○前橋市行政情報等取扱規程

平成10年3月30日

訓令甲第3号

庁中一般

前橋市文書取扱規程(昭和34年前橋市訓令甲第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書等の受領、配布及び収受(第9条―第11条の2)

第3章 文書等の処理(第12条―第31条)

第4章 文書の施行(第32条―第41条)

第5章 行政情報の整理、保管及び保存(第42条―第56条)

第6章 行政情報の廃棄(第57条・第58条)

第7章 支所における文書等の取扱い(第59条―第62条)

第8章 雑則(第63条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、法令その他別に定めるもののほか、本市における文書等の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 行政情報 職員が職務上作成し、又は取得した文書等であって、各課等において組織的に用いるものとして、管理しているものをいう。

(2) 文書等 文書、図画、写真、フィルム、電磁的記録その他これらに類するものをいう。

(3) 文書 令達文書、一般文書、帳簿、台帳、カード、資料、電磁的記録その他これに類するものから出力又は採録されたものをいう。

(4) 図面 施設図面、地図、地籍図等をいう。

(5) 写真 工事写真、記録写真、航空写真等をいう。

(6) フィルム ネガフィルム、スライドフィルム、映画フィルム、マイクロフィルム等をいう。

(7) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。

(8) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(9) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される文書をいう。

(平16訓令甲9・一部改正)

(文書等の取扱いの原則)

第3条 文書等は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が適正かつ能率的に処理されるようにしなければならない。

2 文書等で組織的に用いるものは、すべて行政情報として整理し、処理しなければならない。

(文書等取扱事務の所管課)

第4条 文書等の受領、配布、収受、発送並びに集配並びに行政情報の整理、保管及び保存の取扱いに関する事務(以下「文書等取扱事務」という。)は、総務部行政管理課が所管するものとする。

2 行政管理課長は、文書等取扱事務に関して全般を指導総括するものとする。

(平17訓令甲14・平18訓令甲5・一部改正)

(課長及び係長の職務)

第5条 課長は、常に、当該課における文書等が事務の流れに沿って適正に作成、取得又は管理されるように努めなければならない。

2 係長は、課長の指揮を受けて当該係における文書等を適正かつ迅速に取り扱わなければならない。

(文書等取扱主任)

第6条 課長の文書等取扱事務を補佐するため、課に文書等取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置く。

2 取扱主任は、庶務担当係長をもって充てる。この場合において、取扱主任の増員が必要なときは、庶務担当係長以外の係長も取扱主任とすることができる。

(取扱主任及び文書等取扱者の職務)

第7条 取扱主任は、上司の命を受け、次の事務に従事する。

(1) 文書等の処理の促進に関すること。

(2) 文書等の審査に関すること。

(3) 文書等取扱事務の指導及び改善に関すること。

(4) 行政情報の公開に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書等取扱事務に関し必要なこと。

2 文書等取扱者(取扱主任を補助し、文書等取扱事務に従事する者をいう。)は、取扱主任の指導を受け、次の事務に従事する。

(1) 文書等の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書等整理簿の記載及び整理に関すること。

(3) 行政情報の整理、保管、保存及び利用に関すること。

(4) 行政情報の引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) 行政情報の持出し及び貸出しに関すること。

(電子文書取扱主任)

第7条の2 総合行政情報ネットワークに関する事務を行わせるため、行政管理課に電子文書取扱主任を置く。

2 電子文書取扱主任は、次の事務に従事する。

(1) 総合行政ネットワーク文書の受信に関すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の処理に関すること。

(3) 総合行政ネットワーク文書の発信に関すること。

(4) 電子署名に関すること。

(平16訓令甲9・追加)

(文書の種類)

第8条 令達文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項又は第2項の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの

