○御船町文書取扱規程

平成12年9月28日

訓令第17号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 本庁及び出先機関において受け付け、若しくは発送し、又は保管及び保存するすべての文書(帳簿及び図表を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 公文書 本庁及び出先機関において職務上作成するすべての文書をいう。ただし、次に掲げるものを除く。

 一般に容易に入手することができるもの又は一般に利用することができる施設において閲覧に供されているもの。

 本町の博物館等において歴史的、文化的な資料又は学術研究等の資料として特別の管理がされているもの。

(3) 電子公文書 公文書のうち電磁的記録であって電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(4) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の用件のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(5) 総合行政ネットワーク 地方公共団体、国等の間における情報交換の円滑化及び情報の共有による情報の高度利用を図るために地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。

(6) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書をいう。

第2章 事務処理

第1節 通則

(公文書の書類)

第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条に規定するものをいう。

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。

(2) 公示文

 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき処分又は決定した事項を一般に告示するものをいう。

 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。

(3) 令達文

 訓令 町長が、所属の機関又は職員に対して将来例規となるべきこと並びに一時又は1事件に限って指揮命令するものをいう。

 達 特定の個人又は法人若しくは団体に対して権限に基づいて命令、禁止、取り消し等の処分をするものをいう。

 指令 特定の個人又は法人若しくは団体の申請又は願出等に対して許可、認可、承認をするものをいう。

(4) 通達文

 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理上の方針、細目等を指示するものをいう。

 依命通達 町長が、自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項をその補助機関が町長の命を受けて当該機関名をもって行うものをいう。

(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、審議、建議、申達、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。

(6) 内部文 伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。

(7) その他公文 議案文、証明文、契約文、表彰文、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。

第4条 公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りではない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公庁で様式を縦書きと定めていたもの

(3) 表彰文、儀式文その他総務課長が縦書きを適当と認めたもの

2 公文書の書式は、別に定める。

(総務課長の職務)

第5条 総務課長は、文書事務がこの規程に基づいて、かつ、すみやかに処理されるよう常に、その指導、改善及び調査に努めなければならない。

2 各課長及び室長(以下「課長」という。)は、文書事務がこの規程に基づいて適正、かつ、すみやかに処理されるよう努めなければならない。

(文書取扱主任)

第6条 各課及び出先機関に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、各課の筆頭の係の係長の職にある者(係長を置かない課にあっては、同等の職にある者又は課長が指名した者)をもって充てる。

3 各課長は、前項の規定により文書取扱主任を指定したときは、直ちにその職名及び氏名を総務課に通知しなければならない。

(文書取扱主任の職務)

第7条 文書取扱主任は、次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受及び配布に関すること。

(2) 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信並びに電子署名に関すること。

(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(4) 文書の整理及び保管等に関すること。

(5) 保存文書の引継ぎに関すること。

(6) その他文書の取扱いに関すること。

(公文書の記号及び番号)

第8条 次に掲げる公文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより記号及び番号をつけなければならない。ただし、公告、往復文等で記号及び番号を付けることが適当でないものについては、この限りでない。

(1) 条例、規則、告示及び公告 町名を冠し、それぞれ条例番号、規則番号、告示番号又は公告番号を付ける。

(2) 訓令 町名を冠し、訓令番号を付ける。

(3) 達 町名を冠し、別表に掲げる記号を付し、別に定める文書収発簿により番号を付ける。

(4) 指令 町名を冠し、別表に掲げる記号を付し、文書収発簿(様式第1号)により番号を付ける。

(5) 通達文及び往復文 別表に掲げる記号を付し、文書収発簿により番号を付ける。

2 前項第1号に掲げる公文書の番号は、毎年1月1日に始まり、12月31日に終わるものとし、同項第2号から第5号までに掲げる公文書の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。この場合において、番号は、その事件の完結するまで同一番号を使用し、往復の回数に従い順次支号を付けるものとする。

