○九十九里町文書管理規程
平成14年7月1日
訓令第2号
第1章 総則
(目的等)
第1条 この訓令は、事務処理の標準化と合理化を図ることを目的とする。
2 文書の取扱い及び管理については、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。
(2) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(3) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムを介して交換される文書(以下「LGWAN文書」という。)をいう。
(5) 文書管理システム 本庁における文書の情報を電子的に処理及び管理するものをいう。
(6) 主務課 九十九里町課設置条例(昭和42年九十九里町条例第1号)第1条に規定する課及び九十九里町会計管理者の補助組織に関する規則(平成19年九十九里町規則第11号)第1条に規定する出納室をいう。
(7) 回議 起案文書について、起案者の直属の上司又は関係課、係を経て決裁権者の意見又は承認を得る手続をいう。
(8) 合議 起案内容が他の課、係にも関連がある場合に、起案文書を当該課、係の関係者に回付して、その意見又は承認を求める手続をいう。
(9) 保管文書 主務課において保管する文書又は特別な事由により保存期間の終了するまで主務課において保管する文書をいう。
(10) 保存文書 主務課が文書庫において保存する文書をいう。
(11) 常用文書 常時執務室で保管し、業務の遂行に参照するもので書庫等への保存を行わないもの。この場合において、町の不動産の権利保全に関する文書、効力の永続する契約に関する文書及び町の例規等最新状態で管理が必要なものは、常用文書として扱う。
(12) 議案 町議会に提出する認定案、報告、狭義の議案及び発議案をいう。
(13) 往復文書 一般文書のうち行政機関相互間又は行政機関と一般住民との間において特定の事項において往復の形をとる文書をいう。
(14) 配布 収受文書を文書担当課長が事務処理を行うために主務課等に配布することをいう。
(文書等の取扱いの原則)
第3条 文書事務は、適正かつ迅速に行うとともに、その処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(文書担当課長の職務)
第4条 文書担当課長は総務課長の職にある者をもって充てる。
2 文書担当課長は、文書(これに類する物品等を含む。以下同じ。)の収受、配布、発送及び保存等文書に関する事務を統理する。
3 文書担当課長は、必要と認めたときは、主務課に対してその文書の処理状況について調査を行うとともに、その結果に基づき必要な措置を講ずることができる。
(文書取扱主任の設置と職務)
第5条 主務課に文書取扱主任を置き、当該課の庶務担当係長の職にある者をもって充てる。ただし、庶務担当係を置いていない場合又は特に必要がある場合は、主務課長の指名する者をもって充てる。
2 前項ただし書の規定により主務課長が指名したときは、その指名した者の職及び氏名を文書担当課長に通知するものとする。
3 文書取扱主任は、別に定める文書管理改善委員会の委員とする。
4 文書取扱主任は、主務課長の命を受けて、当該課における次に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書内容の審査に関すること。ただし、人事その他秘密を要すると認められる文書を除く。
(2) 文書担当課(総務課をいう。以下同じ。)から配布される文書の収受、配布及び文書の発送手続に関すること。
(3) 課の文書処理状況の調査及び処理の促進に関すること。
(4) 文書及び文書に係る帳票類のファイリング等の推進及び管理状況の点検に関すること。
(5) 保管文書の保存移管及び廃棄に関すること。
(6) 保存文書の廃棄に関すること。
(7) 文書管理改善委員会への積極的な参加に関すること。
(8) 文書管理に関する基準類の維持及び最新版管理に関すること。
(9) 情報公開に関すること。
(10) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱い及び管理に関すること。
(電子文書取扱主任)
第5条の2 前条に規定するもののほか、LGWAN文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を総務課に置く。
(文書管理改善委員会)
第6条 文書担当課長は、必要の都度文書管理改善委員会を招集し、文書管理改善及び文書事務の連絡調整を図らなければならない。
(文書の種類)
第7条 文書の種類は、公示令達文書及び一般文書とする。
2 公示令達文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 例規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき制定するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づき制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令に告示する旨の規定がある場合及び法令に告示する旨の規定はないが、法令又は権限に基づいて処分又は決定した事項を広く一般に知らせるもの
イ 公告 一定の事実行為を広く一般に周知するために公示するもので告示以外のもの
(3) 令達文書
ア 訓令 職員に対して、職務運営上の基本的事項に関して発する命令で規程形式をとるもの
イ 訓 職員に対して、職務運営上の基本的事項に関して発する命令で規程形式をとらないもの