(3) 告示 一定の事項を公式に広く一般に周知させるために公示するもの

(4) 訓令甲 庁中一般又は特定の部課等若しくはこれらの職員に対して職務運営上の基本事項についての令達で例規となるもの

(5) 訓令乙 前号の令達で例規とならないもの

(6) 達 個人又は団体に対し、特定の事項を一方的に指示し、又は命令するもの

(7) 指令 個人又は団体からの申請、願等に対して許可、認可、指示又は命令をするもの

2 一般文書の種類は、おおむね次のとおりとする。

(1) 上申 上司に対し、意見又は事実を述べるもの

(2) 内申 内密に上申するもの

(3) 進達 個人、団体等からの申請、願等を意見を加えることなく関係行政機関に取り次ぐもの

(4) 副申 前号のもので意見を添えるもの

(5) 申請(願) 許可、認可、補助等一定の行為を求め、又は願うもの

(6) 報告 ある事実について、その経過を上司等に知らせるもの

(7) 届 一定の事項について届け出るもの

(8) 協議 相手方に同意を求めるもの

(9) 照会 一定の事項について回答を求めるもの

(10) 回答 協議、照会等に対し、答えるもの

(11) 依頼 上下関係のない相手方に対し、その義務に属さない行為を求めるもの

(12) 諮問 一定の機関に対し、法令上定められた事項等について意見を求めるもの

(13) 答申 諮問事項につき、調査審議して意見を述べるもの

(14) 通知 相手方に事実を知らせるもの

(15) 証明 一定の事実を証明するもの

(16) 通達 下級職員に対し、職務運営上の細目、法令の解釈、行政運用の方針等の指示その他一定の行為を命ずるもの

(17) 伺 上司の決裁を求めるもの

(18) 復命 上司から命じられた用務の結果その他を報告するもの

(19) 辞令 職員の身分に関し任命権者から本人に交付するもの

3 一般文書は、次のとおり区分して取り扱うものとする。

(1) 対内文書 庁内各課(支所及び出張所を含む。)及び機関相互において収受する一般文書

(2) 対外文書 前号以外の一般文書

(平13訓令甲8・平14訓令甲8・一部改正)

第2章 文書等の受領、配布及び収受

(受領)

第9条 市役所に到達した文書等は、行政管理課において受領するものとする。ただし、各課等に直接到達した文書等は、当該各課等において受領するものとする。

2 執務時間外に到達した文書等は、当直員が受領し、行政管理課長に引き継ぐものとする。

(平29訓令甲5・平31訓令甲11・一部改正)

(配布)

第10条 行政管理課において受領した文書等は、次により取り扱わなければならない。

(1) 配布先の明確な文書等は、行政管理課に設置してある文書等の集配棚をとおして配布する。

(2) 配布先の明確でない文書等は、開封し、配布先を確認したうえ、集配棚をとおして配布する。

2 次の各号に掲げる文書は、当該各号に定めるところにより取り扱わなければならない。

(1) 前項第2号の規定により開封した場合において、次に掲げる文書等は、それぞれの定めるところにより取り扱う。

 現金、小切手、切手等が添付されている文書等は、特殊文書等収配簿(様式第1号)に登載して配布先の課の文書等取扱者の受領印又は署名を徴し、配布する。ただし、額面の合計が1,000円未満の切手等の添付については、当該文書等に在中の旨の表示をし、配布する。

 審査請求書等到達の日時が権利の得失、変更等に関係のある文書は、その文書の欄外に到達日時を明記して、配布する。

(2) 書留、配達証明、内容証明、特別送達等特別な取扱いによる文書等は、特殊文書等収配簿に登載して配布先の課の文書等取扱者の受領印又は署名を徴し、配布する。

(3) 2以上の課に関係のある文書等は、行政管理課長が最も関係の深いと認める課に配布する。

(平12訓令甲11・平19訓令甲12・平19訓令甲16・平28訓令甲4・平29訓令甲5・一部改正)

(収受)

第11条 各課等で受領し、又は配布を受けた文書等は、これを開封し、次に掲げるところにより収受しなければならない。

(1) 文書等の余白に文書等収受印(様式第3号)を押印する。ただし、刊行物、ポスター、図画、写真、フィルム、電磁的記録その他これらに類するものは、文書等収受印の押印を省略することができる。

(2) 権利、義務等において特に重要で、取扱主任が必要と認めた文書等は、文書等整理簿(様式第4号)に登載し、文書等収受印の所定欄に登載番号を記入する。

2 取扱主任は、配布を受けた文書等が当該課の所管でないと思われるときは、速やかにその旨を示して、行政管理課に返付しなければならない。

(平16訓令甲9・平29訓令甲5・一部改正)

(総合行政ネットワーク文書の特例)

第11条の2 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、電子文書取扱主任は、次に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号の規定により受領通知を送信した場合は、当該文書を、速やかに紙に出力すること。

2 電子文書取扱主任は、前項第3号の規定により出力を行った文書を、当該文書に係る事務を所掌する主務課の文書取扱主任に配布する。

3 前項の規定により文書の配布を受けた文書取扱主任は、当該文書を第11条の規定の例により収受しなければならない。

(平16訓令甲9・追加)

第3章 文書等の処理

(文書等の処理の原則)

第12条 課長は、文書等の処理の中心となり、当該文書等に係る処理方針及び処理期限を示して文書等の迅速な処理を図り、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(一応供覧)

第13条 収受した文書等のうち、次の各号の一に該当するものは、「一応供覧」と表示し、その理由を付けて、直ちに上司の閲覧に供し、その指揮を受けなければならない。

(1) 速やかに事案の内容を上司の閲覧に供する必要のあるもの

(2) 重要な事案で上司の指示により処理する必要のあるもの

(3) 調査等のため事案の処理に特に日数を要するもの

(起案)