3 第1項各号に掲げる公文書以外の公文書で記号及び番号を付ける必要があるものは、あらかじめ総務課長の承認を得て、各課の番号簿によって記号及び番号を付けることができる。

4 指令又は往復文で特に必要があるものは、前項の規定に準じて、記号及び番号を付けることができる。

(公文書の記名)

第9条 外部に対する公文書の記名は、町長名又は町名を用いるものとする。ただし、文書の性質、内容により、特に必要がある場合は決裁権限を有する者の職名及び氏名を用いることができる。

2 庁内文書は、事業の軽重により課長名を用いるものとする。ただし、職名だけを用い、氏名等を省略することができる。

3 出先機関における外部に対する公文書の記名は、出先機関の長の専決に係る達、指令及び契約文並びに法令の規定により町長名を用いなければならないものについては町長名を、その他のものについては出先機関の長名を用いるものとする。

第2節 文書の受領、配布及び受付

(文書の受領)

第10条 本庁に到達した文書等(「物品、金券、現金」を含む。以下同じ。)は、総務課において受領するものとする。ただし、御船町役場で受領することが適当でない文書は、附せんをつけて転送又は返送の手続きをしなければならない。

2 各課において直接に受領した文書又は職員が出張先において受領した文書等は、すみやかに総務課に回付しなければならない。

3 料金の未納又は不足の文書は、官公庁から発送したものその他必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(文書の配布及び受付)

第11条 前条の規定により受領した一般文書等は各課ごとに分類し、文書配付棚に入れて各課の文書取扱主任に配布しなければならない。

2 書留郵便物は、別に定める書留郵便受付簿(様式第2号)に受付番号を記入したうえ各関係課に配布、受領印を徴さなければならない。

3 文書に添付された通貨又は金券は、金券簿(様式第3号)に金券番号を記入したうえ会計管理者に交付し、受領印を徴さなければならない。

4 数課に関係のある文書等は、最も関係の深いと認められる課に配布しなければならない。

5 他課に配布すべきものと認められる文書等の配布を受けた課の課長はすみやかに総務課に返付しなければならない。

6 主管課は、総務課から配布された余白に各課備付けの受付日付印(様式第4号)を押し、必要と認めるものについては、文書収発簿に所要事項を記載しなければならない。この場合において、審査請求書、訴願書、訴状等で、その到達日時が権利の効力に関係する文書については、到達日時をその欄外に記載し、受付者の認印を押し、その封筒を添付しなければならない。

7 前項の文書収発簿は、総務課が各課に備え置くものとし、主管課長は毎年6月20日までに、その前年度分の収発簿を総務課に提出しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の受信等)

第11条の2 前2条の規定にかかわらず、総務課長又は各課の文書取扱主任は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されている場合には、当該電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

2 総務課長は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、前項の処理を行った後直ちに主管課に転送しなければならない。

3 文書取扱主任は、第1項第2号の規定により受領通知を行った文書が課の所掌に係るものでないときは、直ちに主管課に転送しなければならない。

4 文書取扱主任は、第2項の規定により転送を受けた文書が課の所掌に係るものでないときは、総務課長に転送しなければならない。

第3節 文書の処理

(文書の処理)

第12条 各課において、文書の配布を受けたときは、即日これを処理するようにしなければならない。ただし、事務の性質上直ちに処理することができないときは、上司の指示又は承認を受けなければならない。

2 重要又は異例の文書については、その処理に先立って、町長又は副町長の指示を受けなければならない。

3 配布された文書中、他課に関係のあるものは、処理に先立って、関係課に合議しなければならない。

第4節 起案及び回議

(起案)

第13条 文書の起案は、起案用紙(様式第5号)によらなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについてはこの限りではない。

