○幸田町水道事業文書取扱規程
平成12年9月29日
水管訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条～第11条)
第2章 文書の収受及び配布(第12条～第13条)
第3章 文書の処理(第14条～第21条)
第4章 文書の発送(第22条・第23条)
第5章 文書の整理及び保存(第24条～第29条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、幸田町水道事業(以下「水道事業」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作成された記録をいう。次号において同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして保有しているものをいう。
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供するものをいう。
(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される電子文書をいう。
(4) 電子署名 電子文書に記録することができる情報について行われる措置であって、次に掲げる要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(5) 課 幸田町水道事業事務分掌規程(昭和48年幸田町水管訓令第5号)第2条に規定する水道課をいう。
(6) 保管 現年度完結文書及び事務進行中の未完結文書を、課の事務室その他一定の場所に収納しておくことをいう。
(7) 保存 完結文書で保管が終了した文書を、書庫その他一定の場所に収納し、課が管理することをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は確実かつ迅速に取り扱い、常に整備し、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。
(文書の統括)
第4条 上下水道部長(以下「部長」という。)は、課における文書に関する事務を統括する。
(課長の職務)
第5条 水道課長(以下「課長」という。)は、常に文書事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(課長の文書事務の補佐)
第6条 課長の文書事務を補佐するため、課に取扱主任者1人及び取扱補助者若干人を置く。
2 前項の取扱主任者(以下「取扱主任者」という。)は、課長補佐(課長補佐を置いていない場合にあっては、課長が指名する職員)をもって充てる。ただし、課長補佐を2人以上置いている場合にあっては、課長が指名する課長補佐を取扱主任者とする。
(取扱主任者及び取扱補助者の職務)
第7条 取扱主任者は、課における次に掲げる文書の取扱いに関する総括的な事務を行う。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書の収受、発送及び送受信に関すること。
(3) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書事務の改善及び処理の促進に関すること。
(5) その他文書処理について必要なこと。
2 取扱補助者は、取扱主任者を補助し、前項各号に掲げる文書の取扱いに関する事務を処理するとともに、取扱主任者に事故があるときは、その職務を代理する。
(文書の種類)
第8条 文書のうち例規文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定により業務に関し必要な事項を定めるもの
(2) 訓令 一般若しくは特定の課又はこれらの職員に対して事務処理若しくは一定の事項につき命令するもので公表の必要があるもの
(3) 訓 訓令のうち一時限りのもの又は一般に知らせる必要のないもの
(4) 内訓 訓のうち秘密なもの
(5) 告示 法令で告示する旨が規定されている事項若しくは権限に基づいて決定又は処分した事項を一般に公示するもの
(6) 公告 公示を要するもののうち、告示以外のもの
(7) 指令 個人又は団体からの申請その他の要求に対して指示し、又は命令するもの
(8) 達 個人又は団体に、特定の事項を指示し、又は命令するもの
2 前項の文書以外の文書(第10条第1項第3号において「一般文書」という。)の種類は、おおむね次のとおりとする。
(1) 照会 相手方に一定の事項を問い合わせるもの
(2) 依頼 相手方に義務のない一定の事柄を頼むもの
(3) 協議 相手方に相談をし、意見又は合意を求めるもの
(4) 回答 照会、依頼、協議等に対し、応答するもの
(5) 通知 相手方に一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
(6) 送付 書類、物品等を相手方に送るもの
(7) 報告 相手方に一定の事実について、経過、結果等を知らせるもの
(8) 届出 公の機関に、一定の事実、計画等を知らせるもの
(9) 申請 公の機関に、許可、認可、補助等の行為を求めるもの
(10) 諮問 附属機関等に、一定の事項について意見を求めるもの
(11) 答申 諮問を受けた機関が、当該諮問事項について意見を述べるもの
(12) 勧告 法令等の規定によって、相手方に対し、特定の事項についてある処置を勧め、又は促すもの
(13) 進達 上司又は国県等に、個人、団体等から受理した書類その他の物件を取り次ぐもの
(14) 副申 上司又は国県等に、進達する文書に意見を添えるもの
(15) 具申 上司又は国県等に、意見又は希望を申し出るもの
