○九十九里町帳票規程
昭和37年4月1日
訓令第1号
(用語)
第2条 この規程において「帳票」とは、必要事項を記入するため、一定の様式を印刷した用紙をいう。
(帳票の作成)
第3条 帳票は、当該帳票に関する事務を統轄する主務課において、作成しなければならない。
(種類)
第4条 帳票の種類は、法令その他これに準ずるもの(町条例及び規則等を含む。)以外の帳票であって、町において作成したものとする。
(帳票の新設、改正、廃止)
第6条 主務課長は、帳票を新たに作成し、または改正しようとするときは、前条の規定に準じて総務課長に提出しなければならない。
2 主務課長は、帳票を廃止したときは、直ちにその旨を総務課長に届けなければならない。
(1) 帳票を使用することが事務手続上必要であり、且つ、その帳票を使用しなければ事務手続きが困難であること。
(2) 他の帳票と調整の必要がないこと。
2 帳票登録台帳の登録番号は、各係ごとに一連番号を以って登録しなければならない。
(登録番号の通知)
第8条 総務課長は、前条の規定により帳票を帳票登録台帳に登録したときは、登録番号を主務課長に通知しなければならない。
(助言、勧告)
第10条 総務課長は、必要と認めるときは、主務課長に対し、事務の能率化と経営の節減に資するため、帳票改善に関する技術的な助言、または勧告をすることができる。
(規程の細目)
第11条 この規程の施行に関し、必要な事項は総務課長が定める。
附則
1 この規程は、令達の日から施行する。
2 この規程施行の際、現に使用する帳票については、主務課長は、昭和37年7月31日までに、その一部を総務課長に提出しなければならない。この場合において帳票登録票を添付しなければならない。
附則(昭和61年2月10日訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成13年11月15日訓令第8号)
この訓令は、平成13年12月1日から施行する。
帳票の設計基準
1 帳票の仕上寸法
1 帳票の仕上寸法はJIS・PO138(紙加工仕上寸法)のB列とする。但し、やむをえないときは、A列を採用してもよい。
2 細長い寸法をとくに必要とするときは、なるべくその長辺を2倍、4倍にした寸法を用いる。
3 複写簿のように紙片を切りとって用いるものは、切りとった紙片の大きさを仕上寸法とする。
4 帳簿は中味の大きさを仕上寸法とする。
5 ルーズリーフ式はリーフの大きさを仕上寸法とする。
6 控帳の帳票は切りとる部分の大きさを仕上寸法とする。又控の大きさはなるべく切りとる部分の3分の1とする。
2 用紙及び印刷インキの色
1 帳票 用紙はつぎの事項を考慮し、これを満足させるようなものを用いる。
(1) 使用の目的(庁内、庁外の別、重要度など)
(2) 形態(帳簿か、カードか、帳票かなど)
(3) 印刷方法(片面印刷か、両面印刷かなど)
(4) 複写の方法及び1度にとる複写の数
(5) 記入方法
(6) 取扱度数及び処理経路(めくったり、人手にわたったりする回数)
(7) 保存期間及び保管方法
参考、帳票に用いる用紙の一般的標準は次の通り
ア カーボン紙を用いて複写する帳票 A模造紙28―33ポンドに類するもの(なるべく和紙を用いないこと。)
イ 片面だけを用いる帳票
そのとき限りのもの 中質紙50ポンドまたは上ザラ紙50ポンド
長期間保存のもの 上質紙50ポンド
ウ 両面を用いる帳票
そのとき限りのもの 中質紙80ポンド
長期間保存のもの 上質紙80ポンド
エ 計算用及び雑記用 ザラ紙50ポンド
2 帳票には色紙を用いないことが望ましい。但し、視覚を助けるのにクリーム色などの色紙を用いる場合は別である。
3 印刷インキの色は帳票使用上の効果が増大するように色を区別して用い、原則として1色刷とする。
3 文体と書体
1 文体は国語体として、簡潔でわかりやすい表現を用いる。
2 書体は左横書きを原則とする。
4 用字と用語
1 漢字を用いる場合は、当用漢字表、当用漢字音訓表、当用漢字字体表によるのを原則とする。
2 かなづかいは現代かなづかいを用いる。
3 用語はできるだけ単純化し、帳票の表題と重複する内容字句はなるべく省く。
4 数字はアラビア数字を原則とする。
5 項目の配置
1 項目の配置は次の条件を満足させるようにする。
(1) 項目はなるべくワクに入れ(ボツクスタイプ)その始めをなるべく縦にそろえる。但し、そのときは記入される事項を考慮して十分な面積をとるようにする。