第14条 事務処理の発議は、起案用紙(様式第5号)を用いて起案する。ただし、次の各号に掲げるものについては、当該各号の定めるところにより処理することができる。

(1) 起案について別に様式が定められているものについては、当該様式を用いて処理する。

(2) 定例又は軽易な事案については、当該文書等の余白に処理案を朱書し、又は付せんを用いて処理する。

(3) 事務の処理上、一定の帳票又は簿冊を用いることが適当なものについては、当該帳票又は簿冊を用いて処理する。

(供覧)

第15条 収受した文書等のうち、起案による処理を必要とせず、単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、当該文書等の余白又は他の用紙を用いて、供覧する旨を記載して処理するものとする。

2 前項の規定により供覧する場合において必要があるときは、供覧文書等の要旨、問題点等を当該文書等に記載するものとする。

(回覧)

第16条 次に掲げる文書等で組織的に用いるものとして管理する必要のないものについては、当該文書等の余白又は他の用紙を用いて、回覧する旨を記載して処理するものとする。

(1) パンフレット、ポスター、広告類で直接職務に関連のないもの

(2) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物

(3) 軽易な事務連絡等で回覧をもって用務の終了するもの

(起案の要領)

第17条 起案文書は、次に掲げるところにより作成しなければならない。

(1) 起案は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、関連する事案については、一括して処理することができる。

(2) 起案文書は、件名、本文、理由、経過及び参考事項の順にできるだけ箇条書により平易、簡潔かつ正確に記載する。ただし、軽易なものについては、理由、経過等を省くことができる。

(3) 立案の経過等を分かりやすくするため、必要に応じて根拠法規その他参考資料を添付する。

(4) 電報案は、特に簡明にし、略符号のあるものは必ずこれを用いなければならない。

(決裁)

第18条 起案文書の決裁は、前橋市事務決裁規程(平成6年前橋市訓令甲第1号)の定めるところによる。

(平16訓令甲13・全改)

第19条から第24条まで 削除

(平16訓令甲13)

(決裁済起案文書の取扱い)

第25条 決裁済の起案文書のうち市長及び副市長の決裁に係るものは、秘書課において決裁印(様式第6号)を押印し、当該起案文書の所管の課に返付しなければならない。

(平11訓令甲19・平19訓令甲12・一部改正)

(決裁済起案文書の送付)

第26条 前条の規定により返付された決裁済の起案文書のうち、議案及び例規となるものについては、行政管理課に送付しなければならない。

(文書作成の要領)

第27条 文書等の作成に当たっては、次の点に留意しなければならない。

(1) 情報公開を前提に、プライバシーなどにじゅうぶん配慮するほか、市民にわかりやすい形式及び表現となるよう配慮すること。

(2) 市民あての文書等は、市民と行政とが対等、協力関係にあることを念頭に置き、適切な表現を用いて作成すること。

(3) 前例や慣例にとらわれず、事務の目的と根拠を自覚して、事務の流れに沿って文書等の作成を行うこと。

(4) 会議、交渉又は協議の結果等については、日時、会議場所、双方の出席者氏名、件名、具体的内容等を記入した文書等の作成を行うこと。

2 文書は、次により作成しなければならない。

(1) 文書の用紙規格は、A4判を原則とする。

(2) 文体は、「である」又は「ます」を基調とする口語体を用い、横書きは左書きを、縦書きは右書きを主体とする。

(3) 文書は、漢字と平仮名を用いる。ただし、外国の地名、外来語等は、片仮名を用いることができる。

(4) 漢字は、原則として「常用漢字表」の範囲内に限り、仮名遣いは、「現代仮名遣い」による。

(5) 数字は、固有名詞、概数を示す語及び慣用語等として用いる場合を除き、アラビア数字を用いるものとする。ただし、縦書きのものは、、百(特に必要がある場合には、壱、弐、参、拾)等の漢字を用い、番号等は、「第一二三号」のように、百等の漢字を省略することができる。

(6) 文書には、必ず濁点、半濁点をつけ、句読点又は( )、「 」等の符号を用いて読みやすく、わかりやすくする。

(平14訓令甲8・一部改正)

(公文例)

第28条 令達文書及び一般文書の公文例については、別に定める。

(行政管理課長の審査)

第29条 次に掲げる文書は、行政管理課長及び文書法規係長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則その他例規となるものの案

