○倶知安町文書管理規程

平成11年4月1日

訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条~第4条の3)

第2章 文書の収受及び配布(第5条~第7条)

第3章 文書の起案及び決裁(第8条~第12条)

第4章 文書の施行(第13条~第19条)

第5章 文書の保管及び保存(第20条~第29条)

第6章 文書の廃棄(第30条~第32条)

第7章 削除

第8章 書庫の管理(第34条・第35条)

第9章 電子計算組織上の文書の管理(第36条)

第10章 電子メールの利用に関する特例(第37条~第39条)

第11章 雑則(第40条・第41条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、町長の所掌事務に係る公文書(以下「文書」という。)の管理に関し、別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職務上作成し、又は取得し、かつ、職務上管理している次のものをいう。

 文書、図面及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)

 電子計算機による処理に使用される磁気テープ、磁気ディスクその他一定の事項を記録しておくことができるこれらに類するもの

(2) 文書管理システム 電子情報処理組織(町の機関等の使用に係る電子計算機を電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。)を使用して、文書の収受、起案、保存、廃棄等の事務処理を行う情報処理システムをいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、的確かつ迅速に取り扱い、常に整備しておくものとする。

2 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、汚損し、又は紛失しないように万全の注意を払わなければならない。

3 文書の取扱いは、原則として文書管理システムにより処理するものとする。

(課長等の責務)

第4条 課長(参事及び出納室長を含む。以下同じ。)及び出先機関の長(以下「課長等」という。)は、課等の文書事務が常に円滑に処理されるよう留意し、所属する職員を指導しなければならない。

2 総務課長は、町における文書事務を総括する。

(文書取扱担当者)

第4条の2 課長等の文書事務を補佐するため、課等に文書取扱主担当者及び副担当者を置く。

2 文書取扱主担当者及び副担当者は、課等に所属する職員のうちから課長等が指定する者をもって充てる。

(文書取扱担当者会議)

第4条の3 総務課長は、必要があるときは、文書取扱担当者会議を招集し、文書取扱事務に関する連絡調整を図るものとする。

第2章 文書の収受及び配布

(到達文書の処理)

第5条 町に到達した文書は、総務課長が受領し、課等に直接到達したものにあっては、当該課長等が受領するものとする。

2 総務課長は、前項の規定により受領した文書を当該文書に係る事務を所管する課等に閉封のままで、総務課備え付けの文書箱に区分けすることにより配布するものとする。ただし、開封しなければ配布先が判明しないときは、開封して所管する課等を確認したうえで配布するものとする。

3 到達文書のうち、到達日時が、行為の効力、又は権利の取得、喪失、若しくは変更に関係のあるものについては、当該文書の余白に到達時刻を記入し封皮を添付するものとする。

(書留等の受領)

第6条 総務課長は、書留、簡易書留、現金書留その他の特殊郵便物を受領したときは、書留等配布簿(別記様式第1号)に登載し、配布先を所管する課長の受領印を徴するものとする。

2 郵送された現金、金券及び有価証券を受領したときは、別に定める郵送現金等取扱要領(平成15年倶知安町要領第8号)により処理するものとする。

(文書の収受)

第7条 課長等は、文書の配布を受け、又は直接受領したときは、当該文書を開封し、収受すべきものは、収受印(別記様式第2号)を押印し、文書管理システムにより収受の登録をした後、当該文書に係る事務を所管する係に配布するものとする。ただし、軽易又は定例的で、相当数を一度に受領する文書で別に受領が記録される場合については、文書管理システムによる収受の登録を省略することができる。

2 課長等は、前項の規定により収受した文書のうち、特に重要又は異例に属するものについては、あらかじめ上司にその処理について指示を受けるとともに、必要がある場合には、自ら第9条の規定による処理をしなければならない。

3 課長等は、第1項の規定により収受した文書を所管する係に配布する際には、当該文書の処理について必要な指示をしなければならない。

第3章 文書の起案及び決裁

(報告)

第8条 次に掲げる文書については、文書管理システムから出力した報告書用紙(別記様式第4号)による処理により、上司及びその内容に関係のある課等に報告しなければならない。

(1) 軽易な文書で、意思決定を要しないもの

(2) 会議等の結果の報告

(3) 電話、口頭による受理に係るもの

(文書の起案)

