この要領は、琴浦町が行う個人情報保護制度の事務の取り扱いについて必要な事項を定めたものです。

2　用語

この訓令で使用する用語の意義は、琴浦町個人情報保護条例(平成16年琴浦町条例第11号。以下「条例」という。)及び琴浦町個人情報保護条例施行規則(平成16年琴浦町規則第13号。以下「規則」という。)で使用する用語の例によります。

3　総合窓口

総務課に総合窓口を設置し、そこで個人情報保護制度の事務を行うものとします。

4　個人情報保護制度について所掌する事務

(1)　総務課が所掌する事務

総務課が行う事務は、次のとおりとします。

・個人情報保護制度についての相談・案内に関すること。

・個人情報保護制度についての連絡調整に関すること。

・個人情報取扱事務の登録、変更及び廃止に係る連絡調整に関すること。

・総合窓口で行う開示の実施に関すること。

・総合窓口で行う写しの交付及び送付に要する費用の徴収に関すること。

・琴浦町個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。

・個人情報保護制度の運用状況の公表に関すること。

・その他個人情報保護制度に関すること。

(2)　担当課が所掌する事務

個人情報を収集、管理及び利用している課(課に相当する組織を含む。以下「担当課」という。)が行う事務は、次のとおりとします。

・個人情報取扱事務の登録、変更及び廃止に関すること。

・自己情報開示請求書等及び自己情報訂正等請求書(以下「請求書」という。)の処理に関すること。

・請求に対する可否の決定に関すること。

・不服申立ての処理に関すること。

5　個人情報の収集に係る事務

(1)　個人情報取扱事務の登録

担当課の長(以下「担当課長」という。)は、個人情報取扱事務を開始するとき(事務事業を行うに当たり個人情報を収集するとき)は、当該個人情報取扱事務を登録するものとします。この登録は、個人情報取扱事務登録・変更・廃止届出書(様式第1号、以下「届出書」という。)に、個人情報取扱事務登録票(様式第2号。以下「登録票」という。)を添付して総務課長に届け出ることにより行います。必要な場合には、本人以外収集記録票(様式第3号)、目的外利用記録票(様式第4号)及び外部提供記録票(様式第5号)も同時に提出します。

個人情報取扱事務の登録は、次のとおり行います。

・個人情報取扱事務を開始しようとする担当課長は、届出書に、登録票を添付して総務課長に登録を届け出ます。

・総務課長は、届出のあった個人情報取扱事務について、条例に適合するかどうかを登録票により審査します。

・総務課長は、審査の結果、届出内容が条例に適合すると判断したときは、登録票に登録番号を付し、個人情報取扱事務登録簿(以下「登録簿」という。)に綴るものとします。

・総務課長は、登録番号を付した登録票の写しを担当課長に送付します。この写しの送付をもって個人情報取扱事務の登録完了の通知に代えるものとします。

・担当課長は、登録票の写しの送付を受けたときは、当該登録票の写しを担当課に備える登録簿(写し)に綴るものとします。これにより担当課長は、個人情報取扱事務(個人情報の収集等)を開始することができます。

・総務課長は、個人情報取扱事務の登録を行ったときは、直近の審査会に報告するものとします。

(2)　個人情報の収集(本人収集)

収集目的の本人への明示方法

条例第7条第1項に規定する「収集の目的を明らかに」する方法は、文書、告示、広報紙、申請書等への付記、口頭等とし、当該事務の性質及び収集する個人情報の内容から判断して行ってください。

