○目黒区議会事務局処務規程

平成20年4月1日

目黒区議会議長訓令甲第1号

目黒区議会事務局処務規程

(目的)

第1条 この規程は、目黒区議会事務局(以下「局」という。)に属する事務を処理するため、必要な事項を定めるとともに、事務執行における権限と責任の所在を明確にすることを目的とする。

(係及び担当係長等の分掌事務)

第2条 係及び担当係長の分掌事務は、次のとおりとする。

庶務係

(1) 公印に関すること。

(2) 職員の人事及び給与に関すること。

(3) 議員の報酬、費用弁償及び期末手当に関すること。

(4) 政務活動費に関すること。

(5) 文書の収受、審査、発送、保存及び廃棄に関すること。

(6) 予算、決算、契約及び経理に関すること。

(7) 物品の調達及び保管に関すること。

(8) 儀式、交際及び接遇に関すること。

(9) 議場及び会議室等に関すること。

(10) 自動車の管理及び配車に関すること。

(11) 議員共済会に関すること。

(12) 区議会議員互助会、区議会議員文化会その他議員の任意団体に関すること。

(13) 区議会議員OB会に関すること。

(14) 担当係長に属しないこと。

議事・調査担当係長

(1) 本会議に関すること。

(2) 委員会に関すること。

(3) 議案に関すること。

(4) 請願及び陳情に関すること。

(5) 会議記録に関すること。

(6) 議決事項の処理に関すること。

(7) 規程の制定改廃に関すること。

(8) 関係法規の調査研究に関すること。

(9) 特に調査を命ぜられた事項に関すること。

(10) 資料及び情報の収集、編集及び交換に関すること。

(11) 広報紙の発行、ホームページ等による区議会の情報の発信に関すること。

(12) 図書室に関すること。

(13) 行政視察の受入れに関すること。

(14) その他の議事一般及び広報に関すること。

2 担当係長及び主査の担任事務は、局長が定める。

(一部改正〔平成26年議会議長訓令甲1号・27年1号・31年議会議長訓令1号〕)

(職名の構成)

第3条 職員の職名は、職層名及び職務名による。

(職層名)

第4条 職層名は、次のとおりとする。

参事 副参事 主事

2 参事は局長の、副参事は次長の職層名とする。

3 主事は、前項に規定する職員以外の職層名とする。

(職務名)

第5条 職務名は、一般事務とする。ただし、議長が必要があると認めるときは、この限りではない。

2 局長、次長、係長、担当係長及び主査の職にある職員は、目黒区議会事務局条例(昭和28年10月目黒区条例第28号)に定める組織の名称を用いたものとする。

(課長補佐等の指定)

第6条 議長は、別に定める基準に基づき、特に重要かつ困難な事務を処理し、次長を補佐する係長及び担当係長の職を課長補佐の職として指定することができる。

2 議長は、特に高度の知識又は技術を活用し、係長職を補佐する係員の職を、主任の職として指定することができる。

3 課長補佐及び主任の任免は、議長が行う。

(一部改正〔平成30年議会議長訓令甲1号〕)

(事案決定の原則及び決定対象事案)

第7条 事案の決定は、議長、局長又は次長が、その決定の結果の重大性に応じて行うものとする。

2 決定すべき事案は、おおむね別表に定めるとおりとする。

(関連事案の決定)

第8条 議長又は局長は、自己が決定すべき事案と自己の指揮監督下にある者が決定すべき事案とが密接に関連するため、当該各事案を個別に決定することが不適当であると認めるときは、当該各事案をあわせて一つの事案として自ら決定することができる。

(事案決定権の委譲)

第9条 第7条の規定により事案の決定権を有する者は、自己の決定の対象とされた事案のうち、同一の態様で反復継続することが予想されるものについては、決定の基準を示して、直近下位の職にある者に決定させることができる。

(事案決定の臨時代行)

第10条 第7条の規定により次の表の決定権者の欄に掲げる者が決定すべき事案について、至急に決定を行う必要がある場合であって、当該事案の決定を行う者が出張又は休暇その他の事故により不在(以下「不在」という。)であるときは、同表の臨時代行者の欄に掲げる者がその決定に当たるものとする。

決定権者

臨時代行者

第1順位

第2順位

第3順位

議長

副議長

局長


局長

次長

議長


次長

庶務係長

次長があらかじめ指定する担当係長又は主査

次長があらかじめ指定する者

2 前条の規定により決定権の委譲を受けた者が決定すべき事案について、至急に決定を行う必要がある場合であって、その者が不在であるときは、当該決定権の委譲を受けた者があらかじめ指定する者がその決定に当たるものとし、当該指定を受けた者も不在であるときは当該事案の決定権を委譲した者がその決定に当たるものとし、更に当該委譲者も不在のときには、当該委譲者を決定権者とみなして前項の規定を適用する。