(1) 軽易なもので、文書の余白に朱書して処理できるもの。

(2) 定期的なもので所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの。

(3) 軽易な照会事項で照会用紙(様式第6号)で処理できるもの。

(4) 文書の不備により返送を要するものは附せんで(様式第7号)で処理できるもの。

(起案の方法)

第14条 文書を起案するに当たって、その内容、かつ、適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明りょうであるようにしなければならない。

2 起案の具体的方法は、次の各号に掲げるところによらなければならない。

(1) 漢字は常用漢字表、仮名使いは現代仮名使い、送り仮名の付け方によること。

(2) 訂正したときは、起案者は、訂正箇所に押印すること。

(3) 公文書の書式が定められているものは、これによること。

(4) 必要により簡単な起案理由、関係法令、参考となる事項又は資料を添付すること。

(5) 電報案は、特に簡明にし、略号又は符号のあるものはこれを用い、案文にふりがな及び余白に総字数を記載すること。

(6) 前各号に定めるもののほか、町長が特に必要と認めて指示した事項

(取扱区分の表示)

第15条 起案した文書(以下「回議案」という。)のうち次の各号に掲げるものは、それぞれ当該各号に掲げる表示を起案用紙の取扱区分欄に朱書しなければならない。

(1) 例規とするもの 「例規」

(2) 公印を省略するもの 「公印省略」

(3) 緊急を要するもの 「至急」

(4) 秘密を要するもの 「秘」

(5) 書留郵便とするもの 「書留」

(6) 速達郵便とするもの 「速達」

(7) その他特殊郵便とするもの 「配達証明」、「内容証明」

(8) 新聞掲載するもの 「新聞掲載」

(9) テレビ、ラジオ、放送するもの 「放送」

(10) 御船町広報に掲載するもの 「広報掲載」

(11) ファクシミリにより電送するもの 「ファクシミリ」

(決裁区分の表示)

第16条 回議案には、次の各号に掲げる決裁区分に応じ、当該各号に定める表示を起案用紙の決裁区分欄に朱書しなければならない。

(1) 町長の決裁を要するもの 「甲」

(2) 副町長限りで決裁するもの 「乙」

(3) 課長限りで決裁するもの 「丙」

(起案者の押印)

第17条 起案者は、起案年月日を記入したうえ、所定の欄に押印しなければならない。

(回議)

第18条 回議案は、関係職員及び係長に回議した後、課長又は起案者若しくは内容を説明することができる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。ただし、特に軽易な回議案については、この限りでない。

(合議)

第19条 他課に関係のある回議案は、主管課長に合議した後、関係課に合議しなければならない。

(回議又は合議における訂正)

第20条 回議案の回議又は合議を受けた者が、その記載事項のうち、金額その他重要な事項を訂正する時は朱書し、訂正者は、訂正箇所に押印しなければならない。

(合議における調整)

第21条 前条の規定により合議を受けた課において訂正するときは、主管課に協議しなければならない。この場合において、協議が終わったときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。

(後閲)

第22条 回議又は合議を受けた事項について代決した場合は、代決者は、回議案の当該個所の上部に「後閲」と朱書しなければならない。

2 前項の規定により代決した回議案は、上司の登庁後、遅延なく閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

(専決者及び代決者が不在のときの手続)

第23条 決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、急施を要するものについては、その不在の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。この場合において、前条第2項に準じて速やかに後閲を受けなければならない。

(廃案等)

第24条 回議案が回議又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者が、当該回議案の上部欄外に「廃案」又は「要旨変更」と朱書し、かつ、回議又は合議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。

(文書の審査及び決裁日付印)

第25条 第16条に規定する回議案は、主管課長に回議し、かつ関係課長に合議した後、主管課長の審査を受けなければならない。

2 前項の審査は、主管課長があらかじめ、審査を要しないと認めた回議案については行わない。

3 主管課長の審査は、第14条に規定する事項その他必要な事項について行わなければならない。

4 第1項の場合において、当該回議案が、法令審査会に付議すべきものであるときは、総務課長は、御船町法令審議会規定(平成12年9月28日訓令第20号)の定めるところにより、その手続きをしなければならない。