なお、収集に際しては、収集の目的のほか、次の事項についても明らかにしておくものとします。

ア　個人情報の収集に対して本人が応じない場合には、その不利益

イ　目的外利用等を予定しているときは、それらの事項

(3)　本人以外収集

・本人以外収集を行う場合の本人同意を得る方法

条例第7条第2項第1号に規定する本人同意を得る方法は、次の例を参考にして行ってください。

ア　必要の都度、該当者に通知をして本人が署名、記名押印等(以下「署名等」という。)をした同意書を提出してもらう。

イ　申請、届出等の際に、本人が署名等をした同意書を提出してもらう。

ウ　申請書、届出書等に本人以外のものからの収集(以下「本人以外収集」という。)を行うことについての同意欄を設け、本人に署名等をしてもらう。

エ　申請書、届出書等に本人以外収集を行うことをあらかじめ記載しておき、申請書等の署名等により同意に代える。

オ　受付窓口や電話で、口頭により同意の意思を確認する。この場合は、同意を得た内容、年月日、担当者名等を記録しておく。

・本人以外収集を行う場合の事務手続

ア　新たに本人以外収集をしようとする場合、すでに本人以外収集記録票に登録されている内容を変更して本人以外収集する場合

条例第7条第2項第6号の規定による審査会への諮問は、次のとおり行います。

(ア)　担当課長は、本人以外収集をする必要があるときは、総務課長と協議します。

(イ)　担当課長は、協議の結果、審査会への諮問が必要と判断したときは、本人以外収集に関する審査会諮問依頼書(様式第6号)を総務課長に提出し、諮問を依頼します。

(ウ)　総務課長は、審査会に諮問し、答申を得たときは、答申の内容を担当課長に通知します。

(エ)　担当課長は、承認の答申を得たとき又は(ア)の協議が終了したときは、本人以外収集記録票を作成し、総務課に提出します。

(オ)　総務課長は、本人以外収集記録票を登録簿に綴り、写しを担当課に送付します。

(カ)　担当課長は、写しを保管し、本人以外収集を開始(変更)できます。

なお、個人情報取扱事務調査票の内容に変更が生じる場合は、同時に変更手続を行います。

①　すでに本人以外収集記録票に登録されている内容の範囲内で利用しようとする場合各課に備え付けられている「本人以外収集記録簿」(様式第7号)に記入します。

記録簿の内容を充足する他の記録がある場合は、それで代用してもかまいません。

・本人通知の方法

本町の条例は、本人以外収集をした場合の本人への通知を義務付けてはいませんが、特に支障のない限り、本人への通知をするものとします。

本人以外収集をした場合の本人への通知の方法は、文書、告示又は口頭により行います。なお、口頭により通知を行った場合は、通知をした内容、年月日、担当者名等を記録しておいてください。

(4)　取扱注意情報の例外収集

法令に定めがある場合を除き、条例第7条第3項(取扱注意情報)に係る個人情報を収集する必要があるときは、次の手続をとるものとします。

・担当課長は、収集の可否について事前に総務課長と協議します。

・担当課長は、協議の結果、審査会への諮問が必要と判断したときは、取扱注意情報に関する審査会諮問依頼書(様式第8号)を総務課長に提出し、諮問を依頼します。

・総務課長は、審査会へ諮問し、答申を得たときは、答申の内容を担当課長に通知します。

・担当課長は、承認の答申を得た場合で、個人情報取扱事務の登録又は変更の手続きが完了したときは、条例第7条第3項(取扱注意情報)に係る個人情報を収集することができます。

6　個人情報の目的外利用、外部提供、外部委託に係る事務

(1)　目的外利用

・目的外利用を行う場合の本人同意を得る方法

条例第8条第1項第1号に規定する本人同意を得る方法は、次の例を参考にして行ってください。

ア　必要の都度、該当者に通知をして本人が署名等をした同意書を提出してもらう。

イ　申請、届出等の際に、本人が署名等をした同意書を提出してもらう。

ウ　申請書、届出書等に目的外利用を行うことについての同意欄を設け、本人に署名等をしてもらう。

エ　申請書、届出書等に目的外利用を行うことをあらかじめ記載しておき、申請書等の署名等により同意に代える。

オ　受付窓口や電話で、口頭により同意の意思を確認する。この場合は、同意を得た内容、年月日、担当者名等を記録しておく。

・目的外利用を行う場合の手続

条例第8条第1項に規定する目的外利用を行うときは、次の手続をとるものとします。

ア　新たに目的外利用しようとする場合、すでに目的外利用記録票に登録されている内容を変更して目的外利用する場合

(ア)　個人情報を利用する課(以下「利用課」という。)の長(以下「利用課長」という。)は、目的外利用を行うときは、目的外利用申請書(様式第9号)を当該個人情報を保有する課(以下「保有課」という。)の長(以下「保有課長」という。)に提出し、当該保有課長及び総務課と協議します。

なお、申請の段階において、利用課長は、新規の申請であるか変更の申請であるのかを明確にする必要があります。

(イ)　利用課長は、協議の結果、審査会への諮問が必要と判断したときは、目的外利用に関する審査会諮問依頼書(様式第10号)を総務課長に提出し、諮問を依頼します。この場合において、審査会への諮問が必要かどうか判断し難い場合は、総務課長と協議します。

(ウ)　総務課長は、審査会へ諮問し、答申を得たときは、答申の内容を利用課長及び保有課長に通知します。

(エ)　保有課長は、(ア)の協議が終了したとき又は答申の内容の通知を受けたときは目的外利用記録票を作成し、総務課長に提出します。

(オ)　総務課は、目的外利用記録票を登録簿に綴り、写しを保有課長、利用課長に送付します。

(カ)　保有課と利用課は、目的外利用を行うことができます。

なお、個人情報取扱事務調査票の内容に変更が生じる場合は、同時に変更手続を行います。

①　すでに目的外利用記録票に登録されている内容の範囲内で利用しようとする場合各課に備え付けられている「目的外利用・外部提供記録簿」(様式第11号)に記入します。記録簿の内容を充足する他の記録がある場合は、それで代用してもかまいません。