ウ 内訓 訓で機密に属するもの又は親展事項を命ずるもの
エ 達 特定の相手方に対して申請や願い等を前提としないで、一方的に特定の事項についての行為や不作為を命じ、又は既に与えた認可、許可等の行政行為を取り消す場合に発するもの
オ 指令 特定の個人や団体からの申請又は願い等に基づいて認可、許可、指示又は命令等を発するもの
3 一般文書は、おおむね次に掲げるとおりとする。
(1) 照会 相手方に対して事実、意見等について問い合わせるもの
(2) 回答 照会、協議等に対して一定の意見又は事実を相手方に返答するもの
(3) 通知 特定の相手方に対して事実、処分又は意見を伝達するもの
(4) 依頼 ある一定の事実行為を特定の相手に求めるもの
(5) 送付 通知行為の一種であり、物品や書類を送る場合に用いるもので通常送り状と呼ばれるもの
(6) 通達 上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司がその所属職員に対し職務運営上の細目的事項、法令の解釈、行政運営上の方針等を指示し、その他一定の行為を命ずるもの。通達のうち、町長から命を受けた事項を自己の名で発するものを依命通達という。
(7) 報告
(8) 申請・願い
(9) 進達
(10) 副申
(11) 諮問
(12) 答申
(13) 協議
(14) 建議
(15) 上申(具申)及び内申
(16) 届
(17) 復命
(18) 証明
(19) 供覧
(20) 回覧
(21) 辞令
(22) 伺い
(23) その他
ア 契約書
イ 議案
ウ 表彰状
エ 感謝状
オ 賞状
カ 書簡状
キ あいさつ文
ク 請願書
ケ 陳情書
コ 訴願関係文書
サ その他職員が職務上作成する文書及び図面
(文書の横書き)
第8条 文書の形式は、次に掲げるものを除き、左横書きとする。
(1) 法令の規定により当該文書を縦書きと定めている文書
(2) 官公署が当該文書を縦書きと定めている文書
(3) 賞状、祝辞その他これらに類する文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、縦書きによることが適当と認められる文書
(文書の処理年度等)
第9条 文書の処理年度は、例規文書、公示文書及び令達文書(以下「公示令達文書」という。)にあっては暦年により、一般文書にあっては会計年度による。ただし、一般文書のうち文書担当課長が特に必要と認めた文書は、暦年によることができる。
(公示令達文書の文書記号及び文書番号等)
第10条 公示令達文書は、文書の種別ごとに「九十九里町」の文字を冠した後に当該文書の種別ごとの文字及び暦年による一連の文書番号を次の例により表記しなければならない。ただし、内訓については、「九十九里町」の文字を省略する。
例
条例 九十九里町条例第 号
規則 九十九里町規則第 号
告示 九十九里町告示第 号
公告 九十九里町公告第 号
訓令 九十九里町訓令第 号
内訓 内訓第 号
達 九十九里町達第 号
指令 九十九里町指令第 号
(一般文書の文書記号及び文書番号等)
第11条 一般文書には、辞令、書簡文、表彰状その他慣例により文書記号及び文書番号を必要としないものを除き、次の各号に定めるところにより年度(暦年によるものは年)、文書記号、文書番号及び日付を付さなければならない。
(1) 文書記号は別表に定めるとおりとし、文書番号は文書処理の年度又は暦年ごとに更新する各課ごとの一連番号をもって表示するものとする。ただし、軽易な文書については「号外」の文字を付して処理することができる。
(2) 秘密に扱う文書又は証明文は、文書記号の次に「秘」又は「証」の文字を付するものとする。ただし、証明文のうち主管課、係名が明らかに分かる証明文については、「証」の文字のみを付して処理することができる。
(3) 同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いるものとし、必要があれば当該番号に枝番号を付することができる。
(4) 日付は、特に指定のあるものを除き、当該文書の施行日とする。
(5) 文書の完結までに数年度又は数年を要するときは、文書記号の前に当該文書の発生した年度又は年を意味する数字を付する。
2 前項の規定にかかわらず、庁内文書については、重要な文書を除き、文書記号及び文書番号を省略するものとする。
3 一般文書の文書番号は、別に指定する課を除き、文書取扱主任が付するものとする。
(文書の分類基準)
第12条 文書及びファイルは系統的に秩序立てて管理するため、別に定める分類基準に従い分類整理しなければならない。
2 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに分類基準の変更(案)を作成し、変更内容を文書担当課に提出しなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられた場合
(2) 新たな事業が起きた場合
(3) 社会情勢の変化等により業務の重要度が増した場合
(4) 各分類項目においてファイルタイトル数が多くなり、整理、検索等に不都合を生じた場合
3 文書担当課は、提出された分類基準の変更(案)を確認する。この場合において、変更内容に応じ他課との調整が必要なときは、関係課において調整し、必要があるときは、文書管理改善委員会において調整を図るものとする。
第2章 文書の収受及び配布等
(文書の収受)
第13条 本庁に到着した文書(以下「収受文書」という。)は、すべて文書担当課において直接収受する。ただし、LGWAN文書は、除くものとする。
2 次に掲げる文書は、直ちに文書担当課に回付する。
