○目黒区文書管理規程

平成20年3月

目黒区訓令第1号

目黒区文書管理規程

目黒区文書取扱規程(昭和59年3月目黒区訓令甲第3号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第5条)

第2章 収受(第6条―第10条)

第3章 起案及び供覧(第11条―第14条)

第4章 施行等(第15条―第19条)

第5章 雑則(第20条―第23条)

付則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 目黒区(以下「区」という。)における文書事務については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(用語の定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 部 目黒区組織条例(平成11年10月目黒区条例第21号)に定める部、福祉事務所、保健所及び会計管理室をいう。

(2) 課 目黒区組織規則(昭和40年3月目黒区規則第4号)第8条に定める課、目黒区福祉事務所処務規程(平成7年3月目黒区訓令甲第8号)第2条に定める課、目黒区保健所処務規程(平成7年3月目黒区訓令甲第9号)第2条に定める課、会計管理室会計課、地区サービス事務所及び清掃事務所をいう。

(3) 所 児童発達支援センター、児童館、保育所及び土木公園事務所をいう。

(4) 課長 第2号に定める課の長をいう。

(5) 所長 第3号に定める所の長をいう。

(6) 庶務担当課 部の庶務を担当する課をいう。

(7) 文書 区における事務の執行につき必要な全ての書面及び電磁的記録をいう。

(8) 起案文書 事案の決定のための案を記載し、又は記録した文書をいう。

(9) 供覧 意思決定を伴わない内容について周知を図り、又は事後に処理する内容について指示を受けるため、上司等(文書主任及び文書取扱主任を含む。)の閲覧に供することをいう。

(10) 供覧文書 供覧に供する文書をいう。

(11) 文書管理システム 文書の収受、起案、施行(文書の発送、電磁的記録の送信その他区の意思を相手方に伝達することをいう。以下同じ。)、保存、廃棄その他の文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を電子計算組織により処理する情報処理システムをいう。

(12) 電子起案 起案文書の全てが電磁的記録の起案をいう。

(13) 紙起案 起案文書の全てが書面の起案で、文書管理システムにより作成した起案用紙を用いたものをいう。

(14) 併用起案 起案文書の添付文書の全部又は一部が書面の起案をいう。

(15) 電子供覧 供覧文書の全てが電磁的記録の供覧をいう。

(16) 紙供覧 供覧文書の全てが書面の供覧で、文書管理システムにより作成した供覧用紙を用いたものをいう。

(17) 電子決裁 電子起案を行った事案に対する電磁的方法による目黒区事案決定手続規程(昭和59年3月目黒区訓令甲第2号)に基づく審議、審査、決定及び協議(以下「承認行為」という。)をいう。

(18) 紙決裁 紙起案を行った事案に対する押印の方法による承認行為をいう。

(19) 併用決裁 併用起案を行った事案に対する電磁的方法による承認行為及び押印の方法による添付文書の確認の行為をいう。

(20) 電子署名 電子計算組織による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(一部改正〔平成24年訓令2号・26年8号・29年3号・30年6号〕)

(文書の管理体制)

第3条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書事務を総括し、部、課及び所の文書事務が適正かつ迅速に行われるよう適宜必要な調査を行い、その指導及び改善を行う。

2 庶務担当課の課長にあってはその部が所管する文書事務について、庶務担当課以外の課長(担当課長を含む。)にあってはその所管する文書事務について、適正かつ円滑に行われるよう必要な指導及び助言を行う。

3 庶務担当課に文書主任を置き、庶務担当課の庶務を担当する係(総務部総務課(以下「総務課」という。)にあっては文書係)の係長(庶務を担当する担当係長を含む。)をもって充てる。

4 庶務担当課以外の課及び所に文書取扱主任を置き、課の庶務を担当する係長(庶務を担当する担当係長を含む。)及び所長をもって充てる。

5 課長は、その所管する課の担当課長の所掌する事務について、課の係長(担当係長を含む。)次条各号に掲げる事務(同条第2号に掲げる事務については、当該担当課長の決定事案に係るものに限る。)を行わせることができる。

6 課長は、その所管する課の係又は担当係長が目黒区事案決定手続規程第6条の規定により事案決定権の委譲を受けている事案に係る事務について、当該係長又は担当係長に次条第2号に掲げる事務を行わせることができる。

7 総務課長は、必要があると認めるときは、係長(担当係長を含む。)のうちから別に文書主任又は文書取扱主任を指定することができる。

(文書主任及び文書取扱主任の職務)

第4条 文書主任及び文書取扱主任は、上司の命を受け、文書主任にあっては部及び庶務担当課の、文書取扱主任にあっては課又は所の次に掲げる事務をつかさどる。

(1) 文書の収受、配布及び発送手続に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の処理の促進に関すること。

(4) 文書事務の改善指導に関すること。

(5) 文書の保管、保存及び引継ぎに関すること。

(6) 前各号のほか、文書事務に関し必要なこと。

(文書記号及び文書番号)

