○甲府地区広域行政事務組合消防本部文書取扱規程

平成4年6月15日

消本規程第12号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書の収受及び配付(第7条―第9条)

第3章 文書の処理(第10条―第18条)

第4章 文書の発送(第19条―第22条)

第5章 文書の編さん及び保存(第23条―第30条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、甲府地区広域行政事務組合消防本部における文書取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱の原則)

第2条 文書はすべて正確かつ迅速に取扱い、常に整備して事務の能率的処理をしなければならない。

(文書事務の管理者)

第3条 総務課長は、文書事務の全般を統括し文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

2 消防本部の課及び消防署の長(以下「所属長」という。)は、常にその課、署の文書事務が円滑適正に処理されるように努め、所属職員を指導しなければならない。

3 総務課長は、必要があると認めるときは、所属長を招集し文書事務の連絡調整を図ることができる。

(文書主任)

第4条 所属長の文書事務を補佐するため課、署に文書主任を置く。

2 文書主任は、総務課にあっては庶務係長、総務課以外の課にあっては庶務担当係長、消防署にあっては当該署の庶務係長をもってこれに充てる。

3 文書主任は、所属長の命を受けてその課、署における次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書の収受及び配付に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書処理の促進及び改善に関すること。

(4) 文書の整理、保管及びその指導に関すること。

(5) その他文書処理に関し必要なこと。

(文書の区分)

第5条 文書は、公示及び令達文書と一般文書に区分する。

2 公示及び令達文書は次に掲げるとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

(3) 規程 法令の定める範囲内で管理者又は消防長の権限に属する事務について制定するもの

(4) 訓令 所属機関又は職員に対し、指示、命令するもの

(5) 告示 一般又は一部に対して公示するもの

(6) 達 法人その他団体又は個人に一方的に指示、命令するもの

(7) 指令 申請又は願等に対して許可又は指示、命令するもの

3 前項以外の文書(以下「一般文書」という。)は、おおむね次のとおりとする。

(1) 上申 上司又は上級官公署に対し、意見又は事実を述べるもの

(2) 内申 上司又は上級官公署に対し、内申するもの

(3) 副申 上司又は上級官公署に対し、進達する文書に意見を添えるもの

(4) 申請 上司又は上級官公署に対し、許可、認可等の行為を請求するもの

(5) 願 上司又は上級官公署に対し、軽易な行為を請求するもの

(6) 伺 上級官公署に対し、指揮を請求するもの

(7) 報告 事務の状況その他を知らせるもの

(8) 届 上司又は上級官公署に対し、一定の事項を届出るもの

(9) 進達 個人又は団体等から受理した申請書その他の書類を上級官公署に差出すもの

(10) 通知 相手方に事実を知らせるもの

(11) 協議 相手方に同意を求めるもの

(12) 照会 相手方に対し、事実、意見等について回答を求めるもの

(13) 回答 協議又は照会に対し、同意、承諾等の意見又は事実若しくは意見を答えるもの

(14) 諮問 一定の機関に対し、法令上定められた事項について意見を求めるもの

(15) 答申 諮問事項について、調査、審議して意見を述べるもの

(16) 依頼 上下関係のない相手方に対し、その義務に属しない行為を求めるもの

(17) 証明 一定の事実を証明するもの

(18) 契約 申込みと承諾との意見表示の合致を表示し、かつ、これを証するために取交わすもの

(19) 嘱託 事務処理、その他を委託するもの

(20) 辞令 任命、給与又は勤務等職員の身分に関して命令するもの

(21) 供覧 閲覧に供するもの

4 一般文書は、次の各号のとおり区分して取扱うものとする。

(1) 対内文書 各課署相互において収発する文書

(2) 対外文書 前号以外の文書

(文書の記号及び番号)