(1) 申告、申請、届、願いその他これらに類する文書で関係人が直接関係課へ提出した文書
(2) 職員が出張先で受領した文書
(3) 勤務時間外に到着した文書
(LGWAN文書の収受及び保管・保存)
第13条の2 LGWAN文書を受信した場合は、文書担当課長又は文書担当課の電子文書取扱主任が次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信したLGWAN文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信したLGWAN文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を、速やかに紙に出力し、LGWAN文書の朱印を押し、LGWAN文書であることを表示すること。
2 文書担当課長は、前項第3号の規定により出力を行った当該文書に係る事務を所掌する主務課の文書取扱主任に当該文書を配布する。
2 前項の規定にかかわらず、主務課長の判断により、電子メールを利用して施行することを許可したものについては、公印の押印を省略できる文書とする。
3 前項に規定する文書の相手先は、九十九里町の機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
(収受文書の収受処理及び配布)
第14条 収受文書は、次の各号に定めるところにより文書担当課において処理するものとする。
(2) 親展文書、秘密扱いの表示のある文書その他これらに類する文書は、閉封のまま封筒又は荷札等に収受印を押し、特殊文書処理簿(別記第4号様式)に所要事項を記載の上直接名あて人(町長又は副町長あてのものは秘書担当課長)に配布し、その受領印を受けるものとする。ただし、親展文書の表示があっても、文書担当課長が明かに軽易なものと判断したときは、そのまま配布することができる。
(3) 書留、簡易書留、内容証明、配達証明、特別送達及び電報等(以下「特殊郵便物」と総称する。)は閉封のまま封筒等の余白に収受印を押し、特殊文書処理簿に所要事項を記載の上各課の文書取扱主任又は名あて人に直接配布し、その受領印を受ける。
(4) 前2号の収受文書のうち配布先が不明のものについては、開封し、及び封筒等の余白に収受印を押して収受処理し、文書担当課長に提出し、配布指示を受けた後配布するものとする。
(5) 請願、訴訟、審査請求書、債権差押通知書及び債権譲渡通知書等の収受の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書の配布については、特殊文書処理簿に所要事項のほか収受の日時を明確に記入して文書担当課の取扱者の確認印を押した後、主務課の文書取扱主任の受領印を受ける。
(6) 有価証券及び金券(郵便切手、現金、為替、収入印紙等)が添えられている文書は、収受印を押し、金券処理簿(別記第5号様式)に所要事項を記載した後名あて人又は文書取扱主任に配布し、その受領印を受ける。
(7) 文書を配布するときは、原則として当該文書に封筒等を添付して行うものとする。
(郵便料不足の処理)
第15条 料金の不足又は未納の郵便物は、官公署から送付されたもの及び文書担当課長が必要と認めたものに限り、当該不足又は未納金額を納付して、これを受け取ることができる。
(誤配郵便物の取扱い)
第16条 収受文書で誤って配達された文書は、文書担当課において最寄りの郵便局に通知するものとする。
(複数の課に関係する文書の配布、回覧及び起案)
第17条 2以上の課に関係ある文書は、関係の最も深い課に配布するものとし、配布すべき課が明らかでないときは、文書担当課長が配布すべき課を定めるものとする。
2 主務課長は、他の課に関連する文書の配布を受けたときは、関係課長に速やかに回覧し、又はその写しを送付しなければならない。
3 2以上の課に関係する文書は、関係のもっとも深い課において処理案を起案するものとする。
(所管に属さない文書の返付処理)
第18条 主務課長は、文書担当課から配布を受けた文書のうち自課の所管に属さない文書があるときは、各課相互に転送することなく当該文書を文書取扱主任をもって直接文書担当課に返付しなければならない。
(当直員の文書処理)
第19条 勤務時間外に到着した文書の処理は、九十九里町当直規程(昭和37年九十九里町訓令第5号)に定めるもののほか、次に定めるところにより行うものとする。
(2) 当直員は、第14条第5号に掲げる文書を収受するに当たっては、収受印の下に収受時刻を記入しておくものとする。
(3) 当直員は、文書の紛失又は盗難に留意して保管し、当直勤務後直ちに文書担当課又は次の当直者に引き継ぐものとする。
(即日配布)
第20条 収受文書は、すべて即日に配布するものとする。ただし、やむを得ない場合は、厳重に保管し、その日後最も近い勤務日に遅滞なく配布しなければならない。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第21条 文書の処理は、課長の命を受けて、文書取扱主任が中心となって絶えず適切かつ迅速な処理に留意し、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
2 主務課長は、文書担当課から文書の配布を受けたときは、当該文書に必要事項を記入し、又は文書取扱主任に記入させ、かつ、九十九里町文書管理システム(以下「文書管理システム」という。)へ文書の必要事項を登録させるものとする。ただし、1年保存文書若しくは往復文書でない文書又は重要と認められない文書については、文書管理システムへの文書登録を省略することができる。
(1) 重要な文書で処理について上司の指示を受ける必要のあるもの
