○九十九里町保有個人情報等の取扱いに関する規程
令和5年3月29日
訓令第9号
九十九里町特定個人情報の取扱いに関する規程(平成30年九十九里町訓令第5号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第9条)
第3章 個人情報等の取扱い(第10条)
第4章 保有個人情報等の取扱い(第11条―第23条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第24条―第38条)
第6章 情報システム室等の安全管理(第39条・第40条)
第7章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第41条・第42条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第43条―第45条)
第9章 監査及び点検の実施(第46条―第48条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)及び九十九里町個人情報保護法施行条例(令和5年九十九里町条例第1号。以下「法施行条例」という。)に規定する個人情報の保護に関し必要な事項並びに行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に規定する個人番号及び特定個人情報の安全管理について必要な事項を定めることにより、その適切な措置及び適正な運用を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、法及び法施行条例並びに番号法において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 町における保有個人情報等の管理に関する事務を総括するため、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副町長をもって充てる。
(保護管理者)
第4条 保有個人情報を取り扱う各課等に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、各課等の長をもって充てる。
3 保護管理者は、各課等における保有個人情報の適切な管理を確保する事務を行う。
4 保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して事務を行う。
(保護担当者)
第5条 保有個人情報等を取り扱う各課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を置く。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第6条 保有個人情報等の管理の状況について監査するため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務課長をもって充てる。
(システム管理者)
第7条 情報システムを管理する課にシステム管理者を置く。
2 システム管理者は、保有個人情報等のうち情報システムで取り扱うものについて、安全の確保等に必要な措置を講ずる。
(保有個人情報等の安全管理のための委員会)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を設け、定期又は随時に開催することができる。
(教育研修)
第9条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関し、必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報等の適正な管理及び保護のために、総括保護管理者が実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講ずるものとする。
第3章 個人情報等の取扱い
(職員の責務)
第10条 職員は、法及び法施行条例並びに番号法の趣旨に則り、関連する法令及びその他の規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員等は、情報漏えい等又はこの規程に違反している事実若しくは兆候を把握した場合は、直ちに保護管理者に報告しなければならない。
第4章 保有個人情報等の取扱い
(アクセスの制限)
第11条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第14条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。また、保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第15条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録媒体又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第16条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。特に、保有個人情報等の消去や保有個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第17条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第18条 保有個人情報等が、外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合においてはクラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所在する外国が該当する。)において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第19条 職員は、番号法に定める事務の処理を行う場合に限り、個人番号を利用するものとする。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第20条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第21条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集及び保管の制限)
第22条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第23条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第24条 保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード認証情報、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第25条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第26条 保護管理者は、保有個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能を有する場合には、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、当該機能の設定及び設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第27条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第28条 システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するために、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第29条 システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第30条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、必要に応じて、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第31条 システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(入力情報の照合等)
第32条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第33条 システム管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第34条 保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第35条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第36条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第37条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第38条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限等の必要な措置を講ずるものとする。
第6章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第39条 システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、要件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 システム管理者は、情報システム室等の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びパスワードの読取防止を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第40条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報等の提供)
第41条 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、個人番号及び特定個人情報を提供してはならない。
(業務の委託等)
第42条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。また、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
2 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認を行うものとする。
6 前項に掲げるもののほか、保護管理者は、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。
7 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
8 保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することのできる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告)
第43条 保有個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、その事案の発生等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとするものとする。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告するものとする。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(法に基づく報告及び通知)
第44条 保有個人情報の漏えい等が生じた場合であって法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条の報告及び措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、委員会による事案の把握等に協力するものとする。
(公表等)
第45条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(監査)
第46条 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について、定期又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(点検)
第47条 保護管理者及びシステム管理者は、各課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第48条 総括保護管理者及び保護管理者等は、監査又は点検の結果を踏まえ、実効性の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
附則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。