○目黒区立学校文書等取扱規程

平成4年3月

目黒区教育委員会訓令甲第1号

目黒区立学校文書等取扱規程

(題名改正〔平成16年教育委員会訓令9号〕)

(目的)

第1条 この規程は、目黒区立の小学校、中学校、幼稚園及びこども園(以下「学校」という。)における文書等の取扱いに関し必要な事項を定め、文書等の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(一部改正〔平成16年教育委員会訓令9号・21年2号・25年1号〕)

(用語の定義)

第1条の2 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 学校における事務の執行につき必要なすべての書類をいう。

(2) 文書等 文書及び学校における事務の執行につき必要な電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。)(以下単に「電磁的記録」という。)をいう。

(3) 起案文書 事案の決定のための案を記載した文書をいう。

(追加〔平成16年教育委員会訓令9号〕)

(文書責任者の設置)

第2条 文書等の管理を適正かつ円滑に行うため、学校に文書責任者を置き、校長(幼稚園及びこども園にあっては、園長。以下同じ。)が指定する者をもって充てる。

(一部改正〔平成16年教育委員会訓令9号・25年1号〕)

(文書責任者の職務)

第3条 文書責任者は、校長の命を受け、次に掲げる事務をつかさどる。

(1) 文書等の収受、配布及び発送手続きに関すること。

(2) 起案文書の審査に関すること。

(3) 文書等の処理の促進に関すること。

(4) 文書事務の改善指導に関すること。

(5) 文書等の保管、保存及び引継ぎに関すること。

(6) 前各号のほか、文書事務に関し必要なこと。

(一部改正〔平成16年教育委員会訓令9号〕)

(文書管理の簿冊)

第4条 文書の取扱いに要する簿冊として、つぎのものを学校に備えなければならない。

(1) 文書収受簿 別記第1号様式

(2) 文書発議簿 別記第1号様式

(3) 秘文書収受簿 別記第1号様式

(4) 秘文書発議簿 別記第1号様式

(5) 文書郵送簿 別記第2号様式

(文書等の収受及び配布)

第5条 文書責任者は、学校に到達した文書を受領し、収受しなければならない。

2 文書責任者は、親展文書その他校長が開封を不適当と認めるものを除き開封する。

3 文書責任者は、次の表の左欄に掲げる文書の種別に応じ、当該右欄に掲げる収受及び配布の方法より、受領した文書を処理するものとする。

文書の種別

収受及び配布の方法

1 親展文書その他開封を不適当と認めるもの

封筒に別記第3号様式による収受印(以下「収受印」という。)を押し、速やかに名宛人に配布する。

2 書留扱い、内容証明扱い及び配達証明扱い郵便物

文書の余白に収受印を押し、その種類、員数及び金額を朱書し、文書収受簿に所要事項を登載し受領印を徴した上で、当該文書を担当者に配布する。

3 起案処理を要する文書又は起案処理を要しない文書で保存年限1年を超えるもの

ア 文書の余白に収受印を押し、文書収受簿に所要事項を登載し供覧の上、当該文書を担当者に配布する。

イ 収受の日時が権利の得喪にかかわると認められるものは、文書の余白に到達時間を明記する。

4 起案処理を要しない文書で保存年限1年以下のもの

そのまま担当者に配布する。

(一部改正〔平成16年教育委員会訓令9号〕)

(通信設備の利用による収受及び配布)

第5条の2 電磁的記録の受信は、通信回線その他の通信設備(以下単に「通信設備」という。)に接続した校長が指定する電子計算組織等により定時又は適時に行うものとする。

2 前項の規定により電磁的記録を受信した場合には、当該電磁的記録の内容を紙に出力し、前条の規定により収受及び配布の処理をしなければならない。ただし、校長が認めるものについては、紙に出力しないで処理をすることができる。

3 前項の場合において、電磁的記録の内容が記載された紙は、到達した文書とみなす。

4 第2項ただし書の場合において、同項の規定による配布の処理は、校長が認めるときは、通信設備を利用して行うことができる。

(追加〔平成16年教育委員会訓令9号〕)

(文書の処理)

第6条 すべて事案の処理は、文書で行わなければならない。

(起案文書の作成)