5 前項の規定により御船町法令審議会の審査を経た回議案には、審議了印(様式第9号)を押さなければならない。

6 決裁が終わった回議案は、各課備付けの決裁日付印(様式第11号)を押さなければならない。

第5節 文書の施行及び発送

(浄書)

第26条 決裁文書で浄書を要する文書は、主管課において浄書及び校合しなければならない。この場合において、浄書者及び校合者は、それぞれ起案用紙の所定欄に押印しなければならない。

2 公印の使用に当たっては、公印の看守者の承認をうけなければならない。この場合において、公印の看守者は、決裁文書と浄書した文書を対照して審査しなければならない。

(公印の押印)

第27条 浄書した文書には、御船町公印規程(平成12年訓令第19号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文書で公印を押すことが適当でないもの及び別に定める文書については、この限りでない。

2 公印の使用に当たっては、公印の看守者は、決裁文書と浄書した文書を対照審査した後、その承認をあたえなければならない。

(電子署名)

第27条の2 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与しなければならない。ただし、前条第1項ただし書に該当する文書については、この限りでない。

2 施行する文書に電子署名の付与を受けようとする者は、当該文書に係る決裁文書を添えて文書取扱主任に回付し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3 文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書と当該文書に係る決裁文書とを対照して審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

(発送文書の取扱い)

第28条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、主管課において持参達又は直接に交付することが適当であるものを除くほか総務課において発送の手続きをとるものとする。

2 前項の文書は、すべて文書収発簿に所要事項を記載しなければならない。

3 電報は、電報発信簿(様式第8号)に所要事項を記載しなければならない。

4 各課長は、第27条第1項ただし書の文書のうち緊急性を有し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリ又は、電子メールにより送信することができる。この場合において、当該送信する文書の余白に「ファクシミリ扱い」と表示するものとする。

5 各課長は、第27条第1項ただし書の文書のうち、公印を押印しない文書については、電子メール又は総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより送信することができるものとする。

6 第1項の規定にかかわらず、主管課において持参達し、又は直接交付する必要のある文書及びファクシミリ、電子メール又は総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより送信する文書は、主管課において発送の手続を執るものとする。

7 前項の規定による総合行政ネットワークの電子文書交換システムによる文書の送信は、文書取扱主任が行うものとする。

第29条 総務課は、前条の規定により送付を受けた発送文書は、郵送又は逓送により発送しなければならない。

(発送済印)

第30条 文書取扱主任は、前条の規定により発送文書を発送したときは、決裁文書に各課備付けの発送済印(様式第12号)を押さなければならない。

(条例及び規則等の取扱い)

第31条 前条に規定するものを除くほか、次の各号に掲げる文書の施行及び発送については、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 議案文の決裁文書 主管課において議案原稿2部を作成して、決裁文書とともに総務課長に送付するものとする。

(2) 条例及び規則の公布の決裁文書 主管課において浄書した条例案又は規則案に署名用紙(様式第13号)を添付して町長の署名を受けた後、当署名を受けた条例又は規則は総務課長に送付するものとする。

(3) 広報みふねに登載する決裁文書 御船町広報発行規則(昭和51年御船町規則第24号)の定めるところによる。

第6節 文書の調査及び整理

(未完結文書の調査)

第32条 各課長は、必要があると認める時は、文書取扱主任に、文書収受簿により未完結文書(様式第14号)を調査させるものとする。この場合において、文書取扱主任は、速やかにその結果を課長に報告しなければならない。

2 各課長は、前項の報告を受けた時は、直ちに主管係長に、その処理方針を指示しなければならない。

3 総務課長は、必要があると認める時は、随時、未完結文書の調査をすることができる。

(未完結文書の整理)