(2) 上級官庁からの通達等で、重要と認められる文書
(文書の処理期限)
第22条 収受した文書は、できるだけ3日以内に処理するようにしなければならない。
2 報告又は回答を要する文書で期限の指定のあるものは、必ず指定期限までに相手方に到達するように処理しなければならない。ただし、その期間内に処理することができないと認められるときは、あらかじめその理由を付して期日の変更又は猶予を求めるものとする。
(文書の供覧)
第23条 収受した文書のうち次の各号いずれかに該当する文書は、当該文書の上部余白に「供覧」の文字を朱書きして、速やかに上司に供覧しなければならない。
(1) 起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するもの
(2) 上司に文書の内容の迅速な伝達を必要とするもの
(3) 事務の性質によりその処理に長期の日時を要すると認められるもの
第4章 文書の起案
(起案の原則及び方式)
第24条 文書を起案するときは、次に掲げるところに従って行うものとする。
(1) 起案者が町の意思決定の責任を分担するという意識を持ち、回議又は合議中に他の決裁担当者が修正してくれるであろうという安易な意識を持たないこと。
(2) 決裁担当者の立場に立ち、決裁担当者がその内容を容易に理解できるように起案理由、処理経過等を記載するとともに必要に応じて関係法令、予算等の関係資料を添付する。
(3) 文書が施行されれば、その内容は町の意思として公権力を有するに至るので正確、簡潔及び平易に書き、誤解を生じないように注意する。
2 文書の起案は、次に掲げる場合を除き、すべて起案用紙(別記第7号様式)を用いて行うものとする。
(1) 処理案が軽易なものに係る起案は、文書の余白を用いて処理することができる。
(2) 処理案が定期的なものに係る起案は、所定の帳票を用いて起案することができる。
(3) 前2号に掲げるもののほか、別に定めのあるものに係る起案は、その定めるところにより起案する。
(起案の要領)
第25条 文書の起案に当たっては、この規程及びその他特別の定めがあるもののほか、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 文書は、原則として1事案につき1起案とする。
(2) 書体は、かい書又は行書による。
(3) 原議は、黒インク、青インク又はボールペンで記載する。
(4) 原議を訂正しようとするときは、その誤記部分に被線を朱書し訂正者の認印を押し、その上部(縦書きの場合は右側とする。)に正当な文字を書く。
(5) 同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、完結に至るまでの関係書類を添付する。ただし、要領を記して添付を省略できる文書については、この限りではない。
(6) 伺い文の作成については、起案理由、案文の順序による。ただし、案文において起案理由を表現してある場合又は定例的な文書で軽易なものは、起案理由を省略することができる。
(原議のとじ方)
第26条 原議のとじ方は、次の各号に定めるところによる。
(1) 原議は、原則として左とじとする。縦書きの文書を添付する場合で左に余白のあるものについても同様とするが、左に余白がないものは裏とじ(背中合わせとなることをいう。)とする。
(2) 2枚以上にわたる原議は、金属針、とじひも又はこより等でとじる。
(3) 添付書類で小さいものは中央で左方をそろえ、起案用紙の中央部にはってつづる。
(4) 地図、図面等は、適宜袋に入れてつづる。
(5) 起案関係書類をとじる順序は、上から順に起案用紙、起案に直接関係する文書(通達等をいう。)、その他参考資料とする。
2 原議以外の文書のとじ方は、別に定める。
(起案用紙による起案細目の記載方法)
第27条 起案用紙の記載に当たっては、次の各号に定めるところにより文書管理システムを利用して行うものとする。
(1) 原議の内容が重要なものは赤色の付せんを、緊急を要するものは青色の付せんをはる。
(2) 編冊番号は、検索の便に資するために文書目次を付ける必要のある場合は、編さんの順序に基づく番号とする。
(3) 文書分類欄は、大分類、中分類及び小分類に応じた分類記号を記入する。
(4) 編冊書名欄は、原議の完結後当該文書が編てつされる編冊書名を書く。
(5) 保存期間欄は、当該文書の保存期間に応じて丸で囲む。
(6) 文書記号、番号欄には、起案課ごとの文書記号及び一般文書の年度又は暦年による一連の文書番号を記入する。
(7) 決裁区分欄には、当該事案に係る最終決裁権者(その権限の受任者又は専決権限を有する者を含む。以下同じ。)の職名又は補職名を書く。
(8) 次に掲げる文書は、それぞれに掲げる表示を特殊取扱表示欄に記入する。
ア 例規文書 例規
イ 公示文書 公示
ウ 令達文書 令達
エ 議案 議案
オ 秘密文書 秘密
カ 親展文書 親展
キ 官報又は県報に登載する文書 官報 県報
ク その他の特殊文書 書留、簡易書留、内容証明、配達証明、特別送達、電報、ハガキ、公印省略
(9) 起案者欄には、起案を完了した年月日を記入する。
(10) 決裁欄には、最終決裁権者による決裁の完結した年月日を記入する。
(11) 施行欄には、決定された意思を外部に表示した年月日を施行後に記入する。
(12) 完結欄には、事案が最終的に完結した年月日を記入する。
(13) 決裁欄に表示された職名又は補職名以外に必要な職名又は補職名が必要なときは、随時追加表記するものとし、また、決裁を要しない職又は補職についてはその下部に斜線を引く。
(14) 合議の方法は、第5章に定めるところによる合議先の職名又は補職名の記載の仕方は、左から上席順とする。