第7条 起案文書は、ゲタ判(別記第3号様式)により作成しなければならない。

2 1の事案の処理に当たり数回にわたる起案を要する場合には、同一の文書番号を用いることができる。この場合には、起案の回数に従い、当該文書番号に「の2」、「の3」、「の4」等の枝番号を付け、かつ、関係文書を添付しなければならない。

3 機密を要する文書は、校長の指揮のもと、通常の手続きによらないで処理することができる。

(一部改正〔平成13年教育委員会訓令4号〕)

(文書の発信者名)

第8条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、学校名又は校長名を用いる。

(一部改正〔平成16年教育委員会訓令9号〕)

(起案の原則)

第9条 起案文書は、平易かつ明確に作成しなければならない。

2 起案文書の作成に当たっては、その形式及び内容について、次に掲げる観点から検討しなければならない。

(1) 形式的観点

 公文例及び用字例に抵触しないか

 発信者名又はあて先に間違いはないか

(2) 法律的観点

 権限の逸脱はないか

 処理手続に誤りはないか

 文書の形式と内容が一致しているか

(3) 行政的観点

 公益に反しないか

 対外的影響はないか

 慣例及び先例に反しないか

 必要事項を具備しているか

(一部改正〔平成9年教育委員会訓令2号・25年1号〕)

(文書番号)

第10条 文書番号は、毎年4月1日を起番とし、年度ごとに更新することを原則とする。

2 文書番号に付する記号は、別表第1に定めるとおりとする。

(公印)

第11条 第12条の2に定める場合を除き、施行する文書のうち、公印を押す必要のあるものは、目黒区教育委員会公印規則(昭和37年11月目黒区教育委員会規則第6号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、対内文書又は軽易な対外文書については、公印を省略することができる。この場合において、当該軽易な対外文書には、「公印省略」又は「割印省略」を、記載するものとする。

(一部改正〔平成16年教育委員会訓令9号〕)

(文書の発送)

第12条 発送文書は、直ちに郵送、使送等の適当な方法により発送しなければならない。

2 発送文書のうち、使送するものは使送箱に入れ、郵送するものは文書郵送簿に所要事項を記載して、発送しなければならない。

3 緊急を要する文書は、職員が直接持参することができる。

(一部改正〔平成16年教育委員会訓令9号〕)

(通信設備の利用による発送)

第12条の2 対内文書及び次の各号の要件を満たす軽易な対外文書に係る発送は、通信設備に接続した校長が指定する電子計算組織等を利用して行うことができる。この場合において、電磁的記録及び発送文書の電子計算組織等からの送信は、発送とみなす。

(1) 公印の押印を省略した文書であること。

(2) 保存年限が1年以下の文書であること。

(3) 秘密の取扱いを要しない文書であること。

(追加〔平成16年教育委員会訓令9号〕)

(文書の整理及び保存)

第13条 文書の整理及び保存については、文書責任者の指導のもとファイリング責任者が行い、その取扱いについては、別に定める。

(電磁的記録の保管、保存及び廃棄)

第13条の2 第5条の2第2項ただし書の規定によりその内容を紙に出力しない電磁的記録及びその他の電磁的記録であって必要と認めるものは、適当な方法により、当該電磁的記録を保管し、及び保存するものとする。

2 電磁的記録を廃棄する場合においては、電子計算組織の操作又は物理的な方法等により、消去、消磁、破壊等を行った上で、廃棄するものとする。

(追加〔平成16年教育委員会訓令9号〕)

(例外規定)

第14条 文書責任者は、文書等の取扱いについて、この規程の定めるところによることができない場合は、校長の承認を受け、この規程以外の方法により処理することができる。

(一部改正〔平成16年教育委員会訓令9号〕)

付 則

1 この規程は、平成4年4月1日から施行する。

2 規程の施行に伴い、「東京都目黒区立学校文書管理に関する基準」について(通達)(45目教庶発第241号)は、廃止する。

付 則(平成16年12月1日教育委員会訓令第9号)

目黒区立学校ファクシミリの利用に係る文書の取扱いの特例に関する規程(平成8年4月目黒区教育委員会訓令甲第4号)は、廃止する。

付 則(平成18年3月10日教育委員会訓令第1号)