(2) 事件議決に係る議会提出議案

(3) 法令の解釈及び運用の方針に関する案

2 行政管理課長及び文書法規係長は、前項各号に規定する文書の審査をするときは、法令、条例、規則その他諸規程に抵触するもの又は訂正すべき字句があると認められるものについては、当該文書を所管する課長に協議して、必要な措置をとるものとする。ただし、用語、用字、文体その他単純な誤りの場合は、起案の趣旨に反しない限りにおいて修正することができる。

(機密文書の取扱い)

第30条 機密に属する文書等は、上部欄外その他の箇所に「秘」を朱色で表示し、書類入等に収め、他見に触れないよう取り扱わなければならない。

(経由文書の取扱い)

第31条 市を経由する進達文書は、次により取り扱わなければならない。

(1) 副申を要するものは、起案の場合に準じて処理すること。

(2) 副申を要しないものは、経由進達に付する旨の決裁を得た後、行政管理課において受付印の上部余白に経由印(様式第7号)を押し、進達すること。

第4章 文書等の施行

(文書の施行)

第32条 決裁済の起案文書中施行を要するものは、特別の場合を除くほか、直ちに施行しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第33条 条例、規則、訓令甲及び告示には、市名及び当該種別を記載し、行政管理課において種別ごとに、令達番号簿により追次番号を付さなければならない。

2 一般文書には、次により市名の首字及び記号を付けなければならない。

(1) 記号は、課名の首字(次の表の左欄に掲げる課にあっては、同表右欄に掲げる記号とする。)を付けるものとする。

課名

記号

市政発信課

市発

資産経営課

資経

市民税課

市税

子育て支援課

子支

子育て施設課

子施

保健総務課

保総

保健予防課

保予

清掃施設課

清施

清掃施設整備室

清整

公営事業課

公事

農村整備課

農整

建築指導課

建指

建築住宅課

建住

市街地整備課

市整

道路建設課

道建

道路管理課

道管

公園緑地課

公緑

公園管理事務所

公管

(2) 対内文書は、市名の首字を「内」に替える。

3 権利、義務等において特に重要な対外文書で取扱主任が必要と認めるものについては、次により番号を付けるものとする。

(1) 番号は、各課ごとに一連番号を付ける。ただし、必要に応じて各係又は各事業ごとに番号を付けることができる。この場合において、番号は、「第A―○○号」、「第B―○○号」というように、前にアルファベットを付けて区別するものとする。

(2) 番号は、毎年4月に起こし、翌年3月に終わるものとする。ただし、暦年で綴るものについては、毎年1月に起こし、12月に終わるものとする。

(3) 同一事件で数回にわたって文書を出すときは、当初の番号に順次に枝番を付けるものとする。

4 前2項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書には、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。

(1) 前橋市情報公開条例(平成9年前橋市条例第45号)に定める情報公開決定通知書その他の通知書(ただし、番号を付けるものに限る。)及び情報公開審査諮問書には、市名を記載し、行政管理課において、情報公開等番号簿によりそれぞれ追次番号を付すこと。

(2) 前号の規定は、前橋市個人情報保護条例(平成9年前橋市条例第46号)に定める個人情報開示決定通知書その他の通知書(ただし、番号を付けるものに限る。)及び個人情報保護審査諮問書に付す記号及び番号について準用する。

(平11訓令甲19・平12訓令甲11・平13訓令甲8・平13訓令甲10・平14訓令甲8・平17訓令甲14・平18訓令甲5・平19訓令甲12・平21訓令甲12・平22訓令甲5・平24訓令甲5・平25訓令甲7・平26訓令甲6・平27訓令甲4・平28訓令甲4・平29訓令甲3・平30訓令甲3・一部改正)

(文書の日付)

第34条 文書の日付は、その文書を施行するため公布若しくは公表し、又は発送する年月日とする。ただし、決裁手続が終了した起案において日付の決定があった場合は、その日付とする。

(文書の発信者名)

第35条 対外文書の発信者名は、市長名を用いなければならない。ただし、文書の性質により市役所名若しくは市名又は副市長名を用い、軽易なものについては、部課長名又は部課名を用いることができる。

2 対外文書には、事務を所管する部、課、係名等を表示し、連絡の便に資するものとする。

3 対内文書は、文書の内容に応じた発信者の職名を用い、担当係名を表示する。

(平19訓令甲12・一部改正)

(浄書及び印刷)

第36条 決裁後施行する文書は、当該文書を所管する課において浄書し、施行するものとする。

2 行政管理課に印刷を発注するときは、印刷伝票(様式第8号)に必要事項を記入のうえ、当該決裁手続が終了した起案文書とともに行政管理課に送付しなければならない。

3 行政管理課は、前項の規定による送付を受けたときは、直ちに印刷しなければならない。ただし、印刷の処理量その他の事情で直ちに印刷することができないときは、印刷発注課と協議して適当な措置を講じなければならない。

