○長沼町庁内グループウェアシステム管理運営要領

平成14年4月1日

制定

(趣旨)

第1条 この要領は、庁内グループウェアシステム(以下「グループウェアシステム」という。)の運営等に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) システム管理者 グループウェアシステムの適正な管理運営を行うため置くこととし、政策推進課長をいう。

(2) 課長等 課及び出先機関の長をいう。

(3) 利用者 グループウェアシステムに接続されたパソコン等を操作する者をいう。

(運用時間)

第3条 グループウェアシステムの運用時間は、原則として24時間とする。ただし、サーバのバックアップ等のため、毎日午前1時から午前2時までを除く。

2 システム管理者は、前項の規定にかかわらず、設備の保守点検又は障害復旧作業等のため、運用を一時停止することができる。

(機能)

第4条 グループウェアシステムの機能は、次のとおりとする。

(1) 電子メール

(2) 電子キャビネット(文書管理)

(3) 電子掲示板

(4) 電子フォーラム(電子会議)

(5) スケジュール管理

(6) 施設予約管理

(グループウェアシステムのユーザ登録及びパスワード)

第5条 課長等は、グループウェアシステムユーザ登録情報の追加等が必要な場合は、グループウェアシステムユーザ登録申請書(別記様式第1号)によりシステム管理者に申請しなければならない。

2 システム管理者は、前項の申請があった場合は、グループウェアシステムユーザ登録通知書(別記様式第2号)により課長等に通知するものとする。

3 グループウェアシステムのパスワードは、利用者が変更し、適切に管理するものとする。

(電子メール)

第6条 庁内外の連絡等の効率化を図るため、電子メールを積極的に利用するものとする。

2 利用者は、随時(登退庁時及び昼休み後等)、メールの着信状況を確認するものとする。

3 課又は係においては、課又は係あての電子メールに対する担当者を事前に定めるものとする。

4 電子メールの保存は、前項の担当者及び各利用者の責任において行い、不用になったメールは、随時削除するものとする。なお、サーバ上の開封した電子メールは、30日を超えた場合、自動削除するものとする。

5 添付ファイルを送信する場合は、ファイルの容量に留意するものとする。

6 不必要な一斉同報通信は、行わないものとする。なお、全庁的な連絡・通知等については、電子掲示板を利用するものとする。

(電子キャビネット)

第7条 文書等を共有し、有効活用を図るため電子キャビネットを積極的に活用するものとする。

2 電子キャビネットは、全庁キャビネット、課共用キャビネット、係共有キャビネット(及び個人キャビネット)とする。

3 全庁キャビネットには、全利用者又は複数の課等で共有する文書等を保存するものとする。

4 課共用キャビネット及び係共用キャビネットには、課及び係等で共有する文書等を保存するものとする。

5 電子キャビネットに保存する文書等のバックアップについては、利用者の責任において行うものとする。

6 利用者は、サーバーの容量に制限があるため、不要になった文書等は削除するものとする。なお、システム管理者は、グループウェアシステムの運営管理上必要なときは、文書等を削除することができる。

(電子掲示板)

第8条 公文書のほか、各種連絡事務等に、電子掲示板を積極的に利用するものとする。

2 利用者は、随時(登退庁時及び昼休み後等)、掲示状況を確認するものとする。

3 掲示期限を過ぎた文書等は自動的に削除するため、掲示期限を適切に設定するものとする。なお、掲示期限前でも不要となった文書等は随時削除するものとする。

4 情報量が多い文書等については、電子キャビネットに保管し、掲示板には概要と保管場所を掲示するものとする。

5 特に重要な文書等については、その概要と掲示場所を電子メールで通知するものとする。

(電子フォーラム)

第9条 各種テーマに関する討議や意見交換等に、電子フォーラムを積極的に利用するものとする。

2 利用者は、電子フォーラムを開催しようとする場合は、システム管理者に申請し、その承認を受けなければならない。この場合、フォーラム開催者を指定するものとする。

3 フォーラム開催者は、フォーラムの内容を常に査閲し、必要に応じ、意見の削除又はフォーラムの閉鎖を行うものとする。

4 システム管理者は、システムの運営管理上必要なときは、フォーラムの中断及び閉鎖等を行うことができる。

(スケジュール管理)

第10条 利用者のスケジュール管理及び会議開催時等のスケジュール調整等に、スケジュール管理システムを積極的に利用するものとする。

(施設予約管理)

第11条 会議室及び備品等(以下「施設」という。)の予約管理等に、施設予約管理システムを積極的に利用するものとする。

2 課長等は、新たな施設を作成しようとする場合は、システム管理者に申請しなければならない。

(補則)

第12条 システム管理者は、グループウェアシステムの円滑な運用の推進及び障害の原因究明のため、利用者に通知の上、必要に応じパソコン等の監視等を行うことができる。

2 利用者は、グループウェアシステムの障害等を発見した場合は、システム管理者に速やかに連絡するものとする。

3 この要領に定めるもののほか、グループウェアシステムの運営に関し必要な事項は、システム管理者が定める。

附 則

この要領は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成16年10月1日)

この要領は、平成16年10月1日から施行する。

附 則(平成20年10月1日)

この要領は、平成20年10月1日から施行する。

附 則(平成29年4月1日)

この要領は、平成29年4月1日から施行する。

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長沼町庁内グループウェアシステム管理運営要領

平成14年4月1日 要領

(平成29年4月1日施行)