第6条 文書は、記号及び年月日を記載し処理するものとする。ただし、証明文書の記号及び番号並びに軽易又は定例的な一般文書の番号については、省略することができる。

2 公示及び令達文書の記号は、本部名、署名及び文書の種別名を用い、番号はそれぞれ毎年1月に始まり、12月に終る追次番号を付する。

3 一般文書の記号は、別に定めるもののほか、次の各号に掲げる文字を用い、番号は、収受、発送別に当該文書の処理月の初日に始まり末日に終る追次番号を付する。

(1) 甲府地区広域行政事務組合消防本部 甲広消

(2) 甲府地区広域行政事務組合中央消防署 甲広中消

(3) 甲府地区広域行政事務組合南消防署 甲広南消

(4) 甲府地区広域行政事務組合西消防署 甲広西消

4 第1項ただし書きの規定により、軽易又は定例的な一般文書で番号を省略するときは、記号の次に号外と付するものとする。

第2章 文書の収受及び配付

(文書の収受、配付)

第7条 到着した文書は、消防本部にあっては、総務課庶務係、消防署にあっては、当該署の庶務係において収受し、次の各号により処理するものとする。

(1) 文書は、親展文書その他開封を不適当と認められるものを除き開封し、文書収配簿(第1号様式)に記載した後余白に収受印(第2号様式)を押印し、かつ、番号を記載のうえ本部にあっては文書主任、署にあっては係長に配付し受領印を受ける。

(2) 親展文書は、名あて人に配付する。

(3) 書留文書は、第1号の取扱によるほか、特殊文書収配簿(第3号様式)に記載し、受領印を受ける。

(4) 通貨、有価証券等(以下「金券」という。)又は物品等が添付してある文書は、第1号の取扱いによるほか、当該文書の余白に種類、金額又は数量を朱書し、金券・物品収配簿(第4号様式)に記載し、受領印を受ける。

(5) 訴願、訴訟及び異議申立等収受の日時が権利の得失に関係する文書は、第1号によるほか、収受時刻を明記し、取扱者はこれに証印し、なお封皮のあるものはこれを添付しなければならない。

(6) 官報、公報、新聞、書籍等の刊行物又は案内書、その他これらに類する軽易な文書は、第1号の規定にかかわらず収受印の押印を省略し、本部にあっては文書主任、署にあっては係長に配付することができる。

2 総務課長は、郵便料未納又は不足の文書があったときは、公務に関するものであるものに限り、郵便切手をもって必要な料金を納付し収受することができる。

3 ファクシミリによる文書で、押印等を必要とする文書を除き、特に文書取扱上支障がないと認められるものは、余白にファクシミリによる収受の旨を朱書し、一般文書に準じて取り扱わなければならない。

(口頭又は電話の措置)

第8条 口頭又は電話で受けた重要な事項は、当該取扱者がその旨を文書に作成し、余白に口頭又は電話による収受の旨を朱書し、一般文書に準じて取扱わなければならない。

(数課署に関係する文書)

第9条 2以上の課署に関係のある文書は、関係の最も深い課署に配付し、主管の明らかでないものについては、総務課長の定めるところによる。

第3章 文書の処理

第10条 文書の配付を受けた文書主任又は係長は、当該事務の担当者に配付又は自ら処理をしなければならない。

2 文書は、当該文書に指示票(第5号様式)をはり付けるとともに所要事項を記載し、所属長に提出しなければならない。

3 前項の規定により文書の提出を受けた所属長は、当該文書を査閲し、当該文書にはり付けられた指示票に指示事項を記入し担当者に交付するものとする。

4 所属長は、査閲した文書のうち上司に供覧しなければならないと認めるものについては、速やかに閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。

(起案)

第11条 起案は、起案用紙(第6号様式)を用い、次の各号により作成するものとする。ただし、一定の様式があるもの、定例のもので一定の簿冊によって処理できるもの若しくは軽易な事件で文書に指示票をはり付けることにより処理できるもの又は物件の供給、請負契約の締結、金銭の収入支出等別に定めのある場合は、この限りでない。

(1) 起案文書には、件名を標記し、決裁区分、文書分類番号、保存年限、起案者所属、氏名、起案年月日等の必要事項をそれぞれの欄に記載しなければならない。

(2) 文書は、内容が複雑な場合はできるだけ箇条書にし、簡単平易に定められた文例、書体で字画を明瞭に記載し、用字は常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)及び現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)により記載し、訂正したときは、証印を押さなければならない。

(3) 文書には、立案の経過を明らかにするため、関係書類並びに準拠法規の抜粋を参考資料として添付しなければならない。

(特別取扱いの方法)