第33条 未完結文書は、常に整理し、主務者が不在の場合でもその経過が分かるようにしておかなければならない。

第7節 文書の編さん、保管及び保存

(完結文書の編さん)

第34条 各課長は、文書取扱主任に、完結文書を次の各号により編さんさせなければならない。

(1) 別に定める文書分類及び次条に定める保存期限に従い編さんし、かつ、総務課長が特に認める文書又は文書分類に定められた文書を除いて会計年度別に編さんすること。

(2) 簿冊の厚さは、10センチメートルを基準とし、これより厚いものについては、必要に応じて編さんすること。

(3) 簿冊は1冊ごとに文書目録(様式第15号)を付けるとともに、表紙及び背表紙を付けること。

(4) 総務課長は、簿冊名等を記載したステッカーを作成し、各課長に送付しなければならない。

(5) 各課長は、前項のステッカーを作成するために必要な資料をすべての簿冊について作成し、総務課長に提出しなければならない。

(6) 各課長は、第2項のステッカーをすべての簿冊の表紙及び背表紙にちょう付しなければならない。

(保存期限)

第35条 文書の保存期限は、次に掲げるとおりとする。

(1) 第1種 永久保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 3年保存

(5) 第5種 1年保存

2 前項各号の文書の保存期限ごとの分類の基準は、次のとおりとする。

(1) 第1種 永久保存

 町議会に関する重要なもの

 条例、規則、告示、訓令、達、指令等の原議及び関係書類

 郷土史の資料となるもの

 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通牒及び往復文書で永年保存の必要のあるもの

 町の広報

 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの

 退職金並びに遺族年金及び扶助料に関するもの

 褒賞及び儀式に関するもの

 審査請求、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの

 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

 行政事務の重要施策に関するもの

 事務引継に関する重要なもの

 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの

 財産、公の施設及び町債に関するもの

 町税の徴収に関する特に重要なもの

 寄附の受納に関する重要なもの

 許可、認可又は契約に関するもの

 隣接市町村との分合に関するもの

 事業及び事業計画に関する重要なもの

 工事に関する特に重要なもの

 原簿、台帳等で特に重要なもの

 法令に基づく各種台帳

 その他永年保存の必要を認められるもの

(2) 第2種 10年保存

 町議会に関するもの

 備品の出納に関する重要なもの

 予算、決算及び出納に関する重要なもの

 補助金に関する重要なもの

 職階、進退、身分等人事に関するもの

 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

 官報及び県報

 原簿、台帳等で重要なもの

 徴税その他公租及び公課に関するもの

 外国人登録に関するもので重要なもの

 その他10年保存を必要とする書類

(3) 第3種 5年保存

 外国人登録に関するもので、第2種以外のもの

 調査、統計、報告、証明等に関するもの

 財産及び公の施設に関するもので第1種以外のもの

 給与に関する重要なもの

 重要文書の発受に関するもの

 工事又は物品に関するもの

 その他5年保存の必要を認められるもの

(4) 第4種 3年保存

 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの

 予算、決算及び出納に関するもの

 給与に関するもの

 照会、回答その他往復文書に関するもの

 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の願い及び届けに関するもの

 その他3年保存を必要とする書類

(5) 第5種 1年保存

第1種から第4種以外のものでおおむね次に掲げるもの

 文書の収受及び発送処置に関するもの

 忌報、身分、住所等の届けに関するもの

 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの

 消耗品及び受払に関する特に軽易なもの

 軽易な照会、回答その他の文書

 処理を終わった一時限りの願い、届け及びこれに関するもの

3 保存期限は、処理完結の翌年度の6月1日から起算する。

4 各課長は、保存期限を超えて保存する必要が生じたときは、総務課長と協議のうえ、保存期限を変更することができる。

(簿冊の引継ぎ)

第36条 各課長は、前条第1項の規定により編さんした文書を、翌年度の5月31日までに、保存文書通知書(様式第16号)2通を添えて、総務課長に引き継がなければならない。

