○真室川町戸籍事務電子計算機処理に係るデータ保護管理規程
平成11年5月14日
規程第1号
(目的)
第1条 この規程は、真室川町電子計算組織の管理運営の適正化に関する規程(平成17年訓令第4号。以下「電算管理適正化規程」という。)に定めるもののほか、町民課における戸籍事務の電子計算機処理に係るデータの保護に関し必要な事項を定め、もって戸籍事務の適正な運営に資することを目的とする。
(1) 戸籍データ 磁気による戸籍の記録の本体のほか、その記録の媒体である磁気ディスク、磁気テープ等や戸籍の記録を入出力した紙による帳票をいう。
(2) プログラム 戸籍事務を処理させるために電子計算機を作動させる命令の組み合わせをいう。
(3) ドキュメント 電子計算機の設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード表等の電子計算機の運用に関する記録及び文書をいう。
(4) 戸籍情報システム 戸籍事務を処理する電子情報処理組織をいう。
(保護責任者の設置)
第3条 戸籍データ及びこれを電子情報処理組織で処理して得られる情報を的確に管理し、保護の万全を期するため、町民課に戸籍データ保護管理者(以下「保護責任者」という。)を置く。
2 保護責任者は、町民課長をもって充てる。
(保護責任者の職務)
第4条 保護責任者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に処理されるように努めなければならない。
(戸籍データ等の管理)
第5条 保護責任者は、戸籍事務の電子情報処理組織の処理にあたり、次の各号に掲げる事項について適正な管理をしなければならない。
(1) 入出力帳票の受払い及び管理については、名称、作成期日、保存期間等必要な事項を台帳等に記録することとし、不要となった入出帳票は、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分することとする。
(2) 電子情報処理組織、磁気ディスク、磁気テープ等に記録された情報(以下「磁気ファイル」という。)データを記録している磁気ディスク、磁気テープ等の受払い及び管理については、名称、作成期日、保存期間等必要な事項を台帳等に記録することとする。
(3) ドキュメントは所定の場所に保管し、名称、作成期日等必要な事項を台帳等に記録することとし、不要となったドキュメントは速やかに裁断等により復元できない方法によって処分する。また、ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護責任者の承認を得るものとする。
(戸籍情報システムの運用)
第6条 保護責任者は、戸籍情報システムの運用に際しては、プライバシー保護のため、充分かつ慎重な措置を講じなければならない。
2 保護責任者は、戸籍情報システムの端末装置を操作する職員(以下「戸籍担当職員」という。)を電算管理適正化規程第15条第1項による端末機取扱責任者及び取扱者として充て、同規程同条により戸籍情報システムの管理運用を行う。
3 保護責任者は、戸籍情報システムの端末装置を受付窓口から離れた場所に設置し、来庁者、他課の職員等が入力内容を読み取ることのないように配慮しなければならない。
4 保護責任者は、戸籍情報システムが適正な運用されているか、常にその使用状況を把握し、定期的に又は随時、磁気記録及びプログラムの異状の有無を点検し、適正な管理に努めるとともに、必要に応じて適正な措置を講じなければならない。
(戸籍情報システムの端末機の操作)
第7条 端末機の操作は、戸籍担当職員が行うものとする。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及び帳票等の保管)
第8条 保護責任者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及び帳票を保管しなければならない。
附則
この規程は、戸籍法第117条の2に基づく戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の官報告示の指定を受けた日から施行する。
附則(平成17年4月1日訓令第4号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年4月1日より施行する。
附則(平成19年3月26日訓令第3号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
別表(第8条関係)
戸籍事務の電子情報処理組織による処理に係る機器及び帳票等の保管一覧
機器等の名称 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | 施錠のかかるサーバ機 | サーバ機の鍵は保護管理者が施錠のかかる保管庫に管理する。 |
パスワードによる起動 | サーバ機を起動するものは、保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し、起動する。 | ||
使用記録リスト | 使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 | ||
戸籍用クライアント | 保護管理者 | パスワードによる起動 | クライアント機を起動するものは、保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し、起動する。 |
使用記録リスト | 使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 | ||
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | バックアップ記録リスト | バックアップ記録リストは定期的に印字し、バックアップした媒体とともに、施錠のかかる耐火性保管庫で管理する。 |
戸籍情報システム 「TASK戸籍マスター」のプログラム一式 | 保護管理者 | 複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフトに講じる。 |