電算所管課長は、電算処理に関し要員の派遣を受けるときは、必要に応じ、派遣企業の責任者から秘密保持等データの適正な取扱いに関する誓約書等を提出させるとともに、本人に対し、その身分に関する証明書を交付しなければならない。
(データ提供)
第33条 磁気テープ等によりデータを外部に提供する場合には、原則として提供するデータの内容、使用目的、提供方法及び管理方法等について覚書を取り交わさなければならない。
(専門部会)
第34条 電算処理の推進及び調整を図るため必要に応じ専門部会を設けることができる。
(雑則)
第35条 この規程に定めるもののほか、電子計算組織の運営に関し必要な事項は、町長が定めるものとする。
附則
この規程は、昭和55年8月1日から施行する。
附則(昭和59年2月1日規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和61年9月10日規程第3号)
この規程は、昭和61年9月10日から施行する。
附則(平成3年3月30日規程第2号)
この規程は、平成3年4月1日から施行する。
附則(平成12年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第19号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和3年8月31日訓令第8号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年9月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前のそれぞれの訓令に定める様式の用紙は、当分の間、これを取り繕い使用することができる。
附則(令和5年3月27日訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