第9条 行政機関として意思決定を要する文書については、文書管理システムから出力した回議書用紙(別記様式第6号)により起案しなければならない。ただし、別に定めのあるものについては、この限りでない。

2 回議書には、案文の前に起案の理由を簡明に記し、関係法規その他参考となる書類を添付しなければならない。

3 次に掲げる区分に該当する事案については、当該事案の区分に対応する表示を回議書用紙の施行及び取扱方法の欄に朱書するものとする。

ア 議会に提案する議案 議案

イ 法規文書 法規

ウ 令達文書 令達

エ 公示文書 公示

オ 重要文書 重要

カ 取扱いに注意を要するもの 取扱注意

キ 至急の取扱いを要するもの 至急

ク 施行の際、特殊な取扱いを要するもの 親展、書留、速達、配達証明、内容証明、要契印等

4 文書は、わかりやすく簡潔にし、必要に応じて箇条書きにすること。

(回議)

第10条 回議書は、当該事案を主管する係長から順次上司の回議を経て、決裁権限を有する者の決裁を受けるものとし、回議を受けるものが不在のときは「不在」、事後閲覧に供しようとするときは「後閲」と決裁欄にそれぞれ表示するものとする。

(合議)

第11条 起案の内容について他の課等の承認、確認等の必要があるときは、当該承認、確認等の権限を有する者に合議をしなければならない。

2 次に掲げるものについては、総務課長に合議しなければならない。

(1) 法規文書、令達文書及び公示文書

(2) 議会に提案する議案

(3) 不服の申立て及び訴訟に関するもの

(4) 重要な要綱、要領、契約に関するもの

(5) その他重要又は異例に属するもの

(代決)

第12条 倶知安町事務決裁規程(平成15年倶知安町訓令第7号)第7条の規定に基づく代決を行うときは、決裁欄の左肩に「代」と小書きし、当該代決をした者の押印の下に「後閲」と表示するものとする。

第4章 文書の施行

(文書の名義)

第13条 法令の規定により権限を行使するための文書は、権限を有する者の名で施行しなければならない。

2 前項の文書以外の文書は、決裁権者の名で施行することができるものとする。

(文書の記名)

第14条 前条の規定により施行する文書(以下「施行文書」という。)の記名は、当該職及び氏名を表示するものとする。ただし、同条第2項の規定により施行する文書は、氏名を省略することができる。

(連絡先の表示)

第15条 施行文書のうち送付を要するものには、本文の末尾に当該文書を所管する課等及び係名を連絡先として表示するものとする。

(記号及び番号)

第16条 施行文書には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

2 施行文書の記号は、別表第1のとおりとする。

3 施行文書の番号は、施行の順序に従い、文書管理システムによる登録により、暦年ごとの番号順とする。

(公印の押印)

第17条 施行文書には、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。

(1) 刊行物、資料などの送付文

(2) 複数の相手方に送付するために多数印刷した同一内容の一般文書(内容の重要なものを除く。)

(3) 庁内の送付文書(内容の重要なものを除く。)

(4) 書簡文でその内容が案内状、礼状、あいさつ状に類するもの

(文書の発送)

第18条 文書の発送は、最も経済的な方法によらなければならない。

2 文書の発送は、総務課において郵便等発送簿(別記様式第8号)に所要事項を記載の上、行うものとする。

3 文書の送達を、送達すべき相手方に直接交付して行うときは、送達簿(別記様式第9号)に所要事項を記載の上、受領印を徴するものとする。

(公布及び告示等を要する文書の取扱い)

第19条 法規文書のうち公布又は告示等を要する文書については、その手続を総務課において行う。

第5章 文書の保管及び保存

(文書の分類及び保存年限)

第20条 文書の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日、又は完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して、30年、10年、5年、3年、1年に分類するものとする。

2 法令により保存年限が定められている文書及び時効が完成する期間保存する必要がある文書については、前項の規定にかかわらず、当該保存年限、又は時効が完成する期間をもって保存年限とする。

3 課長等は、課等で使用する文書について別表第2に定める文書分類(保存)基準により、分類基準表(別記様式第10号)を定め、文書を分類し、保存年限を定めるものとする。

4 課長等は、前項に規定する分類基準表について、毎年度見直しをし、その結果を総務課長に報告しなければならない。

5 総務課長は、前項の報告により、課等の文書の分類基準表を取りまとめ、文書の検索に備えなければならない。

(文書の整理)