(16) 伺 上司又は国県等に、その指揮を求めるもの
(17) 証明 申請等に基づいて、特定の事実をその権限内で明らかにするもの
(18) 復命 上司から命ぜられた用務の結果を報告するもの
(19) 辞令 任命権者が、職員の任用、退職、配置換え等に際して職員に交付するもの
(文書処理の年度)
第9条 文書の処理に関する年度は、次項に定めるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。
(文書の記号及び番号)
第10条 起案文書には、次に定める記号及び番号を付するものとする。
(1) 規程、訓令、告示及び公告の記号は、文書処理の年度を表示する和暦の次に、その種類ごとに「幸田町水管規程」、「幸田町水管訓令」、「幸田町水管告示」又は「幸田町水管公告」の文字を加え、番号は、公告式番号簿(様式第1号)により文書処理の年度ごとに付するものとする。
(2) 指令及び達の記号は、文書処理の年度を表示する和暦の数字の次に、その種類ごとに「指令幸水」又は「達幸水」の文字を加え、番号は、指令(達)番号簿(様式第2号)により、文書処理の年度ごとに付するものとする。
(3) 一般文書の記号は、文書処理の年度を表示する和暦の数字の次に、「幸水」の首字を表示し、番号は、文書処理簿(様式第3号)により文書処理の年度ごとに付するものとする。
2 前項第3号の規定にかかわらず、文書の内容が軽易なもの及び発送しないものについては、番号を省略し、「号外」として処理することができる。
3 収受文書の記号及び番号については、文書処理簿により番号のみ付するものとする。ただし、文書の内容が軽易なものについては、これを省略することができる。
(文書の保存年限及び分類)
第11条 文書の保存年限の別は、法令等に定めのあるものを除き次のとおりとする。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
2 文書の保存年限は、処理完結の年度の翌年度から起算する。
3 文書の分類は、別に定める分類表のとおりとする。
4 課長は、所管する文書の分類を変更する理由が生じたときは、速やかに部長に通知しなければならない。
第2章 文書の収受及び配布
(到着文書の収受及び配布)
第12条 課長は、到着した文書が当該水道事業の所管に属する文書であることを確認し、当該文書に収受印(様式第4号)を押し、担当者に配布するものとする。ただし、他の方法により、収受年月日が明らかになる場合は、収受印の押印を省略することができる。
(電子文書の受信)
第12条の2 電子文書は、通信回線を利用して受信することができる。
2 電子文書(総務課から配信された総合行政ネットワーク文書を含む。)を受信した場合にあっては、主管課において、速やかに用紙に出力し、前条の規定の例により処理するものとする。
(執務時間外到着文書の取扱い)
第13条 執務時間外に到着した文書は、当直員が収受し、収受日時を記録して、原則として翌執務日に引き継ぐものとする。
第3章 文書の処理
(文書処理)
第14条 課長は、文書を収受したときは、速やかに処理するようにしなければならない。
2 事務の性質により直ちに処理することのできないもの又は重要若しくは異例の文書については、その処理に先立って上司の指示を受けなければならない。
3 文書のうち水道事業以外の町の執行機関に関係のあるものは、その処理に先立って当該執行機関に合議しなければならない。
2 軽易な起案は、文書の余白にその要旨を記載し、経伺印を表示の上処理することができる。
3 起案は、幸田町公用文作成規程(昭和59年幸田町訓令第1号)の規定を準用して努めて分かりやすいものとし、必要に応じて箇条書とする。
(付記事項及び関係書類)
第16条 起案書には、起案理由、関係法規、行政文書の開示区分その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものについては、行政文書の開示区分を付記することを除き、この限りでない。
2 文書には、必要に応じて、「重要」、「至急」、「議会議案」等と明記するものとする。
3 機密に属する文書には、「秘」と明記しなければならない。
(決裁区分の表示)
第18条 文書には、幸田町水道事業事務決裁規程(平成12年幸田町水管訓令第4号)に定めるところにより決裁区分を表示しなければならない。
(供覧及び回覧)
第19条 文書で、上司に供覧又は関係者に回覧するものについては、その旨を示す表示を文書の欄外にしなければならない。
(機密文書等の取扱い)
第20条 特に慎重な取扱いを要する機密文書及び緊急処理を要する文書は、内容を説明し得る職員が携帯して決裁を受けなければならない。
(原議の取扱い)
第21条 担当者は、決裁を受けた文書(第23条第2項において「原議」という。)のうち文書処理簿に記載されているものについては、当該文書処理簿に所要事項を記載しなければならない。
第4章 文書の発送
(文書の発信者名)
第22条 文書の発信者名は、地方公営企業法第8条第2項の規定により管理者の権限を行う町長名を用いなければならない。ただし、軽易な文書及び町の執行機関に発信する文書にあっては、部長名又は課長名を用いることができる。
(公印、割印及び契印)
第23条 発送する文書は、幸田町水道事業公印規程(昭和48年幸田町水管規程第6号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、押印を省略することができる。
(1) 町の執行機関と相互に交わす文書
(2) 案内状、礼状、挨拶状その他の権利義務に関係のない文書