この規程は、平成18年4月1日から適用する。

付 則(平成21年4月1日教育委員会訓令第2号)

この規程は、平成21年4月1日から適用する。

付 則(平成27年3月31日教育委員会訓令第3号)

この規程は、平成27年4月1日から適用する。

別表(第10条関係)

(一部改正〔平成18年教育委員会訓令1号・21年2号・25年1号・26年2号・27年3号〕)

学校名

一般文書記号

秘文書記号

八雲小学校

目雲小(発・収)第 号

目雲小秘(発・収)第 号

菅刈小学校

目菅小(発・収)第 号

目菅小秘(発・収)第 号

下目黒小学校

目下小(発・収)第 号

目下小秘(発・収)第 号

碑小学校

目碑小(発・収)第 号

目碑小秘(発・収)第 号

中目黒小学校

目目小(発・収)第 号

目目小秘(発・収)第 号

油面小学校

目油小(発・収)第 号

目油小秘(発・収)第 号

大岡山小学校

目岡小(発・収)第 号

目岡小秘(発・収)第 号

烏森小学校

目烏小(発・収)第 号

目烏小秘(発・収)第 号

向原小学校

目向小(発・収)第 号

目向小秘(発・収)第 号

五本木小学校

目本小(発・収)第 号

目本小秘(発・収)第 号

鷹番小学校

目鷹小(発・収)第 号

目鷹小秘(発・収)第 号

田道小学校

目田小(発・収)第 号

目田小秘(発・収)第 号

月光原小学校

目月小(発・収)第 号

目月小秘(発・収)第 号

駒場小学校

目駒小(発・収)第 号

目駒小秘(発・収)第 号

緑ケ丘小学校

目緑小(発・収)第 号

目緑小秘(発・収)第 号

原町小学校

目原小(発・収)第 号

目原小秘(発・収)第 号

不動小学校

目不小(発・収)第 号

目不小秘(発・収)第 号

上目黒小学校

目上小(発・収)第 号

目上小秘(発・収)第 号

東根小学校

目根小(発・収)第 号

目根小秘(発・収)第 号

中根小学校

目中小(発・収)第 号

目中小秘(発・収)第 号

宮前小学校

目宮小(発・収)第 号

目宮小秘(発・収)第 号

東山小学校

目東小(発・収)第 号

目東小秘(発・収)第 号

第一中学校

目一中(発・収)第 号

目一中秘(発・収)第 号

第七中学校

目七中(発・収)第 号

目七中秘(発・収)第 号

第八中学校

目八中(発・収)第 号

目八中秘(発・収)第 号

第九中学校

目九中(発・収)第 号

目九中秘(発・収)第 号

第十中学校

目十中(発・収)第 号

目十中秘(発・収)第 号

第十一中学校

目十一中(発・収)第 号

目十一中秘(発・収)第 号

東山中学校

目山中(発・収)第 号

目山中秘(発・収)第 号

目黒中央中学校

目央中(発・収)第 号

目央中秘(発・収)第 号

大鳥中学校

目鳥中(発・収)第 号

目鳥中秘(発・収)第 号

ひがしやま幼稚園

目ひ幼(発・収)第 号

目ひ幼秘(発・収)第 号

げっこうはらこども園

目げこ(発・収)第 号

目げこ秘(発・収)第 号

みどりがおかこども園

目みこ(発・収)第 号

目みこ秘(発・収)第 号

画像

画像

(一部改正〔平成23年教育委員会訓令2号〕)

画像

目黒区立学校文書等取扱規程

平成4年3月 教育委員会訓令甲第1号

(平成27年3月31日施行)

体系情報
第3章 権限・進行管理/第3節 文書処理等
沿革情報
平成4年3月 教育委員会訓令甲第1号
平成8年4月1日 教育委員会訓令甲第1号
平成9年4月1日 教育委員会訓令第2号
平成13年4月1日 教育委員会訓令第4号
平成16年12月1日 教育委員会訓令第9号
平成18年3月10日 教育委員会訓令第1号
平成21年4月1日 教育委員会訓令第2号
平成23年4月1日 教育委員会訓令第2号
平成25年4月1日 教育委員会訓令第1号
平成26年4月1日 教育委員会訓令第2号
平成27年3月31日 教育委員会訓令第3号