第21条 文書は、必要に応じて誰でもすぐに取り出せるように、前条第3項に規定する分類基準表に基づき、文書管理システムから出力した背表紙(別記様式第11号)を貼付して、ファイルにとじて整理しなければならない。

(文書の保管等)

第22条 完結した文書は、課等において、完結した日の属する年の翌年又は当該年度の翌年度の終了の日まで、執務室内で保管するものとする。

第23条から第26条まで 削除

(文書の保存)

第27条 課長等は、第22条の規定により課等において1年間の保存が終了した文書のうち、保存年限が30年、10年、5年及び3年の文書については、毎年度9月末までに書庫の所定の書架に保存しなければならない。

第28条 削除

第29条 削除

第6章 文書の廃棄

(廃棄の手続)

第30条 課長等は、保存期間の満了した保存文書については、当該満了した翌年度の5月中において総務課長が別に指示する日までに、文書管理システムにより出力された廃棄候補リスト(別記様式第12号)により廃棄するものとする。

2 保存期間が満了しない文書であっても、課長等において保存の必要がないと認めたものは、廃棄することができる。

(保存年限の延長)

第31条 課長等は、前条の規定にかかわらず、保存期間が満了した文書で引き続いて保存の必要があるものについては、保存年限を1年を単位として必要と認める期間延長することができる。

(廃棄の方法)

第32条 課長等は、廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障があると認められるものは、裁断、溶解、焼却その他適切な方法により処理しなければならない。

第7章 削除

第33条 削除

第8章 書庫の管理

(書庫の管理)

第34条 書庫は、総務課において管理しなければならない。

(書庫内の整理及び保全)

第35条 総務課長は、書庫内の整理について常に意を用いるとともに、文書の損傷防止のため、書庫内の通気、防湿、防火に努めなければならない。

第9章 電子計算組織上の文書の管理

(電子計算組織上の文書の取扱い)

第36条 電子計算機による処理に使用する磁気テープ、磁気ディスク等に記録、保存されている電子計算組織上の文書の取扱いについては、この訓令によるほか、倶知安町電子計算組織の管理及び運営に関する規程(平成14年倶知安町訓令第7号)による。

第10章 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第37条 課長等は、この訓令による公文書の管理に関する事項のうち、文書の収受及び施行に係るものについては、庁内LANシステム及び接続パソコンの管理運営に関する要領(平成16年倶知安町要領第1号)第2条第5号に掲げるパソコン(以下「パソコン」という。)により電子メールを利用することができる。

(電子メールの収受)

第38条 課長等は、パソコンで電子メールを利用して受信した文書(第3項に規定する文書を除く。)を速やかに紙に出力しなければならない。

2 前項の規定により出力した文書は、紙の文書の規定の例により処理するものとする。

3 電子メールを利用して受信した文書のうち、紙への出力を要せず、かつ、保存を要しないものについては、随時破棄することができる。

(電子メールの送信)

第39条 電子メールを利用して文書を送信する相手方は、当該電子メールで送信しようとする文書に関し、電子メールを利用して施行することについて同意を得た者とする。

2 本町の機関相互の文書の送信は、電子メールを利用するものとする。ただし、重要又は異例と認められるものについては、この限りでない。

3 電子メールを利用する文書に関しては、第17条の公印の押印に関する規定を適用しない。

4 電子メールを利用して文書を送信したときは、回議書の施行及び取扱方法の欄に「電子メール利用」と記載するものとする。

5 電子メールを利用する文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

第11章 雑則

(出先機関の特例)

第40条 出先機関における文書の管理については、原則としてこの訓令によるものとするが、この訓令によりがたいときは、当該出先機関の長の定めるところによる。

(雑則)

第41条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、総務課長の定めるところによる。

附 則

1 この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

2 倶知安町処務規程(昭和45年倶知安町訓令第3号)を次のように改める。

〔次のよう〕略

附 則(平成13年3月26日訓令第1号)

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成13年10月12日訓令第9号)

この訓令は、平成13年11月1日から施行する。

附 則(平成14年10月9日訓令第10号)

この訓令は、平成14年11月1日から施行する。

附 則(平成15年7月1日訓令第8号)

この訓令は、平成15年7月1日から施行する。

附 則(平成16年3月29日訓令第1号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成16年6月25日訓令第5号)