・本人通知の方法

本町の条例は、目的外利用をした場合の本人への通知を義務付けてはいませんが、特に支障のない限り、本人への通知をするものとします。

目的外利用を行った場合の本人への通知の方法は、文書、告示又は口頭により行います。

なお、口頭により通知を行った場合は、通知をした内容、年月日、担当者名等を記録しておいてください。

(2)　外部提供

・外部提供を行う場合の本人同意を得る方法

条例第8条第1項第1号に規定する本人同意を得る方法は、目的外利用の場合の本人同意を得る方法の例によります。

・外部提供を行う場合の手続

条例第8条第1項に規定する外部提供を行うときは、次の手続をとるものとします。

ア　新たに外部提供しようとする場合、すでに外部提供記録票に登録されている内容を変更して外部提供する場合

(ア)　担当課長は、外部提供を行う必要があるときは、総務課長と協議します。

(イ)　担当課長は、協議の結果、審査会への諮問が必要と判断したときは、外部提供に関する審査会諮問依頼書(様式第12号)を総務課長に提出し、諮問を依頼します。

(ウ)　総務課長は、審査会に諮問し、答申を得たときは、答申の内容を担当課長に通知します。

(エ)　担当課長は、承認の答申を得たとき又は(ア)の協議が終了したときは、外部提供記録票を作成し、総務課長に提出します。

(オ)　総務課長は、外部提供記録票を登録簿に綴り、写しを担当課長に送付します。

(カ)　担当課長は、外部提供を行うことができます。

なお、個人情報取扱事務調査票の内容に変更が生じる場合は、同時に変更手続を行います。

イ　すでに外部提供記録票に登録されている内容の範囲内で利用しようとする場合　各課に備え付けられている「目的外利用・外部提供記録簿」に記入します。記録簿の内容を充足する他の記録がある場合は、それで代用してもかまいません。

・本人通知の方法

本町の条例は、外部提供をした場合の本人への通知を義務付けてはいませんが、特に支障のない限り、本人への通知をするものとします。

外部提供を行った場合の本人への通知の方法は、文書、告示又は口頭により行います。

なお、口頭により通知を行った場合は、通知をした内容、年月日、担当者名等を記録しておいてください。

(3)　外部委託

・委託を行う場合の手続

条例第10条の規定により外部委託を行うときは、次の手続をとるものとします。

ア　新たに外部委託しようとする場合、すでに外部委託記録票に登録されている内容を変更して外部委託する場合

(ア)　担当課長は、外部委託を行うときは、予定委託先の個人情報の保護体制等について必要な調査を行うとともに、委託の内容、条件、方法等について総務課長と協議します。

