(趣旨)

第1条　美浜町役場における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書処理の原則)

第3条　事務は、文書により処理することを原則とする。

(文書取扱い)

第4条　文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱うとともに、適正に管理しなければならない。

(文書取扱責任者)

第5条　文書の取扱いその他文書事務を円滑適正に処理するため本庁の課及び出先機関に文書取扱責任者を置く。

(文書取扱者)

第6条　課長は、文書取扱責任者の事務を補助させるため文書取扱者を置くことができる。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、おおむね次に掲げるとおりとする。

(文書記号及び文書番号)

第8条　収受し、又は発送する文書(次条第1項に規定する文書を除く。)には、課又は出先機関ごとに文書記号及び文書番号を付けなければならない。

(法規文書等の文書記号及び文書番号)

第9条　第7条第1号から第3号までの文書(同条第3号ウの文書を除く。)には、その種類ごとに文書記号及び文書番号を付さなければならない。

(用語、用字、文体等)

第10条　文書の用語、用字、文体等は、次に掲げる基準によらなければならない。

(文書等の受領)

第11条　本庁に到達した文書及び物品(以下「文書等」という。)は、総務課長が受領する。ただし、当該文書等の内容に係る事務を担当する課(以下「主管課」という。)に直接到達した文書等については、主管課長が受領することができる。

(当直者の文書等の受領)

第12条　当直者は、町の休日及び正規の勤務時間外に到達した文書等を受領し、翌朝総務課長に引き継がなければならない。ただし、翌日が休日のときは、順次当直者に引き継ぐものとする。

(文書等の配布)

第13条　総務課長は、受領した文書等を直ちに総務課に備え置く文書収受箱により配布しなければならない。ただし、第11条第4項の文書については、主管課に直接配布し、受領印を徴さなければならない。

(文書等の収受)

第14条　文書取扱責任者は、次に定めるところにより文書等を収受しなければならない。

(電話等による聴取)

第15条　電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、電話等記録書(様式第5号)に記録しなければならない。

(起案の方法)

第16条　文書の起案は、起案用紙(様式第6号)を用いて行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該各号に定めるところにより行うことができる。

(起案用紙による起案)

第17条　起案用紙による起案に当たっては、次に掲げる事項を留意して作成しなければならない。

(文書の発信者名)

第18条　文書の発信者名は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職名、町名、課等名を用いることができる。

(主管課名等の表示)

第19条　発送する文書には、照会等の便宜に資するため、必要に応じ、主管課名及び係名(出先機関にあっては出先機関名)、電話番号等を当該文書の末尾に表示するものとする。

(回議)

第20条　起案文書は、必要な関係職員に回議し、当該事案に係る事務を主管する係長から順次直属の上司の決裁を受けなければならない。

(合議)

第21条　起案文書の内容が他の課が担当する事務に関係がある場合は、主管課長の回議を経た後、当該関係課に合議しなければならない。

(同意又は不同意の決定)

第22条　前条第1項又は同条第4項の規定により起案文書の合議を受けた関係課長は、速やかに同意又は不同意を決定し、不同意のときは、主管課長と協議するものとする。この場合において、意見が一致しないときは、主管課長は、直ちに上司の指示を受けなければならない。

(起案文書の改廃の通知)

第23条　主管課長は、合議を経た起案文書の内容に修正があったとき又は起案文書が廃案になったときは、その旨を関係課長に通知しなければならない。

(文書の審査)

第24条　起案文書のうち町長名をもって外部へ発する文書は、決裁前に文書取扱責任者の形式審査を受けなければならない。

(決裁年月日)

第25条　起案者は、起案文書の決裁を終えたときは、決裁文書にその年月日を記載しなければならない。

(供覧)

第26条　収受した文書であって起案による処理を要しないものは、当該文書に「供覧」と朱書し、関係者の閲覧に供さなければならない。

(浄書)

第27条　発送する文書は、浄書しなければならない。

(発送する文書等の発議簿への記載)

第28条　起案者は、庁外へ発送する文書等については、決裁文書を文書取扱責任者へ回付し、発議簿(様式第7号)に必要事項を記載の上文書記号及び文書番号の記入を受けなければならない。ただし、軽易な文書等については、これを省略することができる。

(公印の押印)

第29条　発送する文書には、公印を押印し、決裁文書と契印で割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印を省略することができる。

(文書等の発送)

第30条　主管課長は、発送する文書等を、次に定めるところにより、文書取扱責任者に処理させなければならない。

(休日等の文書等の発送)

第31条　文書取扱責任者は、町の休日又は正規の勤務時間外に文書等を発送しようとするときは、あらかじめ総務課長から料金後納郵便差出票の交付を受けて文書等を発送しなければならない。

(電報の発信)

第32条　文書取扱責任者は、電報を発信したときは、総務課備付けの電報発信簿(様式第8号)に必要な事項を記載しなければならない。

(ファクシミリによる伝送)

第33条　文書取扱責任者は、第29条第1項ただし書の規定により公印及び契印を省略したもののうち、緊急を要するものは、ファクシミリにより伝送することができる。

(施行年月日)

第34条　起案者は、文書の施行を終えたときは、決裁文書にその施行年月日を記載しなければならない。

(ファイル基準表)

第35条　文書取扱責任者は、毎年3月末日までに翌年度のファイル基準表(様式第9号)を作成しなければならない。

(保存年限)

第36条　文書の保存年限の区分は、法令等に特別の定めのあるもののほか、1年、3年、5年、10年及び永年とする。

(保存年限の起算)

第37条　文書の保存年限の起算日は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理する文書は、当該文書が完結した日の属する年の翌年の4月1日とする。

(完結文書と未完結文書の区分)

第38条　文書は、完結文書と未完結文書を明確に区分して整理しなければならない。

(未完結文書の整理)

第39条　未完結文書は、フォルダー等に収納し、主管課長が指定する場所に整理しなければならない。

(完結文書の整理)

第40条　完結文書は、完結後速やかに、ファイル基準表に定める基準ごとにファイル等にとじ込み(ファイル等にとじ込むことが不適当なものは、箱等に収容し)整理しなければならない。

(文書の年度区分)

第41条　文書は、事案の処理が完結する日の属する会計年度(以下「年度」という。)ごとに(年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに)整理しなければならない。

(文書の保存)

第42条　文書は、保存年限中、書庫又は倉庫に保存しなければならない。ただし、主管課長が職務上必要と認めた場合は、主管課の事務室内の一定の場所で保存することができる。

(文書管理簿の作成)

第43条　文書取扱責任者は、毎年5月31日までに、前3条の規定により整理が終了したファイル等について、文書管理簿(様式第12号)を作成し、その写しを総務課長に提出しなければならない。

(文書の廃棄)

第44条　文書取扱責任者は、文書が保存年限を経過したときは、主管課長の確認を受けた後、当該文書を廃棄するものとする。

(文書の廃棄の方法)

第45条　秘密の取扱いを要する文書又は印影等が他に利用されるおそれのある文書の廃棄は、焼却、溶解、裁断等の方法により行わなければならない。

(保存年限の変更)

第46条　主管課長は、保存年限が経過した文書であっても、引き続き保存する必要があると認めるときは、文書管理簿に記載して保存年限を変更することができる。

(文書取扱いの注意)

第47条　文書は、公務による場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。

(その他)

第48条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。