(15) 起案者課名及び起案者職(補職)氏名欄には、起案者の所属する課名並びに起案者の職名又は補職名及び氏名を書き、認印を押す。
(16) 原議は、主務係長の決裁後、文書取扱主任の審査を受けるものとし、審査が終了したときは、文書取扱主任欄に文書取扱主任印を押す。
(17) 浄書欄には、主務課で浄書した場合、その浄書者の認印を押す。
(18) 校合欄には、校合を浄書者と浄書者以外の者が行ったときは、浄書者以外の者の認印を押す。
(19) 公印承認欄には、公印の押印を必要とする文書につき、それぞれの公印管守者の認印を押す。
(20) あて名欄には、庁外文書の場合、例えば「知事」又は「○○町長あて」などのように表記する。ただし、庁内文書の場合は、この欄の記載を原則として省略する。
(21) 発信者欄には、文書の施行名義人、職名又は補職名を書く。
(22) 件名は、処理する事案を簡潔に書く。
(23) 伺い文の欄には、原議の案文の内容について決裁担当者の意見を伺うために起案者の意見が表記されるが、それぞれの文書の性質に応じた文言(例、照会、回答)を付記する。
(文書取扱主任の審査)
第28条 各課の文書取扱主任は、定例又は軽易な文書を除き、決裁に先立って適正な文書が施行されるよう原議の形式、構成、内容等について審査するものとし、その審査が終了したときに原議の所定欄に認印を押す。
(文書の審査基準)
第29条 文書取扱主任及び決裁担当者が原議を審査するに当たっては、次に掲げる観点ごとにそれぞれに掲げる事項を検討するものとする。
(1) 形式的観点
ア 事務の所管に間違いはないか。
イ 合議関係課又は係の選択に誤りはないか。
ウ 決裁区分に誤りはないか。
エ 発信者名及び受信者名は適切か。
オ 書式、文体に誤りはないか。
カ 施行の時期及び方法は適切か。
キ 原議に記載すべきことはすべて網羅され、かつ、正しく記載されているか。
ク 文書の添付又は参考事項の記載は適切か。
ケ 文書のつづり方は適当か。
(2) 法的観点
ア 内容が、条例、規則、告示、公告、訓令、達、指令その他いかなる種類の公文書で定められるべきか。
イ 許可、認可、承認等を要する事項について法定の要件を満たしているか。
ウ 議会の議決事項ではないか。議決事項であれば議決を経ているか。
エ 期限、条件等を満たしているか。
オ 時効にかかっていないか。
カ 法令、通達等に違反していないか。
キ 法定の経由機関を経由しているか。
(3) 行政的観点
ア 公共の福祉に反しないか。
イ 裁量は適当か(他の案はないか。前例とならないか。)。
ウ 対外的な影響はあるか。
エ 慣例や前例はどうなっているか。また、これらにとらわれすぎていないか。
オ 処理が時宜を得ているか。
カ 必要な事項が漏れていないか。
(4) 財政的観点
ア 予算上の措置を必要としないか。
イ 将来にわたって負債を残すことにならないか。
ウ 経費の収入又は支出の手続は適当であるか。
(修正及び改案)
第30条 文書取扱主任及び決裁担当者による原議の審査の結果、軽微な修正にとどまるものは修正の上回議し、事案の本質的修正若しくは改正の必要のあるもの又は事案の修正箇所が多数あるものは、当該原議の起案者に返付し、その旨を指示するものとする。
第5章 回議及び合議
(回議及び合議)
第31条 原議は、主務係長の決裁後、文書取扱主任の審査を経て、順次直属の上司又は関係課、係を経て、最終決裁権者に至るまで回議をしなければならない。
2 原議の内容が自課の他係又は他の課にも関連があるときには、事前に関係課、係と十分協議した上で起案し、更に次の各号に定めるところにより合議しなければならない。
(1) 同一の課内において他の係に関係あるものは、主務係長の決裁後、他の係に合議をして課長の決裁を得る。
(2) 他の課に関係あるものは、前号に規定する手続を経て、主務課長の決裁を得た後、関係課へ合議する。
(3) 前2号において関係課、係が複数あるときは、その合議の順序は、当該事案の親疎によって定める。
(4) 他の課へ合議する場合の合議先は、原則として課長の職(これらに相当する職を含む。)にある者に行い、その承認印を得るものとする。ただし、課長は、必要と認めた場合、課長補佐又は係長の職(これらに相当する職を含む。)にある者に閲覧させ、又はこれらの者の承認印を求めることができる。
(合議文書の処理)
第32条 原議の合議を受けたときは、他の案件に先立って同意又は不同意の決定をするものとする。この場合において当該決定に日時を要するときは、その理由を起案課に連絡しなければならない。
2 合議を受けた原議の内容について異議があるときは、起案課と協議をし、協議が調ったときは起案課においてこれを訂正し、協議が一致しないときはその意見を添えて課内では課長、課長相互間では副町長又は町長の裁定を受けなければならない。
(原議の持ち回り)
第33条 重要又は緊急を要する原議その他特別な理由のある原議については、担当係長又はその上司が自らこれを携帯してその要旨を説明し、決裁を受けなければならない。
(施行前の原議の改廃等)
第35条 決裁の完結した原議についてその内容を改め、又は廃止しようとするときは、更に合議しなければならない。ただし、軽易な事項については、連絡の上同意を得て処理することができる。
2 原議の内容の施行を保留すべき必要が生じたときは、理由を付して上司の承認を受けるとともに合議をした課長にその旨を連絡しなければならない。
(文書担当課長への合議等)
第36条 次に掲げる文書は、主務課長の回議を経た後、文書担当課長に合議し、その審査を受けなければならない。ただし、秘密の取扱いをする文書は、この限りでない。
(1) 議案
(2) 例規文書、公示文書及び令達文書