(イ)　担当課長は、協議が終了したときは、外部委託記録票(様式第13号)を総務課長に提出します。

(ウ)　総務課長は、外部委託記録票を記録簿に綴り、写しを担当課長に送付します。

(エ)　担当課長は、外部委託を行うことができます。

①　すでに外部委託記録票に登録されている内容の範囲内で利用しようとする場合特段に必要な措置はありません。

7　コンピュータシステムの結合に係る事務

条例第8条第3項の「公益上の必要があり、かつ、個人情報について必要な保護措置が講じられていると認める場合」における事務手続きは、次のとおり行うものとします。

(1)　担当課長は、事前に総務課長とコンピュータシステムの結合による処理(以下「システム結合」という。)の可否について協議します。

(2)　担当課長は、協議が整った場合は、システム結合を行うことができます。

8　個人情報取扱事務の変更・廃止

(1)　登録の修正及び抹消

個人情報取扱事務の登録の修正及び抹消は、担当課長の届出により、総務課長が行い、当該登録の修正及び抹消を行ったときは、直近の審査会に報告するものとします。

(2)　登録の修正

登録した内容を修正する場合の手続は、次に掲げる事項を除き、登録の手続に準じて行うものとします。

・担当課長は、届出書に修正後の登録票を添付して、総務課長に修正を届け出ます。

・総務課長は、審査の上、登録の修正が適正と判断したときは、登録簿から修正に係る登録票を差し替えます。

・変更後の登録簿を町民の閲覧に供します。

(3)　登録の抹消

登録した内容を抹消する場合の手続は、次のとおりとします。

・担当課長は、総務課長に届出書を提出します。

・総務課長は、当該届出書に係る登録票を登録簿から取り除きます。

・担当課長は、速やかに個人情報を廃棄します。

9　担当課長の職務

条例第9条に規定する担当課長の職務は、次のとおりとします。

(1)　個人情報の管理の状況を定期的に点検し、所属職員の指揮監督に努めること。

(2)　重要な個人情報は、キャビネット等に収納してその散逸を防止すること。

(3)　個人情報を取り扱う権限のない者に個人情報の取扱いをさせないこと。

(4)　重要な磁気テープ、フロッピーディスク等は、その媒体の特殊性に応じた安全保護措置を講ずること。

(5)　不必要となった個人情報は、速やかに廃棄又は消去すること。

(6)　その他個人情報の適正な管理及び安全保護のために必要な措置を講ずること。

10　自己情報の開示、訂正、削除、目的外利用等の中止の請求に係る事務

(1)　請求に対する相談・案内

・総合窓口での対応

自己情報の開示、訂正、削除、目的外利用等の中止の請求(以下「開示請求等」という。)についての相談及び案内は、原則として総合窓口である総務課において応じるものとします。ここでは実施機関がどのような個人情報を管理し、どのような目的に利用しているかを明らかにするため、登録簿を備え置き、町民がいつでも閲覧できるようにします。

・担当課の対応

開示請求等をしようとする者が、直接担当課へ来た場合は、担当課において、開示等を求める自己情報が具体的にどのようなものであるかを聴き取り、担当課での他の制度による開示等で対応できるときは、当該開示等で対応するものとし、この条例により対応すべきものであるときは、総合窓口に案内するものとします。

(2)　請求に係る事務

・自己情報の特定に必要な事項の聴取

総合窓口職員は、開示請求等をしようとする者から請求に係る自己情報の特定に必要な事項の聴き取りを行うものとします。

・担当課の特定及び連絡

総合窓口職員は、開示請求等をしようとする者の求める自己情報を管理する課を特定し、当該担当課長へ連絡します。

・自己情報の有無の確認

総合窓口職員から自己情報の有無及び内容等について問い合わせを受けた担当課長は、開示請求等をしようとする者の求める自己情報の内容を把握した上で、その趣旨に沿った自己情報が存在するかどうかについて、速やかに確認し、当該自己情報が存在する場合には、当該自己情報の件名及び内容の概要を総合窓口職員に伝えるものとします。

・条例に基づく請求であることの確認

総合窓口職員は、開示請求等をしようとする者の求める自己情報が、この条例により対応すべきものであるか否かについて、担当課と連絡を取り合って、次の「ア」、「イ」及び「ウ」により確認するものとします。

ア　対象情報であることの確認

開示請求等をしようとする者の求める自己情報が条例第2条第2号に規定する自己情報であることを確認します。

イ　条例第36条に該当する自己情報でないことの確認

条例第36条に該当する自己情報については、この条例は適用しません。したがって、開示請求等をしようとする者の求める自己情報がこれに該当するかどうかを確認する必要があります。

なお、総合窓口職員は、開示請求等をしようとする者の求める自己情報が同条に該当する要件を満たさないなどの場合であって、この条例の適用を受けない場合には、担当する担当課等を紹介するなど、適切な案内に努めるものとします。

ウ　他の制度の開示で対応できるかどうかの確認

担当課と連絡を取り合って、他の制度により開示等ができ、かつその制度を利用する方が簡便である場合には、担当課に紹介します。ただし、案内した後に、他の制度が利用できないことが分かり、再度総合窓口に戻ってくるなど、利用者に不便をかけることのないよう、担当課と十分に連絡を取り合うこととします。

・本人及び代理人の確認

自己情報の開示等の請求権を行使できる者は、当該自己情報の本人又はその代理人に限られていますので、総合窓口職員は、本人及びその代理人の確認を厳格に行うものとします。

なお、本人及び代理人の確認方法は、次に掲げる書面の提示又は提出により行うものとします。(規則第4条第2項参照)

ア　本人が請求する場合

運転免許証、旅券その他これに類するもの

イ　法定代理人が請求する場合

(ア)　法定代理人本人であることを証する書類

(イ)　当該法定代理人に係る運転免許証、旅券その他これに類するもの

ウ　代理人が請求する場合

(ア)　代理人であることを証明する書類

(イ)　当該代理人に係る運転免許証、旅券その他これに類するもの

(ウ)　本人が開示請求をすることができないやむを得ない理由を証明する書類

・請求書の記載内容の確認

総合窓口職員は、開示請求等をしようとする者に請求書の記入を求め、請求書の提出を受ける際は、次の事項について確認を行うものとします。

ア　「郵便番号・住所・氏名・電話番号」欄は、開示請求等をしようとする者及び開示可否決定の通知先を特定するために正確に記載されていること。

イ　「自己情報の件名又は内容」欄は、自己情報を特定するために必要な事項が具体的に記載されていること。

ウ　自己情報開示請求書の「開示の実施方法の区分」欄は、該当する項目のいずれかに○が付けられていること。

閲覧をした上で、必要部分のみの写しの交付の求める場合には、閲覧と写しの交付の両方に○が付けられていること。

エ　自己情報訂正等請求書の「請求の区分」欄は該当する項目のいずれかに○が付けられていること。

オ　自己情報訂正等請求書の「訂正等を求める箇所」「訂正等を求める内容」欄は、訂正請求、削除請求又は目的外利用等の中止請求をしようとする者が求める訂正、削除又は中止の趣旨が具体的に記載されていること。