(平14訓令甲8・一部改正)

(公印の押印)

第37条 施行する文書は、前橋市公印規則(昭和30年前橋市規則第46号)に規定するところにより公印を押印しなければならない。ただし、権利、義務等に関係のない軽易な文書(回答、通知、送付等に関するもの)については、公印の押印を省略することができる。

2 前項ただし書の規定により、公印の押印を省略する場合は、その旨を当該起案中に表示し、決裁責任者の決裁を受け、当該対外文書の発信者名の下部に「(公印省略)」の表示をするものとする。

3 公印を押印した文書のうち権利義務に関する重要なものは、その原議を契印するものとする。

(平14訓令甲8・平16訓令甲26・一部改正)

(電子署名)

第37条の2 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易なものについては、電子署名を省略することができる。

2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、市長が別に定める。

(平16訓令甲9・追加、平18訓令甲5・一部改正)

(文書等発送の手続)

第38条 文書等を発送するときは、各課において次により処理し、行政管理課に差し出さなければならない。

(1) 郵送又は宅配する文書等は、発送に必要な包装をし、取扱主任において取りまとめ、郵送伝票(様式第9号)を添えて差し出すこと。

(2) 使送する文書等は、取扱主任において取りまとめ、差し出すこと。この場合において、重要なものは、文書等送達簿(様式第10号)に記載しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、内容証明郵便その他の各課において処理することが適当なものは、各課において発送することができる。この場合において、行政管理課に備付けの郵便切手又ははがきを用いる課は、郵便切手、はがき受払簿(様式第11号)に記入の上、当該郵便切手又ははがきの受払いを受けるものとする。

(平11訓令甲19・平14訓令甲8・平16訓令甲26・一部改正)

(文書等の発送の処理)

第39条 行政管理課は、文書等の発送の依頼を受けたときは、次により処理しなければならない。

(1) 郵送するものは、郵送伝票により仕訳し、料金後納郵便物差出票(様式第12号)により郵便局に送達する。

(2) 使送する文書等で文書等送達簿を用いるものについては、送達先から受領印をとらなければならない。

(3) 宅配便によるものは、業者に依頼し、発送する。

(平14訓令甲8・一部改正)

(総合行政ネットワーク文書の発送)

第39条の2 前2条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の発送は、通信回線を利用して送信することができる。この場合において、当該送信は、文書の発送とみなす。

(平16訓令甲9・追加)

(電報の取扱い)

第40条 電報は、電報発信伝票(様式第13号)により課長の決裁後、各課で発信する。

2 電報を発信した課は、電報発信後直ちに電報発信伝票を行政管理課に送付しなければならない。

(文書等の多量発送の処理)

第41条 一時に多量の文書等を発送しようとするときは、その前日までに行政管理課に連絡しなければならない。ただし、急にその必要を生じた場合は、この限りでない。

第5章 行政情報の整理、保管及び保存

(行政情報の取扱いの原則)

第42条 所属長(課長及び出先機関の長をいう。以下同じ。)は、職務上作成し、又は収受した文書等で、次に掲げるものについては行政情報として整理し、保管し、及び保存しなければならない。

(1) 所属長の決裁の手続が終了した起案文書

(2) 所属長までの一応供覧又は供覧の手続が終了した文書等

(3) その他所属長が組織的に用いるものとして確認した文書等

2 前項第3号に規定する所属長の確認は、文書等への所属長の印の押印をもって行うものとする。ただし、文書等に押印ができない場合は、押印処理に替えて所属長の意思を確認のうえ、様式第14号による行政情報件名目次に当該行政情報の件名(綴名で整理する場合は綴名)を登載するものとする。

3 所属長は、行政情報の保管及び保存に当たっては、常に火災、盗難等の予防措置に努めるものとする。

(平14訓令甲8・一部改正)

(行政情報分類表)

第43条 行政管理課長は、行政情報の適正な整理、保管及び保存のため、行政情報分類表を整備しなければならない。

2 行政情報分類表の個別名称の変更は、当該個別名称を所管する課長と協議のうえ、行政管理課長が行うものとする。

(行政情報の編さん)

第44条 行政情報は、行政情報分類表のいずれかの個別名称に整理し、簿冊に綴らなければならない。

2 磁気ファイル、台帳、帳簿、帳票綴等については、その性質、内容等に応じて、個別名称、綴名又は件名で整理することができる。

3 行政情報の簿冊は、次により綴るものとする。

(1) 会計年度又は暦年ごとに行政情報分類表の分類基準に基づいて綴るものとする。

(2) 前号の規定にかかわらず、一の会計年度若しくは暦年に属する行政情報の量が極めて少ないとき又は事務若しくは事業が数年次にわたるときは、必要に応じて、二以上の会計年度又は暦年の行政情報を一の簿冊に編さんすることができる。