第12条 起案文書には、事案の性質により「至急」「秘」「例規集収録」「契印」等の注意事項を文書取扱い上の注意欄に朱書することによって表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れてその旨を表示しておかなければならない。

(起案文書の回付)

第13条 事案決定のための起案文書の回付は、すべて流れ方式によるものとする。ただし、特に緊急又は機密を要する起案文書及び重要な文書は、内容を説明することができる職員が持回りしなければならない。

(合議)

第14条 起案文書で他の課署係に関係あるものは、合議しなければならない。

2 前項の合議を受けた者は、意見のあるもののほかは、認印して速やかに次に回付しなければならない。

3 第1項の場合において合議事項に異義のあるときは、関係者は、協議しその協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

4 合議を経た案について廃棄又は大きな変更があったときは、その旨を付記し、更に合議しなければならない。ただし、軽易な事項は、口頭の連絡により同意を得て処理することができる。

(供覧)

第15条 起案をしない文書で供覧を要するものは、「供覧」の表示をし文書を回付することができる。

2 供覧文書であっても必要があると認めたときは、事案の経過又は意見を付さなければならない。

3 第13条の規定は、第1項の場合について準用する。

(機密又は緊急事案の処理)

第16条 機密又は緊急を要する起案文書は、上司の指示を受けて通常の手続によらず処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。

(審査)

第17条 起案文書のうち条例、規則等の立案文書は文書主任及び総務課長、対外文書(一定の書式による文書を除く。)は文書主任の審査を受けなければならない。

2 前項の文書主任は、当該文書の内容が公文形式等と異なると認めたとき又は過誤を認めたときは、起案の趣旨に反しない限り修正することができる。この場合、修正した者は、その旨を付記して押印するとともに起案者に知らせるものとする。

(浄書)

第18条 浄書は次の各号に定める手続により処理しなければならない。

(1) 起案の課署において行うこと。

(2) 決裁済文書に基づいて行い、誤写、脱字及び誤字のないよう注意すること。

(3) 決裁済みの文書で浄書を要するものは、ワードプロセッサを用いて浄書するものとする。ただし、決裁権者の認めるものは、この限りでない。

(4) 浄書文書は、浄書後直ちに起案文書と照合すること。

(5) 照合した者は、起案文書の浄書照合欄に押印をしなければならない。

(6) 重要な文書その他必要のあるときは、浄書の確実を証するため控として、その1部を決裁済文書に添付しておくこと。

第4章 文書の発送

(発信者名)

第19条 対外文書の発信者名は、管理者名、消防長又は消防署長名とする。

2 対内文書で軽易なもの又は特命のあるものについては、課長又は署長名とすることができる。

(発送)

第20条 文書の発送は、郵送又は逓送とするほか、次の各号のとおりとする。

(1) 文書の発送は、文書発送簿(第7号様式)に登載してしなければならない。ただし、軽易な文書については、登載を省略することができる。

(2) 文書を郵送するときは、郵送しようとする文書を添えて総務課長に提出し郵便切手を受領して発送する。この場合、郵便切手受払簿(第8号様式)に必要事項を記載すること。

(公印及び契印)

第21条 発送文書は、甲府地区広域行政事務組合公印規則(昭和48年規則第3号)及び甲府地区広域行政事務組合消防本部公印保管規程(昭和48年規程第2号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、文書の性質上必要でないと認められる場合はこれを省略することができる。

2 発送文書は、施行の確認をするため決定書と契印しなければならない。ただし、文書の性質上必要でないと認められる場合はこれを省略することができる。

(令達文書等の取扱い)

第22条 令達文書及び告示その他公表を要する文書は、総務課長において公示令達番号簿(第9号様式)に記載し、番号を付さなければならない。

2 告示その他公表を要するものは、甲府地区広域行政事務組合公告式条例(昭和48年条例第1号)第4条の規定に準じ公示しなければならない。

第5章 文書の編さん及び保存

(文書保管上の注意事項)

第23条 文書は未着手文書、懸案文書及び完結文書に分けて整理し、重要なものは非常災害時に際して支障のないようあらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。