カ　「代理人が請求する場合の代理人区分」欄は、本人に代わって法定代理人等が請求する場合に、その代理人について必要な事項が記載されていること。

・補正の指導等

ア　条例第12条第3項の規定に基づき請求書の提出を受ける際に、当該請求書に書き漏れ、誤り、不明確な点等不備な箇所がある場合には、請求書の提出をした者(以下「請求者」という。)に対し、当該箇所を補正するよう指導するものとします。

なお、請求者が補正に応じず、そのまま請求書を提出する旨の意思を明確に示した場合は、請求書は、そのまま受領するものとします。(当該請求については拒否する形で処理するものとします。)

また、請求者が事前相談に応じないような場合は、事前相談なしに請求書を受領するものとします。

イ　訂正請求にあっては、当該請求に係る自己情報の誤りを立証する書類があるときは、その提示を求め、本人の了解を得て提出させ、又は写しをとり、それを請求書に添付します。

・請求書の受領

総合窓口職員は、上記の手続後、請求者から請求書を受領し、速やかに担当課長に送付します。

なお、請求書を受領する段階で、次のようなことが分かった場合でも、請求の内容審査をする必要があるので、当該請求書を受領するものとします。(内容審査により、不適法と判断されれば、当該請求を拒否する形で処理するものとします。)

ア　請求に係る自己情報が対象情報でないこと。

イ　請求権のない者からの請求であること。

ウ　請求に係る情報が不存在であること。

エ　他の制度により、自己情報の開示、訂正、削除、目的外利用等の中止ができること。

・郵送による請求の取扱い

郵送による請求は、本人確認が十分に行えないことや請求に係る自己情報が明確に特定できないなどの理由から原則として認めません。

・請求者に対する説明

総合窓口職員は、即日に開示等の決定ができないときは、次の事項を請求者に説明します。

ア　請求に対する可否の決定期間について

(ア)　決定には、当該請求に係る自己情報の検索や開示等の検討のために、請求書の提出を受けた日から起算して最長15日(開示請求)又は30日(訂正等請求)の日数がかかる場合があること。

(イ)　決定期間は、やむを得ない理由により、15日間(開示請求)30日間(訂正等請求)を限度として延長することもあり、その場合は、後日その期間及び理由を自己情報開示決定延長通知書又は自己情報訂正等決定延長通知書(以下「延長通知書」という。)で通知すること。

イ　決定通知について

(ア)　請求に対する開示等の決定は、書面により通知すること。

(イ)　請求者に自己情報開示決定通知書、自己情報一部開示決定通知書、自己情報不開示決定通知書(以下「決定通知書」という。)が到達するのは、郵便事情等により、条例で定める決定期間を超える場合があること。

(ウ)　日時及び場所は、決定通知書に記入すること。

ウ　費用の負担について

開示請求で、写しの交付が必要な場合は、写しの作成に要する費用は、請求者の負担となること。なお、写しの交付及び送付に要する費用は、規則第9条の規定のとおりであること。

(3)　可否決定に係る事務

・請求に係る自己情報の検索・内容の検討

担当課長は、送付された請求書の内容を確認のうえ、当該請求に係る自己情報を検索して取り出し、次のとおり検討するものとします。

ア　開示請求の場合

当該請求に係る自己情報が不開示とする自己情報(条例第8条各号)に該当するかどうか等について慎重に検討するものとします。

イ　訂正請求の場合

担当課長は、訂正請求があった場合は、次の事項について慎重に検討するものとします。この場合において、請求書に自己情報の誤りを立証する書類が添付されているときはそれを基に検討するものとします。

