目黒区議会事務局における文書の保存年限の設定については、この基準の定めるところによる。

第2　保存年限の計算方法

保存年限の計算は、文書完結日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、特に、歴年による必要がある文書にあつては、文書完結日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

常時利用する文書の保存年限の計算は、当該文書を移換えた日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

第3　法令による文書

法令(要綱・要領・通達および通知を含む。)に保存年限が定められている文書については、当該保存年限による。

第4　共通文書

共通文書の保存年限については、区長部局の例による。

第5　一般文書

1　本会議および委員会に関する文書

(1)　つぎに掲げる文書は、長期保存とする。

ア　区長提出議案に関する文書

イ　議員提出議案に関する文書

ウ　議決原本

エ　本会議会議録原本

オ　委員会記録

カ　議会運営委員会等議会運営に関する会議の記録

キ　全員協議会記録

ク　公聴会に関する文書

ケ　条例・予算その他の議決事件の送付に関する文書

コ　会議結果の報告に関する文書

サ　請願・陳情の処理に関する文書

シ　区議会先例に関する文書

(2)　つぎに掲げる文書は、10年保存とする。

ア　本会議の議事手続に関する文書

イ　常任・特別委員長会に関する文書

ウ　請願・陳情原本

エ　請願・陳情の撤回・訂正等に関する文書

オ　議会から関係機関に対する要望に関する文書

(3)　つぎに掲げる文書は、5年保存とする。

ア　議事関係諸通知に関する文書

イ　委員会の議事手続に関する文書

ウ　議員の出欠に関する文書

(4)　つぎに掲げる文書は、1年保存とする。

ア　議事手続に関する文書((2)・(3)に掲げるものを除く。)

イ　議決謄本交付に関する文書

2　計画機能に係る文書

(1)　つぎに掲げる文書は、長期保存とする。

ア　局務運営に関する方針および計画の策定・変更ならびに廃止に係る文書

イ　条例・規則および訓令の形式をとる事案に係る文書

ウ　告示および公告の形式をとる事案に係る文書

エ　要綱の形式をとる事案に係る文書

オ　局の組織の設定または制定の基本に関する事案に係る文書

(2)　予算編成に関する事案に係る文書は、5年保存とする。

(3)　成立した予算に関する事務事業の執行方針および計画の策定・変更および廃止に係る文書については、局長・次長の事案決定区分により、それぞれ5年保存・3年保存とする。

3　実施機能に係る文書

(1)　つぎに掲げる文書は、長期保存とする。

ア　議員の身分および履歴に関する文書

イ　区議会議長の事務引継書

ウ　職員の採用・退職・分限処分・懲戒処分・職員組合との交渉等人事管理の基本に関する事案に係る文書

エ　叙位・叙勲・表彰・ほう賞等の事案に係る文書で、将来の例証となるもの

オ　不服申立および争訟に関する事案に係る文書

(2)　議員の改選および補選に関する基本文書は、10年保存とする。

(3)　各会派の届出書類は、5年保存とする。

(4)　つぎに掲げる文書のうち、(1)および(2)に掲げる文書を除き、議長決定事案に係るものは長期または10年保存、局長決定事案に係るものは5年保存以下、次長決定事案に係るものは3年保存以下とする。

ア　許可・承認に関する文書

イ　昇給・昇格・異動その他の人事に関する事案に係る文書

ウ　財産等の管理・保存に関する文書

エ　広報および連絡調整の事案に係る文書

オ　調査および研究の事案に係る文書

カ　苦情および要望に関する事案に係る文書

キ　叙位・叙勲・表彰・ほう賞等の事案に係る文書

ク　公表・通達および通知の形式をとる事案に係る文書

ケ　報告・進達および副申の形式をとる事案に係る文書

コ　申請・照会および回答の形式をとる事案に係る文書

サ　証明の形式をとる事案に係る文書

(5)　委託により行う工事・修繕・通信および運搬等に係る役務の提供に係る文書については、5年保存以下とする。

また、物件の買入れおよび借入れならびに補助金・分担金および負担金の交付に係る文書についても同様とする。

(6)　予算および決算に関する文書は、3年保存とする。

(7)　決定事項の単なる連絡に係る文書および軽易な内容の文書は、1年保存以下とする。

4　統制機能に係る文書

監査に関する文書は、3年保存とする。

5　特別区の議長会・競馬組合議会および委員長会に関する文書は、5年保存とする。

第6　帳簿

1　議案番号簿・請願受理簿・陳情受理簿・公印台帳および図書台帳は、長期保存とする。

2　議員共済年金会員台帳・共済年金掛金および給付費負担金徴収台帳は、長期保存とする。

3　会計事務に要する帳簿については、10年保存とする。