(2) 関連ある項目をいつしよにまとめるようにする。
(3) 他の帳票に転記するような項目は、その帳票の項目の配置となるべく合わせる。
(4) 見出しの働きをする項目は、その効果が増大するような位置におく。
(5) 処理進行状況をわかりやすくするため、記入欄、月日欄、押印欄などを処理進行順に配置し、処理完了が容易に判明できるようにする。
(6) 帳票の流れる経路を示すには、余白にその発送元及び配布先を記入しておく。
(7) 発送するような帳票には、窓付封筒の使用に便利なように設計する。
(8) 査出、選出、集計のために必要な事項が記入される箇所は、トジシロの反対側とする。
(9) 記入字句があらかじめ定まっており、かつその種類が少ないものについては、不動文字をあらかじめ印刷しておき、記入の手数を省くようにする。
2 帳票の名称、番号、年月日などの位置は、通常次の要領による。
(1) 帳票の名称は上辺中央とし、なるべくゴジツク活字を使用し、右上に記入欄を設けた場合にはその左側に配置する。なお、カードの場合などで帳票の名称を上辺にすると都合が悪い場合は下辺とし、またその名称をはっきり記載する必要のない場合は、下辺のすみに小さく記載する。
(2) 帳票の起票番号はなるべく右上とし、年月日はなるべく起票番号の下または帳票名称の下とする。
(3) 役場名及び所在地を印刷する場合には、なるべく上部右側か下部に配置する。
(4) ページ欄は左トジの場合は右側の上部欄外に、上トジの場合は下部中央欄外に配置する。
(5) 下部欄外に様式番号(または制定年月日)紙の大キサ、紙質略号、作成年月、作成数量、納入書、単価を示す記号を付する場合、その配置は通常次の要領による。
3 押印欄はなるべく右上に並べ、押印の順はその帳票の流れる順に並べるようにし、ワクはなるべく36ポイント角(12、7粍)とし、押印者名を入れる場合はワク内の左上とする。
6 注意事項記載 注意事項記載を必要とする場合には、つぎの要領による。
1 注意事項が短い場合には、各項目とともに記載する。なお、これによりがたい場合にも、なるべく一括しないで各項目の附近にわけて記載する。
2 注意事項が長くなる場合または2項目以上に共通する場合には、1箇所にまとめてよいがなるべく左辺又は上辺に配置する。
7 余白
1 余白は印刷の鮮明と裁断仕上げの見地から、なるべく紙のへりから1糎以上とする。
2 トジシロは約2.5糎とし、原則として左側におく。
8 印刷
1 両面刷の場合は、つぎの方法による。
(1) 左トジの場合は、表の面の右側が裏の面の左側と合うように印刷する。
(2) 上トジの場合は、表の面の上部が裏の面の下部と合うように印刷する。
2 ケイ引きは次による。
(1) 主要項目の区分及び帳票の外ワクはウラケイを用いる。
(2) 主要項目中の各欄を囲むには、オモテケイを用いる。
(3) 1つのワクの中に数行にわたって記入を要する場合には、点線をもって行を示す。
(4) とくに必要と認められる場合のほかは、4分ケイ以上のケイ及び子持ケイなどを用いない。
(5) 住所、氏名などを記入する位置を示すアンダーラインは点線とする。
9 製本及びトジ穴
1 製本をする場合は、その使用量によって5,010万200枚の単位として製本する。
2 穴をあけてとじることが前からわかつているものは穴をあけておくか、又は穴の位置を示す印をしておく。穴の寸法はつぎのとおりとする。
直径 5―6粍
間隔(穴の中心から中心まで) 80粍
紙の端から穴のへりまで 10粍
なお、紙のへりの中味に対し、穴は対称の位置にあること。
3 ルーズリーフ式帳票は、多穴式を用い、穴の寸法はつぎのとおりとする。
直径 5―6粍
間隔(穴の中心から中心まで) 9.5粍
紙の端から穴のへりまで 3.5粍
なお、紙の端のへりの中央に対し、穴は対称の位置にあること。
10 活字
1 帳票に使用する活字は明朝を主体とし、とくに目立たせたいところは、ゴジツクを用いる。
2 活字は主としてポイント制の活字を用いる。
3 活字の大キサはつぎのものを標準とする。但し、外部に出る関係上大きい活字を必要とするものを除く。
帳票名称(A5・B5など) 10―14ポイント ゴジツク体
帳票名称(B6・A6など) 9―12ポイント ゴジツク体
主要項目の見出し 9ポイント
各欄の題目説明など 8ポイント
記入注意事項など 6―8ポイント
その他一般的事項 6―8ポイント
／帳票様式番号、作成年月、改訂年月／帳票の大キサ、印刷枚数など／｝6ポイント