(保存種別及び年限)

第24条 完結した文書は、次のとおり区分して保存するものとする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

(文書分類基準)

第25条 文書分類番号、名称及び保存年限は、別に定める文書分類表のとおりとする。

(保存年限の起算日)

第26条 保存年限は、会計年度によるものは、文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から、暦年によるものは、文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(完結文書の整理編さん)

第27条 保存文書は、主管課及び署において次の各号により編さんし、成冊するとともに主管課及び署にて保存しなければならない。

(1) 会計年度による文書は会計年度ごとに、それ以外の文書は暦年ごとに、処理が完結した月日順に編さんする。

(2) 第25条に規定する文書分類表に掲げる文書又は簿冊名ごとに編さんする。

(3) 年度又は年を越えて処理した文書は、その事件が完結した年度又は年の分に編さんする。

(4) 保存文書には、表紙(第10号様式)、背表紙(第11号様式)及びその簿冊の索引目次(第12号様式)を付し、左横書文書にあっては左とじ、縦書文書にあっては右とじとする。

(5) 編さん文書で分冊を必要とするものは、1冊ごとに表紙及び背表紙に全冊数及び順番号を記載する。

(6) 表紙の都合により、2年以上にわたる分を1冊とすることができる。この場合は区分紙を差し入れ、年度又は年の区分を明らかにする。

(7) 文書主任は、整理した完結文書について文書保存台帳(第13号様式)を作成しなければならない。

(保存文書の閲覧、貸出及び取扱)

第28条 保存文書を閲覧し又は貸出しを受けようとする者は、保存文書閲覧(貸出)申請書(第14号様式)を当該文書を保管する所属長に提出し、承認を受けなければならない。

2 所属長は、必要があると認めたときは、閲覧を中止若しくは禁止させ、又は貸出し中の保存文書の返還を命ずることができる。

3 閲覧中の保存文書は、抜取り又は追補若しくは訂正をすることができない。ただし、所属長が認めたときはこの限りでない。

4 閲覧中の保存文書を汚損し、若しくはき損し、又は亡失した場合は、直ちに当該文書を保管している所属長に届出なければならない。

5 所属長は、保存文書は、文書保存台帳と照合し常にその保存状況を明瞭にしておかねばならない。

6 書庫内は、常に清潔整頓し、火気の取扱いは厳にこれを禁止する。

(保存文書の廃棄)

第29条 保存年限を満了した保存文書は、所属長において総務課長に協議のうえ、決裁を受けて保存文書廃棄台帳(第15号様式)に記入し廃棄するものとする。

2 廃棄する保存文書で秘密に属するもの又は他に悪用のおそれがあると認められるものは、その部分を消し又は切断若しくは焼却する等適宜の処置を講じなければならない。

3 保存年限を満了した保存文書で、なお引き続き保存を必要とするものは、第1項の規定にかかわらず主管課長及び署長において総務課長と協議のうえ、保存年限を更新することができる。

(補則)

第30条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は総務課長が定める。

附 則

1 この規程は、平成4年7月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程施行の際既に作成され現に使用している起案用紙は、当分の間この規程の相当規定に基づき作成されたものとみなし、使用することができる。

附 則(平成8年消本規程第1号)

1 この規程は、平成8年4月1日から施行する。

2 この規程の施行の際現に存する改正前の甲府地区広域行政事務組合消防本部文書取扱規程の規定により作成され、使用されている用紙については、当分の間、使用することができるものとする。

附 則(平成9年消本規程第6号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成12年消本規程第3号)

1 この規程は、平成12年4月1日から施行する。

2 この規程の施行の際現に存する改正前の甲府地区広域行政事務組合消防本部文書取扱規程の規定により作成され、使用されている用紙については、当分の間、使用することができるものとする。

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甲府地区広域行政事務組合消防本部文書取扱規程

平成4年6月15日 消防本部規程第12号

(平成12年4月1日施行)

体系情報
第8編 務/第1章 防/第1節 組織・処務
沿革情報
平成4年6月15日 消防本部規程第12号
平成8年3月22日 消防本部規程第1号
平成9年4月1日 消防本部規程第6号
平成12年3月28日 消防本部規程第3号