(ア)　請求に係る自己情報が「事実」に該当するかどうかを判断し、事実であるときは、当該事実について正誤を確認すること。

(イ)　請求に係る自己情報について、訂正する権限が実施機関にあるかどうかを確認すること。

(ウ)　事実について誤りを確認し、訂正する権限が実施機関にあるときは、訂正する方法(修正、追加等)及び訂正する内容を検討すること。

ウ　削除請求の場合

担当課長は、削除請求があった場合は、次の事項について慎重に検討するものとします。

(ア)　請求に係る自己情報が、条例第7条の規定に違反して収集された情報であるかどうか。

(イ)　請求に係る自己情報について、削除する権限が実施機関にあるかどうか。

(ウ)　請求に係る自己情報について、削除する方法(消去、抹消、廃棄等)及び削除する内容

エ　目的外利用の中止の請求の場合

担当課長は、目的外利用の中止の請求があった場合は、次の事項について慎重に検討するものとします。

(ア)　請求に係る自己情報が、条例第8条第1項の規定に違反して目的外利用が行われている情報であるかどうか。

(イ)　請求に係る自己情報について、目的外利用の中止をする権限が実施機関にあるかどうか。

(ウ)　請求に係る自己情報について、目的外利用の中止をする方法及び内容

オ　外部提供の中止の請求の場合

担当課長は、外部提供の中止の請求があった場合は、次の事項について慎重に検討するものとします。

(ア)　請求に係る自己情報が、条例第8条第1項の規定に違反して外部提供が行われている情報であるかどうか。

(イ)　請求に係る自己情報について、外部提供の中止をする権限が実施機関にあるかどうか。

(ウ)　請求に係る自己情報について、外部提供の中止をする方法及び内容

・第三者からの意見聴取

開示請求等に係る自己情報に第三者(本人以外のもの)に関する情報が記録されている場合には、その部分について請求者の請求に応じるか否かについて慎重かつ公正な判断を行うために、必要に応じて当該第三者の意見を聴くものとします。意見照会は、書面で行うこととし、規則別記様式第6号の様式により行うこととします。

なお、第三者に関する情報が含まれている自己情報を条例第15条の規定により開示する場合には、必ず当該第三者の意見を聴きます。この場合には、規則別記様式第7号により行うこととします。

照会書の「開示しようとする理由」欄は、開示することの公益性を具体的に詳細に記載します。

・内部調整

担当課長は、開示請求等に対する開示等の決定を行うに当たっては、次のとおり調整を行うものとします。

ア　総務課長との調整

担当課長は、開示請求等に対する開示等の決定をしようとするときその他必要なときは、事前に総務課長と協議し、調整するものとします。

イ　関係課長との調整

担当課長は、開示請求等に係る自己情報の内容が担当課以外の課にも関係する場合は、必要に応じ関係課長と協議し、調整するものとします。

・可否決定事務

開示請求等に対する開示等の決定手続は、起案により行うものとします。起案文書には、次に掲げる書類を添付し、決裁に当たっては、決定の統一性及び整合性を図ることから総務課長及び関係課長に合議するものとします。

また、やむを得ない理由により、可否の決定期間を延長するときも同様の決定手続を行うものとします。

ア　請求書(開示等の決定期間を延長する場合は、請求書の写し)

イ　決定通知書の案又は延長通知書の案

ウ　請求のあった自己情報が記録されている公文書の写し(可能な場合)

エ　その他可否の決定の参考となる資料

・決定通知書の記入方法

決定通知書の記入方法は、次のとおりとします。

ア　「年月日」は、当該決定のあった日を記入してください。

イ　「自己情報の内容」欄は、請求書の同欄の中に記載されている内容をそのまま又は請求者が請求した内容であることが分かる程度に要約して記入してください。

ウ　「決定の内容」欄は、請求に対してどのような決定がなされたかを記入してください。

エ　「決定の理由」欄は、請求に対する決定の根拠やその理由を具体的に記入してください。

オ　「開示の方法」欄は、該当する番号を○で囲うか、他の番号を削除してください。

カ　「開示の日時」欄は、開示を実施する日時について、電話等で請求者の希望を確認の上、担当課の事務執行上の都合を考慮して決定し、記入してください。

なお、開示決定又は一部開示決定を行うに際して第三者から意見聴取を行い、反対意見書が出された場合には、該当開示決定又は一部開示決定の日から開示を行う日までの間に、当該第三者が不服申立手続を講ずるのに相当な期間(2週間以上)を確保するものとします。

キ　「開示の場所」欄は、総務課と協議し、適当な場所を確保します。

ク　「開示しない理由」欄は、適用する条項(条例第13条第○号該当)と、その詳しい理由を記入します。理由は、「事務に支障があるため。」のような漠然とした理由ではなく、具体的な支障の内容を詳細に記入します。

また、複数の条項に該当したり、複数の理由がある場合には、代表で一つだけ記入するのではなく、必ず該当するすべての条項、理由を列記します。

ケ　「開示しない理由が消滅する時期」欄は、後日、開示しない理由が消滅する期日が明らかにできるときは、その期日を記入してください。複数の開示しない理由がある場合には、すべての理由が消滅する時期を記入するものとします。