2 総務課長は、第1項の規定により引継ぎを受けたときは、審査のうえ、保存文書通知書に受領印を押して、1部を主管課長に返付しなければならない。

3 各課長は、総務課長が指定する期日に、総務課長の引継ぎ確認又は、保管承認を受けたうえで、当該一覧表に基づき簿冊を引継ぎ、又は保管しなければならない。

(保存文書の看守)

第37条 総務課長は、前条第3項の規定により引き継いだ簿冊を、文書倉庫に所定期間保存し、看守しなければならない。

2 係員以外の者は、総務課長の承認がなければ、文書倉庫内に立ち入ってはならない。

第38条 各課長は、保管している完結文書を、所定の場所に整理しておくとともに、重要なものは、火災、盗難等の予防措置を講じなければならない。

(保存文書の借覧)

第39条 文書倉庫内の保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧簿(様式第17号)に所要事項を記載し、総務課長の承認を受けなければならない。

2 借覧期間は、7日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、総務課長の承認を得て、1月以内に限り借覧することができる。

3 借覧文書は、期間内であっても総務課長から返還の請求があったときは、直ちに返還しなければならない。

第40条 借覧した保存文書は、他人に転貸し、抜き取り、取り替え、又は訂正してはならない。

2 借覧した保存文書を破損し、又は亡失したときは、直ちに総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

3 供覧した保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(簿冊の廃棄)

第41条 総務課長は、保存期限が満了する簿冊について、あらかじめ廃棄文書一覧表(以下この条について「一覧表」という。)を作成し、各課長に送付しなければならない。

2 各課長は、一覧表を作成するために必要な資料を総務課長に提出しなければならない。

3 各課長は、一覧表に基づき、保管中の簿冊のうち保存期限が満了することとなるものについては、総務課長が指示する期日に総務課長に引き継がなければならない。

4 総務課長は、前項の規定により引き継ぎを受けた簿冊及び保存中の簿冊のうち保存期限の満了したものについては、総務課に引き渡さなければならない。

5 総務課長は、前項の規定により引き渡された簿冊を廃棄するときは、当該簿冊の文書中印章等移用のおそれがあるもの又は秘密に属するものを抹消し、又は裁断したうえ、処分しなければならない。

6 保存期限が満了していない簿冊のうち、総務課長又は主管課長において保存又は保管の必要がないと認めるものについては、関係課に協議のうえ、廃棄することができる。

附 則

この訓令は、平成12年10月1日から施行する。

附 則(平成17年3月28日訓令第1号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年6月19日訓令第23号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成18年12月15日訓令第27号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年7月30日訓令第21号)

この規程は、平成19年7月1日より施行する。

附 則(平成20年5月19日訓令第13号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成25年6月6日訓令第9号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成25年4月1日から適用する。

附 則(平成27年9月18日訓令第21号)

この規程は、平成27年9月18日から施行し、平成27年7月1日から適用する。

附 則(平成28年3月18日訓令第5号)

(施行期日)

1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

附 則(平成31年3月14日訓令第3号)

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

別表(第8条関係)

文書記号

課名

文書記号

課名

文書記号

課名

文書記号

総務課

御総

福祉課

御福

農業振興課

御農

企画財政課

御企

こども未来課

御こども

商工観光課

御商

税務課

御税

復興課

御復

建設課

御建

町民保険課

御町

健康づくり支援課

御健

環境保全課

御環

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御船町文書取扱規程

平成12年9月28日 訓令第17号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成12年9月28日 訓令第17号
平成17年3月28日 訓令第1号
平成18年6月19日 訓令第23号
平成18年12月15日 訓令第27号
平成19年7月30日 訓令第21号
平成20年5月19日 訓令第13号
平成25年6月6日 訓令第9号
平成27年9月18日 訓令第21号
平成28年3月18日 訓令第5号
平成31年3月14日 訓令第3号