(3) 個別名称に整理した行政情報は、その内容により綴りを細分し、又は量の多いときは綴りを分冊することができる。

(4) 簿冊の厚さは、10センチメートルを限度とする。ただし、特別なものについては、この限りでない。

(5) 簿冊には様式第15号による表紙ラベル及び背表紙ラベルを用い、個別名称、綴名、行政情報分類番号等の必要事項の表示及び保存年限に応じた色表示(永年は赤、10年は緑)を行う。

(6) 簿冊には行政情報件名目次を付し、編さんする行政情報の件名を登載しなければならない。

4 行政情報の形態により、同一の簿冊に編さんしがたいものは、一定の保管場所を定め、別保管とすることができる。この場合において、行政情報件名目次に当該行政情報の媒体区分を明記するとともに、当該行政情報に行政情報分類番号等をラベル等により表示するものとする。

(公開又は非公開の第一次判断)

第45条 第42条第1項各号に規定する手続及び確認を行うときは、当該行政情報について、前橋市情報公開条例第6条各号に規定する非公開事項に照らし、公開又は非公開の第一次判断を併せて行うものとする。

(行政情報件名目次の作成)

第46条 所属長は、行政情報の簿冊ごとに行政情報件名目次を作成し、行政情報の件名を記載しなければならない。

2 行政情報の件名の登載の時期は、次により行うものとする。

(1) 起案文書については、決裁の終了した時

(2) 供覧文書については、供覧の終了した時

(3) 起案文書及び供覧文書以外の文書等については、起案又は供覧の手続に準じた所属長の確認手続が済んだ時

3 磁気ファイル、台帳、帳簿、帳票綴り等は、その性質及び内容に応じて、行政情報件名目次の件名の登載を省略することができる。

4 対内文書のうち、報告や回答を必要としない通知等については、発信した課等において行政情報件名目次に件名を登載するものとし、受信した課等においては、件名の登載を省略するものとする。

5 行政情報件名目次の日付は、次のとおりとする。

(1) 起案文書については、決裁の終了した日

(2) 供覧文書については、供覧の終了した日

(3) 起案文書及び供覧文書以外の文書等については、起案又は供覧の手続に準じた所属長の確認手続が済んだ日

6 行政情報件名目次には、登載した件名ごとに、前条に規定する第一次判断の結果を記載するものとする。

(平28訓令甲4・一部改正)

(行政情報の利用)

第47条 職員は、執務中を除き、行政情報を自己の手元に置いてはならない。

2 職員は、行政情報を利用したときは、必ず当該行政情報を元の位置に返しておかなければならない。

(行政情報の保管)

第48条 行政情報の保管は、課を単位として行うものとする。ただし、課長は、行政情報の発生量、事務室の状況等により、他の保管単位によることが適当と認めるときは、係等を単位として行政情報の保管を行うことができる。

2 行政情報は、課等において書架、ロッカー等に収納し、事務室の一定の場所で保管するものとする。

3 行政情報は、行政情報分類表の個別名称(綴名に細分したときは綴名)ごとに編さんした簿冊により保管し、保存するものとする。

4 行政情報の簿冊は、会計年度若しくは暦年ごと又は行政情報分類表の分類番号順にまとめて保管するものとする。

(平31訓令甲8・一部改正)

(行政情報の保存期間)

第49条 行政情報の保存期間は、次のとおりとする。ただし、法令の定めるところにより保存年限又は時効年限が定められている場合は、当該保存年限等に係る行政情報を所管する課長は、行政管理課長と協議のうえ、保存期間を定める。

(1) 永年

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

2 行政情報の保存期間は、個別名称ごとに行政情報分類表で定めるものとする。

3 所属長は、行政情報にその保存期間(常用を含む。)を表示しなければならない。ただし、図画、写真、フィルム、磁気テープ等で保存期間の表示をしがたいものにあっては、この限りでない。

4 第1項に規定する保存期間は、暦年で綴るものは当該年の翌年から、年度で綴るものは当該年度の翌年度から起算するものとする。

(行政情報検索目録等の作成)

第50条 行政管理課長は、様式第14号による行政情報検索目録をとりまとめ、保管しておかなければならない。

(マイクロフィルム等への行政情報の記録)

第51条 マイクロフィルム等に行政情報を記録する場合は、当該行政情報を行政情報分類表の分類番号順に表示した一覧表その他の当該行政情報の検索に必要な資料を作成し、行政情報検索目録に添付するものとする。

(保存期間の変更)