この訓令は、平成16年7月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日訓令第1号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年4月1日訓令第4号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年7月10日訓令第3号)

この訓令は、平成20年7月10日から施行する。

附 則(平成21年7月21日訓令第8号)

この訓令は、平成21年8月1日から施行する。

附 則(平成22年4月1日訓令第1号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年6月21日訓令第3号)

この訓令は、平成22年7月1日から施行する。

附 則(平成23年6月1日訓令第8号)

この訓令は、平成23年6月1日から施行する。

附 則(平成23年9月1日訓令第10号)

この訓令は、平成23年9月1日から施行し、この訓令による改正後の倶知安町文書管理規程の規定は、平成23年4月1日以降における文書管理について適用する。

附 則(平成25年4月1日訓令第1号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成27年4月1日訓令第2号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年9月30日訓令第8号)

この訓令は、平成27年10月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成30年4月1日訓令第1号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成30年4月3日訓令第3号)

この訓令は、平成30年4月3日から施行する。

附 則(平成30年12月18日訓令第6号)

(施行期日等)

1 この訓令は、平成31年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際既に完結している文書で、その保存年限が永年と定められているものについては、その保存年限を30年とする。この場合において、当該文書の保存期間は、平成31年4月1日から起算する。

(倶知安町マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

3 倶知安町マイクロフィルム文書取扱規程(平成5年倶知安町訓令第5号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(倶知安町公印規程の一部改正)

4 倶知安町公印規程(平成14年倶知安町訓令第9号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(倶知安町建設工事等入札及び契約に関する規程の一部改正)

5 倶知安町建設工事等入札及び契約に関する規程(平成29年倶知安町訓令第1号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

附 則(平成31年3月18日訓令第2号)

この訓令は、平成31年3月18日から施行する。

附 則(平成31年3月29日訓令第5号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和元年9月17日訓令第9号)

この訓令は、令和元年10月1日から施行する。

附 則(令和元年12月16日訓令第11号)

この訓令は、令和2年1月1日から施行する。

附 則(令和3年4月1日訓令第2号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

附 則(令和4年8月1日訓令第6号)

この訓令は、令和4年8月1日から施行する。

別表第1(第16条関係)

総務課

倶総務

総務課危機管理室

総務課自衛隊推進室

総合政策課

倶総政

総合政策課オリ・パラ誘致推進室

税務課

倶税務

税務課納税対策室

住民環境課

倶住環

住民環境課環境対策室

住民環境課清掃センター

倶清掃

福祉医療課

倶福医

福祉医療課保健医療室

福祉医療課地域包括支援センター

倶地包

こども未来課

倶こ未

福祉医療課南児童館

福祉医療課北児童館

福祉医療課発達支援センター

倶発支

福祉医療課くっちゃん保育所ぬくぬく

倶く保

福祉医療課子育て支援センター

倶子支

農林課

倶農林

観光商工課

倶観商

サン・スポーツランドくっちゃん

まちづくり新幹線課

倶ま新

建設課

倶建設

建設課豪雪対策室

水道課

倶下水

水道課公共下水道終末処理場

出納室

倶出納

別表第2(第20条関係)

倶知安町文書分類(保存)基準

1 30年保存するもの(重要なもの)

(1) 町議会に関する文書で重要なもの

(2) 条例、規則、訓令、要綱及び通達に関する文書

(3) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの

(4) 不服の申立て及び訴訟等に関する文書で重要なもの

(5) 町の区域の変更及び条丁目又は字の区域の変更等に関する文書

(6) 町政の総合計画及び重要な事業計画の実施に関する文書

(7) 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書で重要なもの

(8) 諮問、答申及び建議等に関する文書

(9) 町長及び副町長の事務の引継ぎに関する文書

(10) 叙勲、表彰及び重要な儀式、行事に関する文書

(11) 寄付又は贈与の収受に関する文書で重要なもの

(12) 予算及び決算に関する文書で重要なもの

(13) 公債及び借入金に関する文書で重要なもの

(14) 補助金の申請及び交付に関する文書で重要なもの

(15) 公有財産の取得及び処分に関する文書

(16) 職員の任免及び賞罰に関する文書で重要なもの

(17) 契約及び協定等に関する文書で重要なもの

(18) 調査、統計及び報告等に関する文書で重要なもの

(19) 工事施行図書で重要なもの

(20) 町政と特に関係の深い史実に関する文書

(21) 原簿及び台帳等で重要なもの

(22) その他町政の基本となる重要事項に関する文書で永久保存の必要があると認める文書

2 10年保存するもの(比較的重要なもの)

