○「目黒区立学校文書保存年限設定の基準」の設定について

昭和61年4月1日

目教学庶第27号

「目黒区立学校文書保存年限設定の基準」の設定について

学校文書の保存・保管・廃棄等(以下「保存等」という。)については、学校教育法施行規則、東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則その他の法令(以下「法令等」という。)の規定に基づき、適正を期しているところである。

一方、教育委員会では、公文書公開制度の実施に伴い、これに対応するため、文書の保存等、文書管理の一環として、学校において、すでにファイリングシステムの導入を図つているところである。このシステムの適正な維持には、文書の保存年限がより具体的に定められている必要がある。

しかし、法令等には、学校が有する文書のうち、具体名を掲げて限定的に定めているのは一部分にすぎず、「公文書綴」、「職員の人事に関する文書綴」等、範囲が不明確な点があり、多種多様な学校文書の保存等に支障が生じている。

ついては、学校における文書の保存年限の設定に関し、その設定原則、設定基準等を制定する。

この基準の運用に当たつては、下記事項に留意し、遺憾のないよう取り計られたい。

1 保存年限の区分の変更について

現行の保存年限の区分は、法令等で定める一部を除き、永久、10年、5年、3年および1年とされているが、このうち「永久」を「長期」に改めるとともに、より実務的なものとするため「常用文書」および「随時廃棄文書」の考え方を導入した。

(1) 長期保存文書について

長期保存文書とは、従来の「永久」はもとより、10年を越えて保存を要する文書全てをあてることとする。

これらの長期保存文書については、10年毎に見直し、その都度、廃棄、保存期間の延長等の措置を決定するものとする。

(2) 常用文書について

常用文書とは、名簿、台帳または事務処理の基準、事務手引、指導資料等のような文書で、作成または取得した年度に限らず、常時職員室または事務室等に保管し、使用する文書をいう。

したがつて、継続して使用している期間は、保存年限に算入せず使用しなくなつた日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。

(3) 随時廃棄文書について

随時廃棄文書とは、会議等の招集通知または物資の斡旋通知等、軽易なもので、当該文書に係わる事務処理の完了により不要となり、1年未満の保存で支障のないものをいう。

2 保存年限の設定について

この基準は、学校における文書の保存年限の設定にあたつての基準を示したものであり、別表の基準および参考とする例示は、学校文書の全てを網羅したものではない。

ついては、法令等で定める保存年限を参考とし、またはそれに準拠して、設定するものとする。

また、同類の文書であつても、取扱いの違いによつて、保存年限が異なつてくる場合もある。例えば、会議の開催通知にしても会議の事務局として運営にあたる場合と、参加する場合によつて判断が異なつてくることもある。

3 基準の見直しについて

この基準は、原則として、1年ごとに修正、削除、追加等を行い、段階的により実質的なものとする。

ついては、疑義あるときは、基準見直しのための修正、削除、追加等の内容をチェックし、必要に応じて庶務課長に協議するものとする。

4 幼稚園の文書の取扱いについて

幼稚園の文書についても、この基準によるものとし、「学校」を「園」と、「校長」を「園長」と、「児童・生徒」を「園児」とそれぞれ読み替えて準用するものとする。

学校文書保存年限設定基準

(保存年限設定の原則)

第1 文書の保存年限は、学校教育の目的の達成、機能の確保のために、文書の利用度、重要度、区民の受益度を考慮して、必要最小限に設定する。

(保存年限設定基準)

第2 文書の保存年限設定の基準は、別表のとおりとする。

(保存年限の計算方法)

第3 別表に定める保存年限の計算は、文書作成日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、特に、暦年による必要がある文書にあつては、文書作成日の属する年の翌年1月1日から起算する。

2 常時利用等のする文書の保存年限の計算は、当該文書の常時利用等の必要がなくなつた日の属する年度の翌年度の4月1日からとする。

(法令による文書)

第4 第2の規定にかかわらず、法令等に保存年限が定められている文書については、当該法令等に定められている保存年限による。

別表1

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

長期

学校運営および推進すべき教育活動の基本方針ならびに計画の策定・改廃に関するもの

学校教育計画


学校保健安全計画



校長事務引継書


採用・退職・分限処分・懲戒処分その他人事管理上重要なもの

勤務評定職員採用具申

*辞令交付簿(規則25①Ⅳ)