(3) 審査請求及び争訴に関する文書
(4) 私権の得喪変更に関する文書
(5) 前各号に掲げるもののほか、町長名をもって発する文書で文書担当課が審査を要すると認めたもの
(6) 法令の解釈及び運用に関する文書
(7) 町長名をもって発する式辞、施政方針、あいさつ、表彰等に関する文書(軽易なもの及び例文的なものは除く。)
2 主務課長は、文書担当課長に合議し、その審査を経た例規文書等は庁議の審査に付さなければならない。
(原議の決裁後の処理)
第37条 最終決裁権者の決裁を終えた原議は、直ちに当該原議の属する主務課に返付しなければならない。
2 担当者は、前項の返付を受けたときは原議にその記入の省略が認められている事項を除き、文書記号、文書番号及び決裁年月日等必要な事項を記入するものとする。
(原議の取扱い)
第38条 主務課は、議案及び公示令達文書の原議について最終決裁権者の決裁後、当該原議を文書担当課長に回付するものとする。
(1) 認定案 一般会計、九十九里町特別会計条例(昭和39年九十九里町条例第20号)に掲げる会計の順
(2) 報告 事案の発生順又は決裁の完結順の専決処分の承認
(3) 狭議の議案
ア 予算 一般会計、九十九里町特別会計条例に掲げる会計順で、かつ、会計年度順
イ 条例 制定、改正及び廃止の順で、かつ、町例規集での登載順又は制定年月日順
ウ その他の議案 次に掲げる議案の順序による。
(ア) 財産の取得又は処分に関する議案
(イ) 契約の締結に関する議案
(ウ) 字区域に関する議案
(エ) 町道に関する議案
(オ) 人事に関する議案
(カ) 一部事務組合規約の制定改廃に関する議案
(キ) その他の案件 文書担当課長が随時その順序を定める。
4 前項に掲げる議案の順序を定めるに当たっては、当該議案が本町にかかわり合いを持つ親疎の順又はその重要性等を主要な基準として考慮するものとする。
(文書の再回)
第39条 合議を受けた課、係において、当該原議の最終決定を知りたいときは、原議の欄外に「要再回」と朱記して認印を押し、再回閲覧後は押印の上遅延なく当該原議を起案した課に返付しなければならない。
(処理中の文書の促進)
第40条 文書取扱主任は、毎月10日までに文書処理簿により前月末日までの処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。
第6章 文書の浄書及び施行
(浄書の原則)
第41条 原議は、決裁後特に指示がある場合を除き、速やかに浄書し、施行しなければならない。
2 決裁後の原議は、主務課において浄書するものとする。
3 原議の浄書は、次の各号に定めるところにより行われなければならない。
(1) 文字は、かい書又は行書とする。
(2) 用紙に規格又は様式の定めのあるものは、これによる。
(3) 浄書は、原則としてパーソナルコンピューターを用いるものとする。ただし必要に応じて、毛筆、ペン、ボールペン等の方法によることができる。
(浄書の依頼及び実施)
第42条 主務課が前条第2項の規定により文書担当課に浄書を依頼しようとするときは、完成希望日の7日前までに文書担当課長に浄書すべき原議を提出しなければならない。
2 前項の規定により浄書すべき原議の提出があったときは、文書担当課長は、用語、用字及び文体等の審査を行い、必要があれば起案者と協議の上、その趣旨に反しない限り、これを訂正することができる。
3 第1項の規定により、浄書の依頼を受けた原議は、主務課の完成希望日までに浄書するものとする。ただし、多量であること及び複雑であること等の理由により当該完成希望日までに浄書できないときは、主務課と協議して適切な処置をとらなければならない。
4 文書担当課で浄書する文書の日付は、主務課において特に指定するものを除き、浄書した日とする。
5 文書担当課は、依頼を受けた浄書が終了したときは、それらを速やかに原議とともに主務課に返付しなければならない。
6 浄書した文書は、軽易なものを除き、主務課において原議に基づいて校合しなければならない。
7 原議を浄書したとき及び校合したときは、当該原議の所定欄に浄書者及び校合者の認印を押し、その責任を明らかにしなければならない。
(文書の発信者名)
第43条 庁外に発する文書(以下「庁外文書」という。)の発信者名は、委任等法令に特別の定めがある場合を除き、町長名を用いるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、庁外文書は、その軽重の度合に応じて役場名、副町長名、会計管理者名、課長名、課名等を用いることができる。この場合において、その用いる発信者名は、あて先の職氏名と権衡を失しないように同等又はそれ以上の職氏名を用いることとする。
3 庁内に発する文書(以下「庁内文書」という。)については、重要な文書を除き、氏名を省略し、職名だけを用いるものとする。
4 取扱いの所管が明らかであるとき等を除き、発信者名の下欄に括弧を付け、その中に取扱いを所管する課、係名を記載し、連絡の便に資するものとする。
(公印及び契印)
第44条 施行する文書には、九十九里町公印規程(昭和55年九十九里町訓令第2号)の定めるところにより、公印保管者の承認を得た後、公印又は契印を押さなければならない。ただし、LGWAN文書については、公印に代えて電子署名を行うものとする。
2 公印は、特に必要があると認めるときは、九十九里町公印規程の定めるところによりその印影を印刷して押印に代えることができる。
3 一時に大量の文書を発送しようとするときは、原議以外の別の用紙と契印することができる。
4 第1項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、公印又は契印を省略することができる。