(1) 町議会に関する文書

(2) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超えるもの

(3) 不服の申立て及び訴訟等に関する文書

(4) 比較的重要な事業計画の実施に関する文書

(5) 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書

(6) 請願、陳情及び要望に関する文書で比較的重要なもの

(7) 金銭の出納に関する文書

(8) 公債及び借入金に関する文書で比較的重要なもの

(9) 国庫補助金に関する文書

(10) 公有財産の管理に関する文書で比較的重要なもの

(11) 職員の任免及び賞罰に関する文書

(12) 契約及び協定等に関する文書で比較的重要なもの

(13) 調査、統計及び報告等に関する文書で比較的重要なもの

(14) 工事施行図書で比較的重要なもの

(15) 原簿及び台帳等で比較的重要なもの

(16) その他10年保存の必要があると認める文書

3 5年保存するもの(比較的簡易なもの)

(1) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が3年を超えるもの

(2) 儀式及び行事に関する文書

(3) 寄付又は贈与の収受に関する文書で比較的簡易なもの

(4) 予算及び決算に関する文書で比較的簡易なもの

(5) 公債及び借入金に関する文書

(6) 補助金の申請及び交付に関する文書

(7) 職員の給与及び研修に関する文書で比較的簡易なもの

(8) 契約及び協定等に関する文書で比較的簡易なもの

(9) 調査、統計及び報告等に関する文書で比較的簡易なもの

(10) 工事施行図書で比較的簡易なもの

(11) 原簿及び台帳等で比較的簡易なもの

(12) その他5年保存の必要があると認める文書

4 3年保存するもの(簡易なもの)

(1) 告示、公告及び許認可等の行政処分に関する文書で法律関係が1年を超えるもの

(2) 事業計画の実施に関する文書

(3) 請願、陳情及び要望に関する文書

(4) 事務の引継ぎに関する文書

(5) 寄付又は贈与の収受に関する文書で簡易なもの

(6) 予算及び決算に関する文書で簡易なもの

(7) 公有財産の管理に関する文書

(8) 職員の給与及び研修に関する文書で簡易なもの

(9) 職員の出張及び休暇等に関する文書

(10) 契約及び協定等に関する文書で簡易なもの

(11) 調査、統計及び報告等に関する文書で簡易なもの

(12) 工事施行図書で簡易なもの

(13) 原簿及び台帳等で簡易なもの

(14) その他3年保存の必要があると認める文書

5 1年保存するもの(特に簡易なもの)

(1) 庶務に関する文書で特に簡易なもの

(2) 照会及び回答等の往復文書で特に簡易なもの

(3) 帳票及び伝票等で特に簡易なもの

(4) その他2年以上の保存を要さないと認める文書

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別記様式第3号 削除

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別記様式第5号 削除

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別記様式第7号 削除

別記様式第7号の2 削除

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倶知安町文書管理規程

平成11年4月1日 訓令第1号

(令和4年8月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成11年4月1日 訓令第1号
平成13年3月26日 訓令第1号
平成13年10月12日 訓令第9号
平成14年10月9日 訓令第10号
平成15年7月1日 訓令第8号
平成16年3月29日 訓令第1号
平成16年6月25日 訓令第5号
平成18年3月31日 訓令第1号
平成19年3月28日 訓令第3号
平成19年4月1日 訓令第4号
平成20年7月10日 訓令第3号
平成21年7月21日 訓令第8号
平成22年4月1日 訓令第1号
平成22年6月21日 訓令第3号
平成23年6月1日 訓令第8号
平成23年9月1日 訓令第10号
平成25年4月1日 訓令第1号
平成27年4月1日 訓令第2号
平成27年9月30日 訓令第8号
平成28年3月31日 訓令第4号
平成30年4月1日 訓令第1号
平成30年4月3日 訓令第3号
平成30年12月18日 訓令第6号
平成31年3月18日 訓令第2号
平成31年3月29日 訓令第5号
令和元年9月17日 訓令第9号
令和元年12月16日 訓令第11号
令和3年4月1日 訓令第2号
令和4年8月1日 訓令第6号