第52条 保存期間が満了した行政情報で引き続き保存の必要があるものは、1年を単位として行政管理課長が必要と認める間、当該保存期間を延長することができる。

2 行政情報の保存期間を延長しようとするときは、当該行政情報を所管する課長は、その理由を示して行政管理課長に協議するものとする。

3 課長は、保存期間が満了する前の行政情報(永年保存の行政情報を含む。)について、当該保存期間が満了する日まで保存する必要がなくなったと認めるときは、行政管理課長と協議の上、当該行政情報の保存期間を短縮することができる。

(平30訓令甲3・一部改正)

(行政情報の引継ぎ)

第53条 永年保存及び10年を超える保存期間の行政情報は、引継目録(様式第16号)により、遅滞なく行政管理課長に引き継がなければならない。ただし、行政管理課長が特別な理由があると認めるものについては、この限りでない。

2 行政管理課長は、前項の規定による引継ぎを受けたときは、簿冊の状況、行政情報検索目録、冊数等を審査し、確認するものとする。

(平31訓令甲8・一部改正)

(書庫の管理)

第54条 書庫は、行政管理課長が管理するものとする。ただし、各課又は出先機関の書庫は、各所属長が管理するものとする。

2 書庫内においては、喫煙その他火気を用いてはならない。

3 書庫の開閉は、執務時間内とする。ただし、緊急を要するときは、この限りでない。

4 行政管理課長は、書庫内の行政情報の保存の状況等を定期的に調査し、必要に応じて適切な指導を行うものとする。

(平31訓令甲8・一部改正)

(行政情報の貸出し・閲覧)

第55条 引継ぎを受けた行政情報は、本市職員以外の者に、貸出しをすることができない。ただし、行政管理課長の許可を得たときは、この限りでない。

2 執務上、引継ぎを受けた行政情報の貸出しを受け、又は閲覧しようとする者は、行政管理課に備付けの行政情報貸出し・閲覧簿(様式第17号)に必要事項を記入して許可を受けなければならない。この場合において、他の課から引き継いだもので重要なものの貸出し又は閲覧については、当該行政情報を引き継いだ課長の同意を得なければならない。

3 引継ぎを受けた行政情報の貸出し・閲覧期間は、7日とする。ただし、行政管理課長が必要があると認めたときは、当該貸出し・閲覧期間を延長し、又は短縮することができる。

(平31訓令甲8・一部改正)

(行政情報の持出し及び転貸の禁止)

第56条 行政情報は、庁外に持ち出し、又は他に転貸してはならない。

第6章 行政情報等の廃棄

(廃棄)

第57条 保存期間が満了した行政情報は、廃棄するものとする。

2 前項の規定による廃棄については、各課所管のものは当該所管の課長が決裁し、引継ぎを受けた行政情報については当該行政情報の引継ぎをした課の依頼を受けて行政管理課長が決裁するものとする。

3 前項の規定により廃棄を決定した行政情報は、焼却、裁断、データの消去等行政管理課長又は廃棄を決定した課長が適当と認める方法で廃棄するものとする。

4 第1項の規定にかかわらず、前橋市情報公開条例に規定する公開請求又は前橋市個人情報保護条例に規定する開示請求等がされている行政情報については、公開又は開示等の事務手続中に保存期間が満了しても、当該事務手続が終了するまでは、廃棄してはならない。

5 回覧の処理をした文書等で、回覧をもって用務が終了したものは、適宜廃棄することができる。

(廃棄の報告)

第58条 課長は、前条の規定により行政情報の廃棄を行ったときは、行政情報廃棄報告書(様式第18号)により行政管理課長に報告するものとする。

(平31訓令甲8・一部改正)

第7章 支所における文書等の取扱い

(平16訓令甲26・追加)

(支所における特例)

第59条 前章までに定めるもののほか、支所における文書等の取扱いは、この章の定めるところによるものとする。

(平16訓令甲26・追加)

(受領、配布等)

第60条 支所に到達した文書等は、支所の地域振興課(以下この章において「地域振興課」という。)において受領するものとする。

2 地域振興課において受領した文書等は、これを開封し、文書等の余白に文書等収受印を押印し、集配棚等をとおして配布する。

(平16訓令甲26・追加、平25訓令甲7・平29訓令甲5・一部改正)

(文書の記号)

第61条 支所における一般文書には、市名の首字並びに支所名の首字及び「支」を付けるものとする。

(平16訓令甲26・追加)

(文書等の発送)

第62条 支所における文書等の発送は、地域振興課が処理するものとする。

2 本庁に送達する文書等は、取扱主任において取りまとめ、地域振興課に差し出すものとする。

(平16訓令甲26・追加、平25訓令甲7・一部改正)