(3) 資料送付、会議等の開催通知、照会及び回答文で軽易な文書
(4) その他軽易な文書
2 重要な文書については、原議と発送文書を照合したことを証するため、割印を押印しなければならない。
3 重要な文書については、文書が2枚以上にわたるとき、差替え等を防ぎ、その相互の連接が正当であることを証するために、契印を押印しなければならない。この場合において、契印に代えてパンチによる刻印を行うことができる。
第5章 文書の整理及び保存
(文書整理の原則)
第24条 文書は常に整理に努め、重要なものは非常災害時に際して速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防をしなければならない。
2 文書の保管、保存等の整理は、文書が一般住民の利用に供されるように適切に行わなければならない。
(文書整理及び編集)
第25条 文書は、次に掲げるところにより整理編集しなければならない。
(1) 常に未処理文書及び完結文書を区分整理すること。
(2) 未処理文書は、一定の場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしておくこと。
(3) 文書は、その完結を確認した上、別に定める分類に区分し、完結の順序に従い整理すること。
(4) 事情により保存年限を異にする文書を一括して編集するときは、長期のものに編集すること。
(5) 事案が2年以上にわたるものは、完結の年度に属するつづりに編集すること。
(6) 事案が数件のつづりに関係のあるものについては、最も関係の深いつづりに編集し、関係する他のつづりにその旨を記載すること。
(8) 編集した表紙(様式第7号)には、年度、分類等を記載すること。
(9) 1年保存の文書を除き、文書索引目次(様式第8号)又はこれに準ずる目次を付けること。
(10) 資料、台帳、書籍、磁気テープ、フロッピーディスク等で通常の文書とともに編集できないものは、適宜、箱、袋等に入れて整理すること。この場合においては、分類等を記載するものとする。
(11) 編集された文書の表紙は、次の区分により色分けすること。ただし、前号の規定により整理するものは、この限りでない。
永年保存 赤色
10年保存 空色
5年保存 黄色
3年保存 うす緑色
1年保存 白色
(文書の保存)
第26条 1年保存の文書以外の文書は、保存文書目録(様式第9号)を作成しなければならない。
2 文書は、所定の書庫に保存しなければならない。ただし、役場庁舎施設以外の施設等において保存を必要とするものは、部長と協議の上、当該施設等において保存することができる。
(文書の持出し)
第27条 文書は、保管し、又は保存している施設の外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由により課長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の廃棄)
第28条 保存年限の満了した文書は、廃棄するものとする。
2 課長は、保存年限の満了した文書でなお保存の必要があると認めたときは、部長と協議の上継続保存することができる。
3 課長は、保存年限の未了の文書であっても保存の必要がないと認めたときは、部長と協議の上廃棄することができる。
4 廃棄する文書のうち、機密に属するものについては、裁断、焼却、溶解、消去等をし、その他のものは、他に悪用されない適当な方法により、処分しなければならない。
(準用)
第29条 この訓令に定めるもののほか、水道事業における文書の取扱いに関し必要な事項については、幸田町文書取扱規程(平成12年幸田町訓令第7号)の規定を準用する。
附則
2 この訓令施行の際、現にこの訓令に定める様式に相当する従前の様式による用紙があるときは、当分の間、字句等を適宜補正の上、これを使用することができる。
附則(平成19年4月1日水管訓令第6号)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際、現にこの訓令に定める様式に相当する従前の様式による用紙があるときは、当分の間、字句等を適宜補正の上、これを使用することができる。
附則(平成23年4月1日水管訓令第1号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日水管訓令第2号)
1 この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式第5号から様式第7号まで、様式第9号及び様式第10号の用紙は、当分の間、使用することができる。
附則(平成25年3月11日水管訓令第1号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年1月14日水管訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成26年2月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式第9号及び様式第10号の用紙は、当分の間、使用することができる。
附則(令和2年2月28日水管訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月10日水管訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式第7号の用紙は、当分の間、使用することができる。
附則(令和5年3月23日水管訓令第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