*旧職員履歴書(規則25①Ⅲ)

昇給・昇格内申書







叙位、叙勲、表彰、褒賞等に係る文書で、将来の例証となるもの

功績調書候補者調書







自校に係る活動、研究等に関するもの

*学校沿革誌(規則25①Ⅰ)生徒会誌アルバム(卒業、行事記録等)

研究紀要(集録)






特別な学校行事に係る計画・記録に関するもの

周年記念行事(記念誌等)







不服申立ておよび争訟に関するもの








児童・生徒に係る基本的記録、台帳

*卒業証書授与台帳(規則25①Ⅱ)同窓会名簿

*指導要録・写し(法施規15①Ⅳ)<卒業後20年>






文書管理の基本となる帳票







ファイル基準表

*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

別表2

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

10年

指導の基本となる計画・方針に関するもの


教科指導計画

特殊教育計画

教科外教育計画

進路指導計画


生活指導上の通知・通達

“生活指導の充実・徹底について”

“いじめに関する指導の徹底について”













*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

別表3

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

5年

学校運営の基本となる会議等の記録


職員会記録

校内研修会記録

企画・運営委員会会議録

職員朝会記録






学校運営の計画・記録に関するもの

学校評価学校経営案

学年・学級経営案

*学校日誌(法施規15①Ⅱ)

*警備日誌(規則25①Ⅸ)

教育課程(届出)

*日課表(法施規15①Ⅱ)

*時間割(法施規15①Ⅲ)

水泳指導日誌

看護日誌

週番日誌

給食運営日誌



学校運営の基本となる統計調査

学校基本調査票(添付、関連文書)







職員の人事および担当に関する基本的なもの

*職員の名簿(法施規15①Ⅲ)

*担任学級・教科・科目(法施規15①Ⅲ)







職員の服務に係る承認・許可および勤務の記録に関するもの

*出勤簿(法施規15①Ⅲ)

年次休暇簿

休暇・職免等休暇簿

研修承認

時間外勤務命令簿

旅行命令簿

欠勤届

指定週休日等指定簿







*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

別表4

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

5年

職員の給与等の支給に係る基礎資料







児童手当受給者台帳(請求書・現況届)

扶養親族異動届

住居届

通勤届

公立共済・互助組合届出書

給与等の支給・受領に関するもの







職員給料表共済・互助組合掛金表

給与等支給内訳書

職員別給与簿

賃金仕訳書

報酬支給明細表

旅費請求内訳書兼領収書

時間外勤務仕訳書

会計事務に要する帳簿等







歳出簿

現金出納簿

報酬・賃金支払台帳

私用電話料金取扱報告書・領収書

*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

別表5

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

5年

金銭出納の根拠および証明に関するもの







校外生活指導報償費領収書控

水泳指導報償費支払控

教育業務指導連絡手当実績簿

クラブ活動報償費控

契約事務に関するもの







物件供給契約台帳

見積書・納品書・物件供給契約締結請求書

児童・生徒の学籍等に関するもの


就学入学通知書

転出入名簿

児童・生徒数、学級数調査表

長期欠席承認

*出席簿(法施規15①Ⅳ)






教科用図書の給与等に関するもの


*教科用図書配当表(法施規15①Ⅱ)

使用教材届

教科書納入・返付指示書

教科書給与児童・生徒名簿

教科書給与証明書






*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

別表6

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

5年

文書の管理に係る帳票







*文書件名簿(規則25①Ⅵ)

就学援助に関するもの







要・準保護者名簿

就学援助費補助金請求書・内訳書控

就学援助費口座振替委任状

<卒業・転学後5年>

定例的な学校行事に係る計画・記録等に関するもの


文化祭・学芸会・展覧会・運動会・入学式・卒業式等の計画、反省

修学旅行・移動教室・林間学園の計画、反省




案内状発送名簿


児童・生徒の指導の基礎資料に関するもの




家庭環境調査表

性格検査

知能検査




児童・生徒の活動記録で特例的なもの


事故(被害)・問題行動報告書<卒業後5年>






*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

別表7

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

5年

児童・生徒の評価・成績に関するもの


*成績一覧表(法施規15①Ⅴ)

中間・期末考査問題・結果集計表

・指導要録抄本(法施規15①Ⅳ)