第5条 文書には、組織を表す1文字から3文字までの記号の頭に目の文字を付したもの(以下「文書記号」という。)を付し、文書管理システムにより設定した番号(以下「文書番号」という。)を記入し、又は記録しなければならない。

2 文書番号は、年度ごとに管理する。

3 同一の事案に係る複数の文書には、当該事案に係る起案がすべて完結するまで、文書管理システムにより設定する文書番号に枝番号を付した番号を文書番号として使用することができる。

4 事案の完結が翌年度以降にわたった場合においては、当該事案に係る施行する文書(以下「施行文書」という。)には、その文書番号を管理する年度の数字を文書記号の頭に付さなければならない。

第2章 収受

(受領及び配布等)

第6条 本庁に到達した文書(書面に限る。)は、総務課長が受領し、次の表に定めるところにより配布するものとする。ただし、主管課(当該文書に係る事務を所管する課をいう。以下同じ。)に直接到達したもの(電磁的記録を含む。)は、主管課の文書主任又は文書取扱主任が受領又は受信をするものとする。

文書の区分

配布先

備考

親展文書

名宛人

名宛人の所属する課の文書主任又は文書取扱主任を経由して配布すること。

書留等

主管課又は名宛人の所属する課の文書主任又は文書取扱主任

差出人の氏名若しくは名称又は差出人を特定するに足りる番号、記号その他の符号を記録すること。

特別送達文書及び受領の日時が権利の得喪にかかわると認められるもの

主管課又は名宛人の所属する課の文書主任又は文書取扱主任

封筒又は書面の余白に到達時刻を明記すること。

主管課又は名宛人の所属する課が1課のもの

主管課又は名宛人の所属する課の文書主任又は文書取扱主任

当該文書に係る事務を所管する部の文書主任を経由して配布すること。

主管課又は名宛人の所属する課が2課以上のもの

当該文書に係る事務について最も関連する課の文書主任又は文書取扱主任

左欄の文書主任又は文書取扱主任は、その他の課の文書主任又は文書取扱主任に書面の写しを配布すること。

2 前項本文の場合において、封書で主管課又は名宛人が不明なときは、これを開封し、主管課を確認の上、配布するものとする。

3 夜間巡視の勤務時間(職員の勤務時間、休憩時間等に関する規程(平成10年3月目黒区訓令第3号)第2条本文に定める職員の勤務時間を除く。)中に本庁に到達した書面は、夜間巡視が受領し、総務課長に引き継ぐものとする。

4 第1項ただし書の場合において、他の課又は所に関連する文書であるときは、その他の課の文書主任又は文書取扱主任に書類の写しを配布し、又は電磁的記録を配信するものとする。

5 所に到達した書面の受領及び配布については、第1項ただし書及び前項の規定を準用する。

(一部改正〔平成24年訓令2号・29年3号〕)

(電磁的記録への変換等)

第7条 前条第1項本文の規定による配布を受け、同項ただし書の規定による受領をし、又は同条第4項の規定による配布を受けた書面については、電磁的記録に変換後、当該電磁的記録を文書管理システムに登録し、起案又は供覧をすることができる。この場合において、配布を受けた書面は、文書の保存年限が満了するまで保存しなければならない。

(収受)

第8条 第6条第1項本文の規定による配布を受け、同項ただし書の規定による受領若しくは受信をし、又は同条第4項の規定による配布若しくは配信を受けた文書のうち課長等が事務の執行上必要と認めるものは、文書管理システムにその内容を登録しなければならない。この場合において、書面については、総務課長がそのひな型を定めた収受印を押し、収受日及び文書番号を記載するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、申請書、届書等で課又は所において直接収受し、直ちに処理を要する文書等は、文書管理システムによる登録をしないことができる。ただし、書面については、原則として、収受印を押し、収受日及び文書番号を記載するものとする。

(一部改正〔平成24年訓令2号〕)

(重要又は異例な文書の処理)

第9条 区に到達した文書のうち、重要又は異例な文書で緊急の措置を要すると認められるものは、第6条及び前条の規定による手続によらないで処理することができる。

2 親展文書の配布を受けた者は、閲覧の終了後、起案又は供覧の処理をする必要があると認める場合には、上司の指示を受け、前条の規定による手続を行うものとする。

(収受した文書の処理)

第10条 第8条の規定により収受した文書(以下「収受文書」という。)は、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 次のいずれかに該当する収受文書は、速やかに供覧をすること。

 重要な内容で、当該事案の処理について直接上司の指示を必要とするもの

 当該事案の処理が長期にわたると認められるもの

 その内容が単に周知を図るもので、特段の措置を要しないもの

(2) 前号に該当しない収受文書については、速やかに起案をすること。

第3章 起案及び供覧

(起案)

第11条 起案は、電子起案により行わなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、収受文書その他の添付文書の全部又は一部が書面であって、その枚数が相当枚数の場合は、紙起案又は併用起案により行うことができる。

3 前2項の規定にかかわらず、保存期間を30年保存とする文書は、紙起案によらなければならない。

(供覧)

