○倶知安町マイクロフィルム文書取扱規程

平成5年6月1日

訓令第5号

(目的)

第1条 この規程は、本町における文書をマイクロフィルムに撮影して保存し、そのマイクロフィルム文書を原文書と同様に取り扱うことを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) マイクロフィルム文書 文書を撮影したマイクロフィルムであって、次号及び第3号に掲げる文書をいう。

(2) オリジナルマイクロフィルム文書 法的証拠能力の保有及び活用マイクロフィルム文書の複製のため保存するマイクロフィルムをいう。

(3) 活用マイクロフィルム文書 オリジナルマイクロフィルムと同時撮影したマイクロフィルム及びオリジナルマイクロフィルム文書を複製したマイクロフィルムをいう。

(4) 原文書 マイクロフィルムに撮影されたもとの文書をいう。

(撮影する文書の範囲)

第3条 マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、倶知安町文書管理規程(平成11年倶知安町訓令第1号。以下「文書管理規程」という。)第20条第1項に規定する30年、10年及び5年の各保存期限に分類される文書並びに総務課長が特に必要と認める文書とする。ただし、法定保存文書及び総務課長が撮影を不適と認める文書については、この限りでない。

(撮影の委託)

第4条 各主管課長は、文書をマイクロフィルムに撮影するときはマイクロフィルム撮影業者(以下「撮影者」という。)に委託することができる。

2 各主管課長は、前項の規定により撮影者に委託する場合は、撮影しようとする文書に写真撮影依頼票を添付して依頼するものとする。

(検収)

第5条 各主管課長は、撮影者から実績報告書、マイクロフィルム文書及び原文書を受けたときは、撮影の結果を検査し、収納しなければならない。ただし、活用マイクロフィルム文書及び原文書の収納、検査は、各主管課において行うものとする。

2 各主管課長は、前項の規定による検査の結果、マイクロフィルム文書に不備があることを発見したときは、新たに撮影させなければならない。

3 各主管課長は、マイクロフィルム文書を収納したときは、マイクロフィルム文書台帳(別記様式第1号)に検査結果その他必要事項を記入しなければならない。

(証明)

第6条 各主管課長は、証明を必要とするマイクロフィルム文書を収納したときは、原文書の存在すること及びマイクロフィルム文書の内容が原文書と相違なく正写されたものであることを確認し、マイクロ写真撮影証明書に必要事項を記入のうえ、署名押印したものをマイクロフィルム文書の末尾に撮影することにより、これを証明しなければならない。

(保存種別及び保存期間)

第7条 マイクロフィルム文書の保存種別及び保存期間は、文書管理規程第20条第1項の規定に定めるところによる。

(定期検査)

第8条 各主管課長は、マイクロフィルム文書の保存状況について次の各号による検査を行い、その結果を文書台帳に記入しなければならない。

(1) マイクロフィルム文書撮影後6箇月を経過したとき及び撮影後2年目ごとに行う検査

(2) 前号のほかに毎年10月に行う抽出検査

2 各主管課長は、前項の規定による検査の結果、マイクロフィルム文書の保存に悪影響を及ぼす原因を発見したときは、これらの原因を除去し、又は破損等を発見したときは、次条により処理しなければならない。

(再撮影等)

第9条 各主管課長は、前条第2項の規定により、マイクロフィルム文書の破損等を発見した場合は、再撮影又は再製の措置を講じなければならない。

2 前項により再撮影又は再製をするときは、マイクロ写真撮影依頼票を添付して撮影者に依頼するものとする。

(管理)

第10条 活用マイクロフィルム文書の管理は、各主管課において行うものとする。

(職員の閲覧等)

第11条 オリジナルマイクロフィルム文書の閲覧又は印画紙等による複写(以下「複写」という。)は認めない。ただし、各主管課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

2 前項ただし書の規定により閲覧又は複写をしようとする職員は、オリジナルマイクロフィルム文書閲覧・複写申込書(別記様式第2号)を各主管課長に提出しなければならない。

3 オリジナルマイクロフィルム文書は、貸出しをしないものとする。ただし、各主管課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第12条 文書管理規程第6章の規定は、マイクロフィルム文書の廃棄について準用する。

(原文書の廃棄等)

第13条 原文書の廃棄については、第8条第1項第1号の規定による撮影後6箇月を経過したときに行う検査に合格したときは、廃棄するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するもので総務課長が特に保存の必要を認めるものについては、この限りでない。

(1) 法令に保存期間の定めのある原文書

(2) 行政不服審査法(昭和37年法律第160号)その他争訟に関係し、又は関係することが予想される原文書

(3) そのまま保存することが適当と認められる原文書

(撮影方法)

第14条 マイクロフィルム文書の撮影方法は、別に定める。

(その他)

第15条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。

この規程は、平成5年6月1日から施行する。

(平成7年6月1日訓令第3号)

この規程は、平成7年6月1日から施行する。

(平成13年5月1日訓令第5号)

この訓令は、平成13年5月1日から施行する。

(平成19年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成30年12月18日訓令第6号)

(施行期日等)

1 この訓令は、平成31年1月1日から施行する。

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倶知安町マイクロフィルム文書取扱規程

平成5年6月1日 訓令第5号

(平成31年1月1日施行)