<在学中>






児童・生徒の生活指導に関するもの




*学則(学校のきまり・生徒会規約)(法施規15①Ⅱ)




児童・生徒の進路指導に関するもの


進路調査表

職業相談票

都立入試答案・解答用紙






給食施設・設備の管理の基本となるもの





給食施設設備台帳



給食の実施に係る会計に関するもの





物資受払台帳

給食費年間収支計画表

給食費納入一覧表・徴収台帳

給食費月別収支状況

給食費決算報告

金銭出納帳契約・請求書



*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

別表8

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

5年

児童・生徒の健康管理のための基本帳票



*健康診断票(法施規15①Ⅳ)<卒業後または退学後5年>





健康診断票に関する記録で健康診断票作成の基礎となるもの



心電図・心臓検診結果表

じん臓検診結果表

結核検診フィルムツベルクリン反応検査控

BCG接種控

ジフテリヤ・破傷風予防接種控





学校医等の執務に関するもの



*学校医・学校歯科医・学校薬剤師執務記録簿(法施規15①Ⅱ)





日本体育・学校健康センターの給付金の給付・受領に関するもの



給付金受払簿

給付金支払通知書

災害報告書





*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

別表9

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

3年

職員の服務に係る調査・報告および取扱いに関するもの

勤務時間の割り振りスト状況報告(不在者名簿)







学校の設備に係る保守点検記録





給食室ボイラー点検票

給食用昇降機点検票

火災報知機点検票

消火栓設備点検票

消火器点検票

ポンプ点検票

電気工作物巡視点検月報

誘導灯点検票

非常放送設備点検票

プール循環浄化装置点検票

体育遊具点検票

ガス漏れ点検票


学校行事に係る届出、報告に関するもの


遠足・社会科見学実施届

修学旅行・移動教室実施届






定例的な生活指導に係る計画・記録に関するもの




長期休業中の生活指導計画生活のしおり




給食運営に係る調査・検査等に関するもの





衛生検査記録

統計調査記録

栄養出納表



*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

別表10

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

1年

教職員の服務に係るもので軽易なもの

週休二日制試行計画・実施表

指定週休・夏期厚生計画参加計画表

勤怠月報







教職員の組織・実態等に関するもの

職員組織調査表

職員実態調査表

職員現員調査表

職員団体加入状況調査

勤務時間調査表

職員実教調査表







施設の維持管理に関するもので軽易なもの






緊急修繕申請書

一括修繕要望書

小修繕連絡票

作業完了確認書

ガラス破損修理控


学校施設の使用に関するもの

学校施設使用承認決定通知書

学校ひろば・校庭開放・体育館開放の計画・実施・記録







予算・決算に関するもので軽易なもの







学校配付予算執行計画予算要望資料

配付予算決算調書

*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

別表11

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

1年

教育実習に関するもの


教育実習指導計画






校外生活指導に関するもので軽易なもの




児童・生徒校外引率届

校外生活指導活動報告書

部活動早朝・休日練習届

対外練習試合許可願




伝染病、疾病の治療の証明に関するもの



治療・治癒証明書





給食の実施に係るもので軽易なもの





献立表

給食用物資需用計画書控

給食実施回数調査控

材料購入単価表



*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

別表12

基準

例示

経営

教務

保健安全

生活指導

給食

庶務

事務

随時

定期に配付される広報紙・パンフレット等(参考資料として活用しようとするものは、個別に判断する。)






きよういくこうほう

教育庁報

都研だより

区議会だより

守教だより

住区だより

東京の中学校教育


決定事項の単なる連絡、周知に関するもの

会議開催通知

研修通知

会議開催通知

会議開催通知

会議開催通知

会議開催通知

会議開催通知

会議開催通知報酬・賃金等の支払日通知

新表等の作成・配付により不要となるもの

緊急連絡網

組織図

区職員名簿

区職員事務分担表





校内配置見取図


*印は、法令等に定めのあるもの

(略称)法施規=学校教育法施行規則 規則=東京都区市町村立学校の管理運営の基準に関する規則

「目黒区立学校文書保存年限設定の基準」の設定について

昭和61年4月1日 目教学庶第27号

(昭和61年4月1日施行)

体系情報
第3章 権限・進行管理/第3節 文書処理等
沿革情報
昭和61年4月1日 目教学庶第27号