(1) 発信者が多数で、かつ、内容が軽易な文書
(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書
(3) 庁内文書
(4) 諸規程、諸資料の送付状
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書担当課長が軽易なものと認めた文書
6 重要な文書で紙数が2枚以上に及ぶときは、各用紙の継ぎ目に公印を押す。ただし、袋とじをし、かつ、のり付けをした文書については、文書の表及び裏ののり付けの箇所に割印をするものとする。
(文書の郵送の手続)
第45条 文書の発送は、文書担当課において行うものとする。
2 文書の発送方法は、郵便によることを原則とする。ただし、主務課は、必要に応じて使送、直接渡しなどの方法によることができる。
4 文書を郵送しようとするときは、文書取扱主任は、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。この場合において、郵送に必要な包装は、主務課において行うものとする。
(1) 文書を郵送しようとするときは、封筒等に郵便番号及び差出課名等を記入し、文書送付依頼書(別記第10号様式)に必要事項を記入の上、退庁3時間前までに文書担当課に回付する。ただし、至急発送する必要のある文書は、主務課においてその都度郵便局へ直接持参するものとする。
(3) 一時に大量の文書を郵送しようとするときは、その前日までに文書担当課に郵便物の種類、通数等を連絡するものとし、その郵送は文書担当課と主務課で協議して行うものとする。
2 主務課が文書の発送を依頼する場合において、速達、書留その他の特殊な取扱いを求めても、文書担当課長は、その内容を審査し、その必要がないと認められるものは、その取扱方法を変更することができる。
3 電報を発信しようとするときは、起案の原案を文書担当課に回付して発信を依頼しなければならない。
4 文書担当課において電報の起案の原議の回付を受けたときは、電報発信簿(別記第14号様式)に記載し、直ちに発信しなければならない。
5 主務課長は、庁外文書のうち緊急を要するものは、ファクシミリにより発送することができる。
(LGWAN文書の送信)
第46条の2 LGWAN文書交換システムにより文書を送信するときは、文書担当課の電子文書取扱主任が送信するものとする。
(文書の使送)
第47条 第45条第2項の規定により使送することができる文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 官公庁に発送する文書で発送に緊急を要し、又は口頭による説明を要する等郵送によることが適当でない文書
(2) 自治区長等に随時一括して送付する文書
(3) 相手方が受領したことの確認を得る必要がある文書のうち、その受領印を徴しておく必要のある文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、使送による方が適当な文書
2 使送する場合は、文書担当課長の指定する曜日の所定の時刻に文書発送簿に必要事項を記載した上で、連絡員に送付するものとする。ただし、緊急に送付する必要がある場合は、主務課において行うものとする。
(文書の発送又は完結後の処理)
第48条 文書を発送し、又は完結したときは、主務課の担当者は、原議及び文書管理システムに処理年月日、処理経過又は完結年月日等必要事項を登録し、文書取扱主任の審査を受けた後、起案用紙に、その認印を受けるものとする。
第7章 文書の整理、保存及び廃棄
(文書の整理の原則)
第49条 文書取扱主任は、この訓令に基づいて文書を適切に分類整理する。
2 文書は、文書分類区分ごとに完結した文書(以下「完結文書」という。)と未処理の文書に区分し、組織共用ファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)に収納しなければならない。ただし、帳簿その他キャビネットに収納することが不適当なものは、この限りでない。
3 完結文書は、第50条第2項の規定により区分し、フォルダー等で整理し、文書取扱主任の指定する場所に保管しなければならない。
4 未処理又は未完結の文書は、担当者が不在の場合であっても、常に所在を明かにしておかなければならない。
5 第2項の規定にかかわらず、条例及び議案(予算議案を除く。)の原議並びに規則等の原議は総務課において保管するものとする。
6 前項の原議に係る主務課長は、完結後速やかに総務課長に回付しなければならない。
(文書のファイリング)
第50条 完結文書は、文書取扱主任の点検を経た上、別に定める文書分類基準及びファイリングマニュアルに基づき、ファイリングしなければならない。ただし、帳簿、台帳等で既に簿冊となっているものについては、この限りでない。
2 年度又は暦年を越えて処理した文書については、当該文書の完結した年度又は暦年に編さんする。ただし、前年度の会計伝票で出納閉鎖日までのものは、前年度に編さんする。
3 会計伝票類、工事関係の文書その他の文書でフォルダー等によるファイリングがなじまないものについては、他のファイリング方法によることができる。この場合においても、ファイルの見出しは、ファイリングマニュアルで規定する標準的な表示方法とする。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 長期
(3) 第3種 10年
(4) 第4種 5年
(5) 第5種 3年
(6) 第6種 1年