3 前2項の規定により事案を決定した場合には、事後速やかに当該決定に係る起案文書を回付すること等により、当該事案の決定権を有する者に報告しなければならない。

4 第1項の規定にかかわらず、決定権者があらかじめ臨時代行してはならないと指定した事案については、臨時代行することができない。

(一部改正〔平成30年議会議長訓令甲1号〕)

(事案決定の例外措置)

第11条 第7条の規定により事案等の決定権を有する者又は前条第1項の規定により臨時代行を行う者は、当該事案の決定の結果が決定時の周囲の情勢等から判断して自己の責任の範囲を超えると認めるものについては、その理由を明らかにして、当該決定権者又は当該臨時代行に係る決定権者の直近上位の職にある者にその決定を求めることができる。

(事案決定に対する関与)

第12条 第7条から前条までの規定により事案の決定を行う者は、次の表の左欄に掲げる事案について、同表の中欄に掲げる審議審査(以下「決定関与」という。)を、同表の右欄に掲げる者に行わせるものとする。

議長が決定する事案

審議

局長、次長及び主管に係る係長、担当係長又は主査(以下「係長等」という。)

審査

文書主任

局長が決定する事案

審議

次長及び主管に係る係長等

審査

文書主任

次長が決定する事案

審議

主管に係る係長等

審査

文書主任

(一部改正〔平成30年議会議長訓令甲1号〕)

(事案の決定関与の臨時代行)

第13条 前条の規定により、次の表の決定関与者の欄に掲げる者の決定関与の対象となる事案について、至急に決定関与を行う必要がある場合であって、当該事案について決定関与を行う者が不在であるときは、同表の決定関与の臨時代行者の欄に掲げる者が決定関与を行うものとする。

決定関与者

決定関与の臨時代行者

第1順位

第2順位

局長

次長


次長

庶務係長

主管に係る担当係長又は主査

係長又は担当係長

次長があらかじめ指定する主査

次長があらかじめ指定する者

主査

次長があらかじめ指定する者


文書主任

次長があらかじめ指定する者


(一部改正〔平成30年議会議長訓令甲1号〕)

(事案の決定方式)

第14条 決定案は、当該事案の決定権者が自ら起案し、又は自己の指揮監督する職員のうちから作成責任者を指定し、その者に必要な指示を与えて起案させるものとする。

2 事案の決定は、当該事案の決定に係る決定案を記載し、又は記録した文書(以下「起案文書」という。)について、当該事案の決定権者が確認する方式により行うものとする。ただし、決定権者は、当該事案の決定関与者を招集して開催する会議の場において、当該事案に係る決定案を示して発言を求める方式により当該事案を決定することができる。

3 前2項の規定にかかわらず、機密又は緊急を要する事案については、決定権者は起案文書によらないで事案を決定することができる。この場合には、事後に所定の手続をとらなければならない。

(決定関与の方法)

第15条 事案の決定関与は、当該事案の決定関与者に起案文書を回付して、決定関与者の確認を求める方式により決定関与を行わせるものとする。

2 決定権者は、前条第2項ただし書に定める方式により決定関与を行わせて事案の決定を行うときは、決定関与者の発言の全部又は一部を記録した文書を決定案の起案者に作成させ、起案文書に添付させるものとする。

(事案決定区分の表示)

第16条 起案文書は、別に定める起案用紙を用いて、事案決定の区分に従い、議長、局長又は次長の決定事案である旨の表示をしなければならない。

(文書主任の設置等)

第17条 局に文書主任を置く。

2 文書主任は、庶務係長をもって充てる。

3 文書主任不在の場合は、あらかじめ次長が指定する者がその職務を代理する。

(請願及び陳情の受理)

第18条 主管係長は、受理した請願書又は陳情書には、受理した年月日及び「請願」又は「陳情」の記号をつけた受理印(別記第1号様式及び第2号様式)を押し、番号を記入しなければならない。

2 受理番号は、毎年1月1日に始まり、12月31日に終わる。

3 受理した請願書又は陳情書は、請願受理簿(別記第3号様式)又は陳情受理簿(別記第4号様式)に所要事項を記載し、処理しなければならない。

(文書の保存年限の区分等)