・第三者への開示決定通知書の記入方法

反対意見書が出された自己情報を開示するときは、規則別記様式第8号の自己情報開示決定第三者通知書により当該第三者に通知します。通知書の記入方法は、次のとおりとします。

ア　「年月日」は、当該決定のあった日を記入してください。

イ　「反対意見書の受理日」欄は、反対意見書を町が受理した日(到達日)を記入します。

ウ　「開示決定の理由」欄は、不開示条項に該当しない理由又は、開示の公益性を具体的に記入してください。

・自己情報開示決定等延長通知書の記入方法

延長通知書の記入方法は次のとおりとします。

ア　「年月日」は、当該決定のあった日を記入してください。

イ　「自己情報の内容」欄は、請求書の同欄の中に記載されている内容をそのまま又は請求者が請求した内容であることが分かる程度に要約して記入してください。

ウ　「条例第18条第1項の規定による決定期間」欄は、請求を受けた年月日と当該請求を受けた日から起算して15日目の年月日を記入してください。

エ　「延長する期間」欄は、請求を受けた日から起算して30日を限度として、開示等の決定を行うことができる期間と、期限の年月日を記入してください。

オ　「延長の理由」欄は、決定期間の延長を必要とする理由を具体的に記入してください。

・決定権者

開示請求等の決定権者(以下「決定権者」という。)は、琴浦町事務専決代決規程の定めるところによります。

・決定通知書等の送付

担当課長は、開示請求等に対する開示等を決定したとき又は決定期間の延長を決定したときは、速やかに決定通知書又は延長通知書を送付するとともに、その写しを総合窓口に送付してください。

(4)　開示の実施に係る事務

・請求者の確認及び担当課長への連絡

総合窓口職員は、自己情報の開示を受けるため来庁した者に対し、決定通知書及び本人確認書類の提示又は提出を求め、請求者の確認を行います。請求者の確認を行ったときは、直ちに請求に係る自己情報が記録された自己情報を持参するよう担当課長に連絡します。

・開示の実施

総合窓口から連絡を受けた担当課長(担当課職員)は、当該請求に係る自己情報が記録された自己情報を持参し、速やかに当該自己情報を請求者の希望する開示方法により開示を行うものとします。

なお、条例第20条の規定により、自己情報の閲覧により自己情報の開示を受ける者は、当該自己情報を汚損し、又は破損することがないよう丁寧に取り扱わなければなりませんので、総合窓口職員は、開示の実施中にこの取扱いに違反し、又は違反するおそれのある者に対しては、当該自己情報の閲覧を中止し、又は禁止することができます。

・写しの交付の方法

写しの作成は、原則として庁内のコピー機により行いますが、技術的に困難なもの等の場合の写しの作成は、外部委託により行うものとします。

なお、写しの交付部数は、1件の請求につき1部とします。

・写しの送付の方法

規則第9条の規定により請求者が総合窓口において写しの交付を受けず、郵送により写しの交付を受けることが認められた場合は、次のとおり手続を行います。

ア　総合窓口職員は、請求者に決定通知書を送付後、電話等で次の事項を連絡するものとします。

(ア)　写しの交付に要する費用及び写しの送付に要する費用の前納

(イ)　決定通知書の写し及び本人確認書類の写しの送付

イ　請求者から上記の(ア)及び(イ)が行われたことを確認した後は、担当課長から送付された写しに領収証を添えて、速やかに請求者に郵送します。

なお、郵送は、親展扱いで行うものとします。

・費用の徴収(郵送によらない写しの交付の場合)

総合窓口職員は、写しを交付するときは、規則第9条に規定する金額を徴収し、領収証を発行するものとします。

(5)　自己情報の訂正、削除、目的外利用等の中止に係る事務

・訂正、削除、目的外利用等の中止の実施

担当課長は、訂正、削除、目的外利用等の中止の決定をしたときは、速やかに当該自己情報の訂正、削除、目的外利用等の中止をするものとします。

・外部提供先への通知

担当課長は、訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止の決定をした場合に、その自己情報の外部提供を行っているときは、当該外部提供先に決定した内容を自己情報訂正等通知書により通知するものとし、外部提供先の自己情報の訂正、削除又は返還を求めるものとします。