2 文書の保存期間は、年度によるものは当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。ただし、出納整理期間内において施行する前年度に係る会計伝票類は、当該年度に帰属するものとして起算する。
3 第1項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、当該文書の保存期間は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
4 第1項第2号の「長期」とは、おおむね20年を単位とするものとし、当該年限が経過したときに、主務課長は、文書担当課長に協議して廃棄するか又は更に保存するかを決定するものとする。
(書庫の管理)
第52条 書庫は、文書担当課長が管理し、保存文書の清潔及び整理の維持に努めなければならない。
2 書庫は、常に施錠し、開閉は原則として勤務時間内とする。ただし、緊急を要する場合は、この限りでない。
3 書庫内においては、喫煙等火気を使用してはならない。
4 文書担当課長は、保存状況を毎年1回調査する。
(保存文書の借覧)
第53条 文書の借覧(取出し及び閲覧をいう。以下同じ。)にあたっては、当該文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、転貸、抜取り、追加又は訂正をしてはならない。
2 借覧をする者(以下「借覧者」という。)は、借覧文書を庁外に持ち出しをしようとするときは、主務課長の承認を得なければならない。
3 借覧者は、閲覧後速やかに元の保存場所に返却しなければならない。
(保存文書等の廃棄)
第54条 主務課長は、保存期間の経過したもの(執務室における1年保存の文書を含む)を廃棄文書目録(別記第15号様式)による廃棄決裁後速やかに廃棄しなければならない。ただし、軽易な文書については、廃棄文書目録を省略することができる。
2 保存期間満了前の文書であっても、保管又は保存の必要がないと認められるに至った文書は、第1項の規定に準じて廃棄することができる。
3 主務課長は、長期の保存文書であっても20年を経過して保存の必要がないと認める文書については、文書担当課長と協議の上廃棄することができる。それ以降についても、10年を単位として同様とする。
4 前3項の場合において廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のある文書又は印影を利用されるおそれのある文書については、裁断、焼却、消去等、適正な方法により廃棄しなければならない。
5 廃棄決裁文書は、5年間保存を原則とする。
(保存期間の延長)
第55条 主務課長は、保存期間の経過した文書であっても更に継続して保存の必要があると認めるときは、必要な範囲で文書担当課長に協議し、保存期間を延長することができる。
2 保存期間の延長に当たっては、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 事務事業の性質及び過去の例から見て更に保存の必要があるかどうか。
(2) 将来予想できない異例の事件又は事情を理由とする期限の延長は、認めない。
(3) 参考資料、前例として参照する程度の文書については、保存年限を統一する。
(雑則)
第56条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公示の日から施行する。
(九十九里町文書管理規程の廃止)
2 九十九里町文書管理規程(昭和63年九十九里町訓令第11号)は、廃止する。
附則(平成16年4月1日訓令第1号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月29日訓令第5号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成18年12月21日訓令第13号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年3月28日訓令第10号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月22日訓令第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(平成28年3月29日訓令第6号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年6月17日訓令第4号)
この訓令は、令和2年7月1日から施行する。
附則(令和4年3月4日訓令第3号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年2月1日訓令第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表
課名 | 係名 | 文書記号 |
総務課 | 秘書行政係 | 九総 |
職員係 | ||
生活安全係 | ||
防災対策係 | ||
企画政策課 | 政策推進係 | 九企 |
地域政策係 | ||
情報政策係 | ||
財政課 | 財政係 | 九財 |
契約管財係 | ||
税務課 | 徴収係 | 九税 |
課税係 | ||
住民課 | 住民係 | 九住 九戸A 九戸B 九戸外 |
国保年金係 | ||
健康福祉課 | 健康指導係 | 九健福 |
高齢者福祉係 | ||
社会福祉課 | 社会福祉係 | 九社福 |
子育て支援係 | ||
農林水産課 | 農林水産係 | 九農水 |
農村整備係 | ||
商工観光課 | 商工振興係 | 九商観 |
観光振興係 | ||
まちづくり課 | 環境係 | 九まち |
建設係 | ||
管理係 | ||
公園管理係 | ||
出納室 |
| 九総 |