第12条 供覧は、電子供覧により行わなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、収受文書その他の添付文書の全部又は一部が書面であって、その枚数が相当枚数の場合は、紙供覧により行うことができる。

3 第1項の規定にかかわらず、保存期間を30年保存とする文書は、紙供覧によらなければならない。

(起案及び供覧時の留意事項)

第13条 2以上の課に関連する文書は、関係の多い課において処理しなければならない。

2 文書主任及び文書取扱主任は、起案及び供覧の処理に関し、主管係長及び事務担当者と密接な連絡を取り、常にその処理状況を確認しておかなければならない。

3 起案文書及び供覧文書の作成に当たっては、次の事項に留意しなければならない。

(1) 2以上の課又は所の所管する事案に関するものであるときは、あらかじめ関係ある課又は所と十分協議して処理すること。

(2) 起案又は供覧をする年月日、保存期間、決定権者、開示の可否及びその理由並びに起案の理由を記載し、又は記録するとともに、関係法令その他参考となる資料を添付すること。

(他の執行機関に関連する事案)

第14条 他の執行機関に関連する事案については、当該執行機関に協議しなければならない。

第4章 施行等

(浄書及び照合)

第15条 施行文書は、浄書の後、起案文書と照合したものでなければならない。

(公印)

第16条 施行文書(書面のものに限る。)には、目黒区公印規則(昭和28年10月目黒区規則第7号)に定める公印を押さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、対内文書及び軽易な対外文書については、公印を省略することができる。この場合において軽易な対外文書については、当該施行文書には「公印省略」の文字を表示するものとする。

(発送)

第17条 発送する文書は、直ちに文書管理システムによる他の課又は所への発信、郵送、使送等の適当な方法により発送しなければならない。

2 緊急に発送することを要する文書は、職員が直接持参することができる。

(電子署名)

第18条 総務課長が必要と認める電磁的記録を発送する場合には、電子署名を付与しなければならない。ただし、軽易なものについては、電子署名を省略することができる。

2 電子署名は、総務課長が指定する文書主任又は文書取扱主任が付与する。

(一部改正〔平成24年訓令2号〕)

(文書の完結)

第19条 起案文書のうち、施行を要するものについては、施行した日を、施行を要しないものについては、決定した日をもって当該文書の完結日とする。

第5章 雑則

(紛失又はき損)

第20条 職員は、文書を紛失し、又はき損したときは、始末書に文書主任又は文書取扱主任並びに主管課長及び主管部長の検印を受け、総務課長及び総務部長を経て区長に提出しなければならない。

(文書事務の特例)

第21条 秘密の取扱いを要する文書を処理する場合、相当件数の同種の文書を定例的に処理する場合その他文書管理システムによる文書事務の管理が困難と認められる場合において、次の各号に掲げる手続は、総務課長の承認を得て定める方法により処理することができる。

(1) 文書の完結までに至る進行管理

(2) 文書記号及び文書番号の設定

(3) 収受

(4) 起案

(5) 供覧

(例外規定)

第22条 総務課長は、文書事務について、この規程の定めるところによることができない場合は、総務部長を経て区長の承認を受け、この規程以外の方法により処理することができる。

(委任)

第23条 この規程に定めるもののほか、文書事務について必要な事項は、別に定める。

付 則

(適用期日)

1 この規程は、平成20年4月1日から適用する。

(目黒区事案決定手続規程の一部改正)

2 目黒区事案決定手続規程(昭和59年3月目黒区訓令甲第2号)の一部を次のように改正する。

(次のよう略)

(目黒区の簿冊その他の公文書に使用すべきアラビヤ数字字体等の廃止)

3 次に掲げる規程は、廃止する。

(1) 目黒区の簿冊その他の公文書に使用すべきアラビヤ数字字体(昭和27年2月目黒区訓令甲第3号)

(2) 目黒区夜間巡視服務規程(昭和49年4月目黒区訓令甲第8号)

(3) 目黒区における文書の保管・保存及び廃棄に関する規程(昭和59年3月目黒区訓令甲第4号)

(4) 目黒区ファクシミリの利用に係る文書の取扱いの特例に関する規程(平成8年4月目黒区訓令甲第4号)

(5) 目黒区の公用文に関する規程(平成9年4月目黒区訓令第3号)

付 則(平成24年3月30日訓令第2号)

この規程は、平成24年4月1日から適用する。

付 則(平成29年3月31日訓令第3号)

この規程は、平成29年4月1日から適用する。

付 則(平成30年3月30日訓令第6号)

この規程は、平成30年4月1日から適用する。

目黒区文書管理規程

平成20年3月 訓令第1号

(平成30年3月30日施行)

体系情報
第3章 権限・進行管理/第3節 文書処理等
沿革情報
平成20年3月 訓令第1号
平成24年3月30日 訓令第2号
平成26年8月1日 訓令第8号
平成29年3月31日 訓令第3号
平成30年3月30日 訓令第6号