第19条 文書の保存年限の区分は、次のとおりとし、保存年限については、別に定める保存年限設定基準に基づき、法令等の定め、文書の利用度、重要度及び区民の受益度等を考慮して必要最小限に定めるものとする。

(1) 30年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 3年保存

(5) 1年保存

(文書の保存及び廃棄)

第20条 保存文書は、次長が定める場所に保存するものとする。

2 次長は、保管を要しない文書については、随時廃棄しなければならない。

3 次長は、保存を要しない文書については、精査して廃棄の適否を決定し、廃棄を決定した文書については、毎年4月に、裁断、焼却又はその他の方法により処分しなければならない。ただし、廃棄文書のうち、区政資料として必要なものは、この限りではない。

(文書の管理等)

第21条 この規程に定めるもののほか、事案の決定及び文書の管理については、区長部局の例による。

(職員の服務)

第22条 職員の服務については、別に定める場合を除き、区長部局の例による。

(雑則)

第23条 この規程及びその他の規定に定めがない事項については、区長部局の例による。

付 則

1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。

2 この規程の適用前に、この規程による改正前の目黒区議会事務局処務規程によってなした手続その他の行為は、この規程にこれに相当する規定があるときは、この規程の相当規定によってなしたものとみなす。

付 則(平成26年6月27日議会議長訓令甲第1号)

この規程は、平成26年6月27日から適用する。

付 則(平成27年1月30日議会議長訓令甲第1号)

この規程は、平成27年1月30日から適用する。

付 則(平成30年3月30日議会議長訓令甲第1号)

この規程は、平成30年4月1日から適用する。

付 則(平成31年4月1日議会議長訓令第1号)

この規程は、平成31年4月1日から適用する。

別表(第7条関係)

(一部改正〔平成27年議会議長訓令甲1号〕)

議長

局長

次長

1 局務の運営に係る基本的な方針及び計画の設定、変更又は廃止に関すること

2 局長の出張を命じ、週休日の指定及び振替等を行い、職務に専念する義務を免除し、給与減額免除の承認をし、育児休業、部分休業及び休暇を承認し、欠勤・遅参・早退届を受理すること

3 議長の権限に属する会議の運営に関すること

4 訓令に関すること

5 重要かつ異例な告示、公告、公表、指令、通達、申請、照会、進達、副申、報告、回答及び通知に関すること

6 重要かつ異例な広報に関すること

1 次長の出張を命じ、週休日の指定及び振替等を行い、職務に専念する義務を免除し、給与減額免除の承認をし、育児休業、部分休業及び休暇を承認し、欠勤・遅参・早退届を受理すること

2 局長及び次長の研修受講の推薦に関すること

3 議員提出議案の提案手続に関すること

4 会議録の調整に関すること

5 異例な告示、公告、公表、指令、通達、申請、照会、進達、副申、報告、回答及び通知に関すること

6 公文書公開制度に係る区の実施機関との調整に関すること

7 重要かつ異例な公文書の公開の可否の決定に関すること

8 異例な広報に関すること

9 前各号に準ずる重要な事項に関すること

1 職員の出張を命じ、週休日の指定及び振替等を行い、職務に専念する義務を免除し、給与減額免除の承認をし、超過勤務及び休日勤務を命令し、育児休業、部分休業及び休暇を承認し、欠勤・遅参・早退届を受理すること

2 係長、担当係長及び主査を除く一般職員の配置及び事務分担に関すること

3 職員の特殊勤務手当、時間外勤務手当、休日勤務手当、管理職員特別勤務手当、旅費及び政務活動費に係る支出負担行為に関すること

4 職員の研修の受講の推薦に関すること

5 臨時職員の任用及び賃金の支出の決定に関すること

6 区議会議員の報酬、費用弁償及び期末手当に係る支出負担行為に関すること

7 告示、公告、公表、指令、通達、申請、照会、進達、副申、報告、回答及び通知に関すること

8 公文書の公開の可否の決定に関すること

9 広報に関すること

10 証明及び謄抄本の発行を行い、公簿の閲覧を許可すること

11 前各号のほか定例的な事項に関すること

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目黒区議会事務局処務規程

平成20年4月1日 議会議長訓令甲第1号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3章 権限・進行管理/第4節 処務規程・処務規則
沿革情報
平成20年4月1日 議会議長訓令甲第1号
平成26年6月27日 議会議長訓令甲第1号
平成27年1月30日 議会議長訓令甲第1号
平成30年3月30日 議会議長訓令甲第1号
平成31年4月1日 議会議長訓令第1号