・自己情報訂正等決定通知書の記入方法

自己情報訂正等決定通知書の記入方法は、次のとおりとします。

ア　「年月日」は、当該通知を行う日を記入してください。

イ　「決定の区分」欄は、該当する番号を○で囲ってください。

ウ　「請求のあった自己情報の件名及び内容」欄は、具体的に記入してください。

エ　「決定の内容」欄は、どのような自己情報をどのように決定したかを具体的に記入してください。

オ　「訂正等を行う場合の実施日」欄は、訂正等を行う年月日を記入してください。

11　不服申立てに係る事務

(1)　条例による処分に対する不服申立て

この条例の規定による処分についての不服申立ては、上級庁が存在しませんので、異議申立てのみが可能です。具体的には、次の場合が考えられます。

・自己情報の開示、訂正、削除、目的外利用等の中止の請求に対する拒否決定(一部拒否決定を含む。)に対する請求者からの異議申立て

・不作為(条例第18条第1項又は第2項に規定する期間内に決定を行わなかった場合)に対する請求者からの異議申立て

・請求を認容する決定に対する第三者からの異議申立て

(2)　異議申立ての窓口

異議申立ては、開示請求等に対する開示等の決定を行った処分庁に異議申立書を提出することにより行いますが、提出先については、異議申立人の利便を考慮し、総合窓口で統一してその提出を受けるものとします。

(3)　異議申立書の記載内容の確認

総合窓口職員は、異議申立てをしようとするものから異議申立書の提出を受ける際は、次の事項について確認を行うものとします。

・処分に対する異議申立ての場合

ア　異議申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

イ　異議申立てに係る処分

ウ　異議申立てに係る処分があったことを知った年月日

エ　異議申立ての趣旨及び理由

オ　処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容

カ　異議申立ての年月日

キ　異議申立人の押印

・不作為に対する異議申立ての場合

ア　異議申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

イ　当該不作為に係る処分その他の行為についての請求の内容及び年月日

ウ　異議申立ての年月日

エ　異議申立人の押印

(4)　補正命令

総合窓口職員は、異議申立書の提出を受ける際に、当該異議申立書の記載事項や添付書類に不備がある場合などのときには、異議申立人に対し、相当の期間を定めて、その補正を命じるものとします。

なお、異議申立人が、この補正命令に応じない場合又は相当の期間経過後に補正をなした場合には、当該異議申立ては、不適法であるとして却下します。

(5)　不適法な異議申立ての取扱い

担当課長は、要件審理の結果、異議申立てが不適法であるときは、実体審理に入ることなく「却下」決定を行うことになります。

なお、この実体審理に入り得ない不適法な異議申立てとは、次の場合が挙げられます。

・異議申立てが法定の期間経過後になされたとき。

・異議申立てができない事項について異議申立てがなされたとき。

・異議申立てをする資格のないものから異議申立てがなされたとき。

・処分庁を誤った異議申立てがなされたとき。

・異議申立書に不備があり、補正を命じてもその補正がなされないまま異議申立てがなされたとき。

(6)　審査会への諮問

担当課長は、異議申立てがあった場合は、当該異議申立てを不適法であることを理由として却下するときを除き、すべて審査会に諮問するものとします。諮問は、諮問書に次に掲げる書類を添付して総務課長に協議の上、決裁するものとします。

・異議申立書の写し

・請求書の写し

・決定通知書の写し

・請求の対象となった自己情報が記録されている公文書の写し

・その他必要な資料

(7)　異議申立人への諮問した旨の通知

担当課長は、審査会に諮問したときは、直ちに次に掲げる者に通知します。

・異議申立人及び参加人

・開示請求等者

・開示決定等について反対意見書を提出した者

(8)　審査会への資料の提出等

審査会は、琴浦町個人情報保護・個人情報保護制度審査会条例第7条により、強力な調査権限が付与されています。所属長は、審査会から次に掲げる要請があった場合には、必ず応じなければなりません。

・異議申立てのあった当該自己情報の提出を求めること(インカメラ審議)

・審査会の指定する方法で分類整理した資料を作成し、その提出を求めること(ボーン・インデックス)

(9)　異議申立てに対する決定

担当課長は、審査会から答申を受けたときは、その答申を尊重して当該異議申立てに対する決定を行わなければなりません。決定手続は、起案文書により行い、決定書の案及び審査会からの答申書を起案文書に添付するものとします。決裁は、琴浦町専決代決規程の定めるところにより行います。

(10)　異議申立人への決定内容の通知

担当課長は、異議申立てに対する決定を行ったときは、直ちに異議申立人に対し、決定書の謄本を送達するものとします。決定の送達を確実に、かつ、後日の紛争を防止するために、決定書の謄本は、配達証明扱いの郵便で送付するものとします。

なお、請求を拒否する決定を取り消して、請求を認容する決定をする場合には、決定書の謄本の送達と同時に、自己情報開示決定通知書等を異議申立人に送付するとともに、当該請求に係る自己情報に第三者に関する情報が記録されているときは、当該第三者に対し決定内容を通知するものとします。

附則

附則(平成22年3月29日訓令第6号)