第8章 雑則

(平16訓令甲26・追加)

第63条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

(平16訓令甲26・追加)

附 則

1 この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行前に改正前の前橋市文書取扱規程の規定により調製した様式については、残存するものに限り、当分の間使用することができる。

附 則(平成10年8月31日訓令甲第15号)

1 この訓令は、平成10年9月1日から施行する。

2 この訓令の施行前に改正前の前橋市行政情報等取扱規程の規定により調製した様式については、残存するものに限り、当分の間使用することができる。

附 則(平成11年3月31日訓令甲第19号)

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

附 則(平成12年3月30日訓令甲第11号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。ただし、第10条第2項第3号の改正規定は、公表の日から施行する。

附 則(平成13年3月29日訓令甲第8号)

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成13年5月21日訓令甲第9号)

この訓令は、平成13年5月11日から施行する。

附 則(平成13年8月16日訓令甲第10号) 抄

1 この訓令は、平成13年8月17日から施行する。

附 則(平成14年3月29日訓令甲第8号)

1 この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行前に改正前の前橋市行政情報等取扱規程の規定により調製した様式については、残存するものに限り、当分の間使用することができる。

附 則(平成15年7月8日訓令甲第9号)

1 この訓令は、公表の日から施行する。

2 この訓令の施行前に改正前の前橋市行政情報等取扱規程の規定により調製した様式については、残存するものに限り、当分の間使用することができる。

附 則(平成16年3月30日訓令甲第9号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成16年9月24日訓令甲第13号)

この訓令は、平成16年10月1日から施行する。

附 則(平成16年12月3日訓令甲第26号)

この訓令は、平成16年12月5日から施行する。

附 則(平成17年3月30日訓令甲第14号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日訓令甲第5号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令甲第12号)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行前に第6条による改正前の前橋市行政情報等取扱規程の規定により調製した様式(様式第8号に限る。)については、残存するものに限り、当分の間、適宜補正して使用することができる。

附 則(平成19年9月27日訓令甲第16号)

1 この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

2 この訓令の施行前に改正前の前橋市行政情報等取扱規程の規定により調製した様式については、残存するものに限り、当分の間、適宜補正して使用することができる。

附 則(平成21年2月20日訓令甲第1号)

1 この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

2 この訓令の施行前に改正前の前橋市行政情報等取扱規程の規定により調製した様式については、残存するものに限り、当分の間、適宜補正して使用することができる。

附 則(平成21年3月31日訓令甲第12号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月30日訓令甲第5号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令甲第5号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令甲第7号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月31日訓令甲第6号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令甲第4号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月30日訓令甲第4号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月22日訓令甲第3号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日訓令甲第5号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月26日訓令甲第3号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月20日訓令甲第8号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月28日訓令甲第11号) 抄

1 この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

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様式第2号 削除

(平29訓令甲5)

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(平13訓令甲9・全改、平19訓令甲12・一部改正)

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(平29訓令甲5・全改)

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(平29訓令甲5・全改)

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(平29訓令甲5・全改)

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(平18訓令甲5・一部改正)

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(平15訓令甲9・一部改正)

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(平29訓令甲5・全改)

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(平31訓令甲8・全改)

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(平31訓令甲8・旧様式第18号繰上)

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(平31訓令甲8・旧様式第19号繰上)

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前橋市行政情報等取扱規程

平成10年3月30日 訓令甲第3号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成10年3月30日 訓令甲第3号
平成10年8月31日 訓令甲第15号
平成11年3月31日 訓令甲第19号
平成12年3月30日 訓令甲第11号
平成13年3月29日 訓令甲第8号
平成13年5月21日 訓令甲第9号
平成13年8月16日 訓令甲第10号
平成14年3月29日 訓令甲第8号
平成15年7月8日 訓令甲第9号
平成16年3月30日 訓令甲第9号
平成16年9月24日 訓令甲第13号
平成16年12月3日 訓令甲第26号
平成17年3月30日 訓令甲第14号
平成18年3月31日 訓令甲第5号
平成19年3月30日 訓令甲第12号
平成19年9月27日 訓令甲第16号
平成21年2月20日 訓令甲第1号
平成21年3月31日 訓令甲第12号
平成22年3月30日 訓令甲第5号
平成24年3月30日 訓令甲第5号
平成25年3月29日 訓令甲第7号
平成26年3月31日 訓令甲第6号
平成27年3月31日 訓令甲第4号
平成28年3月30日 訓令甲第4号
平成29年3月22日 訓令甲第3号
平成29年3月31日 訓令甲第5号
平成30年3月26日 訓令甲第3号
平成31年3月20日 訓令甲第8号
平成31年3月28日 訓令甲第11号